Synkronisering av e-post innebär att man ser till att samma uppsättning e-postmeddelanden är tillgängliga och uppdaterade på flera enheter eller e-postklienter. Det innebär att man upprättar en sömlös anslutning mellan e-postservern och de enheter som används för att komma åt e-postkontot, t.ex. smartphones, surfplattor, datorer eller webbaserade e-postklienter.
När e-postsynkronisering är aktiverat återspeglas alla åtgärder som utförs på en enhet, t.ex. läsning, radering eller flytt av e-postmeddelanden, på alla andra enheter som är anslutna till samma e-postkonto. Denna synkronisering säkerställer att användarens e-postupplevelse förblir konsekvent, oavsett vilken enhet de använder.
E-postsynkronisering bygger på ett protokoll som kallas IMAP (Internet Message Access Protocol) eller Exchange ActiveSync (EAS). IMAP är det vanligaste protokollet som gör det möjligt för e-postklienter att komma åt och hantera e-postmeddelanden som lagras på en fjärrserver. EAS, å andra sidan, är ett Microsoft-utvecklat protokoll som är särskilt utformat för att synkronisera e-post, kontakter, kalendrar och andra data mellan servrar och enheter.
Synkroniseringsprocessen omfattar flera viktiga steg. För det första upprättar e-postklienten en anslutning till e-postservern med hjälp av lämpligt protokoll. Via denna anslutning kan e-postklienten hämta e-postrubrikerna, som innehåller viktig information om varje e-postmeddelande, t.ex. avsändare, ämne och tidsstämpel. E-postklienten hämtar sedan hela innehållet i de valda e-postmeddelandena från servern.
När e-postmeddelandena har laddats ner till klientenheten skickas alla ändringar som görs i e-postmeddelandet, t.ex. att markera det som läst, flytta det till en annan mapp eller radera det, tillbaka till servern. Servern uppdaterar sedan sina register i enlighet med detta och ser till att ändringarna återspeglas på alla enheter som är anslutna till kontot.
E-postsynkronisering ger användarna många fördelar. Det ger smidig åtkomst till e-postmeddelanden från olika enheter, vilket säkerställer att viktiga meddelanden aldrig missas. Om ett e-postmeddelande läses på en smartphone kommer det till exempel att visas som läst även på användarens dator. Synkroniseringen omfattar även andra e-postrelaterade aktiviteter, t.ex. att skriva, svara eller vidarebefordra meddelanden. Alla ändringar som görs i brevlådans struktur, som att skapa mappar eller organisera e-postmeddelanden i kategorier, synkroniseras också mellan enheterna.
Dessutom ger e-postsynkronisering en tillförlitlig säkerhetskopieringsmekanism. Eftersom e-postmeddelandena lagras på servern kan användaren fortfarande komma åt sina e-postmeddelanden från en annan enhet, även om en enhet försvinner eller inte fungerar som den ska. Denna redundans säkerställer att viktig information inte går förlorad och att den enkelt kan återskapas.
