Jednou z najzložitejších vecí pri nastavovaní firemných e-mailov je, že svoju spoločnosť nemôžete obmedziť len na jednu e-mailovú adresu.
Pravdepodobne budete potrebovať samostatnú e-mailovú adresu pre generálneho riaditeľa, účtovníctvo, marketing a ďalšie oddelenia, ako aj e-mailové adresy pre kľúčových ľudí, ktorí sú kontaktnými osobami pre zákazníkov v rámci podniku. To môže viesť k množstvu rôznych individuálnych schránok, ktoré treba spravovať. Našťastie, e-mailový alias je jednoduché a často bezplatné riešenie, ktoré vám to všetko môže uľahčiť.
Existuje veľa dôvodov, prečo si nastaviť e-mailový alias, ktorý sa líši od vašej primárnej adresy, ale stále chodí do vašej schránky. Môže byť užitočná v pracovnom aj osobnom živote, aby ste si lepšie zorganizovali svoju e-mailovú schránku a získali ďalšie zabezpečenie a súkromie. Aliasy sa dajú použiť na rýchlu identifikáciu prichádzajúcich správ z rôznych zdrojov a môžu sa použiť aj na prihlasovanie sa na internete. Väčšina hlavných e-mailových služieb vrátane služieb Gmail a Microsoft umožňuje nastaviť jeden alebo viac e-mailových aliasov.
Čo je to alias e-mailu?
Pri začatí podnikania môžu byť náklady na začatie činnosti zdrojom stresu. Je dôležité zvážiť základné podnikateľské potreby, ktoré budete potrebovať, vrátane profesionálnej e-mailovej adresy.
Vaša firemná e-mailová adresa bude slúžiť ako značka vašej digitálnej prítomnosti a často bude hlavným spôsobom, akým budú zákazníci komunikovať s vašou firmou. Keď nastavíte svoju primárnu e-mailovú adresu, bude to hlavná adresa, z ktorej vaša firma bude odosielať a prijímať e-maily. Okrem toho je to adresa, ktorú vidí celý váš zoznam kontaktov, keď ho oslovíte.
E-mailový alias je však funkcia, ktorá vám umožňuje vytvoriť iné e-mailové adresy, ktoré automaticky presmerujú prichádzajúce správy na vašu hlavnú firemnú e-mailovú adresu. Vďaka tomu nie je potrebné nastavovať ďalšie e-mailové schránky alebo platiť dodatočné poplatky poskytovateľovi e-mailových služieb.
Napríklad váš hlavný firemný e-mail môže byť johnsmith@company.com a môžete si nastaviť aliasovú adresu na js@company.com s použitím rovnakej e-mailovej domény.
E-mailový alias, známy aj ako alternatívny e-mail, sa vzťahuje na presmerovanie adresy. Dá sa definovať aj ako prezývka, ktorú môžete použiť na ochranu svojho skutočného mena na internete. V prípade podnikov by to mohol byť názov oddelenia alebo marketingovej kampane.
Alias má samostatnú schránku doručenej pošty, ale nie je potrebné ho otvárať, aby ste mohli spravovať všetky prijaté e-maily. Všetky prichádzajúce správy sa presmerujú na vaše primárne e-mailové konto. Bude tiež používať všetky rovnaké kontakty a nastavenia účtu ako vaše primárne konto.
Hlavné výhody používania e-mailovej prezývky
Existujú rôzne dôvody, prečo môžete chcieť používať e-mailovú prezývku. Medzi hlavné výhody používania e-mailového aliasu patria:
- Efektívnejšia správa doručenej pošty: Môžete nastaviť automatizáciu e-mailov a filtre, aby ste proces ešte viac zjednodušili.
- Podniky môžu ušetriť drahocenný čas tým, že sa vyhnú potrebe preskakovať medzi účtami.
- E-mailový alias možno použiť na zachovanie súkromia primárneho pracovného e-mailu, pričom e-maily sa stále prijímajú do primárnej schránky. To sa môže hodiť, ak chcete napríklad sledovať svojich konkurentov prihlásením sa na ich e-mailové marketingové kampane.
- Pseudonymy môžu novým malým podnikom uľahčiť triedenie, pretože tieto spoločnosti ešte nemusia mať oddelenie služieb zákazníkom alebo účtovné oddelenie.
E-mailové aliasy sú skvelým riešením pre všetky firmy, ktoré potrebujú prijímať e-maily pre rôznych zamestnancov alebo oddelenia na rovnakom mieste.
Kedy sú užitočné e-mailové kontá s prezývkami?
Jednou z hlavných výhod používania e-mailovej prezývky je možnosť vytvoriť profesionálnu digitálnu prezentáciu vašej spoločnosti. Napríklad, keď začínate svoju firmu, môžete byť jediným, kto ju vedie, čo si bude vyžadovať len jeden e-mail, ktorý je vaším primárnym e-mailom pre akékoľvek otázky.
Možno však budete chcieť pridať inú e-mailovú adresu na otázky týkajúce sa predaja a fakturácie. Použitie e-mailového aliasu vám umožní vytvoriť obe tieto adresy, ale všetky e-maily odoslané na ktorúkoľvek z nich budete dostávať do svojej primárnej schránky.
E-mailové aliasy sa vo všeobecnosti považujú za dočasné opatrenie, ktoré sa používa, kým sa spoločnosť ďalej nerozrastie a neprijme viac zamestnancov schopných spravovať rôzne schránky. Môžu sa však použiť aj ako trvalé riešenie na triedenie problémov alebo problémov s nesprávne napísanými e-mailmi.
Ak napríklad viete o bežných spôsoboch písania vašej e-mailovej adresy, môžete ich pridať ako aliasy, aby ste zabránili nedoručeniu e-mailov.
Alternatívy k e-mailovým aliasom
Zdieľaná schránka je alternatívnym riešením e-mailového aliasu, ktoré by stálo za zváženie. Umožňujú odosielanie a prijímanie e-mailov so zdieľanými adresami a do zdieľaných schránok sa môže prihlásiť viacero používateľov na správu. Podobne ako e-mailové aliasy si neúčtujú žiadne ďalšie poplatky, takže sú ideálnou možnosťou pre spoločnosti, v ktorých e-mailový alias nevyhovuje všetkým potrebám.
Môžete zvážiť aj dočasnú adresu, ale hrozí, že po jej vypršaní prídete o svoje e-maily.
Kedy používať alias e-mailovú adresu?
Existujú rôzne situácie, v ktorých môže byť e-mailový alias užitočný. Patria medzi ne:
Niekto vo firme plní viacero úloh
Ak vy alebo niekto, kto pracuje pre vašu spoločnosť, zastáva viacero úloh, vytvorenie e-mailového prezývky môže byť užitočným spôsobom organizácie komunikácie. Pomôže vám to vyhnúť sa potrebe prepínať medzi viacerými schránkami a uľahčí vám to sledovanie všetkých prijatých e-mailov.
Uchovávajte kontakty na bývalých zamestnancov
Ďalším dôvodom, prečo používať alias e-mailové adresy pre zamestnancov, je možnosť zostať v kontakte s ľuďmi, ktorí oslovujú bývalých zamestnancov. Takto zostane pôvodná adresa zamestnanca (johnsmith@company.com) aktívna aj po odchode Johna Smitha zo spoločnosti, čo vám umožní čítať nové e-maily pre túto osobu v samostatnej schránke.
Dočasné e-mailové adresy
Dočasná e-mailová adresa môže byť užitočnou funkciou, keď sa potrebujete zaregistrovať do služby, ale máte obavy, či je spoľahlivá. Ak sa vám nepáči myšlienka používania dočasnej e-mailovej služby, môžete namiesto nej použiť e-mailový alias. Keď alias už nebudete potrebovať, môžete ho jednoducho odstrániť a prestať dostávať e-maily na túto adresu.
Zachovanie súkromia vašej osobnej elektronickej pošty
Vždy je dobré oddeliť osobný a pracovný život. Z tohto dôvodu sa možno budete chcieť vyhnúť používaniu osobnej e-mailovej adresy pre vašu firmu. Môžete použiť prezývku a naďalej dostávať všetky e-maily, ktoré dostanete do svojej primárnej schránky, bez toho, aby ste prezradili osobné informácie alebo vyzerali neprofesionálne.
Ako vytvoriť e-mailový alias pomocou rôznych služieb?
Teraz, keď už viete, aký užitočný môže byť alias e-mailu pre vašu firmu, stojí za to vedieť, ako nastaviť alias e-mailu v niektorých z najobľúbenejších služieb. Tu sú pokyny krok za krokom pre všetky, ktoré stoja za zmienku.
Pridanie aliasu v službe Gmail
Gmail umožňuje každému používateľovi bezplatne vytvoriť až tridsať aliasov. Ak to chcete urobiť, začnite prihlásením sa do konzoly správcu Google pomocou účtu správcu. Cez domovskú stránku prejdite do časti Používatelia, potom vyhľadajte požadovaného používateľa a otvorte stránku s týmto účtom v zozname Používatelia.
V časti Informácie o používateľovi vyhľadajte a kliknite na položku Alternatívne e-mailové adresy. Potom môžete zadať alternatívne používateľské meno. Majte na pamäti, že nebudete môcť vytvoriť alternatívne meno, ktoré už bolo niekomu pridelené. Po dokončení uložte zmeny. Pridajte nový alias do svojho primárneho e-mailového konta, aby ste mohli začať odosielať e-maily z alternatívnej adresy.
Pridanie aliasu v programe Outlook
Outlook je ďalšia e-mailová služba, v ktorej majú používatelia možnosť bezplatne vytvoriť viacero aliasov. Ak chcete vytvoriť e-mailový alias v aplikácii Outlook, prejdite na stránku Pridať alias a v prípade potreby sa prihláste do svojho konta.
Podľa toho, ktorú z možností chcete, si vyberte buď „Pridať existujúcu e-mailovú adresu ako alias“, alebo „Vytvoriť novú e-mailovú adresu programu Outlook a pridať ju ako alias“. Potom kliknite na Pridať alias. Majte na pamäti, že ako alias nemôžete pridať žiadne existujúce adresy @live.com, @hotmail.com alebo @msn.com a nebudete môcť pridať alias, ktorý je už spojený s účtom Microsoft.
Pridanie aliasu na iCloud
Ak používate poštu iCloud (známu aj ako Apple mail), môžete si vytvoriť alias otvorením pošty iCloud a kliknutím na ikonu ozubeného kolesa v bočnom paneli. Potom kliknite na položku „Predvoľby“, predtým vyberte položku „Kontá“ a potom „Pridať alias“. Potom budete môcť zadať všetky požadované informácie, ako je celé meno, alias, označenie a farba označenia. Kliknite na tlačidlo Ok a je to hotové.
Aký je rozdiel medzi aliasom a používateľom?
Možno sa pýtate, ako sa líšia používatelia e-mailu a e-mailové aliasy? E-mailový alias je konto, ktoré možno použiť na presmerovanie e-mailov na existujúcu e-mailovú adresu. Nemá vlastnú schránku ani úložisko, čo znamená, že správy budú presmerované na primárne e-mailové konto a uložené na serveri hlavného konta.
Inými slovami, môžete naplno používať svoju skutočnú e-mailovú adresu, zatiaľ čo alias je len pripojený e-mail, ktorý sa používa na preposielanie e-mailov.
Ako sa líšia doménové a e-mailové aliasy?
Okrem aliasov pre e-maily môžete nastaviť aliasy aj pre domény . V tomto prípade je alias uvedený za znakom @ a nie pred ním. Ak máte napríklad dve spoločnosti, doménový alias môže byť veľmi užitočný na prijímanie e-mailov od oboch spoločností do rovnakej schránky, čo vám pomôže efektívnejšie spravovať komunikáciu.
Zhrnutie
Pravdepodobne ste v minulosti odoslali e-maily na množstvo aliasových adries bez toho, aby ste o tom vedeli. Teraz, keď viete, aké užitočné môžu byť pre akýkoľvek druh podnikania, môžete ich považovať za užitočný doplnok k zásobníku nástrojov e-mailového marketingu.
Keď už o tom hovoríme, je tu ešte jeden nástroj, ktorý nevyhnutne potrebujete, ak odosielate veľa e-mailov. Bouncer vám pomôže vyčistiť a overiť zoznamy e-mailov, aby ste mali istotu, že vždy posielate e-maily skutočným ľuďom. Lepší výkon e-mailového marketingu, žiadne tvrdé odrazy. Čo sa vám nepáči? Zaregistrujte sa a vyskúšajte Bouncer ešte dnes!
Často kladené otázky
Aké je lepšie riešenie, alias e-mailu alebo nová e-mailová adresa?
Záleží na tom. Ak chcete len preposielať e-maily a nepoužívať adresu na odosielanie e-mailov, potom je lepšou voľbou alias. Ak však chcete odosielať nové e-maily, potom je lepšou alternatívou nový e-mail.
Môže niekto vytvoriť alias e-mailu?
Áno, ako vidíte vyššie, túto možnosť ponúka väčšina poskytovateľov e-mailových služieb. S najväčšou pravdepodobnosťou však za ňu budete musieť zaplatiť.
Čo môžem použiť ako alias e-mailu?
ľubovoľný e-mail, ktorý chcete mať vo vlastnej doméne. Vaše primárne a aliasové e-maily si nemusia byť nijako podobné. Môžete napríklad nastaviť alias raccoon@domain.com na svoj hlavný e-mail janesmith@domain.com.
