Вас турбує, як зробити так, щоб ваші email-розсилки відповідали чинному законодавству у вашій країні чи регіоні?
Вам цікаво, як збалансувати ефективні стратегії email-маркетингу, дотримуючись при цьому вимог законодавства?
Якщо ви шукаєте відповіді на будь-яке з цих питань, ви потрапили в ідеальне місце. Цей посібник допоможе вам з комплаєнсом в електронній пошті. Він пропонує чіткі та практичні поради, які допоможуть зробити вашу роботу з електронною поштою успішною та повністю законною.
Що таке комплаєнс електронної пошти і чому він важливий?
Комплаєнс електронної пошти – це дотримання законів і правил, які гарантують, що ваші електронні повідомлення є законними і поважають приватність одержувачів. Це також передбачає захист конфіденційної інформації, наприклад, персональних даних про здоров’я.
Ключові аспекти комплаєнсу електронної пошти включають
- отримання чіткої згоди від одержувачів перед відправленням комерційних листів,
- оперативно реагувати на запити про відмову від послуг,
- та уникнення неправдивої або оманливої інформації.
Дотримання вимог має вирішальне значення для підтримання гарної репутації відправника, але це не все – це ключ до уникнення юридичних санкцій.
Якщо компанії не дбають про дотримання вимог щодо електронної пошти, вони можуть зіткнутися з великими штрафами, які можуть бути досить суттєвими, щоб вплинути на їхню фінансову стабільність. Таким чином, у деяких випадках юридичні проблеми можуть призвести до довгострокової шкоди репутації компанії та довірі клієнтів.
Крім того, недотримання вимог може вплинути на відносини компанії з постачальниками послуг електронної пошти та регуляторними органами, призвести до внесення домену електронної пошти компанії в чорний список і вплинути на всі майбутні комунікації електронною поштою.
Постачальники послуг електронної пошти часто допомагають компаніям дотримуватися вимог законодавства, пропонуючи такі функції, як подвійна реєстрація, автентифікація електронної пошти та регулярний аудит – такі опції можуть забезпечити конфіденційність і захист даних.
Найважливіші законодавчі акти щодо комплаєнсу в електронній пошті
Комплаєнс електронної пошти – важливий аспект email-маркетингу та цифрової комунікації. Він дотримується різних законів і правил, покликаних захищати права споживачів і сприяти відповідальному використанню електронної пошти в комерційних цілях.
Ці закони можуть відрізнятися в різних регіонах і мати специфічні вимоги.
Серед найбільш популярних і значущих законодавчих актів можна виділити наступні:
- t Закон про CAN-спам у Сполучених Штатах,
- t Загальний регламент про захист даних (GDPR) в Європейському Союзі,
- і Законодавство Канади про боротьбу зі спамом (CASL) .
Давай перевіримо їх.
Закон про CAN-спам
CAN-SPAM Act – це один із законів США, що регулює електронну пошту, який регулює електронну комунікацію.
Він розшифровується як Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (Контроль над небажаною порнографією та маркетингом). Прийнятий у 2003 році, він покликаний дати одержувачам право припинити отримувати небажані електронні листи.
Про закон про CAN-SPAM:
- Вона застосовується до всіх комерційних електронних повідомлень, які визначаються як будь-яке електронне повідомлення, призначене в першу чергу для комерційної реклами або просування комерційного продукту або послуги.
- Основні положення CAN-SPAM Act включають заборону на створення оманливих заголовків, щоб вони не вводили в оману і точно відображали зміст електронного листа.
- Він забороняє заплутані заголовки і вимагає, щоб інформація в заголовку листа, включаючи поля “Від кого”, “Кому” і “Відповісти”, була точною та ідентифікувала особу або компанію, яка ініціювала повідомлення.
- Крім того, в ньому йдеться про те, що одержувачі повинні мати простий спосіб відмовитися від отримання майбутніх листів. Відправник повинен оперативно реагувати на таку відмову.
- Кожен електронний лист повинен містити фізичну поштову адресу відправника.
- Порушники CAN-SPAM Act можуть бути покарані, в тому числі штрафами за зловживання комерційними електронними листами.
GDPR
Загальний регламент про захист даних (GDPR) – це комплексний закон про захист даних в Європейському Союзі, який набув чинності в травні 2018 року. Він суттєво вплинув на email-маркетинг і комунікацію, надавши пріоритет конфіденційності даних клієнтів та їхній згоді.
Про GDPR:
- Він поширюється на всі організації, що діють на території ЄС, а також на організації за межами ЄС, які пропонують товари чи послуги в цій сфері або контролюють поведінку резидентів ЄС.
- Він вимагає чіткої згоди на обробку персональних даних. У контексті email-маркетингу це означає, що користувачі повинні дати активну згоду. Відправник повинен зобов’язати їх відмовитися від підписки.
- Фізичні особи мають право на доступ до своїх персональних даних і можуть вимагати їх видалення.
- Він закликає до інтеграції заходів із захисту даних у розробку бізнес-процесів.
- Він вимагає від організацій повідомляти про певні типи порушень даних відповідним органам влади, а в деяких випадках і постраждалим особам.
- За недотримання вимог організації можуть бути оштрафовані на значні суми – до 20 млн євро або 41 трлн доларів США від річного глобального обороту компанії. Однак не всі порушення GDPA призводять до фінансових санкцій.
CASL
Канадське законодавство про боротьбу зі спамом (CASL) – це нормативно-правова база, яка регулює надсилання комерційних електронних повідомлень (КЕП) в Канаді, до Канади або з Канади. Він був прийнятий у 2014 році і є одним із найсуворіших антиспамових законів у світі.
Про CASL:
- CASL вимагає явної або неявної згоди на надсилання CEM, включаючи електронні листи, SMS, соціальні мережі або миттєві повідомлення – це суворі вимоги до всіх форм комунікації.
- У ньому йдеться про те, що відправники повинні ідентифікувати себе та надавати контактну інформацію у своїх повідомленнях. Окрім вашого юридичного імені, ви повинні вказати адресу, поштову скриньку та інші необхідні контактні дані.
- Кожне повідомлення має містити простий і легкодоступний спосіб для одержувачів відмовитися від отримання майбутніх повідомлень. Більшість email-платформ пропонують цю функцію за замовчуванням, особливо в холодних листах.
- Організації повинні зберігати записи про згоду (неявну чи явну) як доказ дотримання законодавства. Отже, коли ви отримуєте від когось явну згоду, зберігайте її протягом певної кількості робочих днів, щоб дотриматися законів про конфіденційність.
- Порушення CASL може призвести до суворих покарань, включаючи штрафи до $1 мільйона для фізичних осіб і $10 мільйонів для компаній.
- Цей регламент застосовується, якщо повідомлення надсилається на канадські пристрої або з них. Таким чином, він актуальний для глобальних email-кампаній, спрямованих на канадських отримувачів. Це важливо для ведення комунікації для компаній, що працюють з глобальною аудиторією.
Як покращити комплаєнс в електронній пошті
Покращення комплаєнсу в електронній пошті – це не просто дотримання правил електронної пошти або уникнення штрафу.
Тут мова йде про побудову довготривалих стосунків і довіри між одержувачами та провайдерами, а також про те, щоб дбати про ділову електронну пошту, надсилаючи при цьому релевантний контент і обходячи всі наявні спам-фільтри.
Ось чому настав час дізнатися про деякі практичні та прості способи покращити комплаєнс електронної пошти, не обмежуючись нормативними вимогами.
Отримуйте дозвіл перед відправленням імейлів
Фундація отримує дозвіл на розсилку електронних листів, щоб уникнути юридичних наслідків, пов’язаних з розлюченим списком розсилки. Вам потрібно запитати свою аудиторію, чи згодні вони отримувати ваші електронні листи. Це може бути так само просто, як включення форми реєстрації на вашому веб-сайті або під час процесу покупки. Коли вони висловлять свою згоду, ви можете починати контактувати з ними.
Ключовим моментом у дотриманні правил емейл-розсилок є прозорість – дайте людям зрозуміти, на що вони підписуються: на розсилку, промоакції чи оновлення. Поясніть переваги, які вони отримають від ваших листів, але будьте чесними. У темі та тексті листа має бути чітко вказано, що саме отримає користувач.
Це створить фундамент довіри та забезпечить зацікавленість вашої аудиторії у вашому контенті.
Пам’ятайте, що в емейл-маркетингу завжди перемагає якість над кількістю. Більшість email-маркетологів віддають перевагу більш високому рівню залученості, ніж тисячам розсилок, які ніхто не читає.
Краще мати невеликий список зацікавлених людей та електронних скриньок, ніж величезну групу незацікавлених контактів. Зрештою, метою є створення спільноти зацікавлених людей, які чекають на ваші листи, а не перегони, щоб побачити, яка компанія має найбільшу аудиторію.
Використовуйте подвійну реєстрацію
Подвійна підписка просуває дозвіл ще на один крок далі, і це одна з найважливіших практик в емейл-маркетингу. Це чудовий приклад підтвердження бажання бути на зв’язку з вами і показує, що людина хоче приєднатися до вашого списку розсилки.
Отже, коли хтось підписується на вашу розсилку, надішліть йому електронного листа з підтвердженням, а також повторний лист і попросіть його перейти за посиланням, щоб підтвердити підписку. Цей метод гарантує, що адреса електронної пошти є дійсною і правильною, а її власник справді зацікавлений в отриманні ваших листів.
Це також зменшує ймовірність скарг на спам і покращує якість вашого списку розсилки.
Це може здатися зайвим, але необхідним кроком. Але це не зовсім так, згідно з багатьма правилами email-маркетингу.
Подвійна реєстрація – це потужний інструмент для тих, хто хоче створити цільову аудиторію. Тому замість того, щоб розглядати це як ще один крок на довгому шляху до успіху, думайте про це як про отримання відповіді на запрошення на вашу вечірку, яка підтверджує, що гість прийде на неї.
Перевіряйте списки перед відправкою імейлів
Так само не можна забувати про перевірку електронної пошти та надсилання повідомлень на активні адреси.
Коли справа доходить до валідації та підтримки чистоти списку адрес, ви можете скористатися такими інструментами, як Вишибала який не дозволить жодній ризикованій адресі потрапити до ваших списків.
Bouncer перевіряє і сканує ваш список розсилки і переконується, що кожен, хто входить, має дійсну адресу електронної пошти . Він допомагає зменшити кількість відмов і захищає репутацію відправника. Він також працює в режимі реального часу і пропонує такі функції, як перевірка синтаксису, домену та SMTP.
Завдяки Bouncer ви надсилатимете імейли лише на активні, дійсні адреси, підвищите ефективність доставки та поважатимете поштову скриньку своєї аудиторії.
Але ще важливіше те, що Bouncer допоможе вам дотримуватися стандартів емейл-розсилок і не потрапляти до папок зі спамом. Це безпечний інструмент, який відповідає політикам, безперебійно працює в різних країнах і мовах, підтверджує легітимність доменного імені імейлу і при цьому підвищує ваші показники email-маркетингу.
Отже, якщо ви шукаєте комплексну систему, яка може покращити ваші емейли в багатьох сферах, саме час спробувати Bouncer.
Надайте чіткі можливості відмовитися від участі
Наступний крок – запропонувати чіткі варіанти відмови від участі. Вони відповідають вимогам законодавства і є ознакою поваги та прозорості. Вони також показують, що ви не змушуєте клієнтів залишатися з вами за будь-яку ціну. Це не просто дотримання галузевих стандартів, це також означає дотримання світових стандартів боротьби зі спамом.
Інтереси людей змінюються, і якщо вони вирішать, що ваші листи не є актуальними, вони захочуть легко і швидко попрощатися з вами. Якщо ви надасте їм таку можливість за допомогою опції відписки, ви збережете позитивні стосунки і дасте клієнтам можливість контролювати свої вподобання.
Зрештою, ви ж хочете, щоб ваші гості залишалися з вами, бо цінують ваш контент, а не тому, що не можуть знайти вихідні двері, чи не так?
Таким чином, відписка не повинна перетворюватися на полювання за скарбами. Натомість відписатися має бути так само легко, як і підписатися. Ось чому ви повинні перевірити, чи легко знайти ваше посилання для відписки в кожному листі. Це може бути простий текст із посиланням внизу листа.
Контролювати чорні списки
Подумайте про чорні списки як про попереджувальні сигнали – якщо ваш лист потрапляє туди, це означає, що користувачі або провайдери позначили його як спам. Отже, якщо вже занадто пізно і ви вже опинилися в цьому місці, настав час виправити свою поведінку.
Ти можеш очистити список електронної пошти змінити вміст вашої електронної пошти або налаштувати спосіб збору адрес електронної пошти.
Регулярно відстежуйте, що відбувається з вашими листами. Крім того, перегляньте свою практику роботи з електронною поштою та переконайтеся, що ви дотримуєтеся правил комплаєнсу. Завдяки цьому ви збережете гарну репутацію відправника, підвищите ефективність доставки та гарантуєте, що ваші імейли потраплятимуть до поштових скриньок одержувачів. Дотримуючись цих правил, ви забезпечите кращу ефективність ваших email-маркетингових кампаній.
Це проактивний захід для підтримки здоров’я та ефективності ваших електронних комунікацій.
Використовуйте автентифікацію електронною поштою
Автентифікація електронної пошти допомагає переконатися, що лист надійшов від вас, а не від підставної особи. Іншими словами, вона повідомляє провайдеру послуг електронної пошти, що ваша електронна пошта є легальною, а не замаскованим спамером.
Налаштуйте записи SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) і DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Це своєрідні перевірки ідентифікації, які повідомляють провайдерам та одержувачам, що ваші листи є автентичними.
Це більш ніж необхідно у світі, де фішинг і спам процвітають через масові розсилки. Крім того, це може підвищити ефективність доставки імейлів і захистити репутацію вашого бренду.
Сегментуйте та таргетуйте свою аудиторію
І наша остання пропозиція – сегментування та таргетинг вашої аудиторії, що допоможе вам надсилати листи потрібним людям. Вона передбачає поділ вашого списку розсилки на менші групи на основі певних критеріїв, таких як місцезнаходження, інтереси, покупки або поведінка в минулому.
Цей крок дозволяє вам адаптувати контент до різних сегментів аудиторії та робить ваші листи більш релевантними.
Тут найважливіше – показати, що ви розумієте і задовольняєте різноманітні потреби та інтереси вашої аудиторії. Крім того, персоналізовані та релевантні листи з більшою ймовірністю будуть сприйняті і з меншою ймовірністю будуть позначені як спам.
Наприклад, ви не будете надсилати один і той самий лист жінкам, які цікавляться плаванням, і тим, хто цікавиться ремонтом автомобілів.
Така ефективна сегментація призводить до вищих показників і кращих результатів, оскільки ваша аудиторія отримує саме той контент, який їй потрібен.
Покращуйте свої комунікації електронною поштою
І ось ми тут – з усіма кроками для покращення комплаєнсу в електронній пошті, які виходять за рамки законів про електронну пошту.
Скориставшись нашими порадами, ви зможете надсилати релевантні, відповідні вимогам листи, безпечні та цікаві повідомлення, а також покращити свої зусилля з email-маркетингу.
Але перед тим, як почати запускати email-маркетингові кампанії, необхідно до цього підготуватися, а саме – перевірити, які закони до вас застосовуються. Не дотримуючись правил комплаєнсу в email-маркетингу, ви можете зіткнутися з багатьма проблемами з цією формою комунікації.
Однак, якщо ви ретельно підготуєтесь, то уникнете ризиків і збережете довіру клієнтів.
Дотримуйтесь законів і гарантуйте, що ваші повідомлення дійдуть до адресатів. Використовуйте наш інструмент Bouncer і змініть свій підхід до роботи з маркетинговими листами.
