Uppföljning är en viktig del av varje affärsstrategi för kommunikation. Oavsett om du följer upp en jobbansökan, en försäljningspitch, en nätverksmöjlighet eller någon annan typ av kommunikation, kan ett effektivt uppföljningsmejl göra en betydande skillnad för att uppnå önskat resultat. I den här artikeln kommer vi att diskutera några strategier för att skriva ett effektivt uppföljningsmejl som hjälper dig att sticka ut och få det svar du söker.
1. Var ute i god tid: Timing är avgörande när det gäller uppföljande e-postmeddelanden. Du vill inte vänta för länge efter din första kommunikation, eftersom mottagaren kanske redan har gått vidare eller glömt bort ditt meddelande. Helst bör du skicka ditt uppföljningsmejl inom 24-48 timmar efter din första kommunikation. Detta visar att du är proaktiv och intresserad av konversationen.
2. Anpassa ditt meddelande: Generiska uppföljningsmejl är lätta att upptäcka och ignoreras ofta. För att få ditt uppföljningsmail att sticka ut ska du göra det personligt genom att hänvisa till specifika detaljer från er tidigare kommunikation. Nämn något specifikt som diskuterades eller delades i er första konversation för att visa att du var uppmärksam och är genuint intresserad av att fortsätta konversationen.
3. Håll det kortfattat: I dagens snabba värld bombarderas människor med e-postmeddelanden varje dag. För att öka chansen att ditt uppföljningsmejl läses och besvaras bör du hålla det kort och koncist. Ange tydligt syftet med ditt e-postmeddelande och vilken åtgärd du hoppas att mottagaren ska vidta. Undvik långa stycken och onödiga detaljer som kan få ditt mejl att verka överväldigande.
4. Tillhandahåll värde: Ett av de bästa sätten att få svar på ditt uppföljningsmejl är att ge mottagaren ett värde. Det kan vara i form av ytterligare information, resurser eller insikter som kan hjälpa dem på något sätt. Genom att erbjuda något av värde är det mer sannolikt att du fångar deras uppmärksamhet och gör dem mer benägna att svara på ditt e-postmeddelande.
5. Inkludera en tydlig uppmaning till handling: Gör det enkelt för mottagaren att svara på ditt uppföljningsmejl genom att inkludera en tydlig uppmaning till handling. Oavsett om du ber om ett möte, ett telefonsamtal, ett svar på en fråga eller någon annan åtgärd, ange tydligt vad du ber om och ge eventuella nödvändiga detaljer eller instruktioner. Detta gör det lättare för mottagaren att vidta önskad åtgärd och svara på ditt e-postmeddelande.
6. Följ upp igen om det behövs: Om du inte får något svar på ditt första uppföljningsmejl, var inte rädd för att följa upp igen. Ibland är folk upptagna eller kan ha missat ditt e-postmeddelande, så det kan vara bra att skicka en liten påminnelse. Var artig och respektfull i dina uppföljningsmejl och ge mottagaren ytterligare en möjlighet att svara.
Sammanfattningsvis är det en viktig färdighet att skriva ett effektivt uppföljningsmejl som kan hjälpa dig att uppnå dina mål och bygga meningsfulla kontakter. Genom att följa de strategier som beskrivs i den här artikeln kan du öka chanserna att få svar på dina uppföljningsmejl och främja dina kommunikationsmål. Kom ihåg att komma i rätt tid, anpassa ditt meddelande, hålla det kortfattat, ge värde, inkludera en tydlig uppmaning till handling och följ upp igen om det behövs. Med dessa tips i åtanke kan du skapa övertygande uppföljningsmejl som hjälper dig att sticka ut och få de resultat du söker.
