Na celom svete sa denne odosielajú a prijímajú stovky e-mailov. Podniky často posielajú niekoľko e-mailov denne a každý z nich je príležitosťou na propagáciu seba a svojej firmy.
Pokiaľ ide o váš e-mailový podpis, môže zohrávať veľkú úlohu pri vytváraní dojmu, ktorým pôsobíte na svojich zákazníkov. Mnohí ľudia však k e-mailovému podpisu pristupujú ako k nedopatreniu, čím môžu premárniť mnohé príležitosti. Podpis je vašou šancou objasniť, kto ste, čo robíte, ako vás možno zastihnúť a kde sa príjemcovia môžu dozvedieť viac o vás, vašej firme alebo projekte, na ktorom pracujete.
Predpokladajme, že váš e-mailový podpis pozostáva len z vášho mena a základných kontaktných informácií. V takom prípade možno nevyužívate všetky možnosti, ako nadviazať kontakt s príjemcami. Čítajte ďalej a dozviete sa viac o vytvorení profesionálneho e-mailového podpisu, ktorý zanechá skvelý trvalý dojem.
Čo má obsahovať profesionálny e-mailový podpis
Pri zostavovaní e-mailového podpisu je dobré mať zoznam vecí, ktoré by doň mali patriť. Niektoré z hlavných vecí, ktoré by ste mali zvážiť zahrnúť do svojho e-mailového podpisu, sú:
1 – Vaše celé meno
Rovnako ako pri odosielaní bežnej pošty by malo byť v podpise e-mailu vždy uvedené vaše meno, aby si príjemca bol istý, od koho ho dostal. Vaše meno by malo byť uvedené v prvom riadku textu podpisu e-mailu.
2 – Informácie o práci
Po uvedení svojho mena je potrebné uviesť ďalšie informácie o príslušnosti, ktoré môžu zahŕňať vašu pracovnú pozíciu, spoločnosť alebo organizáciu, ktorej ste súčasťou, a prípadne oddelenie, v ktorom pracujete. Poskytnutie týchto informácií vám poskytne viac kontextu a vašu úlohu v konverzácii. Takisto v závislosti od toho, komu posielate e-mail, vám prepojenie s väčšou organizáciou alebo spoločnosťou v podpise e-mailu môže dodať väčšiu dôveryhodnosť a upútať pozornosť príjemcov.
3 – Ďalšie kontaktné informácie
Hoci príjemca vášho e-mailu bude mať vašu e-mailovú adresu, podpis e-mailu je výborným miestom na uvedenie ďalších kontaktných informácií, aby mal k dispozícii viacero možností, ako vás kontaktovať. Môže to byť napríklad vaše telefónne číslo alebo adresa vašej firmy. V závislosti od vašej funkcie a druhu e-mailov, ktoré posielate, môže byť podpis aj dobrou príležitosťou na propagáciu vašej osobnej webovej stránky alebo profilu LinkedIn.
4 – Výzva k akcii
Inteligentným krokom pri vytváraní e-mailového podpisu je zahrnúť do neho výzvu na akciu. Najlepšie CTA v e-mailových podpisoch sú aktuálne, v súlade so štýlom vášho e-mailu, takže vyzerajú prirodzene a nie sú vtieravé. Pri písaní CTA vyberte niečo, čo je v súlade s aktuálnym cieľom, a aktualizujte ju, keď sa vaše ciele zmenia.
5 – Sociálne ikony
Vaša prítomnosť v sociálnych médiách je kľúčovou súčasťou vašej značky, ktorá umožňuje získať viac priaznivcov vo vašom odvetví a ukázať ľuďom, kto ste a na čom vám záleží. O značke alebo jednotlivcovi môžete veľa povedať na základe toho, čo zverejňuje na sociálnych médiách. Z tohto dôvodu je dobré uvádzať odkazy na stránky sociálnych médií vo svojom e-mailovom podpise. Posilníte tým svoju značku, poskytnete určitý sociálny dôkaz a príjemcovia budú mať k dispozícii rôzne spôsoby, ako sa s vami skontaktovať. Môže to tiež pomôcť zvýšiť ďalšiu návštevnosť vášho online obsahu, ak na svojich profiloch v sociálnych médiách zverejníte odkazy na príspevky na blogu, stránky produktov alebo vstupné stránky.
6 – Rezervačné odkazy
Ak často posielate e-maily klientom alebo iným ľuďom a rezervujete si stretnutia, pridanie odkazu na rezerváciu do e-mailového podpisu môže byť rozumným krokom. Klientom to uľahčí prácu, pretože môžu kliknúť na odkaz a zadať svoje údaje na rezerváciu, a vám sa uvoľní čas, pretože nebudete posielať e-maily sem a tam, aby ste ich rezervovali. Existuje mnoho nástrojov kalendára, ktoré môžete použiť na uľahčenie rezervácie stretnutí, s možnosťou skopírovať a vložiť odkaz kamkoľvek chcete, aby naň mohli ľudia kliknúť, vrátane podpisu e-mailu.
7 – Logo alebo fotografia
Ak chcete svoj e-mailový podpis ozvláštniť alebo pridať osobný prvok, aby si príjemcovia, s ktorými ste sa osobne nestretli, mohli priradiť vaše meno k tvári, možno by stálo za to pridať profesionálnu fotografiu. Alebo ak chcete svojimi e-mailami zvýšiť povedomie o značke, zvážte pridanie loga spoločnosti.
8 – Právne požiadavky alebo vyhlásenie odvetvia
V niektorých odvetviach platia osobitné usmernenia týkajúce sa etikety a používania e-mailov, aby sa zabránilo prenosu súkromných informácií. Z tohto dôvodu by stálo za to preskúmať všetky predpisy v danom odvetví, ktoré môžete pridať do svojho e-mailového podpisu ako vyhlásenie o vylúčení zodpovednosti.
Príklady skvelého dizajnu e-mailových podpisov
Pri navrhovaní e-mailového podpisu treba mať na pamäti niekoľko osvedčených postupov. Podpis je dobré navrhnúť tak, aby zdôrazňoval vaše meno, pracovnú pozíciu a ďalšie kontaktné informácie. Spolu s tým sa uistite, že dizajn podpisu je vhodný pre mobilné zariadenia, je vysokokvalitný a má dobrú hierarchiu dizajnu. Používajte jednoduché, konzistentné farby, aby dizajn nebol príliš neprehľadný a bol ľahko čitateľný na prvý pohľad. Na tento účel môžete zvážiť použitie generátor e-mailových podpisov dodržiavať osvedčené postupy, aby sme pre vás mohli navrhnúť ideálny podpis a zároveň zabezpečiť vysokú kvalitu.
Prečo sú dôležité dobré e-mailové podpisy?
Či už máte firmu, ste zamestnanec, ktorý často používa e-mail ako hlavný komunikačný nástroj, alebo sa uchádzate o zamestnanie a chcete na ľudí urobiť profesionálny dojem, existuje mnoho dôvodov, prečo je dobrý e-mailový podpis nevyhnutný. E-mailový podpis nielenže urobí dojem na príjemcu, ale môže poskytnúť aj ďalšie informácie o tom, kto ste a prečo správu posielate, čo môže byť užitočné, ak posielate e-mail ľuďom, s ktorými ste nikdy nehovorili.
Čo majú najlepšie e-mailové podpisy spoločné?
Pri vytváraní najlepšieho e-mailového podpisu je niekoľko hlavných vecí, ktoré majú všetky dobré podpisy spoločné. Hlavným cieľom vášho e-mailového podpisu by malo byť, aby bolo príjemcovi jasné, od koho dostáva správu. Mal by obsahovať vaše celé meno, pracovnú pozíciu a všetko ostatné, čo súvisí s vašou identitou. Predpokladajme, že posielate e-maily zo spoločnosti. V takom prípade je vhodné v podpise uviesť ďalšie kontaktné informácie o spoločnosti, napríklad webovú adresu, adresu podniku a kontaktné telefónne číslo. Ak posielate e-maily ako fyzická osoba, zvážte pridanie ďalších informácií o sebe, napríklad odkazu na svoj profil na sieti LinkedIn alebo na iné profily v sociálnych médiách.
Aký je prínos dobrých e-mailových podpisov?
E-mailový podpis môže mať zásadný vplyv na to, aký dojem zanecháte na ostatných, či už ako jednotlivec alebo zástupca spoločnosti. Správny e-mailový podpis môže zabezpečiť, že odoslané e-maily budú pôsobiť profesionálne a uhladene a že nedôjde k nedorozumeniu, pokiaľ ide o to, kto správu odoslal a aký je jej účel. Či už sa uchádzate o zamestnanie, oslovujete potenciálnych klientov ako majiteľ firmy, alebo komunikujete so spolupracovníkmi, agentúrami a inými odborníkmi vo svojom odbore v mene svojej spoločnosti, dobre navrhnutý, premyslený e-mailový podpis, ktorý obsahuje všetky potrebné informácie, bude mať veľký význam, pokiaľ ide o zanechanie dobrého dojmu a dosiahnutie požadovaného výsledku vašej komunikácie.
Ako vytvoriť podpisy pre e-maily
Väčšina poskytovateľov e-mailových služieb vám umožní rýchlo vytvoriť podpis, ktorý sa bude pridávať do všetkých budúcich e-mailov. Keď nájdete okno na vytvorenie e-mailového podpisu, zvyčajne budete môcť použiť používateľsky prívetivý editor, ktorý vám umožní pridávať text, meniť písma a farby, vkladať logá a fotografie a pridávať odkazy. Prípadne môžete použiť nástroj na generovanie e-mailových podpisov, ktorý vám umožní vytvoriť ideálny podpis a pred uložením ho skopírovať a vložiť do možnosti podpisu v e-mailovom klientovi. Po uložení sa váš podpis zobrazí na konci všetkých budúcich e-mailov, ktoré odošlete.
E-mailový podpis je jednoduchou súčasťou každého odoslaného e-mailu; ak však obsahuje správne informácie a je dobre navrhnutý, môže výrazne ovplyvniť dojem, ktorý svojimi e-mailovými správami urobíte.
9 osvedčených postupov pre písanie skvelých e-mailových podpisov
E-mailové podpisy sú viac než len formalita; sú príležitosťou na budovanie značky, marketing a vytváranie trvalého dojmu. Dobre vytvorený e-mailový podpis môže slúžiť ako účinný nástroj na dosiahnutie rôznych obchodných cieľov. Nižšie uvádzame deväť osvedčených postupov, ktoré vám pomôžu vytvoriť profesionálny e-mailový podpis, ktorý vynikne.
1. Uveďte základné kontaktné údaje a kontaktné údaje odosielateľa
Základom každého profesionálneho e-mailového podpisu sú kontaktné údaje. Vaše meno, pozícia, spoločnosť, kontaktné číslo a číslo mobilného telefónu sú nevyhnutné minimum. Tým sa zabezpečí, že vás príjemcovia e-mailov môžu ľahko kontaktovať prostredníctvom viacerých kanálov. Uvedenie kontaktných údajov odosielateľa nie je len zdvorilosť, ale nevyhnutnosť.
2. Pridanie odkazov a ikon sociálnych médií
V dnešnej digitálnej dobe sú odkazy na sociálne médiá a ikony sociálnych médií povinnou súčasťou vášho e-mailového podpisu. Ide o nenápadnú formu marketingu v e-mailovom podpise, ktorá môže zvýšiť vašu online prítomnosť a osobná značka .
3. Zahrňte výzvu k akcii (CTA) a CTA v podpise e-mailu
Výzva k akcii (CTA) a CTA v e-mailovom podpise môžu zmeniť váš e-mailový podpis z jednoduchého podpisu na výkonný marketingový nástroj. Dobre umiestnená CTA môže zvýšiť angažovanosť príjemcov, či už ich presmeruje na cieľovú stránku predaja, alebo ich požiada o prihlásenie sa na odber noviniek.
4. Zabezpečenie mobilnej odozvy pre mobilných používateľov
Vzhľadom na rastúci počet používateľov mobilných zariadení je veľmi dôležité navrhnúť e-mailový podpis, ktorý bude dobre vyzerať na mobilných zariadeniach. Návrh reagujúci na mobilné zariadenia zaručuje, že sa váš podpis bude zobrazovať tak, ako má, v rôznych e-mailových klientoch.
5. Používajte profesionálne e-mailové podpisy ako digitálne vizitky
Myslite na svoje profesionálne e-mailové podpisy ako na digitálne vizitky . Zahrnutie všetkého relevantného obsahu – ako je vaša funkcia, spoločnosť a kontaktné údaje – uľahčí príjemcom zapamätať si vás a vašu osobnú značku.
6. Jednoduché, ale pútavé s najlepšími príkladmi e-mailových podpisov
Aj keď je lákavé sa vyšantiť, najlepšie príklady e-mailových podpisov sú často jednoduché a čisté. Pútavý e-mailový podpis nemusí byť okázalý; musí len obsahovať všetky podstatné prvky v prehľadnom a čitateľnom formáte e-mailového podpisu.
7. Pridanie osobného obrázku alebo firemného loga
Obrázok je hodný tisícov slov. Pridaním osobného obrázku alebo firemného loga do firemného e-mailového podpisu si ho môžete lepšie zapamätať. Uistite sa však, že obrázok má vhodnú veľkosť a formát, aby sa správne zobrazoval v rôznych e-mailových klientoch.
8. Poskytnite viacero spôsobov, ako vás kontaktovať
Váš obchodný podpis by mal príjemcom ponúkať viac ako jeden spôsob, ako sa s nimi skontaktovať. Uvedenie viacerých kontaktných údajov, ako napríklad mobilného čísla a odkazov na sociálne médiá, spolu s kontom Gmail alebo profesionálnym e-mailom poskytuje pohodlie a podporuje lepšiu komunikáciu.
9. Testovanie v rôznych e-mailových klientoch a používanie šablóny podpisu
Pred dokončením firemných e-mailových podpisov je dobré otestovať, ako sa zobrazujú v rôznych e-mailových klientoch. Tým sa zabezpečí, že sa vaše e-mailové podpisy doplnené ikonami sociálnych médií a CTA zobrazia všetkým príjemcom e-mailov tak, ako bolo zamýšľané. Používanie šablóny podpisu môže tiež pomôcť zachovať konzistentnosť všetkých firemných e-mailových podpisov.
Ak budete dodržiavať tieto osvedčené postupy, budete na dobrej ceste k vytvoreniu vlastného podpisu, ktorý bude profesionálny, efektívny a pútavý. Či už používate bezplatný generátor e-mailových podpisov, šablónu podpisu alebo si vytvárate vlastný podpis od začiatku, tieto tipy vám pomôžu čo najlepšie využiť tento často prehliadaný marketingový nástroj.
