Vas skrbi, kako zagotoviti skladnost e-poštnih kampanj z veljavnimi zakoni v vaši državi ali regiji?
Se sprašujete, kako uskladiti učinkovite strategije trženja e-pošte in hkrati upoštevati zakonske zahteve?
Če iščete odgovore na vsa ta vprašanja, ste prišli na pravo mesto. Ta vodnik vam bo pomagal pri zagotavljanju skladnosti e-pošte. Ponuja jasna in praktična spoznanja, s katerimi boste zagotovili, da bodo vaša prizadevanja za e-pošto uspešna in popolnoma zakonita.
Kaj je skladnost e-pošte in zakaj je pomembna?
Skladnost e-pošte pomeni upoštevanje zakonov in pravil, ki zagotavljajo, da so vaša e-poštna sporočila zakonita in spoštujejo zasebnost prejemnikov. Vključuje tudi zaščito občutljivih informacij, kot so osebni zdravstveni podatki.
Ključni vidiki skladnosti e-pošte vključujejo:
- pridobitev izrecnega soglasja prejemnikov pred pošiljanjem komercialnih e-poštnih sporočil,
- takojšnje upoštevanje zahtev za odjavo,
- in izogibanje napačnim ali zavajajočim informacijam.
Skladnost je ključnega pomena za ohranjanje dobrega ugleda pošiljatelja, vendar je to še nekaj več – je ključnega pomena za izogibanje pravnim kaznim.
Če podjetja ne skrbijo za skladnost e-pošte, se lahko soočijo z visokimi kaznimi, ki so lahko dovolj visoke, da vplivajo na njihovo finančno stabilnost. Tako lahko v nekaterih primerih pravna vprašanja povzročijo dolgoročno škodo ugledu podjetja in zaupanju strank.
Poleg tega lahko neskladnost vpliva na odnose podjetja s ponudniki e-poštnih storitev in regulativnimi organi, povzroči uvrstitev e-poštne domene podjetja na črno listo in vpliva na vse prihodnje e-poštne komunikacije.
Ponudniki e-poštnih storitev pogosto pomagajo podjetjem pri zagotavljanju skladnosti, saj ponujajo funkcije, kot so metode dvojne prijave, preverjanje pristnosti e-pošte in redne revizije – takšne možnosti lahko zagotovijo zasebnost in zaščito podatkov.
Najpomembnejši zakonodajni akti o skladnosti elektronske pošte
Skladnost e-pošte je ključni vidik e-poštnega trženja in digitalnega komuniciranja. Upošteva različne zakone in predpise, ki so namenjeni zaščiti pravic potrošnikov in prispevajo k odgovorni uporabi e-pošte v komercialne namene.
Ti zakoni se lahko razlikujejo glede na regijo in imajo posebne zahteve.
Med najbolj priljubljenimi in pomembnimi zakonodajnimi akti so:
- Spletna stran Zakon CAN-SPAM v Združenih državah Amerike,
- Spletna stran Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) v Evropski uniji,
- A Kanadska zakonodaja proti nezaželeni pošti (CASL) .
Oglejmo si jih.
Zakon CAN-SPAM
Zakon CAN-SPAM je eden od zakonov o skladnosti elektronske pošte v Združenih državah, ki ureja komunikacijo po elektronski pošti.
To je kratica za Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (Nadzor nad napadom nezaželene pornografije in trženja). Sprejeta je bila leta 2003 in je zasnovana tako, da daje prejemnikom pravico, da prenehajo prejemati neželena e-poštna sporočila.
O zakonu CAN-SPAM:
- Velja za vsa komercialna elektronska sporočila, ki so opredeljena kot vsako sporočilo elektronske pošte, namenjeno predvsem komercialnemu oglaševanju ali promociji komercialnega izdelka ali storitve.
- Ključne določbe zakona CAN-SPAM vključujejo prepoved ustvarjanja zavajajočih vrstic predmeta, ki ne zavajajo in natančno odražajo vsebino e-poštnega sporočila.
- Prepoveduje zamenljive naslove in zahteva, da so podatki v glavi e-pošte – vključno s polji “Od”, “Komu” in “Odgovori – Za” – natančni in določajo osebo ali podjetje, ki je sporočilo poslalo.
- Poleg tega določa, da morajo imeti prejemniki na voljo enostaven način za odjavo od prejemanja prihodnjih e-poštnih sporočil. Pošiljatelj e-pošte mora ta postopek odjave nemudoma upoštevati.
- Vsako e-poštno sporočilo mora vsebovati fizični poštni naslov pošiljatelja.
- Za kršitelje zakona CAN-SPAM lahko veljajo kazni, vključno z globami za zlorabo komercialnih e-poštnih sporočil.
GDPR
Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) je celovit zakon o varstvu podatkov v Evropski uniji, ki je začel veljati maja 2018. Pomembno je vplivala na trženje in komunikacijo prek e-pošte, saj daje prednost zasebnosti podatkov in privolitvi strank.
O GDPR:
- Velja za vse organizacije, ki delujejo v EU, in organizacije zunaj EU, ki ponujajo blago ali storitve na tem področju ali spremljajo vedenje prebivalcev EU.
- Za obdelavo osebnih podatkov zahteva izrecno privolitev. Pri trženju po e-pošti to pomeni, da se morajo uporabniki aktivno vključiti. Pošiljatelj se mora odzvati na zahteve za odjavo.
- Posamezniki imajo pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in lahko zahtevajo njihov izbris.
- Poziva k vključitvi ukrepov za varstvo podatkov v razvoj poslovnih procesov.
- Od organizacij zahteva, da o določenih vrstah kršitev varnosti podatkov poročajo ustreznim organom in v nekaterih primerih prizadetim posameznikom.
- Organizacijam lahko zaradi neskladnosti grozijo visoke globe, in sicer do 20 milijonov evrov ali 4% letnega svetovnega prometa podjetja. Vendar pa vse kršitve GDPA ne vodijo do finančnih kazni.
CASL
Kanadska zakonodaja proti neželeni pošti (CASL) je regulativni okvir, ki ureja pošiljanje komercialnih elektronskih sporočil (CEM) znotraj Kanade, v Kanado ali iz nje. Sprejet je bil leta 2014 in je eden najstrožjih zakonov proti neželeni pošti na svetu.
O CASL:
- CASL zahteva izrecno ali implicitno privolitev za pošiljanje CEM, vključno z e-pošto, SMS, družabnimi mediji ali takojšnjim sporočanjem – to so stroge zahteve za vse oblike komunikacije.
- V njem je navedeno, da se morajo pošiljatelji v svojih sporočilih identificirati in navesti kontaktne podatke. Poleg svojega pravnega imena morate navesti tudi naslov ulice, poštni predal in druge pomembne kontaktne podatke.
- Vsako sporočilo mora vsebovati preprost in lahko dostopen način, na katerega se lahko prejemniki odjavijo od prihodnjih sporočil. Večina e-poštnih platform to funkcijo ponuja privzeto, zlasti v hladnih e-poštnih sporočilih.
- Organizacije morajo voditi evidenco o soglasju (implicitnem ali eksplicitnem) kot dokazilo o skladnosti. Ko torej nekdo izrazi soglasje, ga shranite za določeno število delovnih dni, da zagotovite skladnost z zakoni o zasebnosti.
- Kršitev CASL lahko privede do strogih kazni, vključno z globami do $1 milijona za posameznike in $10 milijonov za podjetja.
- Ta pravilnik se uporablja, če se sporočilo pošilja v kanadske naprave ali iz njih. Zato je pomembna za globalne e-poštne kampanje, namenjene kanadskim prejemnikom. To je pomembno pri vodenju komunikacije za podjetja, ki dosegajo globalno občinstvo.
Kako izboljšati skladnost e-pošte
Izboljšanje skladnosti elektronske pošte ne pomeni le upoštevanja predpisov o elektronski pošti ali izogibanja globi.
Pri tem gre bolj za vzpostavljanje dolgotrajnih odnosov in zaupanja med prejemniki e-pošte in ponudniki internetnih storitev ter za skrb za poslovanje s poslovno e-pošto, hkrati pa za pošiljanje ustrezne vsebine in izogibanje vsem filtrom za neželeno pošto.
Zato je čas, da se naučite nekaj praktičnih in preprostih načinov za izboljšanje skladnosti e-pošte, ki niso omejeni na regulativne zahteve.
Pred pošiljanjem e-poštnih sporočil pridobite dovoljenje
Fundacija je pridobila dovoljenje za pošiljanje e-pošte, da bi se izognila pravnim posledicam jeznega seznama naslovnikov. Svoje občinstvo morate vprašati, ali se strinja s prejemanjem vaših e-poštnih sporočil. To je lahko tako preprosto, kot je vključitev obrazca za prijavo na vašo spletno stran ali med postopkom nakupa. Ko izrazijo soglasje, lahko začnete pošiljati sporočila.
Ključ do pravil o skladnosti e-pošte je preglednost – omogočite ljudem, da vedo, na kaj se prijavljajo, pa naj gre za novice, promocije ali posodobitve. Razložite jim koristi, ki jih bodo imeli od vaših e-poštnih sporočil, vendar bodite iskreni. V vrstici predmeta e-poštnega sporočila in telesu e-poštnega sporočila mora biti jasno navedeno, kaj uporabnik dobi.
Tako boste vzpostavili zaupanje in zagotovili, da se bo vaše občinstvo zanimalo za vašo vsebino.
Zapomnite si, da v e-poštnem trženju vedno zmaga kakovost pred količino. Večina e-poštnih tržnikov ima raje večjo vključenost e-pošte kot na tisoče verižnih e-poštnih sporočil, ki jih nihče ne prebere.
Bolje je imeti manjši seznam zainteresiranih oseb in e-poštnih računov kot veliko skupino neangažiranih stikov. Konec koncev je cilj ustvariti skupnost zainteresiranih ljudi, ki čakajo na vaša e-poštna sporočila, ne pa tekmovati, katero podjetje ima največje občinstvo.
Uporaba dvojne prijave (Double Opt-In)
Dvojna prijava je še korak dlje in je ena najpomembnejših praks e-poštnega trženja. Je odličen primer potrditve pripravljenosti za stik z vami in kaže, da se oseba želi pridružiti vašemu e-poštnemu seznamu.
Ko se nekdo prijavi na vaš seznam, mu pošljite potrditveno e-poštno sporočilo in nadaljnje sporočilo ter ga pozovite, naj klikne povezavo za potrditev naročnine. Ta metoda zagotavlja, da je e-poštni naslov veljaven in pravilen ter da je lastnik resnično zainteresiran za prejemanje vaših e-poštnih sporočil.
Zmanjšuje tudi verjetnost pritožb zaradi neželene pošte in izboljšuje kakovost vašega seznama e-pošte.
Morda se zdi, da je to dodaten korak, ki pa je nujen. Glede na številne predpise o trženju e-pošte pa ni ravno tako.
Dvojni opt-in je močno orodje za tiste, ki želijo ustvariti predano občinstvo. Namesto da bi na to gledali kot na še en korak na dolgi poti do uspeha, o tem razmišljajte kot o prejemu potrdila RSVP za vašo zabavo, ki potrjuje, da bo gost prišel na zabavo.
Pred pošiljanjem e-poštnih sporočil potrdite svoje sezname
Prav tako ne smete pozabiti na preverjanje e-pošte in pošiljanje sporočil na aktivne naslove.
Pri potrjevanju in ohranjanju čistega seznama e-pošte lahko uporabite orodje, kot je Izbijač ki na vaše sezname ne bo uvrstil nobenega tveganega e-poštnega naslova.
Bouncer preverja in pregleduje vaš poštni seznam ter poskrbi, da ima vsak, ki prihaja, veljavni e-poštni naslov . Pomaga zmanjšati število odbojev in ščiti ugled pošiljatelja. Deluje tudi v realnem času in ponuja funkcije, kot so preverjanje sintakse, domene in SMTP.
Z orodjem Bouncer boste e-poštna sporočila pošiljali le na aktivne in veljavne naslove, izboljšali dostavljivost in upoštevali poštni predal svojega občinstva.
Še pomembneje pa je, da vam bo Bouncer pomagal izpolnjevati zahteve za elektronsko pošto in se izogniti mapam z nezaželeno pošto. Gre za varno orodje, ki sledi pravilnikom, brez težav deluje v več državah in jezikih, potrjuje legitimnost imena domene e-poštnega sporočila in z vsem tem še vedno izboljšuje vaše kazalnike trženja e-pošte.
Če torej iščete celovit sistem, ki lahko izboljša vaša e-poštna sporočila na več področjih, je čas, da preizkusite Bouncer.
Zagotovite izrecne možnosti za odjavo.
Naslednji korak je ponujanje jasnih možnosti odjave. Te so v skladu z zakonskimi zahtevami ter znak spoštovanja in preglednosti. Pokažejo tudi, da strank ne boste silili, da za vsako ceno ostanejo z vami. Ne gre le za upoštevanje panožnih standardov, temveč tudi za upoštevanje svetovnih standardov za preprečevanje neželene pošte.
Interesi ljudi se spreminjajo, in če se odločijo, da so vaša e-poštna sporočila nepomembna, se želijo od vas preprosto in hitro posloviti. Če to omogočite z možnostjo odjave, boste še vedno ohranili pozitiven odnos in strankam omogočili nadzor nad njihovimi željami.
Na koncu želite, da gostje ostanejo z vami, ker cenijo vašo vsebino, in ne zato, ker ne morejo najti izhodnih vrat, kajne?
Zato odjava ne bi smela biti lov na zaklad. Namesto tega mora biti odjava tako enostavna kot prijava. Zato morate preveriti, ali je v vsakem e-poštnem sporočilu enostavno najti povezavo za odjavo. To je lahko preprosto besedilo s povezavo na dnu vaših e-poštnih sporočil.
Spremljanje črnih seznamov
Če se vaše e-poštno sporočilo znajde na črnih seznamih, pomeni, da so ga uporabniki ali ponudniki e-pošte označili kot neželeno pošto. Če je torej prepozno in ste se že znašli na tem mestu, je čas, da uredite svoje delovanje.
Lahko očistite svoj e-poštni seznam , spremenite vsebino e-pošte ali prilagodite način zbiranja e-poštnih naslovov.
Redno spremljajte, kaj se dogaja z vašimi e-poštnimi sporočili. Prav tako preglejte svoje prakse e-pošte in se prepričajte, da upoštevate pravila o skladnosti. S tem boste ohranili dober ugled pošiljatelja, izboljšali dostavljivost in zagotovili, da bodo vaša e-poštna sporočila dobrodošla v poštnih predalih prejemnikov. S spoštovanjem tovrstnih pravil e-pošte si zagotovite boljšo učinkovitost svojih kampanj e-poštnega trženja.
To je proaktiven ukrep za ohranjanje zdravja in učinkovitosti e-poštnih komunikacij.
Uporaba e-poštnega preverjanja pristnosti
Preverjanje pristnosti e-pošte pomaga preveriti, ali e-poštno sporočilo prihaja od vas in ne od prevaranta. Z drugimi besedami, ponudnikom e-poštnih storitev pove, da je vaše e-poštno sporočilo zakonito in ne preoblečen pošiljatelj neželene pošte.
Nastavite zapise SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) in DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). To so kot preverjanje identitete, ki ponudnikom e-pošte in prejemnikom sporočajo, da so vaša e-poštna sporočila pristna.
To je v svetu, v katerem se z množičnimi e-poštnimi kampanjami razraščata ribarjenje in nezaželena pošta, več kot nujno. Poleg tega lahko izboljša dostavljivost e-pošte in zaščiti tudi ugled vaše blagovne znamke.
Segmentirajte in ciljno usmerite svoje občinstvo
In naš zadnji predlog – segmentiranje in ciljno usmerjanje občinstva, ki vam pomaga pošiljati e-poštna sporočila pravim ljudem. To vključuje razdelitev seznama e-pošte v manjše skupine na podlagi posebnih meril, kot so lokacija, interesi, nakupi ali preteklo vedenje.
S to potezo lahko vsebino prilagodite različnim segmentom ljudi in poskrbite, da bodo vaša e-poštna sporočila ustreznejša.
Pri tem je najpomembneje, da pokažete, da razumete različne potrebe in interese svojega občinstva ter se z njimi zadovoljite. Poleg tega je bolj verjetno, da bodo personalizirana in ustrezna e-poštna sporočila dobrodošla in manj verjetno, da bodo označena kot neželena pošta.
Na primer, ženskam, ki jih zanima plavanje, in tistim, ki jih zanima popravilo avtomobilov, ne bi poslali istega e-poštnega sporočila.
Takšna učinkovita segmentacija vodi do višjih metrik in boljših rezultatov, saj vaše občinstvo prejme vsebino, ki jo potrebuje.
Izboljšajte svoje e-poštne komunikacije
In tukaj smo – z vsemi koraki za izboljšanje skladnosti e-pošte, ki presegajo zakone o e-pošti.
Z našimi nasveti boste pošiljali ustrezna, skladna e-poštna sporočila, varna in privlačna sporočila ter izboljšali svoja prizadevanja za e-poštno trženje.
Toda preden začnete izvajati kampanje e-poštnega trženja, se morate nanj pripraviti, in sicer preveriti, kateri zakoni veljajo za vas. Brez upoštevanja predpisov o skladnosti trženja e-pošte se lahko pri tej obliki komuniciranja soočite s številnimi težavami.
Če pa se skrbno pripravite, se boste izognili tveganjem in ohranili zaupanje svojih strank.
Upoštevajte zakone o skladnosti in poskrbite, da vaša sporočila dosežejo predvidene prejemnike. Uporabite naše orodje Bouncer in spremenite način dela z e-poštnimi sporočili za trženje.
