Подальші дії є невід’ємною частиною будь-якої стратегії бізнес-комунікації. Незалежно від того, чи ви відстежуєте відповідь на заявку на вакансію, пропозицію про продаж, можливість налагодження контактів або будь-який інший вид комунікації, ефективне повторне відправлення електронного листа може суттєво вплинути на досягнення бажаного результату. У цій статті ми обговоримо деякі стратегії написання ефективних follow-up-листів, які допоможуть вам виділитися і отримати бажану відповідь.
1. Будьте своєчасними: Час має вирішальне значення, коли йдеться про повторні імейли. Не варто чекати надто довго після першого повідомлення, оскільки одержувач може вже переїхати або забути про ваше повідомлення. В ідеалі, ви повинні надіслати повторний лист протягом 24-48 годин після першого повідомлення. Це свідчить про вашу активність і зацікавленість у розмові.
2. Персоналізуйте своє повідомлення: Типові листи легко розпізнати, і їх часто ігнорують. Щоб виділити свій лист, персоналізуйте його, посилаючись на конкретні деталі з вашої попередньої розмови. Згадайте щось конкретне, що обговорювалося або чим ви поділилися під час першої розмови, щоб показати, що ви були уважні і щиро зацікавлені в продовженні розмови.
3. Будьте лаконічними: У сучасному швидкоплинному світі люди щодня отримують безліч електронних листів. Щоб збільшити шанси на те, що ваш лист прочитають і дадуть відповідь, робіть його коротким і по суті. Чітко сформулюйте мету вашого листа і те, яких дій ви очікуєте від одержувача. Уникайте довгих абзаців і непотрібних деталей, які можуть зробити ваш лист перевантаженим.
4. Надайте цінність: Один з найкращих способів отримати відповідь на ваш повторний лист – надати одержувачу цінну інформацію. Це може бути додаткова інформація, ресурси або ідеї, які можуть їм допомогти. Пропонуючи щось цінне, ви з більшою ймовірністю привернете увагу одержувача і зробите його більш схильним відповісти на ваш лист.
5. Додайте чіткий заклик до дії: Спростіть одержувачу можливість відповісти на ваш лист, включивши в нього чіткий заклик до дії. Незалежно від того, чи просите ви про зустріч, телефонний дзвінок, відповідь на запитання чи будь-яку іншу дію, чітко сформулюйте, про що ви просите, і надайте всі необхідні деталі чи інструкції. Так одержувачу буде легше вжити необхідних заходів і відповісти на ваш лист.
6. Повторіть запит, якщо це необхідно: Якщо ви не отримали відповіді на свій перший лист, не бійтеся надіслати його ще раз. Іноді люди бувають зайняті або можуть не помітити вашого листа, тому може бути корисним надіслати делікатне нагадування. Будьте ввічливими та поважними у своїх повторних листах і дайте одержувачу ще одну можливість відповісти.
Отже, написання ефективного follow-up листа – це важлива навичка, яка допоможе вам досягти поставлених цілей і побудувати значущі зв’язки. Дотримуючись стратегій, викладених у цій статті, ви можете збільшити шанси отримати відповідь на ваші повторні електронні листи і досягти ваших комунікаційних цілей. Не забувайте про своєчасність, персоналізацію, лаконічність, цінність, чіткий заклик до дії та повторне звернення, якщо це необхідно. Дотримуючись цих порад, ви зможете створювати переконливі follow-up-листи, які допоможуть вам виділитися і досягти бажаних результатів.
