Om du letar efter svar på någon av dessa frågor har du kommit till rätt ställe. Den här guiden är till för att hjälpa dig med efterlevnaden av e-postreglerna. Den ger tydliga och praktiska insikter för att säkerställa att dina e-postinsatser är framgångsrika och helt lagliga.
Vad är efterlevnad av e-postregler och varför är det viktigt?
Email compliance handlar om att följa lagar och regler som garanterar att dina e-postmeddelanden är lagliga och respekterar mottagarnas integritet. Det handlar också om att skydda känslig information, t.ex. personliga hälsouppgifter.
Viktiga aspekter av efterlevnad av e-post är bland annat:
- inhämta uttryckligt samtycke från mottagarna innan vi skickar kommersiella e-postmeddelanden,
- respektera begäran om undantag omedelbart,
- och undvika falsk eller vilseledande information.
Efterlevnad är avgörande för att upprätthålla ett gott avsändarrykte, men det är mer än så – det är nyckeln till att undvika rättsliga påföljder.
Om företag inte bryr sig om sin efterlevnad av e-postreglerna kan de drabbas av höga böter, som kan vara tillräckligt stora för att påverka deras finansiella stabilitet. I vissa fall kan juridiska frågor leda till långsiktiga skador på företagets rykte och kundernas förtroende.
Dessutom kan bristande efterlevnad påverka företagets relationer med e-postleverantörer och tillsynsorgan, leda till svartlistning av företagets e-postdomän och påverka all framtida e-postkommunikation.
Leverantörer av e-posttjänster hjälper ofta företag att hantera regelefterlevnad genom att erbjuda funktioner som dubbel opt-in, autentisering av e-post och regelbundna revisioner – sådana alternativ kan säkerställa datasekretess och dataskydd.
De viktigaste lagarna om efterlevnad av e-postregler
Efterlevnad av e-postregler är en viktig aspekt av e-postmarknadsföring och digital kommunikation. Den följer olika lagar och förordningar som är utformade för att skydda konsumenternas rättigheter och bidra till en ansvarsfull användning av e-post för kommersiella ändamål.
Dessa lagar kan variera beroende på region och har specifika krav.
Bland de mest populära och betydelsefulla lagarna kan nämnas
- CAN-SPAM-lagen i Förenta staterna,
- den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) i Europeiska unionen,
- och Kanadas antispamlagstiftning (CASL).
Låt oss kolla in dem.
CAN-SPAM-lagen
CAN-SPAM Act är en av de lagar i USA som reglerar e-postkommunikation.
Det står för Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Den antogs 2003 och är utformad för att ge mottagarna rätt att sluta ta emot oönskade e-postmeddelanden.
Om CAN-SPAM-lagen:
- Den gäller för alla kommersiella elektroniska meddelanden, vilket definieras som alla elektroniska meddelanden som huvudsakligen är avsedda för kommersiell annonsering eller marknadsföring av en kommersiell produkt eller tjänst.
- CAN-SPAM Act innehåller bland annat ett förbud mot att skapa vilseledande ämnesrader så att de inte vilseleder utan korrekt återspeglar innehållet i e-postmeddelandet.
- Det förbjuder förvirrande rubriker och kräver att e-postmeddelandets rubrikinformation – inklusive fälten ”Från”, ”Till” och ”Svara till” – ska vara exakt och identifiera den person eller det företag som initierade meddelandet.
- Dessutom säger den att mottagarna måste ha ett enkelt sätt att välja bort att ta emot framtida e-postmeddelanden. Denna avanmälningsprocess måste respekteras omedelbart av e-postavsändaren.
- Varje e-postmeddelande måste innehålla avsändarens fysiska postadress.
- Överträdelser av CAN-SPAM Act kan leda till påföljder, inklusive böter för missbruk av kommersiella e-postmeddelanden.
GDPR
General Data Protection Regulation (GDPR) är en omfattande dataskyddslag i Europeiska unionen som trädde i kraft i maj 2018. Den har haft en betydande inverkan på e-postmarknadsföring och kommunikation genom att prioritera kundernas integritet och samtycke.
Om GDPR:
- Den gäller för alla organisationer som är verksamma inom EU och för organisationer utanför EU som erbjuder varor eller tjänster inom detta område eller övervakar beteendet hos EU-medborgare.
- Det krävs uttryckligt samtycke för behandling av personuppgifter. I samband med e-postmarknadsföring innebär detta att användarna aktivt måste välja att delta. Avsändaren måste tillmötesgå förfrågningar om att avsluta prenumerationen.
- Enskilda personer har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och kan begära att de raderas.
- Det kräver att dataskyddsåtgärder integreras i utvecklingen av affärsprocesser.
- Den kräver att organisationer rapporterar vissa typer av dataintrång till relevanta myndigheter och, i vissa fall, till de drabbade individerna.
- Organisationer kan få betydande böter för bristande efterlevnad, upp till 20 miljoner euro eller 4 % av företagets globala årsomsättning. Det är dock inte alla överträdelser av GDPA som leder till ekonomiska påföljder.
CASL
Kanadas antispamlagstiftning (CASL) är ett regelverk som reglerar sändning av kommersiella elektroniska meddelanden (CEM) inom, till eller från Kanada. Den antogs 2014 och är en av de strängaste antispamlagarna i världen.
Om CASL:
- CASL kräver uttryckligt eller underförstått samtycke för att skicka CEMs, inklusive e-post, SMS, sociala medier eller snabbmeddelanden – detta är strikta krav för alla kommunikationsformer.
- Den säger att avsändare måste identifiera sig och lämna kontaktinformation i sina meddelanden. Förutom ditt juridiska namn bör du ange gatuadress, postbox och andra relevanta kontaktuppgifter.
- Varje meddelande måste innehålla ett enkelt och lättillgängligt sätt för mottagarna att avregistrera sig från framtida meddelanden. De flesta e-postplattformar erbjuder den här funktionen som standard, särskilt i kalla e-postmeddelanden.
- Organisationer måste spara uppgifter om samtycke (antingen underförstått eller uttryckligt) som bevis på efterlevnad. Så när du har fått ett uttryckligt samtycke från någon ska du lagra det under det angivna antalet arbetsdagar för att följa sekretesslagarna.
- Brott mot CASL kan leda till stränga påföljder, inklusive böter på upp till 1 miljon dollar för enskilda personer och 10 miljoner dollar för företag.
- Denna förordning gäller om ett meddelande skickas till eller från kanadensiska enheter. Det innebär att den är relevant för globala e-postkampanjer som riktar sig till kanadensiska mottagare. Detta är viktigt när man sköter kommunikationen för företag som når ut till globala målgrupper.
Så här förbättrar du din efterlevnad av e-postreglerna
Att förbättra efterlevnaden av e-postreglerna handlar inte bara om att följa reglerna eller att inte få böter.
Här handlar det mer om att bygga långvariga relationer och förtroende bland dina e-postmottagare och ISP:er, och att ta hand om ditt företags e-postverksamhet, samtidigt som du skickar relevant innehåll och kringgår alla spamfilter som finns där ute.
Därför är det dags att lära sig några praktiska och enkla sätt att förbättra din e-postöverensstämmelse, inte begränsat till lagstadgade krav.
Be om tillstånd innan du skickar e-post
Grunden är att få tillåtelse att skicka e-post för att undvika de juridiska konsekvenserna av en arg e-postlista. Du måste fråga din målgrupp om de tycker att det är okej att få dina e-postmeddelanden. Detta kan vara så enkelt som att inkludera ett registreringsformulär på din webbplats eller under en köpprocess. När de uttrycker samtycke kan du börja nå ut.
Nyckeln till efterlevnad av reglerna för e-post är transparens – låt människor veta vad de registrerar sig för, oavsett om det är ett nyhetsbrev, kampanjer eller uppdateringar. Förklara vilka fördelar de kommer att få av dina e-postmeddelanden, men var ärlig här. Ämnesraden och brödtexten i e-postmeddelandet ska tydligt ange vad användaren får.
På så sätt bygger du upp en grund av förtroende och säkerställer att din publik är intresserad av ditt innehåll.
Kom ihåg att kvalitet alltid vinner över kvantitet när det gäller e-postmarknadsföring. De flesta e-postmarknadsförare föredrar ett högre engagemang i e-postmeddelanden än tusentals e-postkedjor som ingen läser.
Det är bättre att ha en mindre lista med intresserade personer och e-postkonton än en stor grupp oengagerade kontakter. Målet är trots allt att skapa en gemenskap av intresserade människor som väntar på dina e-postmeddelanden, inte en tävling för att se vilket företag som har den största publiken.
Använd dubbel opt-in
Double opt-in tar tillståndet ett steg längre och det är en av de viktigaste metoderna för e-postmarknadsföring som finns. Det är ett bra exempel på att bekräfta viljan att vara i kontakt med dig och visar att en person vill gå med i din e-postlista.
Så när någon registrerar sig för din lista, skicka dem ett bekräftelsemail och en uppföljning och be dem att klicka på en länk för att verifiera sin prenumeration. Den här metoden säkerställer att e-postadressen är giltig och korrekt och att ägaren verkligen är intresserad av att få dina e-postmeddelanden.
Det minskar också sannolikheten för spamklagomål och förbättrar kvaliteten på din e-postlista.
👉 Läs mer: Varför går mina e-postmeddelanden till SPAM?
Det kan tyckas vara ett extra steg, ett nödvändigt sådant. Men inte riktigt, enligt många regler för e-postmarknadsföring.
Double opt-in är ett kraftfullt verktyg för dem som vill bygga en dedikerad publik. Så istället för att se det som bara ytterligare ett steg på den långa vägen till framgång, tänk på det som att få en RSVP för din fest som bekräftar att gästen kommer till den.
Validera dina listor innan du skickar ut e-post
På samma sätt får du inte glömma bort e-postvalidering och att skicka meddelanden till aktiva adresser.
När det gäller validering och att hålla din e-postlista ren kan du använda ett verktyg som Bouncer som inte låter någon riskabel e-postadress komma in i dina listor .
Bouncer kontrollerar och skannar din e-postlista och ser till att alla som kommer in har en giltig e-postadress. Det hjälper till att minska avvisningsfrekvensen och skyddar avsändarens rykte. Det fungerar också i realtid och erbjuder funktioner som syntax-, domän- och SMTP-kontroller.
Tack vare Bouncer skickar du e-post endast till aktiva, giltiga adresser, förbättrar leveransbarheten och respekterar din målgrupps inkorg.
Men ännu viktigare är att Bouncer hjälper dig att följa e-postreglerna och undvika skräppostmappar. Det är ett säkert verktyg som följer policyer, fungerar sömlöst i flera länder och på flera språk, bekräftar legitimiteten hos e-postmeddelandets domännamn och med allt detta ökar du fortfarande dina mätvärden för e-postmarknadsföring.
Så om du letar efter ett omfattande system som kan förbättra dina e-postmeddelanden på många områden är det dags för dig att prova Bouncer.
Ge uttryckliga alternativ för att välja bort
Nästa steg handlar om att erbjuda tydliga opt-out-alternativ. De är i linje med lagkraven och är ett tecken på respekt och transparens. De visar också att du inte kommer att tvinga kunderna att stanna hos dig till varje pris. Det handlar inte bara om att följa branschstandarder, utan även om att följa globala antispamstandarder.
Människors intressen förändras, och om de anser att dina e-postmeddelanden är irrelevanta vill de enkelt och snabbt säga adjö till dig. Om du tillåter det genom ett avregistreringsalternativ kommer du fortfarande att upprätthålla en positiv relation och ge kunderna kontroll över sina preferenser.
I slutändan vill du att dina gäster ska stanna kvar hos dig för att de uppskattar ditt innehåll, inte för att de inte kan hitta utgångsdörren, eller hur?
Det ska alltså inte vara en skattjakt att avsluta en prenumeration. Istället ska det vara lika lätt att avsluta prenumerationen som det är att prenumerera. Det är därför du måste kontrollera att din avregistreringslänk är lätt att hitta i varje e-postmeddelande. Det kan vara en enkel text med en länk längst ner i dina e-postmeddelanden.
Övervaka svarta listor
Tänk på svarta listor som varningssignaler – om ditt e-postmeddelande hamnar där betyder det att det har markerats som skräppost av användare eller e-postleverantörer. Så om det är för sent och du redan har hamnat här är det dags att skärpa till dig.
Du kan rensa upp i din e-postlista, ändra innehållet i dina e-postmeddelanden eller justera hur du samlar in e-postadresser.
Övervaka regelbundet vad som händer med dina e-postmeddelanden. Granska också dina e-postrutiner och se till att du följer reglerna för efterlevnad. Tack vare detta kommer du att upprätthålla ett gott avsändarrykte, förbättra leveransbarheten och garantera att dina e-postmeddelanden välkomnas i mottagarnas inkorgar. Genom att respektera den här typen av e-postregler säkerställer du bättre resultat för dina e-postmarknadsföringskampanjer.
Det är en proaktiv åtgärd för att upprätthålla hälsan och effektiviteten i din e-postkommunikation.
Använd autentisering via e-post
E-postautentisering hjälper till att verifiera att e-postmeddelandet kommer från dig och inte från en imitatör. Med andra ord talar det om för e-posttjänstleverantörer att ditt e-postmeddelande är legitimt och inte en förklädd spammare.
Skapa SPF-poster (Sender Policy Framework), DKIM-poster (DomainKeys Identified Mail) och DMARC-poster (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Dessa är som ID-kontroller som talar om för e-postleverantörer och mottagare att dina e-postmeddelanden är autentiska.
Detta är mer än ett måste i en värld där nätfiske och skräppost florerar via massutskick av e-post. Dessutom kan det förbättra leveransbarheten för e-post och skydda ditt varumärkes rykte.
Segmentera och rikta in dig på din målgrupp
Och vårt sista förslag – segmentering och inriktning av din målgrupp, som hjälper dig att skicka e-post till rätt personer. Det innebär att du delar in din e-postlista i mindre grupper baserat på specifika kriterier, som plats, intressen, inköp eller tidigare beteende.
Detta gör att du kan skräddarsy ditt innehåll för att passa olika segment av människor och gör dina e-postmeddelanden mer relevanta.
Här är det viktigaste att visa att du förstår och tillgodoser din målgrupps olika behov och intressen. Dessutom är det mer troligt att personliga och relevanta e-postmeddelanden välkomnas och mindre troligt att de markeras som skräppost.
Du skulle t.ex. inte skicka samma e-postmeddelande till kvinnor som är intresserade av simning och till dem som är intresserade av bilreparationer.
En sådan effektiv segmentering leder till högre mätvärden och bättre resultat eftersom din målgrupp får det innehåll de behöver.
Förbättra din e-postkommunikation
Och här är vi – med alla steg för att förbättra din efterlevnad av e-post som går utöver e-postlagarna.
Med hjälp av våra tips kan du skicka relevanta e-postmeddelanden som uppfyller kraven, säkra och engagerande meddelanden och förbättra din e-postmarknadsföring.
Men innan du börjar köra e-postmarknadsföringskampanjer måste du förbereda dig för det, nämligen – kontrollera vilka lagar som gäller för dig. Om du inte följer reglerna för e-postmarknadsföring kan du stöta på många problem med den här formen av kommunikation.
Men om du förbereder dig noga kan du undvika riskerna och behålla dina kunders förtroende.
Upprätthåll efterlevnad av lagar och se till att dina meddelanden når avsedda mottagare. Använd vårt verktyg, Bouncer, och förändra ditt sätt att arbeta med dina marknadsföringsmeddelanden .
