Hur man gör e-postvalidering i Excel (+Alternativ)

Vad är e-postvalidering?

E-postvalidering är en process som noggrant kontrollerar dina e-postlistor innan du skickar meddelanden. Olika verktyg används för att gå igenom din lista och identifiera giltiga e-postadresser bland de inaktiva. 

Denna process hjälper till att upptäcka felaktiga och ogiltiga uppgifter, så att din kommunikation når fram. Annars kan det hända att du skickar meddelanden i tomma intet och missar möjligheter att få kontakt.

Så oavsett om du skickar ett nyhetsbrev, ett kampanjerbjudande eller ett personligt meddelande bör du prova e-postvalidering, eftersom det hjälper dina meddelanden att nå den avsedda målgruppen, sparar tid och förbättrar engagemanget.

Genom att endast använda giltiga e-postadresser i dina kampanjer kan du förbättra ditt avsändarrykte, få bättre intäkter från dina kampanjer och fokusera din energi där den behövs.

Hur validerar jag e-postadresser i Excel?

Föreställ dig att du har ett gäng e-postadresser i Excel och att du vill se till att varje inbjudan når sin destination. Hur får man detta jobb gjort?

Till exempel, med Excel.

Att validera e-postadresser i Excel kan låta lite skrämmande, men det är faktiskt ganska enkelt när man delar upp det i enkla steg. 

Låt oss gå igenom hur du enkelt kan kontrollera om dina e-postadresser är i rätt format, direkt i Excel.

Steg 1: Konfigurera ditt Excel-ark

Först och främst vill du ha alla e-postadresser som du planerar att validera listade i en enda kolumn i Excel. Låt oss säga att du har dem alla i kolumn A. Detta gör det enklare att tillämpa vår valideringsprocess över hela linjen.

Klicka helt enkelt på den första cellen i kolumnen där dina e-postadresser finns (låt oss säga A1) och ge den ett namn, t.ex. "E-postadresser". Sedan skriver eller laddar du upp din e-postlista nedan.
 

Steg 2: Använd funktionen för datavalidering

Nu ska vi använda knappen Datavalidering. Det är inte så märkvärdigt. Du behöver bara ange några regler för vad som kan skrivas in i en cell.

Markera hela kolumnen med e-postadresser. Gå till fliken "Data" i toppmenyn i Excel, så hittar du alternativet "Datavalidering" i verktygsfältet.
 

 
Klicka på den och dialogrutan Datavalidering öppnas.
 

Steg 3: Fastställa valideringskriterier

I dialogrutan Datavalidering, under fliken "Inställningar", ser du ett fält med rubriken "Tillåt". Klicka på rullgardinsmenyn och välj "Anpassad".

Nedan anger vi en formel för att kontrollera våra e-postadresser.

I formelfältet anger du en formel som Excel kan använda för att verifiera alla ogiltiga e-postadresser. Excel har ingen inbyggd "e-post"-formel, men du kan använda en enkel formel som t.ex: '=ISNUMBER(SEARCH("@", A12))‘

Denna formel kontrollerar om det finns en "@" -symbol i cellen, vilket är ett grundläggande krav för en e-postadress.
 

Steg 4: Tillämpa valideringen

När du har angett din formel klickar du på "OK" för att tillämpa valideringsregeln. Om du vill kontrollera befintliga e-postmeddelanden kan du välja alternativet "Ringa in ogiltiga data" under Datavalidering. Detta kommer att markera alla celler som inte passar valideringsregeln.
 

 
På så sätt kan du också kontrollera förekomsten av tecken som gör e-postadresser ogiltiga.

Se hur en giltig e-postadress ser ut i vår artikel: Vilket är det korrekta formatet för e-postadresser?

⭐ Bonus för små listor

Du kan också använda ett annat sätt. Gå nämligen till menyn Data och välj återigen Datavalidering. I fältet "Tillåt" väljer du "Lista". 

I fältet "Källa" anger du nu de e-postmeddelanden du har för validering - separera dem med kommatecken.
 

 
Bekräfta, aktivera alternativet "Cirkla ogiltiga data" och du är klar.

Excel är bra för det här jobbet, men...

Excel är ett ganska bra verktyg om du vill hitta ogiltiga e-postadresser i en kort lista, men att kontrollera e-postadresser i bulk kan snabbt bli ineffektivt.

Detta beror till stor del på att Excels funktioner för datavalidering är något begränsade. Särskilt när det gäller den komplicerade processen att säkerställa att e-postadresser inte bara är korrekt formaterade utan också är aktiva och kan levereras. 

Den manuella inställningen och tillämpningen av valideringsregler i Excel lägger till ytterligare ett lager av komplexitet och tidsåtgång.

Med tanke på fördelarna och nackdelarna med detta verktyg kan vi säga att Excel trots allt inte är ett idealiskt val för företag eller privatpersoner med stora datamängder.

Professionella verktyg för e-postvalidering är däremot särskilt utformade för att effektivisera och automatisera denna process.

Sådana verktyg erbjuder en mer omfattande metod för validering, som går utöver enkla formatkontroller till att omfatta verifiering av e-postens existens, domänkontroller och till och med upptäckt av engångsmejladresser.

Dessa verktyg kan faktiskt upprätthålla en hög leveransgrad och en ren e-postlista och göra e-postmarknadsföringskampanjer mer effektiva.

Professionella e-postvalideringstjänster kan dessutom bearbeta tusentals e-postadresser på en bråkdel av den tid det skulle ta att validera dem manuellt i Excel. De tillhandahåller också detaljerade rapporter om statusen för varje e-postadress och gör det möjligt för användarna att snabbt identifiera och åtgärda problem.

Med funktioner som är utformade för att öka noggrannheten, spara tid och förbättra den övergripande effektiviteten i din e-postmarknadsföring, utgör professionella verktyg en klok investering för alla som är seriösa med att upprätthålla kvaliteten på sina e-postlistor.

Ett sådant verktyg är Utkastare.

Bouncer - ditt alternativ till validering av e-postdata i Excel

 
Bouncer framstår som den oöverträffade mästaren i verifieringsområde för e-postlista. 

Den går bortom traditionella valideringar i Excel och hjälper företag att skapa felfria e-postlistor.

Med sin uppsättning erbjudanden, inklusive verifiering av e-postlistor, API för verifiering av e-post, toxicitetskontroll, kit för leveransförmåga, och många integrationer, är Bouncer avsedd för att rensa dina listor från ogiltiga e-postadresser och öka e-postkampanjerna.

Men det här är ett mycket mer avancerat verktyg.

Den kan testa din inkorgsplacering, verifiera din autentisering, övervaka blocklistor och testa leveransförmågan. Du kan också kontrollera syntaxvalidering, domänvalidering eller om du hanterar giftiga e-postadresser (t.ex. e-postadresser som har skadats) och skräppostfällor.

Bouncers konkurrensfördelar

• Utkastare noggrannhet vid verifiering ligger på imponerande 99,5%, som visar sitt engagemang för precision och tillförlitlighet. Denna noggrannhet är avgörande för att filtrera bort ogiltiga e-postmeddelanden och upprätthålla integriteten i din e-postlista.
• Till skillnad från enkel e-postvalidering i Excel följer Bouncers avancerade teknik strikta valideringskriterier och säkerställer att varje e-postadress har rätt adressformat eller är fri från vanliga fel.
• Hastighet är en annan arena där Bouncer utmärker sig. Dess API är konstruerat för snabb validering av e-post och kan hantera upp till 500 000 e-postmeddelanden i en batch. Denna snabba verifieringsprocess är ett måste för företag med stora e-postlistor.
• Verktygets användarvänliga gränssnitt i kombination med förstklassig kundsupportsäkerställer en sömlös upplevelse för användarna och vägleder dem genom eventuella utmaningar eller integrationsbehov som de kan stöta på.

Oavsett om ditt mål är att upprätthålla en uppdaterad e-postlista, förhindra fel i dina e-postkampanjer eller se till att dina e-postadresser följer syntaxreglerna - Bouncer är det bästa verktyget för snabb och korrekt e-postvalidering.
 

Prissättning av hoppare

Och det bästa av allt?

Du kan använda Bouncer gratis och verifiera dina första 100 e-postmeddelanden utan kostnad.

När du har använt dem kan du välja mellan pay-as-you-go, där du bara betalar för det du behöver, eller en prenumerationsplan - en mer ekonomisk plan där du betalar ett fast belopp varje månad.

Men det betyder inte att Bouncer är dyrt. Med pay-as-you-go-priser kan du få 1 000 krediter för bara $8,00. Till det priset och med så många funktioner är det som att inte betala någonting.

Och om det skulle hända att du inte använder alla krediter behöver du inte oroa dig - de kommer aldrig att förfalla.

Njut av att validera e-postadresser med Bouncer

Med e-postvalidering gissar du inte vilka e-postadresser som kan fungera. Istället fattar du välgrundade beslut och ser till att ditt meddelande hamnar i rätt inkorg varje gång. 

Det är ett strategiskt steg inom datahygien som kan få stor betydelse för dina marknadsföringsinsatser. 

Du kan utföra grundläggande e-postvalidering i ett Excel-kalkylblad, men kommer det att vara rätt val med tanke på att det finns andra, bättre, snabbare och mer effektiva verktyg för jobbet i dina fingertoppar?

Vi överlåter besluten till dig.

Om du någonsin behöver Bouncer, vet du var du hittar oss. 😉