Man får aldrig en andra chans att göra ett bra första intryck.
Låt oss säga att du verkligen vill göra en bra en. Skulle du då ha på dig en hawaiiskjorta och Crocs på festen om det fanns en formell klädkod? Förmodligen inte. Skulle du ha på dig något mer professionellt och affärsmässigt som en mockajacka? Förmodligen inte. Det är precis samma sak som när du skriver ett introduktionsmejl utan att veta hur du ska göra.
Du behöver inte oroa dig! Idag får du lära dig hur du skriver ett effektivt introduktionsmejl steg för steg. Goda nyheter: mallar ingår. ✅
Vad är ett introduktionsmail?
Ett introduktionsmejl är ett meddelande som du skickar till en person som du inte känner och där du vill presentera dig själv eller ditt företag. Det fungerar i princip som en isbrytare när du träffar någon i en digital värld.
Beroende på vem du skickar det till kan det här vara ett kallt e-postmeddelande – om mottagaren inte har fått meddelanden från dig tidigare.
Se den här typen av e-postmeddelande som en vänlig inbjudan till en konversation. Dessutom är introduktionsmejlet din chans att bygga upp en professionell relation med den person (eller grupp av personer) som du kontaktar.
Saken är dock den att när man skickar ett meddelande till en okänd e-postadress är man aldrig helt säker på att det inte studsar tillbaka. Det händer när du skickar ett meddelande till en adress som inte finns. Det kommer sedan tillbaka och ställer till problem för dig.
Och du vill väl inte skicka ditt perfekt utformade mästerverk (introduktionsmail) till rymden, eller hur? 🚀
Använd Bouncerför att se till att dina ansträngningar är väl använda och att ditt e-postmeddelande når rätt person. Vi ser till att du skickar dina introduktionsmejl till rätt adresser, så att du inte behöver ett uppföljningsmejl för att bli uppmärksammad.
Så kavla upp ärmarna och låt oss komma igång med att skriva ditt bästa introduktionsmejl någonsin.
Innan du börjar skriva ditt introduktionsmeddelande
Men innan du skriver de första orden bör du ta dig tid att fundera över några viktiga saker. Utan att tänka över dem skulle det vara svårt att skriva och du skulle känna dig vilsen.
Här är några punkter att tänka på. 👇
🎯 Kom med syftet med introduktionsmeddelandet
Oavsett vilket e-postmeddelande eller vilken text du ska sammanställa är det första (och avgörande) steget att känna till syftet. Det kan tyckas självklart, men det är värt att ta upp det en gång till.
Kom på ett tydligt och kortfattat syfte med ditt e-postmeddelande. Vad är ditt mål förutom att presentera dig själv och ditt företag? Kanske är din prioritet att:
- visa dina värderingar för mottagaren,
- introducera en ny medarbetare,
- kontakta oss för en produktdemo,
- diskutera ett marknadsföringssamarbete,
eller vad ditt syfte än är, se till att det lyser igenom i ditt e-postmeddelande.
🧍🏻 Identifiera mottagaren
Vem är den person eller grupp som du skickar e-post till? Att identifiera mottagaren är nödvändigt om du vill att ditt meddelande ska läsas och inte bara ignoreras eller, i värsta fall, raderas.
Gör framför allt research om den person du ska prata med.
Tänk på din samtalspartners position i företaget. Är de seriösa människor vars mål är att göra affärer? Kanske skriver du till någon som du gärna skulle vilja ha som mentor, och de är inte formella alls.
Att veta vem som kommer att få ditt e-postmeddelande avgör många andra aspekter av e-postmeddelandet, som tonfall och språk. Du skulle prata annorlunda med en marknadschef jämfört med en praktikant, eller hur?
Om du vet vem du skriver till kan du dessutom skapa en personlig och språkligt lämplig kommunikationsstil. Anpassa den information du ber om (och skickar) efter vem din mottagare är.
👔 Bestäm tonen och stilen i ditt introduktionsmejl
Valet av röst och stil kan vara avgörande för ett introduktionsmejl. Om du förstår mottagarnas preferenser, personligheter och prioriteringar blir det lättare att bestämma vilken kommunikationsstil du ska använda.
När du använder tonen kan du dessutom skräddarsy ditt budskap så att det når fram till dem på en djupare nivå.
Låt oss ta en titt på de olika röstlägena som du kan använda.
Tack för din tid och ditt övervägande. ➡️ Din tid och dina tankar är mycket uppskattade.
Det vore en ära om du kunde tänka dig att bli min mentor. ➡️ Låt mig veta om du samtycker till vårt samarbete. Jag skulle bli superglad över det!
Kom ihåg att om du anpassar budskapet till den andra personens värderingar kan det hjälpa dig att övertyga honom eller henne. Men var ändå dig själv. I allmänhet är det första meddelandet inte rätt plats att skämta eller använda sarkasm, men skapa inte en falsk version av dig själv.
När du träffar din mottagare personligen eller genom ett samarbete kommer eventuella falska intryck att avslöjas.
🤔 Tänk på vad andra kan tycka om ditt budskap
Sätt dig själv i någons skor. Föreställ dig att du är din mottagare – vilka e-postmeddelanden är potentiellt fängslande för dig? Vilket meddelande skulle du vilja öppna med nyfikenhet om du var en affärsman (eller vem det nu är)? Vad skulle få dig att fortsätta läsa?
Fundera på om din produkt eller tjänst kommer att fylla en lucka på marknaden. Om så är fallet ska du inkludera denna information i ditt meddelande för att fånga läsarens uppmärksamhet.
Ibland kan ett perspektivbyte ge nya, bättre idéer. Så varför inte prova det här?
OKEJ! Nu är det dags för lite övning.
Så här skriver du ett introduktionsmejl i 6 steg
Är du redo? Då kör vi.
STEG 1. Skapa en fantastisk ämnesrad för ditt introduktionsmejl
Det är den textrad högst upp i ett e-postmeddelande som förklarar vad e-postmeddelandet handlar om. E-postens ämnesrader är det första som en mottagare ser. Och baserat på rubriken kan de bestämma om de ska öppna e-postmeddelandet eller inte.
Gör det fängslande! Men inte på ett klickbete-sätt.
Annars finns det en risk att din potentiella mottagare bara ignorerar meddelandet. Det ska vara något fängslande, relevant och inte generiskt. Fraser som ”Hej” eller ”Jag presenterar mig själv” kan fungera, men du kan göra bättre! Scrolla ner för att se exemplen.
Försök att komma på något som sticker ut från tusentals andra meddelanden i inkorgen och som fångar mottagarens uppmärksamhet.
Titta på dessa idéer till ämnesrader.
➡️ Professionell ton: #1 ”Presenterar[Företagsnamn] och undersöker möjliga samarbeten”
#2 ”En unik samarbetsmöjlighet för [Företagsnamn] och [Mottagarens företagsnamn]”
➡️ Avslappnad ton: ”Låt oss ta en kaffe och prata om [delat intresse]”
➡️ Lekfull ton: ”[Företagsnamn] har ett förslag som du inte vill missa”
➡️ Kreativ ton: ”Idé för [Företagsnamn]: [Unikt och spännande förslag]”
➡️ Personlig ton: ”Ömsesidig passion för [delad hobby/intresse] – låt oss komma i kontakt!”
Justera dem gärna som du vill. Nu går vi vidare till nästa del.
STEG 2. Justera din hälsning efter behov
Hälsningen är som en introduktion via e-post där du helt enkelt säger hej. Men du kan också visa din respekt för den andra personen och bygga upp en ömsesidig kontakt.
Det finns många sätt att göra det på. Det viktigaste är att anpassa det efter vem du riktar ditt budskap till.
Välj till exempel en professionell ton om det är ett formellt introduktionsmeddelande. Btw, den formella e-postmallen för introduktion tillhandahålls nedan.
Men det är du som sätter reglerna för hur du vill ha din första rad.
Kolla in exempel på introduktion av e-post.
➡️ Professionell ton med en formell hälsning: ”Kära [Mottagarens namn], jag hoppas att du mår bra av det här mejlet.”
➡️ Avslappnad ton: ”Hej [Mottagarens namn], hur är läget?”
➡️ Respektfull ton: ”God morgon/eftermiddag/kväll [Mottagarens namn],”
➡️ Vänlig ton: ”Hej [Mottagarens namn], hur mår du idag?”
➡️ Samarbetston: ”Hej [mottagarens namn], låt oss arbeta tillsammans för att uppnå det omöjliga!”
Om du känner för att ta det lite lugnt med din blivande kund (som är ganska formell), varför inte ta risken?
STEG 3. Förklara vad du har för avsikter och varför du kontaktar oss
Ämnesraden och hälsningsfrasen är klara. Nu är det dags för en specifik förklaring av dina avsikter. Inkludera dem i e-postintroduktionen för att se till att både du och dina e-postmottagare är på samma sida.
Och precis som när det gäller hälsning och ämnesrad, välj den ton du tycker är lämplig.
Det är också en bra plats för en liten självpresentation – skriv ditt förnamn (det är inte läge för kontaktuppgifter än) och varför du vill komma i kontakt med en person eller ett företag.
Skriv inte för mycket, bara det viktigaste. Om du vill nå ut till en professionell kontakt i nätverkssyfte kan du nämna att du är nyfiken på vad de gör och hur du känner till ett företag eller en person.
I ett nötskal: skriv en kort men specifik förklaring.
Se några exempel på hur du kan skriva om avsikter och skäl.
➡️ När du skriver till en potentiell mentor:
”Jag kontaktar dig eftersom jag hoppas kunna hitta en mentor som kan ge mig vägledning i karriären. Jag har ett stort intresse för [specifika områden eller färdigheter] och skulle uppskatta din expertis och erfarenhet.”
➡️ När du skriver till en potentiell kund:
”Jag kom över er webbplats och blev imponerad av ert arbete inom [bransch]. På [Ditt företag] är vi specialiserade på [Specifik tjänst/produkt], och jag tror att det kan vara till stor nytta för ditt företag. Jag skulle gärna ta kontakt med er och utforska potentiella möjligheter till samarbete.”
➡️ När du skriver till en framtida affärspartner:
”Jag skriver för att presentera mig själv och undersöka möjligheterna till ett partnerskap mellan våra företag.”
STEG 4. Ge värde innan du ber om något
Konkurrensen är stor. Om du nämner värdet av ditt potentiella samarbete kan det uppmuntra läsaren att läsa vidare. Så när du skriver till någon, nämn de potentiella fördelar du erbjuder innan du söker samarbetsmöjligheter.
TIPS: skriv om något som dina konkurrenter inte kan erbjuda. Var den mörka hästens kandidat.
Ta en titt på våra idéer.
➡️ När du skriver till en potentiell kund:
”Vårt team kan bidra med vår expertis och erfarenhet och samarbeta med dig för att leverera högkvalitativa tjänster/produkter till våra kunder.”
➡️ När du skriver till en potentiell investerare:
”Vi har framgångsrikt levererat högkvalitativa [Ditt företags tjänster/produkter] till våra kunder och har upplevt en betydande tillväxt under det senaste året. Därför kan vårt samarbete gynna även dig.”
➡️ När du skriver till en potentiell mentor:
”Jag skulle vilja diskutera hur vi kan arbeta tillsammans och hur jag kan vara till nytta för dig också.”
STEG 5. Tacka dem för deras tid och uppmärksamhet
En person som du skriver till har förmodligen ett fullspäckat schema. Kanske är det en chef som anstränger sig för att ge dig sin uppmärksamhet. Säg tack för det! En eller två meningar är helt okej.
Det sätter också en positiv ton för resten av din interaktion, vilket gör det mer sannolikt att de kommer att vara mottagliga för ditt meddelande.
Att ta hand om detaljer som ett tackbrev visar att du är omtänksam och hänsynsfull. Och det räcker långt när det gäller att bygga upp professionella relationer.
Låt dig inspireras av några förslag.
➡️ ”Tack för er tid och ert övervägande.”
➡️ ”Jag uppskattar verkligen att du tar dig tid och funderar på saken. Jag ser fram emot att höra från dig.”
➡️ ”Tack för uppmärksamheten!”
STEG 6. Avsluta med en artig begäran
Avsluta ditt mejl med en positiv kommentar. Hur skapar man en artig och professionell avslutning som inte får den andra personen att känna sig överväldigad? Kolla in våra tips:
- se till att du tillför värde innan du gör din begäran
- förklara din begäran tydligt – undvik vaga formuleringar
- visa uppskattning för deras tid och omtanke
- vara öppen för ett ”nej” eller ”inte just nu”
Och ta reda på våra val.
➡️ ”Skulle du ha tid att ringa ett samtal nästa vecka för att diskutera det här vidare?”
➡️ ”Hör gärna av dig om det här är något som intresserar dig, så kanske vi kan boka in ett möte för att diskutera det mer i detalj.”
➡️ ”Det skulle vara en ära om du ville överväga möjligheten att bli min mentor.”
Och slutligen, skriv under och ange kontaktinformation om det inte redan finns i din e-postsignatur.
Och nu, tryck på sänd! ✉️
Inledande e-postmeddelanden: mallar
Vill du göra ett gott intryck med ditt professionella e-postmeddelande men fortfarande har några tvivel om det? Använd gärna en e-postmall för introduktion. Vi har tillhandahållit några av dem i olika stilar.
Mall 1: Formellt introduktionsmejl till en potentiell kund
Ämnesrad: En unik samarbetsmöjlighet för [Företagsnamn] och [Mottagarens företagsnamn]
Kära [Mottagarens namn],
Jag hoppas att du mår bra av det här e-postmeddelandet. Mitt namn är [Ditt namn] och jag är [Din jobbtitel] på [Ditt företag]. Jag hittade din webbplats och blev imponerad av ditt arbete inom [bransch].
På [Ditt företag] är vi specialiserade på [specifik tjänst/produkt] och jag tror att det skulle kunna vara av stort värde för ditt företag. [Förklara hur ditt företag skulle tillföra värde]. Jag skulle gärna vilja ta kontakt och utforska potentiella möjligheter till samarbete.
Skulle du vara tillgänglig för ett snabbt samtal nästa vecka för att diskutera detta vidare? Jag ser fram emot att höra från dig snart. Tack för att du tog dig tid.
Bästa hälsningar,
[Ditt namn]
Mall 2: Introduktionsmejl till en potentiell affärspartner
Ämne: Introduktion och potentiell möjlighet till partnerskap
Kära [Mottagarens namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande når dig väl. Mitt namn är [Ditt namn] och jag är [Din position] på [Ditt företagsnamn]. Jag stötte på ert företag och blev imponerad av det arbete ni gör inom [deras bransch/område].
Jag skriver för att presentera mig själv och utforska potentiella möjligheter till ett partnerskap mellan våra företag. På [Ert företagsnamn] är vi specialiserade på [Ert företags tjänster/produkter] och har varit framgångsrika med att leverera innovativa lösningar till kunder inom [Er bransch/område] i [Antal] år.
Jag tror att ett partnerskap mellan våra företag kan vara till ömsesidig nytta. Vi är intresserade av att utöka vår räckvidd och jag tror att ett samarbete skulle kunna hjälpa oss att uppnå våra mål. Vårt team skulle kunna bidra med vår expertis och erfarenhet och samarbeta med dig för att leverera högkvalitativa tjänster/produkter till våra kunder.
Jag skulle gärna vilja få möjlighet att diskutera detta vidare och utforska hur vi kan samarbeta. Låt mig veta om detta är något som intresserar dig så kan vi ordna ett möte för att diskutera det mer i detalj.
Tack för din tid och ditt övervägande.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Din jobbtitel]
[Ditt företagsnamn]
Mall 3: Introduktionsmejl till en potentiell mentor
Ämne: Söker mentorskap och nya utmaningar
Hej [Mentorns namn],
Jag hoppas att detta e-postmeddelande tycker att du gör det bra. Vad sägs om att ta en kaffe och prata om [Delat intresse]?
Mitt namn är [Ditt namn] och jag är en [Din position/fält] som har följt ditt arbete under en tid. Jag är otroligt imponerad och inspirerad av dina prestationer och bidrag till [deras bransch/fält eller ditt fält].
I min karriärutveckling söker jag en mentor som kan ge mig vägledning. Jag är särskilt intresserad av att få veta mer om [Specifika områden eller färdigheter], och jag tror att din erfarenhet och expertis kan vara värdefull för att hjälpa mig att nå mina mål.
Jag har undersökt din bakgrund och har blivit imponerad av dina [anmärkningsvärda prestationer eller bidrag]. Det skulle vara en ära om du ville överväga möjligheten att bli min mentor. Att få möjlighet att arbeta med dig skulle ge mig värdefulla insikter och vägledning som skulle hjälpa mig att växa både personligt och professionellt.
Jag förstår att du har mycket att göra, men jag skulle vara väldigt tacksamom du kunde avvara någon tid för mig. Jag skulle vilja diskutera hur vi kan arbeta tillsammans och hur jag kan vara till nytta för dig också.
Din tid och ditt övervägande är mycket uppskattat. Jag ser fram emot att höra från dig.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
Vanliga misstag att undvika när du utformar ett introduktionsmejl
Kolla in dem!
01 E-postadressen valideras inte
Registrera dig på Bouncer för att validera din adressats e-postadress.
Det sista du vill är att missa möjligheten att arbeta med de bästa specialisterna i din bransch bara för att du inte har kollat upp adressen, eller hur?
02 Misslyckas med att korrekturläsa e-postmeddelandet
Innan du skickar något till någon är det bra att ha för vana att läsa om texten. När du skriver till en potentiell affärspartner vill du väl inte stava fel på deras företagsnamn?
03 Inklusive en intetsägande och oinformativ ämnesrad
En rubrik som fångar uppmärksamheten gör verkligen jobbet! Att skriva en intetsägande ämnesrad i ett introduktionsmeddelande är att missa chansen att göra ett minnesvärt första intryck.
04 För lång e-post eller separata e-postmeddelanden i stället för ett enda
Ingen gillar att läsa superlånga meddelanden. Håll din självintroduktion e-post direkt till punkten. Undvik dessutom att skicka separata e-postmeddelanden. Skapa istället ett som innehåller all nödvändig information.
05 Att vara för generisk och gå som katten kring het gröt
Affärsmänniskor gillar att gå rakt på sak. Så att skriva generiska meddelanden utan några avsikter är ditt eget mål eftersom det är mycket troligt att ditt meddelande kommer att bli oläst.
06 Ignorera relevant information (t.ex. företagets namn eller befattning, ömsesidig kontaktinformation)
Med vår övertygande steg-för-steg-guide kan du se till att du täcker allt. Det är dock en bra idé att gå igenom e-postmeddelandet precis innan du skickar det för att se till att allt är på rätt plats.
Skriv ett bra introduktionsmejl idag!
Gör ett professionellt introduktionsmejl så bra att de inte kan låta bli att klicka på svarsknappen. ✨
Att skriva ett effektivt e-postmeddelande kan verka utmanande. Men genom att följa de tips som beskrivs i artikeln kan du skapa ett minnesvärt e-postmeddelande och ett positivt första intryck. Vi önskar dig lycka till!
Introduktionsmail: vanliga frågor och svar:
Hur långt ska ett introduktionsmejl vara?
Ett par meningar är perfekt. Du vill sticka ut och korthet hjälper till med det.
När är den bästa tidpunkten att skicka ett introduktionsmejl?
Det beror på, men vardagar på arbetstid är bäst. Sikta på en annan dag än fredag.
Vad är det värsta misstaget man kan göra i ett introduktionsmail?
Det finns några, men det värsta är nog att göra mejlet för långt. Det kommer automatiskt inte att bli läst när mottagaren ser en vägg av text. Det andra är en ointressant och alltför lång ämnesrad.
Är det verkligen så viktigt att validera e-postmeddelanden?
Ja, för om du skickar e-post till obekräftade adresser vet du inte om det är riktiga personer eller inte och du kan få många hårda studsar och skada ditt avsändarrykte.
