Individuálne odoslanie e-mailu viacerým používateľom sa vzťahuje na proces zostavenia a distribúcie jednej e-mailovej správy viacerým príjemcom, čím sa zabezpečí, že každý príjemca dostane samostatný, personalizovaný e-mail bez toho, aby bola jeho e-mailová adresa viditeľná pre ostatných. Táto metóda sa bežne používa v situáciách, keď má byť obsah e-mailu dôverný alebo personalizovaný pre každého príjemcu, napríklad bulletiny, pozvánky alebo oznámenia.
Ak chcete poslať e-mail viacerým používateľom jednotlivo, môžete postupovať podľa týchto krokov:
1. Zostavte e-mail: Začnite písaním e-mailu pomocou preferovaného e-mailového klienta alebo služby. Vytvorte obsah e-mailu vrátane predmetu, tela a prípadných príloh a uistite sa, že je relevantný a prispôsobený príjemcom.
2. Vytvorte zoznam adries: Pred odoslaním e-mailu je potrebné vytvoriť zoznam adresátov, ktorý bude obsahovať všetkých jednotlivých príjemcov. To môžete urobiť buď ručným zadaním e-mailovej adresy každého príjemcu, alebo importovaním už existujúceho zoznamu z tabuľky alebo systému správy kontaktov.
3. Personalizujte e-mail: Ak chcete zabezpečiť, aby každý príjemca dostal individuálny e-mail, je veľmi dôležité obsah personalizovať. To sa dá dosiahnuť použitím premenných alebo zástupných znakov v tele e-mailu alebo v riadku predmetu, ktoré sa pri odoslaní e-mailu automaticky nahradia konkrétnymi informáciami príjemcu. Osobný charakter môže dodať napríklad použitie krstného mena príjemcu alebo názvu spoločnosti.
4. Odoslať e-mail: Po zostavení e-mailu a jeho personalizácii je čas ho odoslať. Namiesto toho, aby ste vybrali všetkých príjemcov naraz, musíte e-mail odoslať každému príjemcovi zvlášť. To môžete urobiť pomocou poľa „“Bcc““ (slepá kópia) v e-mailovom klientovi, ktoré vám umožní odoslať e-mail viacerým príjemcom bez toho, aby ste si navzájom odhalili ich e-mailové adresy.
5. Správa odpovedí a následných opatrení: Po odoslaní e-mailu je dôležité spravovať všetky odpovede alebo následné kroky od príjemcov. V závislosti od objemu odpovedí môže byť potrebné organizovať a odpovedať na každý e-mail osobitne alebo použiť automatizované nástroje na zefektívnenie tohto procesu.
Posielanie e-mailov viacerým používateľom jednotlivo ponúka niekoľko výhod. Po prvé, zabezpečuje súkromie e-mailovej adresy každého príjemcu, pretože nie je vystavená ostatným v zozname adresátov. Po druhé, umožňuje personalizovanú komunikáciu, vďaka ktorej môžete každého príjemcu osloviť individuálne a prispôsobiť obsah jeho špecifickým potrebám alebo preferenciám. A napokon, táto metóda môže pomôcť zachovať profesionálny vzhľad, pretože príjemcovia neuvidia dlhý zoznam e-mailových adries v poliach „“Komu““ alebo „“Cc““.
