Následná komunikácia je nevyhnutnou súčasťou každej stratégie obchodnej komunikácie. Či už nadväzujete na žiadosť o zamestnanie, predajnú ponuku, príležitosť na nadviazanie kontaktov alebo akýkoľvek iný typ komunikácie, odoslanie efektívneho následného e-mailu môže mať významný vplyv na dosiahnutie požadovaného výsledku. V tomto článku sa budeme venovať niektorým stratégiám písania účinného následného e-mailu, ktoré vám pomôžu vyniknúť a získať požadovanú odpoveď.
1. Buďte včasní: Pri následných e-mailoch je rozhodujúce načasovanie. Nechcete čakať príliš dlho po prvej komunikácii, pretože príjemca už mohol ísť ďalej alebo zabudnúť na vašu správu. V ideálnom prípade by ste mali následný e-mail odoslať do 24 až 48 hodín od prvej komunikácie. Tým ukážete, že ste proaktívni a máte záujem o konverzáciu.
2. Personalizujte svoju správu: Všeobecné e-maily sa dajú ľahko rozpoznať a často sa ignorujú. Ak chcete, aby váš následný e-mail vynikol, personalizujte ho odkazom na konkrétne detaily z predchádzajúcej komunikácie. Spomeňte niečo konkrétne, o čom sa diskutovalo alebo o čom ste sa podelili vo vašej prvej konverzácii, aby ste ukázali, že ste dávali pozor a máte skutočný záujem o pokračovanie konverzácie.
3. Buďte struční: V dnešnom rýchlom svete sú ľudia každý deň bombardovaní e-mailami. Ak chcete zvýšiť šancu, že si váš následný e-mail niekto prečíta a odpovie naň, buďte struční a výstižní. Jasne uveďte účel svojho e-mailu a akú akciu, ktorú očakávate, príjemca vykoná. Vyhnite sa dlhým odsekom a zbytočným podrobnostiam, ktoré môžu spôsobiť, že váš e-mail bude pôsobiť zahlcujúco.
4. Poskytnúť hodnotu: Jedným z najlepších spôsobov, ako získať odpoveď na váš následný e-mail, je poskytnúť príjemcovi hodnotu. Môže to byť vo forme ďalších informácií, zdrojov alebo poznatkov, ktoré im môžu nejakým spôsobom pomôcť. Tým, že ponúknete niečo hodnotné, je pravdepodobnejšie, že upútate ich pozornosť a budú mať väčšiu tendenciu odpovedať na váš e-mail.
5. Zahrňte jasnú výzvu na akciu: Uľahčite príjemcovi odpoveď na váš následný e-mail tým, že uvediete jasnú výzvu na akciu. Či už žiadate o stretnutie, telefonát, odpoveď na otázku alebo akúkoľvek inú akciu, jasne uveďte, o čo žiadate, a uveďte všetky potrebné podrobnosti alebo pokyny. Príjemcovi to uľahčí vykonať požadovanú akciu a odpovedať na váš e-mail.
6. Ak je to potrebné, znovu sa na to pozrite: Ak nedostanete odpoveď na svoj prvý kontrolný e-mail, nebojte sa ho znova kontaktovať. Niekedy sú ľudia zaneprázdnení alebo mohli prehliadnuť váš e-mail, takže zaslanie jemného pripomenutia môže byť užitočné. V následných e-mailoch buďte zdvorilí a úctiví a dajte príjemcovi ďalšiu príležitosť reagovať.
Na záver chcem povedať, že písanie účinných následných e-mailov je dôležitá zručnosť, ktorá vám môže pomôcť dosiahnuť vaše ciele a vybudovať zmysluplné kontakty. Dodržiavaním stratégií uvedených v tomto článku môžete zvýšiť šance na získanie odpovede na svoje následné e-maily a na dosiahnutie svojich komunikačných cieľov. Nezabudnite na včasnosť, personalizáciu správy, jej stručnosť, hodnotu, jasnú výzvu na akciu a v prípade potreby na ďalšie kroky. Ak budete mať na pamäti tieto tipy, môžete vytvoriť presvedčivé následné e-maily, ktoré vám pomôžu vyniknúť a získať výsledky, ktoré hľadáte.
