Att se till att dina kunder kan nå dig är en av förutsättningarna inte bara för bra kommunikation, utan också för att öka dina intäkter. För att se till att de alltid kan hitta dig kan du använda en så kallad catch-all-adress.
En catch-all-adress (eller catch-all-konto) är en typ av konto som vidarebefordrar e-postmeddelanden när de skickas till en icke-existerande adress. På så sätt kan du fortsätta kommunikationen även om någon inte vet vilken adress de skickar till.
Idag ska vi förklara hur en catchall-adress fungerar, vad ett catchall-e-postmeddelande är och visa dig varför du (inte) ska använda en sådan i din affärskommunikation.
Hur ett catchall-mail fungerar
Catch-all-servrar är utformade för att säkerställa att företagare inte missar några kundproblem, frågor eller leads. Om en kund t.ex. försöker skicka ett e-postmeddelande och adressen inte finns kommer kunden att få ett felmeddelande och e-postmeddelandet kommer att studsa .
Med en catchall-adress på din domän använder du en typ av vidarebefordran av e-post. Även e-post som skickas till ogiltiga e-postadresser når din inkorg.
Vad är ett catch-all e-postkonto?
En catch-all är något som innehåller småsaker av en stor mängd olika saker. E-postadresser med catch-all-adresser skapas ofta för att säkerställa att e-postmeddelanden tas emot även om avsändaren gör ett misstag när han eller hon anger e-postadressen.
Ibland kan de dock orsaka problem. Till exempel kan catch-all-servrar ibland göra det lättare för en spammare att bombardera domänen med icke begärda meddelanden . På grund av detta kommer en catch-all-brevlåda ofta att överbelastas med skräppost och bli funktionellt värdelös.
Ett exempel på hur man ställer in en catch-all e-postadress i Zoho. Källa
En samlad e-postadress skapar ofta förvirring och för att hantera den på rätt sätt måste du förstå vad de är, hur de används och hur de fungerar. Ett catch-all e-postkonto är en adress som är inställd för att ta emot meddelanden som är adresserade till fel e-postadress för en domän.
Anledningar till att ha ett e-postmeddelande med en samlad information
För många företag är det viktigt att ha en samlad brevlåda som är konfigurerad för verksamheten, trots riskerna med skräppost och phishing-attacker . Catch-all-brevlådor kan fungera som en livbåt för felstavade e-postadresser och kan rädda ditt företag från att gå miste om potentiellt viktiga e-postmeddelanden på grund av mindre fel som gjorts i en e-postadress.
Nackdelar med Catchall-domäner och e-postadresser
Huvudsyftet med att skapa catch all-domäner och e-postadresser var att se till att inga e-postmeddelanden till den domänen skulle avvisas och i slutändan gå förlorade. En catch all-domän är inställd på att acceptera alla e-postmeddelanden utan att avvisa något, vilket gör dem användbara för alla som oroar sig för risken att eventuellt missa viktiga meddelanden.
De utnyttjades dock snabbt av spammare. Allt spammare behöver nu är domännamnet för att börja skicka skräpmeddelanden, utan att behöva leta efter användarnamn eller skrapa e-postadresser. På grund av hur catch all-e-postmeddelanden fungerar behöver spammare bara sätta något som de gillar framför domänen och skicka meddelandet – så kommer det fram till catch all-brevlådan.
Detta resulterar i massor av oönskade e-postmeddelanden som skickas till icke-existerande användare. Och dessa skräppostmeddelanden är en av de vanligaste anledningarna till att många företag inte bryr sig om att skapa en catch-all-adress.
Så här ställer du in en catch all-e-postadress på två sätt
Trots de potentiella problemen finns det flera skäl att överväga att skapa en catch-all-e-postadress på din e-postdomän. En catch-all-adress förhindrar att e-postmeddelanden skickas tillbaka till avsändaren som icke leveransbar eller omdirigera e-postmeddelanden som av misstag har skickats till en felaktig e-postadress. De flesta domännamnsleverantörer låter dig skapa en catch-all e-postadress. Vissa erbjuder detta som en gratistjänst medan andra tar ut en avgift.
Du kan konfigurera en e-postadress för alla i Office365 genom att skapa en dynamisk distributionsgrupp. I denna grupp listas alla företagets Office365-e-postadresser för att ta emot e-post från externa domäner. Du måste också konfigurera en delad brevlåda där organisationens många mottagare kan visa e-postmeddelanden som skickas in via catch-all-postlådan.
Installation av molnhosting
Det är relativt enkelt att konfigurera en catchall-postlåda för dem som har molnhosting. De flesta e-posthanteringsverktyg gör det möjligt att skapa en catchall-e-postadress.
Installation av semi-dedikerat webbhotell
Företag som använder semi-dedikerad hosting kan vanligtvis enkelt konfigurera en e-postadress för alla, särskilt om e-post hanteras av molnhostingplattformen.
Vad används en Catchall Email till?
I början användes catch-all e-post och servrar av webbansvariga för att förhindra att e-postmeddelanden gick förlorade när de gick till en icke-existerande e-postadress. Felaktiga e-postadresser omdirigerades till en generisk ”catch-all”-brevlåda, som granskades regelbundet för att se till att inga viktiga meddelanden försvann.
Det kan låta som en bra idé i teorin, men sanningen är att de flesta brevlådor idag är överbelastade med spam och oönskade e-postmeddelanden, vilket i slutändan kan göra det svårt att hitta några viktiga meddelanden i alla fall.
Dessutom går det inte att verifiera catch-all-e-postadresser, vilket är ytterligare en anledning till att vissa tycker att de är så frustrerande. Till skillnad från de flesta servrar, SMTP kan inte användas för att ta reda på vad som pågår .
Vissa tjänster kan bekräfta att domänen är aktiv och det finns även avancerade tjänster som kan upptäcka en catch-all-konfiguration. Det enda sättet att verifiera att brevlådan existerar är att skicka ett e-postmeddelande till adressen, vilket kan utgöra en risk för din rykte som avsändare.
Vad är en Catchall-domän?
När du verifierar en lista med domäner eller e-postmeddelanden kommer du troligen att stöta på några resultat som är markerade som okända med statusen ”server is catch all”.
I princip betyder det att det här är domäner som är inställda på att ta emot e-post, men de kommer alltid att svara ”OK” oavsett vilken brevlåda de får.
På grund av detta kommer de flesta e-postkontrolltjänster alltid att flagga catch-all-domäner som okända. På grund av dessa domäners natur är det enda sättet att säkert veta om e-postadressen är giltig är att skicka ett e-postmeddelande.
Många av dessa e-postadresser är dock troligen giltiga, och i sådana fall kommer resultaten att återinföras i din huvudlista när du har skickat ett e-postmeddelande för att bekräfta detta. Att göra detta gradvis är det bästa sättet att se till att din övergripande Avvisningsfrekvens hålls lågt.
Fånga alla bästa metoder för domäner
Det anses vara dålig praxis för en e-postserver att acceptera e-postadresser som inte existerar för att sedan skicka tillbaka dem. Ursprungligen användes denna praxis på grund av att spammare letade efter e-postmottagare på e-postservrar, med tanken att spammare inte skulle kunna leta efter mottagare på e-postservern, vilket skulle leda till att de gick vidare och minskade skräpposten.
Spammare blev dock kreativa och lärde sig snabbt att manipulera catchall-serverns beteende till sin fördel. Det är bättre att avvisa icke-existerande e-post direkt för att förhindra att meddelanden tas emot, accepteras och sedan studsar tillbaka.
Varför studsar alla e-postmeddelanden?
Om du skickar marknadsföringsmejl finns det troligen några catch-all-mejl på din lista. Vissa e-postmeddelanden kommer att hamna på domänen i fråga, medan andra aldrig kommer att nå inkorgen, ofta på grund av den mängd skräppost som dessa brevlådor tar emot. Företag kan ställa in servrar så att de tar emot all e-post under en viss tid, men det finns alltid möjlighet att de kan avaktivera denna funktion i framtiden, vilket kan leda till att din e-post studsar.
E-post som studsar kan orsaka stor skada på din avsändares rykte, särskilt om din studsfrekvens är högre än branschstandarden på 2%, vilket är en varningssignal till internet- och e-postleverantörer.
En hög avvisningsfrekvens visar e-postleverantörerna att du inte håller koll på god e-posthygien och det finns en risk att du inte är en legitim avsändare.
Därför är det riskabelt att skicka e-post till catchall-domäner eftersom det kan leda till att du hamnar i andra mottagares skräppostmappar, även om du har de bästa avsikter och följer alla bästa e-postrutiner.
Det bästa sättet att undvika detta är att städa upp. din e-postlista regelbundet. När du kör din lista genom ett e-postverifieringsverktyg kommer du vanligtvis att få en procentandel resultat som listas som riskabla eller catchall-e-postmeddelanden.
Vissa företag kanske väljer att ta det säkra före det osäkra genom att radera alla dessa e-postmeddelanden från sin lista, medan andra kan ta ett försiktigt tillvägagångssätt för att avgöra vilka som är säkra att skicka till och vilka som inte är det.
Du kan hitta verktyg som du kan använda för att köra catchall-resultaten genom för att få en bättre uppfattning om hur riskabla de är, vilket ger dig en bättre uppfattning om vilka du ska behålla och vilka du ska ta bort från din lista.
En catchall-e-postadress kan vara ett perfekt sätt att ta emot e-post som annars skulle ha försvunnit. Innan du inrättar en sådan är det dock viktigt att du förstår nackdelarna och risken för skräppost.
Ett samlat e-postmeddelande
Att skapa en catch-all-adress kan vara ett bra sätt att se till att du inte missar någon e-post och att du alltid är tillgänglig för dina kunder. Men du bör också vara medveten om att det kan leda till att du får massor av skräppost. Beslutet är ditt, och förhoppningsvis har vi gjort det lättare för dig idag.
Och om du skickar ut e-postkampanjer bör du veta att många av dina mottagare också har catch-all-adresser. Använd Bouncer för att verifiera dina e-postlistor och hitta catch-all-adresser så att du vet att du inte ska skicka meddelanden till dem.
Ofta ställda frågor
Vad är ett exempel på en catchall-e-postadress?
Det kan se ut ungefär så här: [email protected] . Den exakta adressen varierar dock från en domän till en annan.
Kan jag lägga till ett catch-all e-postkonto i Gmail?
Ja, det är möjligt att lägga till en catch-all-adress även i Gmail. Du behöver bara lägga till ett nytt konto i din Google Workspace och ställa in det så att det fungerar som catch-all.
Kan du verifiera catch-all e-postmeddelanden?
De flesta e-postverifieringsverktyg kan inte göra detta – men Bouncer kan. Med Bouncer kan du identifiera catch-all-mail genom att köra dina listor genom vår verifieringstjänst.
