Över hela världen skickas och tas hundratals e-postmeddelanden emot varje dag. Företag skickar ofta flera e-postmeddelanden varje dag, och var och en av dem är en möjlighet att marknadsföra dig själv och ditt företag.
Din e-postsignatur kan spela en stor roll för det intryck du gör på dina kunder. Många behandlar dock e-postsignaturen som en eftertanke, vilket kan leda till att de missar många möjligheter. En signatur är din chans att klargöra vem du är, vad du gör, hur du kan nås och vart mottagarna kan vända sig för att få mer information om dig, ditt företag eller ett projekt du arbetar med.
Anta att din e-postsignatur endast består av ditt namn och grundläggande kontaktinformation. I så fall kanske du inte utnyttjar möjligheten att engagera dig med mottagarna fullt ut. Fortsätt läsa för att lära dig mer om hur du skapar en professionell e-postsignatur som lämnar ett bra bestående intryck.
Vad du ska inkludera i en professionell e-postsignatur
När du sammanställer din e-postsignatur är det bra att ha en lista över de saker som ska ingå i den. Några av de viktigaste sakerna du bör överväga att inkludera i din e-postsignatur är:
1 – Ditt fullständiga namn
Precis som när du skickar vanlig post bör ditt namn alltid finnas med i signaturen på ditt e-postmeddelande, så att mottagaren är säker på vem han eller hon har fått det från. Ditt namn ska finnas med i e-postsignaturens första textrad.
2 – Information om jobbet
När du väl har fått in ditt namn är nästa information att inkludera information om din tillhörighet, vilket kan inkludera din yrkestitel, företaget eller organisationen du är en del av, och kanske den avdelning du arbetar på. Genom att tillhandahålla denna information får du mer sammanhang och din roll i samtalet. Beroende på vem du skickar e-post till kan det också, om du är kopplad till en större organisation eller ett större företag i din e-postsignatur, ge dig mer trovärdighet och få mottagarnas uppmärksamhet.
3 – Ytterligare kontaktinformation
Även om mottagaren av ditt e-postmeddelande har din e-postadress är e-postsignaturen ett utmärkt ställe att inkludera ytterligare kontaktinformation så att mottagaren har flera olika alternativ när han eller hon kontaktar dig. Det kan till exempel handla om ditt telefonnummer eller din företagsadress. Beroende på din roll och vilken typ av e-post du skickar kan signaturen också vara ett bra tillfälle att marknadsföra din personliga webbplats eller LinkedIn-profil.
4 – Uppmaning till handling
Ett smart drag när du skapar din e-postsignatur är att inkludera en uppmaning till handling i den. De bästa CTA:erna i e-postsignaturer är uppdaterade, i linje med din e-poststil, så att de ser naturliga ut och inte är påträngande. När du skriver en CTA, välj något som överensstämmer med ett aktuellt mål och håll den uppdaterad när dina mål ändras.
5 – Sociala ikoner
Din närvaro i sociala medier är en viktig del av ditt varumärke, vilket gör det möjligt att få fler följare i din bransch och visa människor vem du är och vad du bryr dig om. Du kan säga mycket om ett varumärke eller en person genom att titta på vad de lägger upp på sociala medier. På grund av detta är det en bra idé att inkludera länkar till sidor på sociala medier i din e-postsignatur. Detta stärker ditt varumärke, ger lite socialt bevis och ger dina mottagare olika sätt att komma i kontakt med dig. Det kan också bidra till att driva ytterligare trafik till ditt onlineinnehåll om du lägger upp länkar till blogginlägg, produktsidor eller landningssidor på dina profiler i sociala medier.
6 – Bokningslänkar
Om du ofta mejlar fram och tillbaka med kunder eller andra personer för att boka möten kan det vara smart att lägga till en bokningslänk i din e-postsignatur. Det underlättar för dina kunder, eftersom de kan klicka på länken och ange sina uppgifter för att boka, och det frigör din tid eftersom du inte behöver skicka e-post fram och tillbaka för att få dem bokade. Det finns många kalenderverktyg som du kan använda för att göra det enklare att boka möten, och du kan kopiera och klistra in en länk var du vill så att folk kan klicka på den, till exempel i din e-postsignatur.
7 – Logotyp eller foto
Om du vill göra din e-postsignatur mer intressant eller lägga till en personlig touch så att mottagare som du inte har träffat personligen kan sätta ett ansikte på ditt namn, kan det vara värt att lägga till ett professionellt foto. Om du vill öka varumärkeskännedomen i dina e-postmeddelanden kan du överväga att lägga till företagets logotyp.
8 – Rättsliga krav eller branschens ansvarsfriskrivning
Vissa branscher har särskilda riktlinjer för etikkett och användning av e-post för att förhindra att privat information överförs. Därför kan det vara värt att undersöka om det finns branschregler som kan läggas till i din e-postsignatur som en ansvarsfriskrivning.
E-postsignaturer med exempel på bra design
När du utformar din e-postsignatur finns det ett par bästa metoder att tänka på. Det är en bra idé att utforma signaturen så att ditt namn, din jobbtitel och ytterligare kontaktinformation framhävs. Se också till att signaturdesignen är mobilvänlig, håller hög kvalitet och har en bra designhierarki. Använd enkla, konsekventa färger så att designen inte blir för rörig och är lätt att läsa vid en första anblick. För att göra detta kan du överväga att använda en generator för e-postsignatur att hålla bästa praxis på plats för att utforma en idealisk signatur för dig och samtidigt säkerställa hög kvalitet.
Varför är det viktigt med bra e-postsignaturer?
Oavsett om du äger ett företag, är anställd och ofta använder e-post som huvudsakligt kommunikationsverktyg eller om du söker jobb och vill göra ett professionellt intryck på folk finns det många skäl till varför en bra e-postsignatur är viktig. Din e-postsignatur gör inte bara ett intryck på mottagaren, utan den kan också ge ytterligare information om vem du är och varför du skickar meddelandet, vilket kan vara till hjälp om du skickar e-post till personer som du aldrig har pratat med.
Vad har de bästa e-postsignaturerna gemensamt?
När du skapar den bästa e-postsignaturen finns det några viktiga saker som alla bra signaturer har gemensamt. Huvudsyftet med din e-postsignatur bör vara att göra det tydligt för mottagaren vem de får ett meddelande från. Den bör innehålla ditt fullständiga namn, din yrkestitel och allt annat som är relevant för din identitet. Anta att du skickar e-post från ett företag. I så fall är det värt att ange ytterligare kontaktinformation för företaget i signaturen, t.ex. webbplatsadress, företagsadress och kontakttelefonnummer. Om du skickar e-post som privatperson kan du överväga att lägga till ytterligare information om dig själv, till exempel en länk till din LinkedIn-profil eller andra profiler på sociala medier.
Vad är fördelen med bra e-postsignaturer?
En e-postsignatur kan göra hela skillnaden när det gäller det intryck du lämnar på andra, antingen som privatperson eller som företagsrepresentant. Med rätt e-postsignatur kan du se till att de e-postmeddelanden du skickar framstår som professionella och välgjorda och att det inte uppstår några missförstånd om vem meddelandet har skickats av och syftet med det. Oavsett om du söker jobb, når ut till potentiella kunder som företagare eller kommunicerar med kollegor, byråer och andra yrkesverksamma inom ditt område för ditt företags räkning, kommer en väl utformad, genomtänkt e-postsignatur som innehåller all nödvändig information att göra hela skillnaden när det gäller att lämna ett gott intryck och uppnå det önskade resultatet av din kommunikation.
Hur man skapar signaturer för e-postmeddelanden
De flesta e-postleverantörer gör det enkelt för dig att snabbt skapa en signatur som kan läggas till i alla framtida e-postmeddelanden. När du väl har hittat fönstret för att skapa en e-postsignatur kan du vanligtvis använda en användarvänlig editor som låter dig lägga till text, ändra typsnitt och färger, infoga logotyper och fotografier samt lägga till länkar. Alternativt kan du använda ett verktyg för generering av e-postsignaturer för att skapa din idealiska signatur och kopiera och klistra in den i signaturalternativet i din e-postklient innan du sparar. När du har sparat kommer din signatur att visas i slutet av alla framtida e-postmeddelanden som du skickar.
En e-postsignatur är en enkel del av varje e-postmeddelande du skickar, men om den innehåller rätt information och är väl utformad kan den ha stor betydelse för det intryck du ger med dina e-postmeddelanden.
9 bästa metoder för att skriva bra e-postsignaturer
E-postsignaturer är mer än bara en formalitet – de är en möjlighet att profilera sig, marknadsföra sig och göra ett bestående intryck. En väl utformad e-postsignatur kan fungera som ett kraftfullt verktyg för en mängd olika affärsmål. Nedan följer nio bästa metoder som hjälper dig att skapa en professionell e-postsignatur som sticker ut.
1. Inkludera viktiga kontaktuppgifter och avsändarens kontaktuppgifter
Kärnan i en professionell e-postsignatur är kontaktuppgifterna. Ditt namn, din befattning, ditt företag, ditt kontaktnummer och mobilnummer är ett absolut minimum. Detta säkerställer att e-postmottagarna enkelt kan nå dig via flera kanaler. Att inkludera avsändarens kontaktuppgifter är inte bara en artighet, det är en nödvändighet.
2. Lägg till länkar och ikoner för sociala medier
I dagens digitala tidsålder är länkar till sociala medier och ikoner för sociala medier ett måste i din e-postsignatur. Detta är en subtil form av marknadsföring av e-postsignaturer som kan öka din online-närvaro och personligt varumärke .
3. Införliva en uppmaning till handling (CTA) och CTA i e-postsignaturer
En call to action (CTA) och CTA:er i e-postsignaturer kan förvandla din e-postsignatur från ett enkelt sign-off till ett kraftfullt marknadsföringsverktyg. Oavsett om det handlar om att dirigera mottagarna till en säljsida eller be dem prenumerera på ett nyhetsbrev kan en välplacerad CTA skapa engagemang.
4. Säkerställ mobil responsivitet för mobila användare
Med det ökande antalet mobilanvändare är det viktigt att utforma en e-postsignatur som ser bra ut på mobila enheter. En mobilanpassad design säkerställer att din signatur visas som avsett i olika e-postklienter.
5. Använd professionella e-postsignaturer som digitala visitkort
Tänk på dina professionella e-postsignaturer som digitala visitkort . Om du inkluderar allt relevant innehåll – t.ex. din roll, ditt företag och dina kontaktuppgifter – blir det lättare för mottagarna att komma ihåg dig och ditt personliga varumärke.
6. Håll det enkelt men iögonfallande med de bästa exemplen på e-postsignaturer
Även om det är frestande att ta ut svängarna är de bästa exemplen på e-postsignaturer ofta enkla och rena. En iögonfallande e-postsignatur behöver inte vara flashig, den behöver bara innehålla alla viktiga element i ett snyggt och läsbart e-postsignaturformat.
7. Lägg till en personlig bild eller företagslogotyp
En bild säger mer än tusen ord. Om du lägger till en personlig bild eller företagets logotyp i din e-postsignatur kan du göra den mer minnesvärd. Se dock till att bilden har rätt storlek och är formaterad så att den visas korrekt i olika e-postklienter.
8. Tillhandahåll flera sätt att kontakta er
Din företagssignatur bör innehålla mer än ett sätt för mottagarna att komma i kontakt med dig. Att inkludera flera kontaktuppgifter, t.ex. ett mobilnummer och länkar till sociala medier, tillsammans med ditt Gmail-konto eller din professionella e-post, gör det enklare och främjar bättre kommunikation.
9. Testa med olika e-postklienter och använd en signaturmall
Innan du färdigställer företagets e-postsignaturer är det en bra idé att testa hur de visas i olika e-postklienter. Detta säkerställer att dina e-postsignaturer, kompletta med ikoner för sociala medier och CTA:er, visas som avsett för alla e-postmottagare. Att använda en signaturmall kan också hjälpa till att upprätthålla enhetligheten i alla företagets e-postsignaturer.
Genom att följa dessa bästa metoder kommer du att vara på god väg att skapa en egen signatur som är professionell, effektiv och iögonfallande. Oavsett om du använder en gratis signaturgenerator, en signaturmall eller skapar din egen signatur från grunden, kommer dessa tips att hjälpa dig att få ut mesta möjliga av detta ofta förbisedda marknadsföringsverktyg.
