Dacă căutați răspunsuri la oricare dintre aceste întrebări, ați ajuns la locul perfect. Acest ghid este aici pentru a vă ajuta cu conformitatea e-mailurilor. Acesta oferă informații clare și practice pentru a vă asigura că eforturile dvs. de e-mail sunt de succes și pe deplin legale.
Ce este conformitatea e-mailului și de ce este importantă?
Conformitatea e-mailurilor presupune respectarea legilor și regulilor care garantează că mesajele dumneavoastră electronice sunt legale și respectă confidențialitatea destinatarilor. Aceasta implică, de asemenea, protejarea informațiilor sensibile, cum ar fi datele personale de sănătate.
Aspectele cheie ale conformității e-mailului includ:
- obținerea consimțământului explicit al destinatarilor înainte de trimiterea de e-mailuri comerciale,
- respectarea promptă a cererilor de excludere voluntară,
- și evitarea informațiilor false sau înșelătoare.
Conformitatea este esențială pentru menținerea unei bune reputații a expeditorului, dar nu este totul – este esențială pentru evitarea sancțiunilor legale.
În cazul în care întreprinderile nu se preocupă de conformitatea e-mailurilor lor, acestea se pot confrunta cu amenzi mari, care pot fi suficient de substanțiale pentru a le afecta stabilitatea financiară. Astfel, în unele cazuri, problemele juridice ar putea duce la deteriorarea pe termen lung a reputației companiei și a încrederii clienților.
În plus, neconformitatea poate afecta relațiile companiei cu furnizorii de servicii de e-mail și organismele de reglementare, poate duce la lista neagră a domeniului de e-mail al companiei și poate afecta toate comunicațiile viitoare prin e-mail.
Furnizorii de servicii de e-mail ajută adesea întreprinderile să gestioneze conformitatea, oferind caracteristici precum metode de dublu opt-in, autentificarea e-mailurilor și audituri regulate – astfel de opțiuni pot asigura confidențialitatea și protecția datelor.
Cele mai importante acte legislative privind conformitatea e-mailului
Conformitatea e-mailurilor este un aspect esențial al marketingului prin e-mail și al comunicării digitale. Aceasta aderă la diverse legi și reglementări menite să protejeze drepturile consumatorilor și să contribuie la utilizarea responsabilă a e-mailului în scopuri comerciale.
Aceste legi pot varia în funcție de regiune și au cerințe specifice.
Printre cele mai populare și semnificative acte legislative se numără:
- CAN-SPAM Act în Statele Unite,
- Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) în Uniunea Europeană,
- și Legislația Anti-Spam a Canadei (CASL).
Să le verificăm.
Legea CAN-SPAM
Legea CAN-SPAM este una dintre legile privind conformitatea e-mailurilor din Statele Unite care reglementează comunicarea prin e-mail.
Aceasta înseamnă Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (Controlul atacului pornografiei și marketingului nesolicitat). Intrat în vigoare în 2003, acesta este conceput pentru a oferi destinatarilor dreptul de a nu mai primi e-mailuri nedorite.
Despre Legea CAN-SPAM:
- Aceasta se aplică tuturor mesajelor electronice comerciale, care sunt definite ca fiind orice mesaj de poștă electronică destinat în principal publicității comerciale sau promovării unui produs sau serviciu comercial.
- Principalele prevederi ale legii CAN-SPAM includ interdicția de a crea linii de subiect înșelătoare, astfel încât acestea să nu inducă în eroare și să reflecte cu exactitate conținutul e-mailului.
- Aceasta interzice antetele confuze și impune ca informațiile din antetul mesajului electronic – inclusiv câmpurile „De la”, „Către” și „Răspuns la” – să fie precise și să identifice persoana sau întreprinderea care a inițiat mesajul.
- În plus, se precizează că destinatarii trebuie să aibă la dispoziție o modalitate ușoară de a renunța la primirea de e-mailuri viitoare. Acest proces de renunțare trebuie onorat cu promptitudine de expeditorul de e-mailuri.
- Fiecare e-mail trebuie să conțină adresa poștală fizică a expeditorului.
- Cei care încalcă legea CAN-SPAM pot fi supuși unor sancțiuni, inclusiv amenzi pentru utilizarea abuzivă a e-mailurilor comerciale.
GDPR
Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) este o lege cuprinzătoare privind protecția datelor în Uniunea Europeană care a intrat în vigoare în mai 2018. Acesta a avut un impact semnificativ asupra marketingului și comunicării prin e-mail prin prioritizarea confidențialității datelor clienților și a consimțământului acestora.
Despre GDPR:
- Aceasta se aplică tuturor organizațiilor care operează în UE și organizațiilor din afara UE care oferă bunuri sau servicii în acest domeniu sau monitorizează comportamentul rezidenților UE.
- Aceasta necesită consimțământul explicit pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. În contextul marketingului prin e-mail, aceasta înseamnă că utilizatorii trebuie să opteze în mod activ. Expeditorul trebuie să se conformeze cererilor de dezabonare.
- Persoanele fizice au dreptul de a-și accesa datele cu caracter personal și pot solicita ștergerea acestora.
- Acesta solicită integrarea măsurilor de protecție a datelor în dezvoltarea proceselor de afaceri.
- Aceasta cere organizațiilor să raporteze anumite tipuri de încălcări ale securității datelor autorităților relevante și, în unele cazuri, persoanelor afectate.
- Organizațiile se pot confrunta cu amenzi semnificative pentru neconformitate, de până la 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri anuală globală a companiei. Cu toate acestea, nu toate încălcările GDPA conduc la sancțiuni financiare.
CASL
Legislația anti-spam a Canadei (CASL) este un cadru de reglementare care reglementează trimiterea de mesaje electronice comerciale (CEM) în, către sau din Canada. Aceasta a fost adoptată în 2014 și este una dintre cele mai stricte legi anti-spam din lume.
Despre CASL:
- CASL impune consimțământul explicit sau implicit pentru trimiterea de CEM-uri, inclusiv prin e-mail, SMS, social media sau mesagerie instantanee – acestea sunt cerințe stricte pentru toate formele de comunicare.
- Aceasta prevede că expeditorii trebuie să se identifice și să furnizeze informații de contact în mesajele lor. Pe lângă numele dvs. legal, trebuie să includeți adresa, căsuța poștală și alte date de contact relevante.
- Fiecare mesaj trebuie să includă o modalitate simplă și ușor accesibilă prin care destinatarii să renunțe la mesajele viitoare. Majoritatea platformelor de e-mail oferă această caracteristică în mod implicit, în special în cazul e-mailurilor reci.
- Organizațiile trebuie să păstreze înregistrări ale consimțământului (implicit sau explicit) ca dovadă a conformității. Prin urmare, atunci când aveți consimțământul explicit al unei persoane, stocați acest lucru pentru numărul de zile lucrătoare desemnat pentru a respecta legislația privind confidențialitatea.
- Încălcarea CASL poate duce la sancțiuni severe, inclusiv amenzi de până la 1 milion de dolari pentru persoanele fizice și 10 milioane de dolari pentru întreprinderi.
- Acest regulament se aplică dacă un mesaj este trimis către sau de pe dispozitive canadiene. Ca urmare, este relevant pentru campaniile de e-mail globale care vizează destinatari canadieni. Acest lucru este important atunci când se desfășoară activități de comunicare pentru întreprinderi care se adresează unui public global.
Cum să vă îmbunătățiți conformitatea e-mailurilor
Îmbunătățirea conformității e-mailului nu înseamnă doar respectarea reglementărilor privind e-mailul sau evitarea unei amenzi.
Aici, este vorba mai mult despre construirea de relații de lungă durată și de încredere în rândul destinatarilor de e-mail și al ISP-urilor și despre îngrijirea operațiunilor de e-mail de afaceri, trimițând în același timp conținut relevant și ocolind toate filtrele de spam existente.
De aceea, este timpul să învățați câteva modalități practice și simple de a vă îmbunătăți conformitatea e-mailului, care nu se limitează la cerințele de reglementare.
Obțineți permisiunea înainte de a trimite e-mailuri
Fundația este obținerea permisiunii de a trimite e-mailuri pentru a evita consecințele juridice ale unei liste de corespondență supărată. Trebuie să vă întrebați publicul dacă este de acord să vă primească e-mailurile. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca includerea unui formular de înscriere pe site-ul dvs. web sau în timpul unui proces de cumpărare. Atunci când aceștia își exprimă consimțământul, puteți începe să le contactați.
Cheia regulilor de conformitate a e-mailurilor este transparența – permiteți oamenilor să știe pentru ce se înscriu, fie că este vorba de un buletin informativ, promoții sau actualizări. Explică-le beneficiile pe care le vor primi din e-mailurile tale, dar fii sincer aici. Linia de subiect și corpul e-mailului trebuie să precizeze clar ce primește utilizatorul.
Acest lucru va construi o bază de încredere și va asigura că publicul este interesat de conținutul dvs.
Nu uitați, calitatea în detrimentul cantității câștigă întotdeauna în e-mail marketing. Majoritatea specialiștilor în marketing prin e-mail preferă o implicare mai mare decât mii de lanțuri de e-mailuri pe care nu le citește nimeni.
Este mai bine să aveți o listă mai mică de persoane și conturi de e-mail interesate decât un grup imens de contacte neangajate. La urma urmei, obiectivul este de a crea o comunitate de persoane interesate care așteaptă e-mailurile dvs., nu o cursă pentru a vedea ce companie are cea mai mare audiență.
Utilizați opt-in dublu
Dublul opt-in duce permisiunea un pas mai departe și este una dintre cele mai importante practici de marketing prin e-mail existente. Este un exemplu excelent de confirmare a dorinței de a intra în contact cu dvs. și arată că o persoană dorește să se înscrie în lista dvs. de e-mail.
Așadar, atunci când cineva se înscrie în lista dvs., trimiteți-i un e-mail de confirmare și unul de urmărire și cereți-i să facă clic pe un link pentru a-și verifica abonamentul. Această metodă asigură că adresa de e-mail este validă și corectă și că proprietarul este cu adevărat interesat să primească e-mailurile dvs.
De asemenea, reduce probabilitatea reclamațiilor de spam și îmbunătățește calitatea listei dvs. de e-mailuri.
👉 Citește mai mult: De ce e-mailurile mele ajung în SPAM?
Poate părea un pas în plus, unul necesar. Ei bine, nu chiar, conform multor reglementări privind marketingul prin e-mail.
Dublul opt-in este un instrument puternic pentru cei care doresc să construiască un public dedicat. Așadar, în loc să o vedeți ca pe un alt pas pe drumul lung către succes, gândiți-vă la ea ca la un RSVP pentru petrecerea dvs. care confirmă că invitatul va veni la ea.
Validați-vă listele înainte de a trimite e-mailuri
De asemenea, nu trebuie să uitați de validarea e-mailurilor și trimiterea mesajelor la adresele active.
Când vine vorba de validare și de a vă păstra lista de e-mail curată, puteți utiliza un instrument precum Bouncer, care nu va lăsa nicio adresă de e-mail riscantă să intre în listele dvs.
Bouncer verifică și scanează lista dvs. de corespondență și se asigură că toți cei care intră au o adresă de e-mail validă. Aceasta ajută la reducerea ratelor de respingere și protejează reputația expeditorului. De asemenea, funcționează în timp real și oferă funcții precum verificarea sintaxei, a domeniului și SMTP.
Datorită Bouncer, veți trimite e-mailuri numai la adrese active și valide, veți îmbunătăți capacitatea de livrare și veți respecta căsuța de primire a publicului dvs.
Dar, mai important, Bouncer vă va ajuta să respectați normele privind e-mailurile și să nu intrați în folderele de spam. Este un instrument sigur care respectă politicile, funcționează fără probleme în mai multe țări și limbi, confirmă legitimitatea numelui de domeniu al e-mailului și, cu toate acestea, încă vă stimulează metricile de marketing prin e-mail.
Deci, dacă sunteți în căutarea unui sistem cuprinzător care vă poate îmbunătăți e-mailurile în multe domenii, este timpul să încercați Bouncer.
Oferiți opțiuni explicite de excludere voluntară
Următorul pas constă în oferirea unor opțiuni clare de renunțare. Acestea se aliniază cerințelor legale și sunt un semn de respect și transparență. De asemenea, acestea arată că nu veți forța clienții să rămână cu dumneavoastră cu orice preț. Nu este vorba doar de respectarea standardelor din industrie, ci și de respectarea standardelor antispam globale.
Interesele oamenilor se schimbă, iar dacă aceștia decid că e-mailurile dvs. sunt irelevante, ar dori să vă spună la revedere ușor și rapid. Dacă permiteți acest lucru printr-o opțiune de dezabonare, veți menține în continuare o relație pozitivă și veți oferi clienților controlul asupra preferințelor lor.
În cele din urmă, doriți ca oaspeții dvs. să rămână cu dvs. pentru că apreciază conținutul dvs., nu pentru că nu pot găsi ușa de ieșire, nu-i așa?
Prin urmare, nu ar trebui să fie o vânătoare de comori pentru a vă dezabona. În schimb, ar trebui să fie la fel de ușor să vă dezabonați precum este să vă abonați. De aceea, trebuie să verificați dacă link-ul dvs. de dezabonare este ușor de găsit în fiecare e-mail. Acesta ar putea fi un text simplu cu un link în partea de jos a e-mailurilor dvs.
Monitorizarea listelor negre
Gândiți-vă la listele negre ca la semnale de avertizare – dacă e-mailul dvs. ajunge acolo, înseamnă că a fost marcat ca spam de către utilizatori sau furnizori de e-mail. Așadar, dacă este prea târziu și v-ați regăsit deja în acest loc, este timpul să vă faceți curățenie.
Puteți să vă curățați lista de e-mailuri, să vă schimbați conținutul e-mailurilor sau să ajustați modul de colectare a adreselor de e-mail.
Monitorizați în mod regulat ce se întâmplă cu e-mailurile dvs. De asemenea, revizuiți-vă practicile de e-mail și asigurați-vă că respectați normele de conformitate. Datorită acestui lucru, vă veți menține o bună reputație de expeditor, veți îmbunătăți capacitatea de livrare și veți garanta că e-mailurile dvs. sunt bine primite în căsuțele de primire ale destinatarilor dvs. Prin respectarea acestui tip de reguli de e-mail, vă asigurați o performanță mai bună a campaniilor dvs. de e-mail marketing.
Este o măsură proactivă pentru a menține sănătatea și eficiența comunicărilor prin e-mail.
Utilizați autentificarea prin e-mail
Autentificarea e-mailului ajută la verificarea faptului că e-mailul provine de la dvs. și nu de la un impostor. Cu alte cuvinte, le spune furnizorilor de servicii de e-mail că e-mailul dvs. este legal și nu un spammer deghizat.
Configurați înregistrări SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) și DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Acestea sunt ca niște verificări de identificare care le spun furnizorilor de e-mail și destinatarilor că e-mailurile dvs. sunt autentice.
Acest lucru este mai mult decât o necesitate într-o lume în care phishing-ul și spam-ul sunt răspândite prin intermediul campaniilor de e-mail în masă. În plus, poate îmbunătăți capacitatea de livrare a e-mailurilor și poate proteja și reputația mărcii dvs.
Segmentați-vă și vizați publicul
Și ultima noastră propunere – segmentarea și direcționarea publicului, care vă ajută să trimiteți e-mailuri către persoanele potrivite. Aceasta presupune împărțirea listei dvs. de e-mailuri în grupuri mai mici pe baza unor criterii specifice, cum ar fi locația, interesele, achizițiile sau comportamentul anterior.
Această mișcare vă permite să vă adaptați conținutul pentru a se potrivi diferitelor segmente de persoane și vă face e-mailurile mai relevante.
Aici, cel mai important lucru este să arătați că înțelegeți și răspundeți nevoilor și intereselor diverse ale publicului dumneavoastră. De asemenea, e-mailurile personalizate și relevante sunt mai susceptibile de a fi bine primite și mai puțin susceptibile de a fi marcate ca spam.
De exemplu, nu ați trimite același e-mail femeilor interesate de înot și celor interesate de reparații auto.
O astfel de segmentare eficientă conduce la indicatori mai mari și la rezultate mai bune, deoarece publicul primește conținutul de care are nevoie.
Îmbunătățiți comunicarea prin e-mail
Și iată-ne aici – cu toți pașii pentru a vă îmbunătăți conformitatea e-mailului, care merg dincolo de legile privind e-mailul.
Cu sfaturile noastre, veți trimite e-mailuri relevante și conforme, mesaje sigure și atractive și vă veți îmbunătăți eforturile de marketing prin e-mail.
Dar, înainte de a începe să desfășurați campanii de marketing prin e-mail, trebuie să vă pregătiți, și anume – să verificați ce legi se aplică în cazul dumneavoastră. Dacă nu respectați reglementările de conformitate în materie de marketing prin e-mail, vă puteți confrunta cu multe probleme legate de această formă de comunicare.
Cu toate acestea, dacă vă pregătiți cu atenție, veți evita riscurile și veți păstra încrederea clienților dumneavoastră.
Mențineți conformitatea cu legile și faceți ca mesajele dvs. să ajungă la destinatarii vizați. Utilizați instrumentul nostru, Bouncer, și schimbați modul în care lucrați cu e-mailurile de marketing.
