У вас ніколи не буде другого шансу справити перше враження.
Уявімо, що ви дійсно хочете зробити гарну вечірку. Тоді, чи вдягнете ви гавайську сорочку та крокси на вечірку, якщо на ній буде формальний дрес-код? Мабуть, ні. Це той самий випадок, коли ви пишете вступний лист, не знаючи, як це зробити.
Нічого страшного! Сьогодні ви дізнаєтеся, як крок за кроком написати ефективний вступний лист. Гарна новина: шаблони додаються. ✅
Що таке вступний лист?
Вступний лист – це повідомлення, яке ви надсилаєте незнайомій людині, щоб представити себе або свою компанію. В основному він працює як криголам при знайомстві з кимось у цифровому світі.
Залежно від того, кому ви його надсилаєте, це може бути холодний лист – якщо одержувач не отримував від вас повідомлень раніше.
Подумайте про цей тип листів як про дружнє запрошення до розмови. Крім того, вступний лист – це ваш шанс побудувати професійні взаємовідносини з людиною (або групою людей), до якої ви звертаєтеся.
Однак річ у тім, що коли ви надсилаєте листа на невідому адресу, ви ніколи не можете бути впевнені, що він не повернеться назад. Це трапляється, коли ви надсилаєте повідомлення на неіснуючу адресу. Потім воно повертається і створює вам проблеми.
І ви ж не хочете відправляти свій ідеально створений шедевр (вступний лист) у космос, чи не так? 🚀
Щоб переконатися, що ваші зусилля були витрачені недаремно і ваш лист дійшов до потрібної людини, використовуйте Вишибала . Ми подбаємо про те, щоб ви надсилали свої вступні листи на правильні адреси, тому вам не знадобиться повторний лист, щоб вас помітили.
Отже, засукайте рукави і давайте почнемо писати ваш найкращий вступний лист.
Перш ніж почати писати вступний лист
Але перед тим, як надрукувати перші слова, знайдіть хвилинку, щоб поміркувати над кількома важливими речами. Без обдумування писати буде важко, і ви почуватиметеся розгубленим.
Ось деякі моменти, про які слід пам’ятати. 👇
Приходьте, вказавши мету вступного листа
Незалежно від того, який електронний лист чи письмовий твір ви збираєтеся написати, першим (і найважливішим) кроком є усвідомлення мети. Це може здатися очевидним, але варто нагадати про це ще раз.
Сформулюйте чітку та лаконічну мету вашого листа. Яка ваша мета, окрім того, щоб представити себе та свій бізнес? Можливо, вашим пріоритетом є
- покажіть свої цінності одержувачу,
- представити нового співробітника,
- підключайтеся для демонстрації продукту,
- обговорити маркетингову співпрацю,
або якою б не була ваша мета, переконайтеся, що вона проглядається у вашому листі.
🧍🏻 Визначте одержувача
Хто ця особа чи група, якій ви пишете імейл? Ідентифікація одержувача необхідна, якщо ви хочете, щоб ваше повідомлення було прочитане, а не просто проігнороване або, в гіршому випадку, видалене.
Перш за все, вивчіть людину, з якою ви збираєтеся розмовляти.
Подумайте, яке місце займає ваш співрозмовник у компанії. Чи це серйозні люди, чия мета – робити бізнес? Можливо, ви пишете комусь, кого хотіли б мати в якості наставника, і це зовсім не формально.
Знання того, хто отримає ваш лист, визначає багато інших аспектів листа, наприклад, тон голосу та мову. Ви б розмовляли з директором з маркетингу інакше, ніж зі стажером з маркетингу, чи не так?
Більше того, знаючи, кому ви пишете, ви можете створити персоналізований і відповідний з точки зору мови стиль спілкування. Адаптуйте інформацію, яку ви запитуєте (і надсилаєте), відповідно до того, хто є вашим одержувачем.
Визначтеся з тоном і стилем вашого вступного листа
Вибір голосу та стилю може зробити або зруйнувати вступний лист. Розуміння вподобань, особливостей та пріоритетів одержувачів полегшує прийняття рішення про те, який стиль спілкування використовувати.
Крім того, застосовуючи тон, ви можете налаштувати своє повідомлення так, щоб воно резонувало з ними на більш глибокому рівні.
Давайте розглянемо різні тони голосу, які ви можете використовувати.
Дякуємо за ваш час та увагу. ➡️ Ми дуже цінуємо ваш час і ваші думки.
Для мене було б честю, якби ви розглянули можливість стати моїм наставником. ➡️ Дайте мені знати, якщо ви згодні на нашу співпрацю. Я буду дуже рада!
Пам’ятайте, що адаптація повідомлення до цінностей іншої людини може допомогти вам переконати її. Однак, все ж таки, будьте собою. Загалом, перший обмін повідомленнями – не найкраще місце для жартів чи сарказму, але не створюйте фальшиву версію себе.
Як тільки ви зустрінетеся з одержувачем особисто або попрацюєте разом, будь-які хибні враження будуть виявлені.
Подумайте, що інші можуть подумати про ваше повідомлення
Поставте себе на чиєсь місце. Уявіть себе на місці отримувача – які листи можуть вас зацікавити? Яке повідомлення ви б хотіли відкрити з цікавістю, якби були бізнесменом (чи ким би він не був)? Що змусило б вас продовжити читання?
Подумайте, чи заповнить ваш продукт або послуга прогалину на ринку. Якщо так, включіть цю інформацію у своє повідомлення, щоб привернути увагу читача.
Іноді зміна перспективи може призвести до появи нових, кращих ідей. То чому б не спробувати?
ГАРАЗД! Тепер час потренуватися.
Як написати вступний лист за 6 кроків
Готові? Поїхали.
КРОК 1: Створіть чудовий заголовок для вступного листа
Це рядок тексту у верхній частині листа, який пояснює, про що йдеться в листі. Тема листа – це перше, що бачить одержувач. І на основі заголовка він може вирішити, відкривати лист чи ні.
Зробіть його привабливим! Але не в сенсі клікбейту.
Інакше є ймовірність, що ваш потенційний отримувач просто проігнорує повідомлення. Це має бути щось захоплююче, релевантне і не шаблонне. Фрази на кшталт “Привіт” або “Дозвольте представитися” можуть спрацювати, але ви можете зробити краще! Прокрутіть вниз, щоб побачити приклади.
Спробуйте придумати щось, що виділиться серед тисяч інших повідомлень у поштовій скриньці і приверне увагу одержувача.
Подивіться на ці ідеї тематичних рядків.
➡️ Професійний тон: #1 “Представлення [назва компанії] та вивчення можливої співпраці”
#2 “Унікальна можливість співпраці для [Назва компанії] та [Назва компанії одержувача]”
➡️ Невимушений тон: “Давайте вип’ємо кави і поговоримо про [спільні інтереси]”
➡️ Грайливий тон: “[Назва компанії] має пропозицію, яку ви не захочете пропустити”
➡️ Креативний тон: “Ідея для [Назва компанії]: [Унікальна та інтригуюча пропозиція]”
➡️ Персоналізований тон: “Спільне захоплення [спільним хобі/інтересом] – давайте з’єднаємось!”
Відчуй. Безкоштовно щоб налаштувати їх так, як вам подобається. Тепер переходимо до наступної частини.
КРОК 2. Налаштуйте привітання за потреби
Привітання схоже на вступ до електронного листа, де ви просто говорите Привіт.. Але ви також можете показати свою повагу до іншої людини і побудувати взаємний зв’язок.
Існує багато способів зробити це. Найважливіше – налаштувати його відповідно до того, кому ви адресуєте своє повідомлення.
Наприклад, обирайте професійний тон, якщо це офіційний вступний лист. До речі, шаблон офіційного вступного листа наведено нижче.
Але ви встановлюєте правила, яким має бути ваш перший рядок.
Ознайомтеся з прикладами вступних листів.
➡️ Професійний тон з офіційним привітанням: “Шановний [Ім’я одержувача], сподіваюся, що цей лист знайде тебе в добрі”.
➡️ Невимушений тон: “Привіт [Ім’я отримувача], як справи?”
➡️ Поважний тон: “Доброго ранку/дня/вечора [ім’я одержувача]”.
➡️ Дружній тон: “Привіт, [ім’я одержувача], як у тебе справи сьогодні?”
➡️ Тон співпраці: “Привіт, [Ім’я отримувача], давай працювати разом, щоб досягти неможливого!”
Якщо ви відчуваєте, що з вашим потенційним клієнтом ви будете вести себе трохи невимушено (тобто досить формально), чому б не ризикнути?
КРОК 3: Поясніть, які ваші наміри і чому ви звертаєтеся до нас
Тема листа та привітання готові. Тепер настав час для конкретного пояснення ваших намірів. Включіть їх у вступ до листа, щоб переконатися, що ви та ваші отримувачі перебуваєте на одній хвилі.
Як і у випадку з привітанням та темою листа, виберіть тон, який вважаєте доречним.
Також це гарне місце для невеликого самопредставлення – напишіть своє ім’я (для контактних даних ще не час) і чому ви хочете зв’язатися з людиною або компанією.
Не пишіть занадто багато, лише найнеобхідніше. Якщо ви звертаєтеся до професійного контакту з метою налагодження зв’язків, ви можете згадати, що вам цікаво, чим він займається і звідки ви знаєте про компанію чи особу.
У двох словах: напишіть коротке, але конкретне пояснення.
Ознайомтеся з прикладами того, як писати про наміри та причини.
➡️ При листуванні з потенційним ментором:
“Я звертаюся до вас, тому що сподіваюся знайти наставника, який міг би надати мені кар’єрну орієнтацію. Я дуже зацікавлений у [конкретних сферах або навичках] і був би вдячний за ваші знання та досвід”.
➡️ При листуванні з потенційним клієнтом:
“Я натрапив на ваш сайт і був вражений вашою роботою в [Галузь]. У [Вашій компанії] ми спеціалізуємося на [Конкретній послузі/продукті], і я вважаю, що це могло б принести велику користь вашому бізнесу. Я хотів би зв’язатися з вами і вивчити потенційні можливості для співпраці”.
➡️ Коли пишете майбутньому бізнес-партнеру:
“Я пишу, щоб представитися і вивчити потенційні можливості для партнерства між нашими компаніями”.
КРОК 4: Надайте цінність перед тим, як зробити запит
Конкуренція велика. Якщо ви згадаєте про цінність вашої потенційної співпраці, це може заохотити читача читати далі. Тому, коли ви пишете комусь, згадайте про потенційні переваги, які ви пропонуєте, перш ніж шукати можливості для співпраці.
ПОРАДА: пишіть про те, чого не можуть запропонувати ваші конкуренти. Будьте темною конячкою.
Погляньте на наші ідеї.
➡️ При листуванні з потенційним клієнтом:
“Наша команда могла б поділитися своїми знаннями та досвідом і співпрацювати з вами для надання високоякісних послуг/продуктів нашим клієнтам”.
➡️ При листуванні з потенційним інвестором:
“Ми успішно надаємо високоякісні послуги/продукцію [Вашої компанії] нашим клієнтам і протягом останнього року спостерігаємо значне зростання. Тому наша співпраця може бути корисною і для вас”.
➡️ При листуванні з потенційним ментором:
“Я хотів би обговорити, як ми могли б співпрацювати і чим я можу бути корисним для вас”.
КРОК 5. Подякуйте їм за час і увагу
Людина, якій ви пишете, можливо, має щільний графік. Можливо, це керівник, який докладає зусиль, щоб приділити вам увагу. Подякуйте йому за це! Одного-двох речень цілком достатньо.
Це також задає позитивний тон для подальшої взаємодії, підвищуючи ймовірність того, що вони будуть сприйнятливі до вашого повідомлення.
Турбота про такі деталі, як лист подяки, свідчить про вашу уважність і турботливість. І це має велике значення для побудови професійних стосунків.
Надихніться кількома пропозиціями.
➡️ “Дякуємо за ваш час і увагу”.
➡️ “Ми дуже вдячні за ваш час і увагу. Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь”.
➡️ “Дякуємо за увагу!”
КРОК 6. Закінчіть ввічливим проханням
Закінчуйте свій лист позитивною нотою. Як створити ввічливе та професійне завершення, яке не залишить у співрозмовника відчуття пригніченості? Ознайомтеся з нашими порадами:
- переконайтеся, що ви надали цінність перед тим, як зробити запит
- чітко пояснюйте свій запит – уникайте розмитих формулювань
- висловити вдячність за їхній час та увагу
- бути відкритим до “ні” або “не зараз”
І дізнайтеся наш вибір.
➡️ “Чи зможете ви зателефонувати наступного тижня, щоб обговорити це питання?”
➡️ “Будь ласка, дайте мені знати, якщо це вас зацікавило, і, можливо, ми зможемо домовитися про зустріч, щоб обговорити це більш детально”.
➡️ “Для мене було б честю, якби ви розглянули можливість стати моїм наставником”.
І, нарешті, підпишіться і додайте контактну інформацію, якщо у вашому підписі електронної пошти її ще немає.
А тепер натискайте “відправити”! ✉️
Вступні листи: шаблони
Хочете справити гарне враження своїм професійним емейлом, але все ще маєте певні сумніви щодо цього? Сміливо використовуйте шаблон вступного листа. Ми надали кілька з них у різних стилях.
Шаблон 1: Офіційний вступний лист до потенційного клієнта
Тема листа: Унікальна можливість співпраці для [Назва компанії] та [Назва компанії одержувача]
Шановний [Ім’я отримувача],
Сподіваюся, що цей лист знайде вас у доброму гуморі. Мене звуть [Ваше ім’я], я працюю [Ваша посада] в [Ваша компанія]. Я натрапив на ваш сайт і був вражений вашою роботою в [галузь].
У [Вашій компанії] ми спеціалізуємося на [конкретній послузі/продукті], і я вважаю, що це може мати велику цінність для вашого бізнесу. [Поясніть, як ваша компанія може принести користь]. Я був би радий налагодити зв’язок і вивчити потенційні можливості для співпраці.
Чи зможете ви зателефонувати наступного тижня, щоб обговорити це питання? Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь. Дякую, що приділили нам час.
З повагою,
[ваше ім’я]
Шаблон 2: Вступний лист до потенційного бізнес-партнера
Тема: Вступ та потенційна можливість партнерства
Шановний [Ім’я отримувача],
Сподіваюся, що цей лист знайде вас у доброму гуморі. Мене звати [Ваше ім’я], я працюю на [Ваша посада] в [Назва компанії]. Я натрапив на ваш бізнес і був вражений роботою, яку ви виконуєте в [їхня галузь/сфера].
Я пишу, щоб представити себе та дослідити потенційні можливості для партнерства між нашими компаніями. [Назва Вашої компанії] спеціалізується на [Послуги/Продукціях Вашої компанії] та успішно надає інноваційні рішення клієнтам у [Ваша галузь/Сфера] протягом [Кількість] років.
Я вважаю, що партнерство між нашими компаніями може бути взаємовигідним. Ми зацікавлені в розширенні нашої діяльності, і я думаю, що спільна робота допоможе нам досягти наших цілей. Наша команда могла б поділитися своїми знаннями та досвідом і співпрацювати з вами для надання високоякісних послуг/продуктів нашим клієнтам.
Я був би радий можливості обговорити це далі і дослідити, як ми можемо співпрацювати. Будь ласка, дайте мені знати, якщо це вас зацікавило, і ми зможемо організувати зустріч, щоб обговорити це більш детально.
Дякуємо за ваш час та увагу.
З повагою,
[ваше ім’я]
[Ваша посада]
[Назва вашої компанії]
Шаблон 3: Вступний лист до потенційного ментора
Тема: У пошуках наставництва та нових викликів
Привіт [Ім’я наставника],
Сподіваюся, цей лист знайде вас у доброму гуморі. Як щодо того, щоб випити кави і поговорити про [Спільний інтерес]?
Мене звуть [Ваше ім’я] і я [Ваша посада/галузь], яка стежить за вашою роботою вже деякий час. Я неймовірно вражений і натхненний вашими досягненнями та внеском у [їхню галузь/галузь або вашу галузь].
У своєму кар’єрному розвитку я шукаю наставника, який міг би надати мені рекомендації. Я особливо зацікавлений у тому, щоб дізнатися більше про [Конкретні сфери або навички], і я вважаю, що ваш досвід і знання можуть допомогти мені досягти моїх цілей.
Я вивчив вашу біографію і був вражений вашими [Вартими уваги досягненнями або внесками]. Для мене було б честю, якби ви розглянули можливість стати моїм наставником. Можливість працювати з вами дасть мені цінну інформацію та настанови, які допоможуть мені зростати як в особистому, так і в професійному плані.
Я розумію, що у вас багато справ, але я б на вашому місці дужеЯ вдячний за будь-який час, який ви могли б приділити мені. Я хотів би обговорити, як ми могли б працювати разом і чим я можу бути корисним для вас.
Ми дуже вдячні за ваш час і увагу. Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
З повагою,
[ваше ім’я]
Типові помилки, яких слід уникати при створенні вступного листа
Поглянь на них!
01 Не вдається підтвердити адресу електронної пошти
Зареєструватися в Bouncer щоб підтвердити адресу електронної пошти вашого адресата.
Ви ж не хочете втратити можливість попрацювати з найкращими фахівцями у вашій галузі лише тому, що не перевірили адресу, чи не так?
02 Не вдалося вичитати імейл
Перед тим, як щось комусь надсилати, корисно мати звичку перечитувати текст. Коли ви пишете потенційному бізнес-партнеру, ви ж не хочете написати назву його компанії з помилкою?
03 Включаючи м’який та неінформативний заголовок теми
Заголовок, що привертає увагу, дійсно робить свою справу! Написання банального вступного заголовка – це втрачена можливість справити незабутнє перше враження.
04 Занадто довгий лист або надсилання окремих листів замість одного
Ніхто не любить читати наддовгі повідомлення. Нехай ваш лист-самопрезентація буде коротким і зрозумілим. Крім того, уникайте надсилання окремих листів. Замість цього створіть один, який містить усю необхідну інформацію.
05 Занадто загальний підхід і ходіння навколо куща
Ділові люди люблять переходити одразу до суті. Отже, писати загальні повідомлення без жодних намірів – це ваша власна мета, тому що дуже ймовірно, що ваше повідомлення залишиться непрочитаним.
06 Ігнорування відповідної інформації (наприклад, назви компанії або посади, контактної інформації)
За допомогою нашого переконливого покрокового керівництва ви переконаєтесь, що охопили все, що потрібно. Однак рекомендуємо переглянути лист безпосередньо перед відправленням, щоб упевнитися, що все правильно заповнено.
Напишіть чудовий вступний лист вже сьогодні!
Складіть професійний вступний лист настільки добре, що вони не зможуть не натиснути кнопку “Відповісти”. ✨
Написання ефективного листа може здатися складним завданням. Але дотримуючись порад, викладених у статті, ви зможете створити лист, що запам’ятається і справить позитивне перше враження. Успіхів вам!
Вступний лист: поширені запитання:
Якої довжини має бути вступний лист?
Пара речень – ідеальний варіант. Ви хочете виділитися, і стислість допомагає в цьому.
Коли найкраще надсилати вступний лист?
Це залежить від ситуації, але будні дні в робочий час є найкращими. Обирайте день, відмінний від п’ятниці.
Якої найгіршої помилки можна припуститися у вступному листі?
Існує декілька, але, мабуть, найгірша з них – зробити лист надто довгим. Він автоматично не буде прочитаний, коли одержувач побачить стіну тексту. Друга помилка – нецікава та надто довга тема листа.
Чи справді валідація імейлів так важлива?
Так, тому що якщо ви надсилаєте імейли на неперевірені адреси, ви не знаєте, чи це реальні люди, і ви можете отримати багато жорстких відмов, що зашкодить вашій репутації відправника.
у Вроцлаві, 🇵🇱. Розміщено на 🇪🇺.
