Ak hľadáte odpovede na niektorú z týchto otázok, ste na správnom mieste. Táto príručka vám pomôže s dodržiavaním predpisov v oblasti elektronickej pošty. Ponúka jasné a praktické poznatky, ktoré zabezpečia, že vaše úsilie v oblasti e-mailov bude úspešné a plne legálne.
Čo je to dodržiavanie pravidiel elektronickej pošty a prečo je to dôležité?
Dodržiavanie zákona o elektronickej pošte je o dodržiavaní zákonov a pravidiel, ktoré zaručujú, že vaše e-mailové správy sú legálne a rešpektujú súkromie príjemcov. Zahŕňa aj ochranu citlivých informácií, ako sú osobné zdravotné údaje.
Kľúčové aspekty dodržiavania predpisov v oblasti e-mailov zahŕňajú:
- získanie výslovného súhlasu od príjemcov pred odoslaním komerčných e-mailov,
- bezodkladné rešpektovanie žiadostí o odhlásenie,
- a vyhýbanie sa nepravdivým alebo zavádzajúcim informáciám.
Dodržiavanie predpisov je kľúčové pre udržanie dobrej povesti odosielateľa, ale je tu ešte niečo viac – je to kľúč k tomu, aby ste sa vyhli právnym sankciám.
Ak sa podniky nestarajú o dodržiavanie predpisov v oblasti elektronickej pošty, môžu im hroziť vysoké pokuty, ktoré môžu byť dostatočne vysoké na to, aby ovplyvnili ich finančnú stabilitu. V niektorých prípadoch tak môžu právne problémy viesť k dlhodobému poškodeniu reputácie spoločnosti a dôvery zákazníkov.
Okrem toho môže nedodržanie pravidiel ovplyvniť vzťahy spoločnosti s poskytovateľmi e-mailových služieb a regulačnými orgánmi, viesť k zaradeniu e-mailovej domény spoločnosti na čiernu listinu a ovplyvniť všetku budúcu e-mailovú komunikáciu.
Poskytovatelia e-mailových služieb často pomáhajú podnikom zvládnuť dodržiavanie predpisov vďaka funkciám, ako sú metódy dvojitého prihlásenia, overovanie e-mailov a pravidelné audity – takéto možnosti môžu zabezpečiť ochranu súkromia a údajov.
Najdôležitejšie právne predpisy týkajúce sa dodržiavania predpisov v oblasti elektronickej pošty
Dodržiavanie e-mailov je kľúčovým aspektom e-mailového marketingu a digitálnej komunikácie. Dodržiava rôzne zákony a nariadenia, ktorých cieľom je chrániť práva spotrebiteľov a prispieť k zodpovednému používaniu e-mailov na komerčné účely.
Tieto zákony sa môžu líšiť v závislosti od regiónu a majú špecifické požiadavky.
Medzi najobľúbenejšie a najvýznamnejšie právne predpisy patria:
- zákona CAN-SPAM v Spojených štátoch,
- všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) v Európskej únii,
- a kanadskej antispamovej legislatívy (CASL).
Pozrime sa na ne.
Zákon CAN-SPAM
Zákon CAN-SPAM je jedným zo zákonov o dodržiavaní pravidiel elektronickej pošty v Spojených štátoch, ktorý upravuje e-mailovú komunikáciu.
Je to skratka pre „Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing“ (Kontrola útoku nevyžiadanej pornografie a marketingu). Bol prijatý v roku 2003 a jeho cieľom je poskytnúť príjemcom právo zastaviť prijímanie nevyžiadaných e-mailov.
O zákone CAN-SPAM:
- Vzťahuje sa na všetky komerčné elektronické správy, ktoré sú definované ako všetky správy elektronickej pošty primárne určené na komerčnú reklamu alebo propagáciu komerčného výrobku alebo služby.
- Medzi kľúčové ustanovenia zákona CAN-SPAM patrí zákaz vytvárania klamlivých predmetov, aby nezavádzali a presne odrážali obsah e-mailu.
- Zakazuje zmätočné záhlavia a vyžaduje, aby informácie v záhlaví e-mailu – vrátane polí „Od“, „Komu“ a „Odpovedať“ – boli presné a identifikovali osobu alebo firmu, ktorá správu iniciovala.
- Okrem toho sa v ňom uvádza, že príjemcovia musia mať jednoduchý spôsob, ako sa odhlásiť z prijímania budúcich e-mailov. Odosielateľ e-mailu musí tento proces odhlásenia bezodkladne rešpektovať.
- Každý e-mail musí obsahovať fyzickú poštovú adresu odosielateľa.
- Porušovateľom zákona CAN-SPAM môžu byť uložené sankcie vrátane pokút za zneužitie komerčných e-mailov.
GDPR
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) je komplexný zákon o ochrane údajov v Európskej únii, ktorý nadobudol účinnosť v máji 2018. Výrazne ovplyvnilo e-mailový marketing a komunikáciu tým, že uprednostňuje ochranu osobných údajov a súhlas zákazníkov.
O GDPR:
- Vzťahuje sa na všetky organizácie pôsobiace v EÚ a na organizácie mimo EÚ, ktoré ponúkajú tovar alebo služby v tejto oblasti alebo monitorujú správanie obyvateľov EÚ.
- Na spracovanie osobných údajov sa vyžaduje výslovný súhlas. V kontexte e-mailového marketingu to znamená, že používatelia sa musia aktívne prihlásiť. Odosielateľ musí vyhovieť žiadosti o odhlásenie.
- Fyzické osoby majú právo na prístup k svojim osobným údajom a môžu požiadať o ich vymazanie.
- Vyzýva na integráciu opatrení na ochranu údajov do vývoja obchodných procesov.
- Vyžaduje, aby organizácie nahlasovali určité typy porušení ochrany údajov príslušným orgánom a v niektorých prípadoch aj dotknutým osobám.
- Za nedodržiavanie predpisov môžu organizácie dostať vysoké pokuty, a to až do výšky 20 miliónov eur alebo 4 % ročného celosvetového obratu spoločnosti. Nie všetky porušenia GDPA však vedú k finančným sankciám.
CASL
Kanadská antispamová legislatíva (CASL) je regulačný rámec, ktorý upravuje zasielanie komerčných elektronických správ (CEM) v rámci Kanady, do Kanady alebo z Kanady. Bola prijatá v roku 2014 a je to jeden z najprísnejších antispamových zákonov na svete.
O CASL:
- CASL vyžaduje výslovný alebo implicitný súhlas na zasielanie CEM vrátane e-mailov, SMS, sociálnych médií alebo okamžitých správ – ide o prísne požiadavky na všetky formy komunikácie.
- Uvádza sa v ňom, že odosielatelia sa musia vo svojich správach identifikovať a uvádzať kontaktné údaje. Okrem svojho zákonného mena by ste mali uviesť aj adresu ulice, poštovú schránku a ďalšie relevantné kontaktné údaje.
- Každá správa musí obsahovať jednoduchý a ľahko dostupný spôsob, ako sa príjemcovia môžu odhlásiť z odberu budúcich správ. Väčšina e-mailových platforiem ponúka túto funkciu štandardne, najmä v studených e-mailoch.
- Organizácie musia uchovávať záznamy o súhlase (implicitnom alebo explicitnom) ako dôkaz o dodržiavaní predpisov. Ak teda niekto vyjadrí súhlas, uchovávajte ho počas určeného počtu pracovných dní, aby ste dodržali zákony o ochrane osobných údajov.
- Porušenie CASL môže viesť k prísnym sankciám vrátane pokút až do výšky 1 milióna USD pre fyzické osoby a 10 miliónov USD pre podniky.
- Toto nariadenie sa uplatňuje, ak sa správa posiela do kanadských zariadení alebo z nich. V dôsledku toho je relevantné pre globálne e-mailové kampane zamerané na kanadských príjemcov. Je to dôležité pri vedení komunikácie pre podniky oslovujúce globálne publikum.
Ako zlepšiť dodržiavanie predpisov v oblasti e-mailov
Zlepšenie súladu s predpismi o elektronickej pošte nie je len o dodržiavaní predpisov o elektronickej pošte alebo o tom, aby ste nedostali pokutu.
V tomto prípade ide skôr o budovanie dlhodobých vzťahov a dôvery medzi príjemcami e-mailov a poskytovateľmi internetových služieb a o starostlivosť o podnikové e-mailové operácie, a to všetko pri odosielaní relevantného obsahu a obchádzaní všetkých spamových filtrov.
Preto je načase naučiť sa niekoľko praktických a jednoduchých spôsobov, ako zlepšiť súlad vašej elektronickej pošty s predpismi, a to nielen s regulačnými požiadavkami.
Získajte povolenie pred odoslaním e-mailov
Nadácia získava povolenie na zasielanie e-mailov, aby sa vyhla právnym dôsledkom nahnevaného zoznamu adresátov. Musíte sa opýtať svojho publika, či súhlasí so zasielaním vašich e-mailov. Môže to byť také jednoduché, ako je zahrnutie registračného formulára na vašej webovej stránke alebo počas nákupného procesu. Keď vyjadria súhlas, môžete začať s oslovovaním.
Kľúčom k dodržiavaniu pravidiel e-mailu je transparentnosť – informujte ľudí o tom, na čo sa prihlasujú, či už ide o newsletter, propagačné akcie alebo aktualizácie. Vysvetlite im výhody, ktoré z vašich e-mailov získajú, ale buďte tu úprimní. V predmete a tele e-mailu by malo byť jasne uvedené, čo používateľ získa.
Tým si vybudujete základ dôvery a zaistíte, že vaše publikum bude mať o váš obsah záujem.
Pamätajte, že v e-mailovom marketingu vždy víťazí kvalita nad kvantitou. Väčšina e-mailových marketérov uprednostňuje vyššiu angažovanosť e-mailov pred tisíckami e-mailových reťazcov, ktoré nikto nečíta.
Je lepšie mať menší zoznam zainteresovaných ľudí a e-mailových kont ako obrovskú skupinu neangažovaných kontaktov. Cieľom je predsa vytvoriť komunitu zainteresovaných ľudí, ktorí čakajú na vaše e-maily, a nie preteky o to, ktorá spoločnosť má najväčšie publikum.
Používanie dvojitého prihlásenia
Dvojité prihlásenie posúva povolenie o krok ďalej a je to jeden z najdôležitejších postupov e-mailového marketingu. Je to skvelý príklad potvrdenia ochoty byť s vami v kontakte a ukazuje, že osoba sa chce pridať do vášho e-mailového zoznamu.
Keď sa niekto zaregistruje do vášho zoznamu, pošlite mu potvrdzujúci e-mail a následný e-mail a požiadajte ho, aby klikol na odkaz na overenie svojho odberu. Tento spôsob zabezpečí, že e-mailová adresa je platná a správna a že jej majiteľ má skutočne záujem dostávať vaše e-maily.
Znižuje tiež pravdepodobnosť sťažností na spam a zlepšuje kvalitu vášho zoznamu e-mailov.
👉 Prečítajte si viac: Prečo sa moje e-maily dostávajú do SPAMu?
Môže sa to zdať ako krok navyše, ale nevyhnutný. No podľa mnohých nariadení o e-mailovom marketingu to tak celkom nie je.
Double opt-in je účinný nástroj pre tých, ktorí si chcú vybudovať špecializované publikum. Namiesto toho, aby ste ho teda považovali len za ďalší krok na dlhej ceste k úspechu, myslite naň ako na získanie RSVP na vašu párty, ktoré potvrdzuje, že na ňu hosť príde.
Overenie zoznamov pred odoslaním e-mailov
Rovnako nemôžete zabudnúť na overovanie e-mailov a odosielanie správ na aktívne adresy.
Pokiaľ ide o overovanie a udržiavanie zoznamu e-mailov v čistote, môžete použiť nástroj, ako je Bouncer, ktorý nedovolí, aby sa do vašich zoznamov dostali rizikové e-mailové adresy.
Bouncer kontroluje a skenuje váš zoznam adries a uisťuje sa, že všetci prichádzajúci majú platnú e-mailovú adresu. Pomáha znižovať počet odchodov a chráni povesť odosielateľa. Funguje tiež v reálnom čase a ponúka funkcie, ako je kontrola syntaxe, domény a SMTP.
Vďaka funkcii Bouncer budete posielať e-maily len na aktívne a platné adresy, zlepšíte doručiteľnosť a budete rešpektovať schránku svojho publika.
Ale čo je dôležitejšie, Bouncer vám pomôže dodržiavať požiadavky na elektronickú poštu a nedostať sa do priečinkov so spamom. Je to bezpečný nástroj, ktorý dodržiava zásady, bez problémov funguje vo viacerých krajinách a jazykoch, potvrdzuje legitímnosť názvu domény e-mailu a vďaka tomu všetkému ešte zvyšuje vaše marketingové ukazovatele e-mailu.
Ak teda hľadáte komplexný systém, ktorý dokáže zlepšiť vaše e-maily v mnohých oblastiach, je čas vyskúšať Bouncer.
Poskytnite výslovné možnosti odhlásenia.
Ďalším krokom je ponúknuť jasné možnosti odhlásenia. Sú v súlade so zákonnými požiadavkami a sú prejavom rešpektu a transparentnosti. Zároveň ukazujú, že nebudete klientov nútiť, aby u vás zostali za každú cenu. Nejde len o dodržiavanie priemyselných noriem, ale aj o dodržiavanie globálnych antispamových noriem.
Záujmy ľudí sa menia, a ak usúdia, že vaše e-maily sú irelevantné, radi by sa s vami ľahko a rýchlo rozlúčili. Ak to umožníte prostredníctvom možnosti odhlásenia, stále si udržíte pozitívny vzťah a poskytnete klientom kontrolu nad ich preferenciami.
Nakoniec chcete, aby u vás hostia zostali, pretože si vážia váš obsah, a nie preto, že nemôžu nájsť odchodové dvere, však?
Odhlásenie by teda nemalo byť hľadaním pokladu. Naopak, odhlásenie by malo byť rovnako jednoduché ako prihlásenie. Preto musíte skontrolovať, či sa odkaz na odhlásenie dá ľahko nájsť v každom e-maile. Môže to byť jednoduchý text s odkazom na konci vašich e-mailov.
Monitorovanie čiernych listín
O čiernych zoznamoch uvažujte ako o varovných signáloch – ak sa tam váš e-mail dostane, znamená to, že ho používatelia alebo poskytovatelia e-mailových služieb označili za spam. Ak je teda už neskoro a ocitli ste sa na tomto mieste, je čas urobiť si poriadok.
Môžete vyčistiť svoj zoznam e-mailov, zmeniť obsah e-mailov alebo upraviť spôsob zhromažďovania e-mailových adries.
Pravidelne sledujte, čo sa deje s vašimi e-mailami. Skontrolujte tiež svoje postupy pri odosielaní e-mailov a uistite sa, že dodržiavate pravidlá. Vďaka tomu si udržíte dobrú povesť odosielateľa, zvýšite doručiteľnosť a zaručíte, že vaše e-maily budú vítané v schránkach príjemcov. Dodržiavaním tohto typu e-mailových pravidiel zabezpečíte lepšiu výkonnosť svojich e-mailových marketingových kampaní.
Je to proaktívne opatrenie na udržanie zdravia a účinnosti vašej e-mailovej komunikácie.
Používanie e-mailového overovania
Overenie e-mailu pomáha overiť, že e-mail pochádza od vás, a nie od podvodníka. Inými slovami, poskytovateľom e-mailových služieb oznamuje, že váš e-mail je legitímny a nie je to prezlečený spammer.
Nastavenie záznamov SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) a DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Sú to akoby identifikačné kontroly, ktoré poskytovateľom e-mailov a príjemcom oznamujú, že vaše e-maily sú autentické.
Vo svete, kde sa prostredníctvom hromadných e-mailových kampaní šíri phishing a spam, je to viac než potrebné. Okrem toho môže zlepšiť doručiteľnosť e-mailov a chrániť aj povesť vašej značky.
Segmentácia a cielenie na publikum
A naša posledná ponuka – segmentácia a cielenie publika, ktoré vám pomôžu posielať e-maily správnym ľuďom. Zahŕňa rozdelenie zoznamu e-mailov do menších skupín na základe špecifických kritérií, ako je lokalita, záujmy, nákupy alebo správanie v minulosti.
Tento krok vám umožní prispôsobiť obsah rôznym segmentom ľudí a vaše e-maily budú relevantnejšie.
V tomto prípade je najdôležitejšie ukázať, že rozumiete rôznorodým potrebám a záujmom svojho publika a uspokojujete ich. Taktiež je pravdepodobnejšie, že personalizované a relevantné e-maily budú vítané a menej pravdepodobné, že budú označené ako spam.
Napríklad by ste neposlali rovnaký e-mail ženám, ktoré sa zaujímajú o plávanie, a tým, ktoré sa zaujímajú o opravy áut.
Takáto efektívna segmentácia vedie k vyšším metrikám a lepším výsledkom, pretože vaše publikum dostáva obsah, ktorý potrebuje.
Zlepšite svoju e-mailovú komunikáciu
A sme tu – so všetkými krokmi na zlepšenie dodržiavania zákona o elektronickej pošte, ktoré presahujú rámec zákonov o elektronickej pošte.
Vďaka našim tipom budete posielať relevantné, kompatibilné e-maily, bezpečné a pútavé správy a zlepšíte svoje úsilie v oblasti e-mailového marketingu.
Skôr ako začnete realizovať e-mailové marketingové kampane, musíte sa na to pripraviť, a to tak, že si overíte, aké zákony sa na vás vzťahujú. Bez dodržiavania predpisov o dodržiavaní pravidiel e-mailového marketingu môžete pri tejto forme komunikácie čeliť mnohým problémom.
Ak sa však dôkladne pripravíte, vyhnete sa rizikám a udržíte si dôveru zákazníkov.
Dodržiavajte zákony a zabezpečte, aby sa vaše správy dostali k určeným príjemcom. Použite náš nástroj Bouncer a zmeňte spôsob práce s marketingovými e-mailami.
