Одна из самых сложных вещей в настройке деловой электронной почты заключается в том, что вы не можете ограничить свою компанию только одним адресом электронной почты.
Вам, вероятно, понадобится отдельный адрес электронной почты для генерального директора, бухгалтерии, маркетинга и других отделов, а также адреса электронной почты для ключевых людей, которые являются контактными лицами для клиентов в компании. Это может привести к тому, что вам придется управлять множеством различных индивидуальных почтовых ящиков. К счастью, псевдоним электронной почты — это простое и зачастую бесплатное решение, которое может значительно облегчить работу.
Существует множество причин для создания псевдонима электронной почты, который отличается от вашего основного адреса, но все равно попадает в ваш почтовый ящик. Это может быть полезно как для профессиональной, так и для личной жизни, чтобы лучше организовать свой почтовый ящик и обеспечить дополнительную безопасность и конфиденциальность. Псевдонимы можно использовать для быстрой идентификации входящих сообщений из различных источников, а также для регистрации в Интернете. Большинство основных почтовых служб, включая Gmail и Microsoft, позволяют установить один или несколько псевдонимов.
Что такое псевдоним электронной почты?
Когда вы начинаете свой бизнес, расходы, связанные с началом работы, могут стать источником стресса. Важно рассмотреть основные необходимые для бизнеса вещи, включая профессиональный адрес электронной почты.
Адрес электронной почты вашего предприятия будет служить маркером вашего цифрового присутствия и часто будет основным способом взаимодействия клиентов с вашим предприятием. Когда вы установите свой основной адрес электронной почты, это будет основной адрес, с которого ваш бизнес отправляет и получает электронные письма. Более того, именно этот адрес видит весь ваш список контактов при обращении к вам.
Однако псевдоним электронной почты — это функция, позволяющая создавать другие адреса электронной почты, которые автоматически перенаправляют входящие сообщения на основной адрес электронной почты вашего предприятия. Это избавляет вас от необходимости создавать дополнительные почтовые ящики или платить дополнительную плату поставщику услуг электронной почты.
Например, основной адрес электронной почты вашей компании может быть johnsmith@company.com, и вы можете создать псевдонимный адрес js@company.com, используя тот же почтовый домен.
Также известный как альтернативный адрес электронной почты, псевдоним электронной почты относится к переадресованному адресу. Его также можно определить как псевдоним, который вы можете использовать для защиты своего настоящего имени в Интернете. Для бизнеса это может быть название отдела или маркетинговой кампании.
Псевдоним имеет отдельный ящик входящих сообщений, но его не нужно открывать, чтобы управлять любыми письмами, которые он получает. Все входящие сообщения пересылаются на вашу основную учетную запись электронной почты. Он также будет использовать все те же контакты и настройки учетной записи, что и ваша основная учетная запись.
Основные преимущества использования псевдонима электронной почты
Существуют различные причины, по которым вы можете захотеть использовать псевдоним электронной почты. К основным преимуществам использования псевдонима электронной почты относятся:
- Более эффективное управление входящими сообщениями: Все сообщения доставляются в один почтовый ящик, что облегчает отслеживание коммуникаций, а для дальнейшего упрощения процесса можно настроить автоматизацию электронной почты и фильтры.
- Предприятия могут сэкономить драгоценное время, избежав необходимости переходить с одного счета на другой.
- Псевдоним электронной почты можно использовать для того, чтобы сохранить в тайне основную рабочую почту, но при этом получать электронные письма в основной почтовый ящик. Это может быть удобно, например, если вы хотите отслеживать своих конкурентов, подписываясь на их маркетинговые кампании по электронной почте.
- Псевдонимы могут облегчить сортировку для новых малых предприятий, поскольку у таких компаний может еще не быть отдела обслуживания клиентов или бухгалтерии.
Псевдонимы электронной почты — это отличное решение для любого предприятия, которому необходимо получать электронную почту для разных сотрудников или отделов в одном и том же месте.
Когда полезны псевдонимы учетных записей электронной почты?
Одним из основных преимуществ использования псевдонима электронной почты является возможность создать профессиональное цифровое присутствие для вашей компании. Например, когда вы только начинаете свой бизнес, вы можете быть единственным его руководителем, и тогда вам потребуется только один электронный адрес, который будет вашим основным электронным адресом для любых запросов.
Однако вы можете захотеть добавить другой адрес электронной почты для торговых предложений и запросов на выставление счетов. Использование псевдонима электронной почты позволяет вам создать оба этих адреса, но получать все письма, отправленные на любой из них, в свой основной почтовый ящик.
Псевдонимы электронной почты обычно рассматриваются как временная мера, которая используется до тех пор, пока компания не разрастется и не наберет больше сотрудников, способных управлять разными почтовыми ящиками. Однако их можно использовать и в качестве постоянного решения проблем с сортировкой или неправильным написанием электронных писем.
Например, если вы знаете, как часто неправильно пишется ваш адрес электронной почты, вы можете добавить его в качестве псевдонима, чтобы предотвратить недоставку писем.
Альтернативы псевдонимам электронной почты
Общий почтовый ящик — это альтернативное решение псевдониму электронной почты, которое, возможно, стоит рассмотреть. Они позволяют отправлять и получать электронную почту с общими адресами, и несколько пользователей могут входить в общие почтовые ящики для управления. Как и псевдонимы электронной почты, они не требуют дополнительной платы, что делает их идеальным вариантом для компаний, где псевдоним электронной почты не подходит для всех потребностей.
Вы также можете использовать временный адрес, но в этом случае вы рискуете потерять свою электронную почту по истечении срока его действия.
Когда следует использовать псевдонимный адрес электронной почты?
Существуют различные ситуации, когда псевдоним электронной почты может быть полезен. К ним относятся:
Кто-то в компании выполняет несколько ролей
Если вы или кто-то из сотрудников вашей компании выполняете несколько ролей, создание псевдонима электронной почты может стать полезным способом организации коммуникаций. Это поможет вам избежать необходимости переключаться между несколькими почтовыми ящиками, что облегчит отслеживание всех полученных писем.
Сохраняйте контакты бывших сотрудников
Еще одна причина использовать псевдонимные адреса электронной почты для своих сотрудников — это возможность поддерживать контакт с людьми, которые обращаются к бывшим сотрудникам. Таким образом, оригинальный адрес сотрудника (johnsmith@company.com) остается активным, даже когда Джон Смит покидает компанию, позволяя вам читать новые электронные письма этого человека в отдельном почтовом ящике.
Временные адреса электронной почты
Временный адрес электронной почты может быть полезен, когда вам нужно зарегистрироваться в какой-либо службе, но вы сомневаетесь в ее надежности. Если вам не нравится идея использования временной службы электронной почты, вы можете использовать псевдоним электронной почты. Если псевдоним вам больше не нужен, вы можете просто удалить его, чтобы перестать получать электронные письма на этот адрес.
Обеспечение конфиденциальности личной электронной почты
Разделение личной и профессиональной жизни — всегда хорошая идея. В связи с этим вы, возможно, захотите избежать использования личного адреса электронной почты для своего бизнеса. Вы можете использовать псевдоним, чтобы продолжать получать все письма, которые приходят на ваш основной почтовый ящик, не раскрывая личной информации и не выглядя непрофессионально.
Как создать псевдоним электронной почты с помощью различных служб?
Теперь, когда вы знаете, насколько полезным может быть псевдоним электронной почты для вашего бизнеса, стоит узнать, как настроить псевдоним электронной почты в некоторых наиболее популярных сервисах. Ниже приведены пошаговые инструкции для всех заслуживающих внимания сервисов.
Добавить псевдоним в Gmail
Gmail позволяет каждому пользователю бесплатно создать до тридцати псевдонимов. Для этого начните с входа в консоль Google Admin под учетной записью администратора. Зайдите в раздел Пользователи через Главную страницу, затем найдите нужного пользователя и откройте страницу этого аккаунта в списке Пользователи.
Найдите и нажмите на Альтернативные адреса электронной почты в разделе Информация о пользователе. Затем вы можете ввести альтернативное имя пользователя. Имейте в виду, что вы не сможете создать псевдоним, который уже был кому-то присвоен. Как только вы закончите, сохраните изменения. Добавьте новый псевдоним к вашей основной учетной записи электронной почты, чтобы вы могли начать отправлять электронные письма с альтернативного адреса.
Добавить псевдоним в Outlook
Outlook — еще одна почтовая служба, в которой пользователи имеют возможность бесплатно создавать несколько псевдонимов. Чтобы создать псевдоним электронной почты в Outlook, перейдите на страницу Добавить псевдоним и при необходимости войдите в свою учетную запись.
Выберите «Добавить существующий адрес электронной почты в качестве псевдонима» или «Создать новый адрес электронной почты Outlook и добавить его в качестве псевдонима», в зависимости от того, что вы хотите. Затем нажмите на кнопку Добавить псевдоним. Имейте в виду, что вы не можете добавить существующие адреса @live.com, @hotmail.com или @msn.com в качестве псевдонима, и вы не сможете добавить псевдоним, который уже связан с учетной записью Microsoft.
Добавить псевдоним в iCloud
Если вы пользуетесь почтой iCloud (также известной как почта Apple), вы можете создать псевдоним, открыв почту iCloud и нажав на значок шестеренки в боковой панели. Затем нажмите «Параметры», выберите «Учетные записи», а затем «Добавить псевдоним». После этого вы сможете ввести всю необходимую информацию, такую как полное имя, псевдоним, ярлык и цвет ярлыка. Нажмите «Ок», и все готово.
В чем разница между псевдонимом и пользователем?
Возможно, вы задаетесь вопросом, чем отличаются пользователи электронной почты и псевдонимы электронной почты? Псевдоним электронной почты — это учетная запись, которую можно использовать для пересылки писем на существующий адрес электронной почты. Он не имеет собственного ящика или хранилища, то есть сообщения будут пересылаться на основной почтовый ящик и храниться на сервере основного аккаунта.
Другими словами, вы можете полностью использовать свой настоящий адрес электронной почты, в то время как псевдоним — это просто подключенный адрес электронной почты, который используется для пересылки писем.
Чем отличаются доменные псевдонимы и псевдонимы электронной почты?
Помимо псевдонимов для электронной почты, вы также можете установить псевдонимы для ваших домены . В этом случае псевдоним идет после, а не перед знаком @. Например, если у вас две компании, псевдоним домена может быть очень полезен для получения электронной почты от обеих компаний в один почтовый ящик, что поможет вам более эффективно управлять коммуникациями.
Завершение
В прошлом вы наверняка отправляли электронные письма на многочисленные псевдонимные адреса, даже не подозревая об этом. Теперь, когда вы знаете, насколько полезными они могут быть для любого вида бизнеса, вы можете рассматривать их как полезное дополнение к вашему стеку инструментов маркетинга электронной почты.
Кстати говоря, есть еще один инструмент, который вам просто необходим, если вы рассылаете много писем. Bouncer поможет вам очистить и проверить списки адресов электронной почты, чтобы вы были уверены, что каждый раз отправляете письма реальным людям. Улучшение эффективности маркетинга электронной почты, отсутствие жестких отказов. Что еще может не понравиться? Зарегистрируйтесь и попробуйте Bouncer уже сегодня!
Часто задаваемые вопросы
Какое решение лучше: псевдонимный адрес электронной почты или новый адрес электронной почты?
Это зависит от ситуации. Если вы хотите только пересылать электронные письма и не использовать адрес для исходящих писем, то псевдоним электронной почты будет лучшим выбором. Однако если вы хотите отправлять новые электронные письма, то лучше выбрать новый адрес электронной почты.
Может ли кто-нибудь создать псевдоним электронной почты?
Да, как видно из вышесказанного, большинство поставщиков услуг электронной почты предлагают такую возможность. Однако, скорее всего, вам придется за нее заплатить.
Что я могу использовать в качестве псевдонима электронной почты?
Любая электронная почта, которую вы хотите иметь на своем домене. Ваш основной и псевдонимный email не обязательно должны быть похожи. Например, вы можете создать псевдоним raccoon@domain.com для вашего основного электронного адреса janesmith@domain.com.
