Mali ste niekedy nedeľné strachy?
Ten pocit strachu, ktorý zažívate pred začiatkom pracovného týždňa, keď viete, že váš zoznam úloh je dlhý ako vaša ruka a váš spánok bude krátky a nepríjemný.
Vedieť, že keď sa usadíte v práci a otvoríte e-mailovú schránku, budete musieť čeliť 808 neprečítaným e-mailom, ktoré vám počas dňa pribudnú.
Možno sa špecializujete na softvérové riešenia pre zdravotníctvo, vyvíjate najnovšie technológie alebo zefektívňujete proces riadenia životného cyklu zákazníka – nech už podnikáte v akejkoľvek oblasti, preťaženie e-mailom môže mať vážny vplyv.
What je . email overload?
Každý, kto má e-mailovú adresu, pozná stres, keď sleduje, ako sa jeho e-maily hromadia, neprečítané, bez odpovede, bez úľavy.
zadarmo použiť obrázok pochádzajúci z portálu Pexels
Preťaženie e-mailom je presne to, čo sa zdá: neschopnosť udržať si prehľad o pracovných alebo osobných e-mailoch – a často o oboch.
Prichádza vám príliš veľa e-mailov a nemáte dostatok času na odpovede. To môže mať vplyv na váš osobný výkon, ako aj na efektivitu vašej firmy.
Odpoveďou na túto otázku je dosiahnutie nulovej doručenej pošty – nie nevyhnutne prázdnej e-mailovej schránky, ale nulovej neprečítanej pošty, zvládnuteľného komunikačného zaťaženia a oveľa lepšieho usporiadania doručenej pošty.
Ako rozpoznať preťaženie e-mailom
Rozpoznanie príznakov preťaženia e-mailovou poštou je prvým krokom k dosiahnutiu nulovej priepustnosti doručenej pošty. Tu je niekoľko vecí, na ktoré si treba dať pozor:
Komunikuje váš tím efektívne?
Jeff poslal Sally tri dôležité e-maily o ich poslednom stretnutí, ale Sallyine neprečítané e-maily sa počítajú na stovky.
Napätie na pracovisku sa stále zvyšuje. Sally chodí čoraz častejšie na prestávky na fajčenie. Riadenie projektu je mimo koľajníc. A Jeff stálenevie, aké písmo má použiť v najnovšom marketingová kampaň .
Znie vám to povedome?
Preťaženie e-mailom môže brániť komunikácii na pracovisku. Ak sa informácie nešíria efektívne, riskujete oneskorenie termínov, nevedomosť ako riadiť projekty efektívne, zmätok medzi vašimi spolupracovníkmi a podstatné detaily, ktoré vám uniknú.
Strácate alebo vám chýbajú dôležité správy?
Preplnená schránka vás okrem toho, že všeobecne sťažuje komunikáciu, vystavuje riziku, že vám niečo unikne. Nevyžiadané e-maily skryjú e-maily, ktoré si naozaj potrebujete prečítať.
Nové e-maily posúvajú staré e-maily v zozname e-mailového klienta. Keď bude tento zoznam dostatočne dlhý, dostanete sa niekedy k tým starým e-mailom? Čo ak sú dôležité? Čo ak obsahujú tú jedinú informáciu, ktorej hľadaním ste premárnili hodiny?
Je príliš ľahké prehliadnuť, vymazať alebo sa stať slepým k ihle v kope sena, aj keď máte samostatný priečinok pre najdôležitejšie e-maily.
Trpí vaša externá komunikácia?
Ak vaši zákazníci neustále čakajú niekoľko dní alebo týždňov na vašu odpoveď alebo ak dostávate sťažnosti na nedostatočný zákaznícky servis, možno trpíte preťažením e-mailov kvôli veľkému množstvu e-mailov.
Zníženie vášho AHT (priemerný čas spracovania) je veľmi dôležitý pre budovanie dobrého obchodu s opakovanými službami.
Preťaženie e-mailom vás vystavuje riziku, že odradíte svojich cenných zákazníkov a klientov.
Kontrolujete e-maily po práci?
Dobrá rovnováha medzi pracovným a súkromným životom je pre každého z nás veľmi dôležitá, aj keď väčšina z nás nemá vypracovanú stratégiu riadenia času. alebo použite aplikácie na trávenie času na obrazovke .
Chodiť domov a nutkavo kontrolovať doručenú poštu, odpovedať na e-maily a nadväzovať na stretnutia je opakom dobrej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom.
Ak počas pracovnej doby nedokážete dokončiť všetky vyššie uvedené záležitosti a veľkú časť prestávky sa snažíte dohnať, určite ste preťažení e-mailom.
Existuje niekoľko alarmujúcich štatistík, ktoré ukazujú, že zlá rovnováha medzi pracovným a súkromným životom môže mať vplyv na zdravie, vzťahy a produktivitu.
Zdroj obrázku z ergonomictrends.com
To nás vedie k vplyvu preťaženia e-mailov na vašu spoločnosť
Ľudia aj podniky sú systémy a preťažené systémy vedú k degradácii, negatívnemu výkonu a prípadnému zlyhaniu.
Či už ste spoločnosť, ktorá ponúka služby overovania e-mailov alebo individuálny pracovník na voľnej nohe, ktorý píše kód webových stránok, môžete byť ovplyvnení preťažením e-mailov.
Vplyv na zamestnancov
Hovorili sme o dôležitosti dobrej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom.
Preťaženie elektronickou poštou, samozrejme, nie je celým príbehom, ale je faktorom, ktorý prispieva k problémom v osobnom živote zamestnanca.
Stráviť hodiny denne snahou dostať sa na vrchol komunikácie; neustále sa odpútavať od dôležitých projektov, aby ste odpovedali na otázky; prechádzať doručenú poštu počas obedňajšej prestávky; odpovedať kolegom v posteli; dokonca sa len obávať, že sa vám hromadia neprečítané e-maily, pretože viete, že ich budete musieť vybaviť. v určitom okamihu.
To môže znížiť osobnú produktivitu a viesť k vyhoreniu.
Vplyv na spoločnosti
Je pochopiteľné, že vystresovaní a vyhorení zamestnanci majú negatívny vplyv na celú vašu spoločnosť.
Ak je cieľom vašej spoločnosti udržať si zamestnancov, musíte pochopiť vplyv preťaženia e-mailov na vašu firmu.
E-maily odpútavajú pozornosť od práce. Narušujú sústredenie a je ťažké ho presmerovať späť na dôležité úlohy. Ak vaši zamestnanci trávia časť pracovného času pracovné harmonogramy prechádzajú cez svoje schránky, nepracujú efektívne.
To môže mať škodlivý vplyv na vašu spoločnosť. Príliš dlhá reakcia na potenciálnych zákazníkov vás môže pripraviť o obchodné príležitosti. Stratou dôležitých informácií môžete odsúvať termíny. Mohli by ste znehodnotiť svoje starostlivo pripravená e-mailová kampaň tým, že by ste sa zdržiavali dobiehaním e-mailov.
Nič z toho neprospieva produktivite jednotlivcov ani vašej firmy.
Ako teda dosiahnete nulovú priehradku?
Objasnili sme, že nulová doručená pošta nemusí nevyhnutne znamenať nulový počet e-mailov. bodka na konci. Nulová schránka je zvládnuteľná schránka a tu je niekoľko osvedčených techník, ako ju dosiahnuť vo svojom digitálnom živote.
Komunikovať inými prostriedkami
Niektorí odborníci na produktivitu tvrdia, že e-maily sa preceňujú.
Dobre, to nie je pravda. E-mail je zázrak modernej technológie, ktorý spôsobil revolúciu v spôsobe komunikácie.
Ale majú svoj čas a miesto, a to nie je po celý časa všade. Najmä propagačné e-maily dostávame každý deň.
Okamžité zasielanie správ
Odoslaním e-mailu už potvrdzujete, že vaša otázka nepotrebuje okamžitú odpoveď. Okamžité správy sú ako e-maily, ale sú rýchlejšie a umožňujú spätnú konverzáciu v čase, keď to každému vyhovuje.
Jedným zo spôsobov, ako dosiahnuť nulovú doručenú poštu a vyhnúť sa nevyžiadanej pošte, je jednoducho poslať správu na Slack. Je to jeden z najjednoduchších tipov na správu e-mailov, ak sa chcete vyhnúť viacnásobnej kontrole pošty denne.
Telefonické hovory
Ak potrebujete na niečo rýchlo odpovedať alebo sa potrebujete o niečom porozprávať, hlasové hovory sú stále jedným z najlepších komunikačných nástrojov. Dokonca sa oplatí používať služby pevnej telefónnej linky ktorý je spoľahlivý a môže fungovať kedykoľvek, bez internetu alebo počas výpadku prúdu.
Jedným zo spôsobov, ako si udržať čistú schránku, je občas zdvihnúť telefón.
Tvárou v tvár
Na niektoré veci je ešte stále vhodná osobná interakcia. Rozvíjanie nápadov s tímom alebo dlhé diskutovanie o dôležitých informáciách môže lepšie fungovať na osobných stretnutiach alebo videohovoroch. Najlepšie je zbaviť sa nepotrebných e-mailov a zbytočných e-mailových oznámení hneď na začiatku.
A hoci tieto stretnutia nie sú možné pre všetkých (napr. pre pracovníkov na diaľku), sú príjemným spôsobom, ako sa sústrediť na prácu so svojím tímom.
Efektívne komunikujte
Ste po stretnutí bombardovaní ďalšími e-mailami?
Ak áno, možno vaše stretnutia nie sú také produktívne, ako by mohli byť, a vy môžete urobiť niekoľko jednoduchých krokov, aby ste to napravili – bez toho, aby ste sa stali guruom produktivity.
Starostlivo naplánujte stretnutia tak, aby ste zodpovedali čo najviac otázok, a na konci si nechajte čas na doplňujúce otázky, zhrnutia a dôležité diskusie.
A keď budete písať následné e-maily, uistite sa, že sú vysoká kvalita , čitateľné a obsahujúce potrebné informácie, aby neskončili ako nevyžiadané e-maily, ktoré sa nečítajú.
Nastavenie očakávaní týkajúcich sa času odozvy
Prekážky včasnej komunikácie môžu byť spôsobené napríklad zložitosťou problému alebo tým, že podniky pôsobia v rôznych časových pásmach.
Okrem používania rôznych kanálov môže nastavenie realistických očakávaní pre odpovede pomôcť zamestnancom aj zákazníkom uvoľniť sa, pretože vedia, kedy na ich e-mailové správy príde odpoveď.
Mohli by ste nastaviť e-mailové pravidlá spoločnosti vrátane toho, že všetky e-maily budú potvrdené do 24 hodín. Týmto spôsobom zmiernite obavy ľudí z ignorovania, ako aj ich nutkanie kontrolovať schránku celý deň. Príjemca e-mailu potom môže posúdiť, ako dlho mu bude trvať vyriešenie otázky, a stanoviť si reálny časový rámec na riadnu odpoveď.
Odosielateľ je uistený rýchlym riešenie prvého kontaktu a príjemca si poskytol dostatok času na to, aby sa problémom riadne zaoberal.
Vyhraďte si čas na správu doručenej pošty
Neustále sledovanie doručenej pošty môže zvyšovať tlak a odvádzať vašu pozornosť od iných úloh. Preplnená doručená pošta vás môže nútiť triediť správy každý týždeň celé hodiny.
Počas dňa si vyhraďte čas na kontrolu e-mailov, najmä ak dostávate veľké množstvo e-mailov.
To sa líši v závislosti od osoby a odvetvia, ale plánovanie času na správu doručenej pošty vám môže pomôcť udržať si lepšiu organizáciu a menej sa rozptyľovať.
Skúste to hneď ráno, tesne pred obedom a na konci dňa. Alebo sa vám možno lepšie pracuje, keď niekoľko hodín po sebe riešite e-maily a zvyšok dňa sa venujete iným veciam.
Nech už je váš rozvrh akýkoľvek, ak ho budete mať, budete sa môcť sústrediť na jednu vec v danom čase a bez problémov triediť zoznamy e-mailov.
Vytvorenie e-mailových priečinkov
E-mailové priečinky môžu byť prehliadaným nástrojom vo vašom arzenáli, ale sú skvelým systémom na archiváciu informácií.
Pomocou priečinkov môžete e-maily usporiadať do kategórií alebo úrovní priority. Keď si niečo prečítate, zistite, kam to patrí, a dajte to na svoje miesto. Môžete napríklad použiť e-mailové filtre a roztriediť reklamné e-maily do jedného priečinka a dôležité e-maily do priečinkov s akciami, ktoré si vyžadujú okamžité konanie.
Dokonca môžete svoju organizáciu posunúť ďalej a samostatné e-mailové kontá na prácu, osobné veci, prihlasovanie atď.
Používanie automatizácie
Dobrým začiatkom je nastavenie filtrov na blokovanie nevyžiadanej pošty, ľudí alebo špecifických slov v predmetoch.
Môžete tiež použiť automatizácia e-mailu na zjednodušenie prichádzajúcich e-mailov a odchádzajúcich správ. Napríklad automatizácia procesu potvrdzovania pomocou jednoduchého „dostali sme váš e-mail…“, ktorý sa spustí pri požiadavke zákazníka. Alebo šablóny e-mailov, ktoré sa týkajú súboru často kladených otázok.
Odstránenie, odhlásenie, označenie ako spam
Buďte bezohľadní. Vo svojom e-mailovom programe neberte zajatcov.
Ak máte staré, nedôležité e-maily, ku ktorým sa nikdy nedostanete, vymažte ich.
Ak sa cez vaše filtre dostane spam, označte ho.
Ak máte nejaký blog, ktorý ste kedysi milovali, ale už ho nečítate, odhláste sa z jeho zoznamu adresátov.
Snažíte sa dosiahnuť nulovú priečinok doručenej pošty – dôležité oznámenia, ktoré čítate, odpovedáte na ne a efektívne ich archivujete.
Dosiahnite nulovú priehradku v okamihu
Je možné pracovať produktívnejšie, komunikovať efektívnejšie a nechať pracovný stres tam, kam patrí: v práci.
Dôkladným jarným vyčistením doručenej pošty a niekoľkými osvedčenými stratégiami, ktoré zabránia opätovnému preťaženiu e-mailom, môžete v krátkom čase dosiahnuť nulovú hodnotu doručenej pošty. Všetko sa začína stratégiou správy e-mailov, vďaka ktorej môžete svoje e-maily aj jednoducho a rýchlo prechádzať.
