Načrtovanje e-poštnih sporočil v programu Outlook je lahko koristno orodje za ohranjanje organizacije in zagotavljanje, da so sporočila poslana ob najbolj optimalnem času. Ne glede na to, ali želite sodelavcu poslati opomnik ali načrtovati nadaljnje e-poštno sporočilo za poznejši datum, vam lahko funkcija načrtovanja v programu Outlook pomaga učinkovito upravljati komunikacijo.
Če želite načrtovati e-poštno sporočilo v programu Outlook, sledite naslednjim preprostim korakom:
1. Odprite Outlook in sestavite e-poštno sporočilo kot običajno. Vključite prejemnikov e-poštni naslov, predmet in vsebino sporočila.
2. Ko je e-poštno sporočilo pripravljeno, kliknite zavihek “Možnosti” v zgornji menijski vrstici.
3. V skupini “Več možnosti” kliknite gumb “Odložitev dostave”.
4. Odprlo se bo novo okno, v katerem lahko določite datum in uro pošiljanja e-pošte. Izberete lahko tudi možnost, da se e-poštno sporočilo dostavi v lokalnem časovnem pasu prejemnika, tako da označite polje poleg možnosti “Ne dostavi prej”.
5. Ko izberete želeni datum in čas dostave, kliknite “Zapri”, da se vrnete v glavno okno e-pošte.
6. Na koncu kliknite “Pošlji”, da določite čas dostave e-poštnega sporočila ob določenem času.
Če sledite tem korakom, lahko v programu Outlook preprosto načrtujete pošiljanje e-poštnih sporočil ob poznejšem času. To je lahko še posebej koristno, če želite e-poštna sporočila pošiljati zunaj delovnega časa ali ko veste, da bo prejemnik bolj verjetno prebral vaše sporočilo in se nanj odzval.
Poleg načrtovanja e-poštnih sporočil Outlook ponuja tudi možnost nastavitve opomnikov za nadaljnje ukrepe. To lahko storite tako, da e-poštno sporočilo označite za nadaljnje ukrepanje ali nastavite opomnik neposredno v samem e-poštnem sporočilu. Z uporabo teh funkcij lahko zagotovite, da pomembnih nalog in sporočil ne boste spregledali ali pozabili.
Na splošno je lahko načrtovanje e-pošte v programu Outlook dragoceno orodje za izboljšanje upravljanja e-pošte in produktivnosti. Z uporabo te funkcije lahko racionalizirate svoj komunikacijski proces in zagotovite, da bodo vaša sporočila dostavljena ob najprimernejšem času tako za vas kot za prejemnika. Ko boste naslednjič morali poslati pomembno e-poštno sporočilo, razmislite o njegovem načrtovanju v programu Outlook, da boste zagotovili, da bo dobilo pozornost, ki si jo zasluži.
