Одним з найскладніших моментів у налаштуванні ділової електронної пошти є те, що ви не можете обмежити свою компанію лише однією адресою електронної пошти.
Вам, ймовірно, знадобиться окрема електронна адреса для генерального директора, бухгалтерії, маркетингу та інших відділів, а також адреси електронної пошти для ключових осіб, які є контактними особами для клієнтів в рамках бізнесу. Це може призвести до створення великої кількості різних індивідуальних поштових скриньок, якими потрібно керувати. На щастя, псевдонім електронної пошти – це просте і часто безкоштовне рішення, яке може значно полегшити роботу з усім цим.
Існує багато причин створити псевдонім електронної пошти, який відрізняється від Вашої основної адреси, але все одно потрапляє до Вашої поштової скриньки. Це може бути корисно як у професійному, так і в особистому житті, щоб краще організувати свою поштову скриньку та отримати додаткову безпеку та конфіденційність. Псевдоніми можна використовувати для швидкої ідентифікації вхідних повідомлень з різних джерел, а також для реєстрації в Інтернеті. Більшість основних служб електронної пошти, включаючи Gmail і Microsoft, дозволяють встановити один або кілька псевдонімів.
Що таке псевдонім електронної пошти?
Коли ви починаєте свій бізнес, витрати на запуск і роботу можуть стати джерелом стресу. Важливо врахувати основні бізнес-потреби, які вам знадобляться, включаючи професійну електронну адресу.
Ваша бізнес-адреса електронної пошти буде маркером вашої цифрової присутності і часто буде основним способом взаємодії клієнтів з вашим бізнесом. Коли ви налаштуєте основну адресу електронної пошти, це буде головна адреса, на яку ваша компанія надсилатиме та отримуватиме електронні листи. Більше того, цю адресу бачитиме весь ваш список контактів, коли ви звертаєтеся до них.
Однак псевдонім – це функція, яка дозволяє створювати інші адреси електронної пошти, які автоматично пересилатимуть вхідні повідомлення на вашу основну робочу електронну адресу. Це позбавляє вас необхідності налаштовувати додаткові електронні скриньки або сплачувати додаткові збори провайдеру електронної пошти.
Наприклад, ваша основна електронна адреса компанії може бути johnsmith@company.com, і ви можете створити псевдо-адресу js@company.com, використовуючи той самий поштовий домен.
Також відомий як альтернативна адреса електронної пошти, псевдонім – це адреса переадресації. Його також можна визначити як псевдонім, який ви можете використовувати для захисту свого справжнього імені в інтернеті. Для бізнесу це може бути назва відділу або маркетингової кампанії.
Псевдонім має окрему поштову скриньку, але її не потрібно відкривати, щоб керувати отриманими на неї листами. Всі вхідні повідомлення перенаправляються на ваш основний акаунт електронної пошти. Він також використовуватиме ті самі контакти та налаштування акаунта, що й ваш основний акаунт.
Основні переваги використання електронного псевдоніма
Існують різні причини, чому ви можете захотіти використовувати псевдонім електронної пошти. Деякі з основних переваг використання псевдоніма включають в себе наступні:
- Більш ефективне управління вхідними повідомленнями: Все надходить в одну і ту ж поштову скриньку, що може полегшити відстеження комунікації, а також ви можете налаштувати автоматизацію електронної пошти та фільтри, щоб ще більше спростити цей процес.
- Підприємства можуть заощадити дорогоцінний час, уникаючи необхідності переходити з одного рахунку на інший.
- Псевдонім електронної пошти можна використовувати для того, щоб зберегти основну робочу електронну пошту приватною, отримуючи при цьому електронні листи на основну поштову скриньку. Це може бути зручно, якщо ви хочете відстежувати своїх конкурентів, наприклад, підписуючись на їхні маркетингові кампанії електронною поштою.
- Псевдоніми можуть полегшити роботу новим малим підприємствам з точки зору сортування, оскільки ці компанії можуть ще не мати відділу обслуговування клієнтів або бухгалтерії.
Поштові псевдоніми – це відмінне рішення для будь-якого бізнесу, якому необхідно отримувати електронну пошту для різних співробітників або відділів в одному місці.
У яких випадках корисні псевдографічні акаунти?
Однією з головних переваг використання email-псевдоніма є можливість створити професійну цифрову присутність вашої компанії. Наприклад, коли ви тільки починаєте свій бізнес, ви можете бути єдиною особою, яка керує ним, і вам знадобиться лише одна електронна адреса, яка буде основною для будь-яких запитів.
Однак, можливо, ви захочете додати іншу адресу електронної пошти для лідів продажів і запитів на виставлення рахунків. Використання псевдоніма дозволить вам створити обидві адреси, але отримувати всі листи, надіслані на будь-яку з них, у вашу основну поштову скриньку.
Поштові псевдоніми зазвичай вважаються тимчасовим заходом, який використовується доти, доки компанія не виросте і не найме більше співробітників, здатних керувати різними вхідними. Однак вони також можуть бути використані як постійне рішення для вирішення проблем сортування або проблем з неправильно написаними листами.
Наприклад, якщо ви знаєте поширені варіанти написання вашої адреси електронної пошти, ви можете додати їх як псевдоніми, щоб запобігти недоставці імейлів.
Альтернативи псевдонімів електронної пошти
Спільні поштові скриньки – це альтернативне рішення до псевдоніму електронної пошти, яке варто розглянути. Вони дозволяють надсилати та отримувати електронні листи зі спільних адрес, і кілька користувачів можуть входити в спільні поштові скриньки для управління. Як і псевдоніми електронної пошти, вони не стягують жодних додаткових платежів, що робить їх ідеальним варіантом для компаній, де псевдонім електронної пошти не відповідає всім потребам.
Ви також можете скористатися тимчасовою адресою, але ви ризикуєте втратити свою електронну пошту, коли термін її дії закінчиться.
Коли використовувати псевдо-адресу електронної пошти?
Існують різні ситуації, коли псевдонім електронної пошти може бути корисним. До них відносяться
Хтось у компанії виконує кілька ролей
Якщо ви або хтось, хто працює у вашій компанії, виконує кілька ролей, створення електронного псевдоніма може бути корисним способом організації комунікації. Це допоможе вам уникнути необхідності перемикатися між кількома поштовими скриньками, що полегшить відстеження всіх отриманих електронних листів.
Зберігати контакти колишніх співробітників
Ще одна причина використовувати псевдоніми для своїх співробітників – це можливість залишатися на зв’язку з людьми, які зв’язуються з колишніми працівниками. Таким чином, оригінальна адреса працівника (johnsmith@company.com) залишається активною, навіть коли Джон Сміт залишає компанію, дозволяючи вам читати нові листи цієї людини в окремій поштовій скриньці.
Тимчасові адреси електронної пошти
Тимчасова адреса електронної пошти може бути корисною функцією, коли вам потрібно зареєструватися в сервісі, але ви маєте сумніви щодо його надійності. Якщо вам не подобається ідея використання тимчасової адреси електронної пошти, ви можете замість неї використовувати псевдонім. Коли псевдонім більше не знадобиться, ви можете просто видалити його, щоб припинити отримувати будь-які електронні листи на цю адресу.
Збереження особистої електронної пошти в таємниці
Тримати своє особисте та професійне життя окремо – це завжди гарна ідея. Через це, можливо, ви захочете уникнути використання особистої адреси електронної пошти для вашого бізнесу. Ви можете використовувати псевдонім, щоб продовжувати отримувати будь-які електронні листи, які надходять на вашу основну поштову скриньку, не розкриваючи особисту інформацію і не виглядаючи при цьому непрофесійно.
Як створити псевдонім за допомогою різних сервісів?
Тепер, коли ви знаєте, наскільки корисною може бути електронна пошта під псевдонімом для вашого бізнесу, варто дізнатися, як налаштувати псевдонім за допомогою деяких найпопулярніших сервісів. Ось покрокові інструкції для всіх сервісів, про які варто згадати.
Додавання псевдоніма в Gmail
Gmail дозволяє кожному користувачеві безкоштовно створити до тридцяти псевдонімів. Для цього увійдіть до консолі Google Admin з обліковим записом адміністратора. Перейдіть до розділу “Користувачі” на головній сторінці, потім знайдіть потрібного користувача і відкрийте сторінку його акаунта в списку “Користувачі”.
Знайдіть і натисніть на Альтернативні адреси електронної пошти в розділі Інформація про користувача. Потім ви можете ввести альтернативне ім’я користувача. Майте на увазі, що ви не зможете створити псевдонім, який вже був комусь призначений. Закінчивши, збережіть зміни. Додайте новий псевдонім до свого основного облікового запису електронної пошти, щоб ви могли почати надсилати листи з альтернативної адреси.
Додавання псевдоніма в Outlook
Outlook – це ще один поштовий сервіс, де користувачі можуть безкоштовно створювати кілька псевдонімів. Щоб створити псевдонім електронної пошти в Outlook, перейдіть на сторінку Додати псевдонім і, якщо потрібно, увійдіть у свій обліковий запис.
Виберіть “Додати існуючу адресу електронної пошти як псевдонім” або “Створити нову адресу електронної пошти Outlook і додати її як псевдонім”, залежно від того, що ви хочете. Потім натисніть “Додати псевдонім”. Майте на увазі, що ви не можете додати будь-які існуючі адреси @live.com, @hotmail.com або @msn.com як псевдонім, і ви не зможете додати псевдонім, який вже пов’язаний з обліковим записом Microsoft.
Додати псевдонім в iCloud
Якщо ви користуєтеся поштою iCloud (також відомою як пошта Apple), ви можете створити псевдонім, відкривши пошту iCloud і натиснувши на іконку з шестернею на бічній панелі. Потім натисніть “Налаштування”, виберіть “Облікові записи”, а потім “Додати псевдонім”. Після цього ви зможете ввести всю необхідну інформацію, таку як повне ім’я, псевдонім, мітку та колір мітки. Натисніть “Гаразд”, і все готово.
У чому різниця між псевдонімом і користувачем?
Вам може бути цікаво, чим відрізняються користувачі електронної пошти від псевдонімів? Псевдонім електронної пошти – це обліковий запис, який можна використовувати для пересилання електронної пошти на існуючу адресу електронної пошти. Він не має власної поштової скриньки або сховища, а це означає, що повідомлення будуть пересилатися на основний обліковий запис електронної пошти і зберігатися на основному сервері облікового запису.
Іншими словами, ви можете повністю використовувати свою справжню адресу електронної пошти, тоді як псевдонім – це лише підключена електронна адреса, яка використовується для пересилання листів.
Чим відрізняються доменні псевдоніми та псевдоніми електронної пошти?
Окрім псевдонімів для імейлів, ви також можете налаштувати псевдоніми для ваших домени . У цьому випадку псевдонім стоїть після, а не перед знаком @. Наприклад, якщо у вас дві компанії, псевдонім домену може бути дуже корисним для отримання листів від обох компаній в одну і ту ж поштову скриньку, що допоможе вам ефективніше керувати комунікаціями.
Підбиваємо підсумки
Можливо, ви відправляли імейли на численні псевдоніми, навіть не підозрюючи про це. Тепер, коли ви знаєте, наскільки корисними вони можуть бути для будь-якого бізнесу, ви можете розглядати їх як корисне доповнення до вашого інструментарію email-маркетингу.
До речі, є ще один інструмент, який вам просто необхідний, якщо ви розсилаєте багато імейлів. Bouncer допоможе вам очистити та перевірити ваші списки розсилки, щоб ви знали, що кожного разу відправляєте імейли реальним людям. Краща ефективність email-маркетингу, без складних відмов. Що тут може не сподобатися? Зареєструйтеся та спробуйте Bouncer вже сьогодні!
Поширені запитання
Що краще: псевдонім чи нова адреса електронної пошти?
Це залежить від ситуації. Якщо ви хочете лише пересилати імейли, а не використовувати адресу для вихідних листів, то краще скористатися псевдонімом. Однак, якщо ви хочете надсилати нові імейли, то кращою альтернативою буде нова електронна адреса.
Чи може будь-хто створити псевдонім?
Так, як ви бачите вище, більшість провайдерів послуг електронної пошти пропонують таку можливість. Однак, швидше за все, вам доведеться за неї заплатити.
Що я можу використовувати як псевдонім?
Будь-який email, який ви хочете мати у власному домені. Ваші основні та псевдоніми не обов’язково повинні бути схожими. Наприклад, ви можете створити псевдонім raccoon@domain.com для своєї основної адреси janesmith@domain.com.
