Nadaljnje ukrepanje je bistveni del vsake strategije poslovnega komuniciranja. Ne glede na to, ali nadaljujete s prijavo za zaposlitev, prodajno ponudbo, priložnostjo za mreženje ali katero koli drugo vrsto komunikacije, lahko pošiljanje učinkovitega nadaljnjega e-poštnega sporočila bistveno pripomore k doseganju želenih rezultatov. V tem članku bomo obravnavali nekaj strategij za pisanje učinkovitega nadaljnjega e-poštnega sporočila, ki vam bo pomagalo izstopati in doseči želeni odziv.
1. Bodite pravočasni: Pri nadaljnjih e-poštnih sporočilih je ključnega pomena pravočasnost. Po prvem sporočilu ne želite čakati predolgo, saj je prejemnik morda že odšel naprej ali pozabil na vaše sporočilo. Najbolje bi bilo, če bi nadaljnje e-poštno sporočilo poslali v 24-48 urah po prvem sporočilu. S tem pokažete, da ste proaktivni in da vas pogovor zanima.
2. Prilagodite svoje sporočilo: Splošna nadaljnja e-poštna sporočila je enostavno opaziti in jih pogosto ignorirajo. Če želite, da bo vaše nadaljnje sporočilo izstopalo, ga prilagodite tako, da se sklicujete na določene podrobnosti iz prejšnje komunikacije. Omenite nekaj konkretnega, o čemer ste se pogovarjali ali kar ste delili v prvem pogovoru, da pokažete, da ste bili pozorni in da vas nadaljevanje pogovora resnično zanima.
3. Bodite jedrnati: V današnjem hitrem svetu so ljudje vsak dan bombardirani z elektronskimi sporočili. Če želite povečati možnosti, da bo vaše nadaljnje e-poštno sporočilo prebrano in da se bodo nanj odzvali, naj bo kratko in jedrnato. Jasno navedite namen svojega e-poštnega sporočila in ukrep, za katerega upate, da ga bo prejemnik izvedel. Izogibajte se dolgim odstavkom in nepotrebnim podrobnostim, zaradi katerih se lahko vaše elektronsko sporočilo zdi preobsežno.
4. Zagotovite vrednost: Eden od najboljših načinov, kako doseči odziv na nadaljnje e-poštno sporočilo, je, da prejemniku zagotovite vrednost. To je lahko v obliki dodatnih informacij, virov ali spoznanj, ki jim lahko na nek način pomagajo. Če ponudite nekaj vrednega, je bolj verjetno, da boste pritegnili njihovo pozornost in se bodo raje odzvali na vaše e-poštno sporočilo.
5. Vključite jasen poziv k akciji: Prejemniku olajšajte odziv na vaše nadaljnje e-poštno sporočilo, tako da vključite jasen poziv k ukrepanju. Ne glede na to, ali prosite za sestanek, telefonski klic, odgovor na vprašanje ali katero koli drugo dejanje, jasno navedite, kaj prosite, in zagotovite vse potrebne podrobnosti ali navodila. Tako bo prejemnik lažje izvedel želeno dejanje in se odzval na vaše e-poštno sporočilo.
6. Po potrebi ponovno spremljajte dogajanje: Če ne prejmete odgovora na svoje prvo nadaljnje elektronsko sporočilo, se ne bojte ponovno ukrepati. Včasih so ljudje zaposleni ali pa so morda spregledali vaše elektronsko sporočilo, zato je lahko koristno poslati nežen opomnik. V nadaljnjih e-poštnih sporočilih bodite vljudni in spoštljivi ter dajte prejemniku še eno priložnost, da se odzove.
Pisanje učinkovitega nadaljnjega e-poštnega sporočila je pomembna spretnost, ki vam lahko pomaga pri doseganju ciljev in vzpostavljanju pomembnih povezav. Z upoštevanjem strategij, opisanih v tem članku, lahko povečate možnosti, da boste dobili odziv na svoja nadaljnja e-poštna sporočila in dosegli svoje komunikacijske cilje. Ne pozabite, da morate biti pravočasni, svoje sporočilo prilagoditi posamezniku, biti jedrnati, zagotavljati vrednost, vključiti jasen poziv k ukrepanju in po potrebi ponovno slediti. S temi nasveti lahko pripravite prepričljiva nadaljnja e-poštna sporočila, ki vam bodo pomagala izstopati in doseči želene rezultate.
