En av de svåraste sakerna med att skapa e-post för företag är att du inte kan begränsa ditt företag till en enda e-postadress.
Du behöver förmodligen en separat e-postadress för VD, bokföring, marknadsföring och andra avdelningar, samt e-postadresser för nyckelpersoner som är kontaktpersoner för kunder inom företaget. Det kan leda till många olika individuella inboxar att hantera. Lyckligtvis är ett e-postalias en enkel och ofta gratis lösning som kan göra det hela mycket enklare att hantera.
Det finns många bra skäl att skapa ett e-postalias som skiljer sig från din primära adress men som ändå går till din inkorg. Det kan vara användbart både i yrkeslivet och privatlivet för att organisera din e-postinkorg bättre och få ökad säkerhet och integritet. Alias kan användas för att snabbt identifiera inkommande meddelanden från olika källor, och det kan också användas för att registrera sig för saker på nätet. De flesta större e-posttjänster, inklusive Gmail och Microsoft, gör det möjligt för dig att skapa ett eller flera alias för e-post.
Vad är ett alias-e-postmeddelande?
När du startar ett företag kan kostnaderna för att komma igång vara en källa till stress. Det är viktigt att tänka på vad du behöver för att starta ett företag, inklusive en professionell e-postadress.
Din e-postadress kommer att fungera som en markör för din digitala närvaro och kommer ofta att vara det huvudsakliga sättet för kunderna att interagera med ditt företag. När du skapar din primära e-postadress blir detta den huvudsakliga adress som ditt företag skickar och tar emot e-post från. Dessutom är detta den adress som hela din kontaktlista ser när du når ut.
Ett e-postalias är dock en funktion som gör att du kan skapa andra e-postadresser som automatiskt vidarebefordrar inkommande meddelanden till din primära e-postadress. På så sätt slipper du konfigurera ytterligare e-postlådor eller betala extra avgifter till din e-postleverantör.
Din huvudsakliga e-postadress på företaget kan till exempel vara johnsmith@company.com och du kan skapa en aliasadress på js@company.com med samma e-postdomän.
Ett e-postalias kallas också för en alternativ e-postadress och avser en vidarebefordringsadress. Det kan också definieras som ett smeknamn som du kan använda för att skydda ditt riktiga namn på internet. För företag kan det vara namnet på en avdelning eller en marknadsföringskampanj.
Ett alias har en separat inkorg, men det behöver inte öppnas för att hantera e-postmeddelanden som tas emot av det. Alla inkommande meddelanden vidarebefordras till ditt primära e-postkonto. Det kommer också att använda alla samma kontakter och kontoinställningar som ditt primära konto.
De viktigaste fördelarna med att använda ett alias för e-post
Det finns olika anledningar till varför du vill använda ett e-postalias. Några av de viktigaste fördelarna med att använda ett e-postalias är följande:
- Effektivare hantering av inkorgen: Allt levereras till samma inkorg, vilket kan göra det lättare att spåra kommunikationen, och du kan konfigurera e-postautomatisering och filter för att förenkla processen ytterligare.
- Företag kan spara värdefull tid genom att slippa hoppa mellan olika konton.
- Ett e-postalias kan användas för att hålla en primär arbetsmail privat, samtidigt som du kan ta emot e-post i den primära inkorgen. Detta kan vara praktiskt om du till exempel vill spåra dina konkurrenter genom att registrera dig för deras e-postmarknadsföringskampanjer.
- Aliasnamn kan underlätta sorteringen för nya småföretag, eftersom dessa företag kanske ännu inte har någon kundtjänst eller bokföringsavdelning.
E-postalias är en utmärkt lösning för företag som behöver ta emot e-post från olika anställda eller avdelningar på samma ställe.
När är alias e-postkonton användbara?
En av de största fördelarna med att använda ett e-postalias är möjligheten att skapa en professionell digital närvaro för ditt företag. När du till exempel startar ditt företag kan du vara den enda som driver det, vilket kräver endast en e-postadress som är din primära e-postadress för eventuella förfrågningar.
Du kanske dock vill lägga till en annan e-postadress för försäljningsledningar och faktureringsförfrågningar. Med hjälp av ett e-postalias kan du skapa båda dessa adresser, men få alla e-postmeddelanden som skickas till någon av dem i din primära inkorg.
E-postalias anses i allmänhet vara en tillfällig åtgärd som används tills ett företag växer och får fler anställda som kan hantera olika inboxar. De kan dock också användas som en permanent lösning för sorteringsproblem eller problem med felstavade e-postmeddelanden.
Om du till exempel vet hur din e-postadress ofta stavas fel kan du lägga till dessa som alias för att förhindra att e-postmeddelanden inte levereras.
Alternativ till Alias för e-post
En delad brevlåda är ett alternativ till ett e-postalias som kan vara värt att överväga. De gör det möjligt att skicka och ta emot e-post med delade adresser, och flera användare kan logga in på de delade brevlådorna för att hantera dem. Liksom e-postalias tar de inte ut några extra avgifter, vilket gör dem till ett idealiskt alternativ för företag där ett e-postalias inte passar alla behov.
Du kan också överväga en tillfällig adress, men då riskerar du att förlora din e-post när den upphör att gälla.
När ska du använda en alias-e-postadress?
Det finns olika situationer där ett e-postalias kan vara användbart. Dessa inkluderar:
Någon i företaget fyller flera roller
Om du eller någon som arbetar för ditt företag har flera roller kan det vara bra att skapa ett e-postalias för att organisera kommunikationen. Det hjälper dig att undvika att behöva växla mellan flera inboxar, vilket gör det lättare att hålla reda på alla mottagna e-postmeddelanden.
Behåll kontakter med tidigare anställda
En annan anledning att använda alias e-postadresser för dina anställda är att du kan hålla kontakten med personer som kontaktar tidigare anställda. På så sätt förblir en anställds ursprungliga adress (johnsmith@company.com) aktiv även när John Smith lämnar företaget, så att du kan läsa ny e-post för den här personen i en separat brevlåda.
Tillfälliga e-postadresser
En tillfällig e-postadress kan vara användbar när du behöver registrera dig på en tjänst men är osäker på hur tillförlitlig den är. Om du inte gillar tanken på att använda en tillfällig e-posttjänst kan du använda ett e-postalias i stället. När du inte längre behöver aliaset kan du bara radera det för att sluta ta emot e-post till den adressen.
Att hålla din personliga e-post privat
Det är alltid bra att hålla isär privat- och yrkesliv. Därför bör du undvika att använda en personlig e-postadress för ditt företag. Du kan använda ett alias för att fortsätta att ta emot alla e-postmeddelanden som du får till din primära inkorg, utan att avslöja personlig information eller se oprofessionell ut.
Hur skapar man e-postalias med hjälp av olika tjänster?
Nu när du vet hur användbart ett alias kan vara för ditt företag är det värt att veta hur du konfigurerar ett e-postalias med några av de mest populära tjänsterna. Här finns steg för steg-instruktioner för alla de som är värda att nämna.
Lägg till alias i Gmail
Gmail tillåter varje användare att skapa upp till trettio alias utan kostnad. Börja med att logga in på Google Admin-konsolen med ett administratörskonto. Gå till avsnittet Användare via startsidan, hitta sedan den önskade användaren och öppna den kontosidan i listan Användare.
Hitta och klicka på Alternativa e-postadresser under avsnittet Användarinformation. Därefter kan du ange ett alternativt användarnamn. Tänk på att du inte kan skapa ett alias som redan har tilldelats någon. När du är klar sparar du dina ändringar. Lägg till det nya aliaset i ditt primära e-postkonto så att du kan börja skicka e-post från den alternativa adressen.
Lägg till alias i Outlook
Outlook är en annan e-posttjänst där användarna har möjlighet att skapa flera alias utan kostnad. För att skapa ett e-postalias i Outlook går du till sidan Lägg till ett alias och loggar in på ditt konto om det behövs.
Välj antingen ”Lägg till en befintlig e-postadress som alias” eller ”skapa en ny Outlook-e-postadress och lägg till den som alias” beroende på vilken du vill ha. Klicka sedan på Lägg till alias. Tänk på att du inte kan lägga till befintliga @live.com-, @hotmail.com- eller @msn.com-adresser som alias, och du kan inte lägga till ett alias som redan är kopplat till ett Microsoft-konto.
Lägg till alias i iCloud
Om du använder iCloud-mail (även känd som Apple mail) kan du skapa ett alias genom att öppna iCloud-mailen och klicka på kugghjulsikonen i sidofältet. Klicka sedan på ”Preferences” (inställningar) innan du väljer ”Accounts” (konton) och sedan ”Add an Alias” (lägg till ett alias). Du kommer då att kunna ange all nödvändig information som fullständigt namn, alias, etikett och etikettfärg. Klicka på Ok och du är klar.
Vad är skillnaden mellan ett alias och en användare?
Du kanske undrar hur e-postanvändare och e-postalias skiljer sig från varandra? Ett e-postalias är ett konto som kan användas för att vidarebefordra e-post till en befintlig e-postadress. Det har ingen egen inkorg eller lagring, vilket innebär att meddelanden vidarebefordras till det primära e-postkontot och lagras på huvudkontots server.
Med andra ord kan du använda din riktiga e-postadress fullt ut, medan aliaset bara är en ansluten e-postadress som används för att vidarebefordra e-post.
Hur skiljer sig domänalias och e-postalias från varandra?
Förutom alias för e-post kan du också skapa alias för dina domäner . I det här fallet kommer aliaset efter och inte före @-tecknet. Om du till exempel har två företag kan ett domänalias vara mycket användbart för att ta emot e-post från båda företagen i samma inkorg och hjälpa dig att hantera din kommunikation mer effektivt.
Avslutning
Du har förmodligen skickat e-post till många alias-adresser utan att veta om det tidigare. Nu när du vet hur användbara de kan vara för alla typer av företag kan du överväga dem som ett användbart tillägg till dina verktyg för e-postmarknadsföring.
På tal om det, det finns ytterligare ett verktyg som du absolut behöver om du skickar ut många e-postmeddelanden. Bouncer hjälper dig att rensa upp och validera dina e-postlistor så att du vet att du skickar e-post till riktiga personer varje gång. Bättre prestanda för e-postmarknadsföring, inga hårda studsar. Vad finns det att inte gilla? Registrera dig och testa Bouncer idag!
Ofta ställda frågor
Vad är den bästa lösningen, ett alias eller en ny e-postadress?
Det beror på. Om allt du vill göra är att vidarebefordra e-post och inte använda en adress för utgående e-post är ett alias ett bättre val. Om du däremot vill skicka ut ny e-post är ett nytt e-postmeddelande det bättre alternativet.
Kan någon skapa ett alias e-post?
Ja, som du kan se ovan erbjuder de flesta e-postleverantörer detta alternativ. Du måste dock troligen betala för det.
Vad kan jag använda som min alias-e-post?
Alla e-postmeddelanden som du vill ha på din egen domän. Din primära e-post och din alias-e-post behöver inte vara lika på något sätt. Du kan till exempel skapa ett alias raccoon@domain.com till ditt huvudmejl janesmith@domain.com.
