Unul dintre cele mai dificile lucruri legate de configurarea e-mailurilor de afaceri este că nu vă puteți limita compania la o singură adresă de e-mail.
Probabil că veți avea nevoie de o adresă de e-mail separată pentru directorul general, contabilitate, marketing și alte departamente, precum și de adrese de e-mail pentru persoanele cheie care sunt puncte de contact pentru clienții din cadrul afacerii. Acest lucru poate duce la o mulțime de căsuțe poștale individuale diferite de gestionat. Din fericire, un alias de e-mail este o soluție simplă și adesea gratuită care poate face totul mult mai ușor de gestionat.
Există o mulțime de motive excelente pentru a configura un alias de e-mail diferit de adresa principală, dar care să ajungă în continuare în căsuța dvs. de primire. Acest lucru poate fi util atât în viața profesională, cât și în cea personală, pentru a vă organiza mai bine căsuța de e-mail și pentru a obține un plus de securitate și confidențialitate. Aliasurile pot fi utilizate pentru a identifica rapid mesajele primite din diverse surse și pot fi folosite și pentru a vă înscrie la anumite activități online. Majoritatea serviciilor de e-mail importante, inclusiv Gmail și Microsoft, vă permit să configurați unul sau mai multe aliasuri de e-mail.
Ce este un e-mail Alias?
Atunci când începeți o afacere, costurile de înființare și funcționare pot fi o sursă de stres. Este important să luați în considerare elementele esențiale de bază de care veți avea nevoie pentru afaceri, inclusiv o adresă de e-mail profesională.
Adresa dvs. de e-mail de afaceri va acționa ca un marker pentru prezența dvs. digitală și va fi adesea principala modalitate prin care clienții interacționează cu afacerea dvs. Atunci când vă configurați adresa de e-mail principală, aceasta va fi principala adresă de la care afacerea dvs. trimite și primește e-mailuri. În plus, aceasta este adresa pe care întreaga dvs. listă de contacte o vede atunci când vă contactați.
Cu toate acestea, un alias de e-mail este o funcție care vă permite să creați alte adrese de e-mail care redirecționează automat mesajele primite către adresa principală de e-mail de afaceri. Astfel, nu mai este nevoie să configurați căsuțe de e-mail suplimentare sau să plătiți taxe suplimentare furnizorului de e-mail.
De exemplu, adresa de e-mail principală a companiei poate fi johnsmith@company.com și puteți configura o adresă alias la js@company.com folosind același domeniu de e-mail.
Cunoscut și sub numele de e-mail alternativ, un alias de e-mail se referă la o adresă de redirecționare. Acesta poate fi definit și ca o poreclă pe care o puteți folosi pentru a vă proteja numele real pe internet. Pentru întreprinderi, ar putea fi numele unui departament sau al unei campanii de marketing.
Un alias are o căsuță poștală de primire separată, dar nu trebuie să fie deschis pentru a gestiona mesajele de poștă electronică pe care le primește. Toate mesajele primite sunt redirecționate către contul dvs. de e-mail principal. De asemenea, acesta va utiliza aceleași contacte și setări de cont ca și contul dvs. principal.
Principalele beneficii ale utilizării unui alias de e-mail
Există diverse motive pentru care ați putea dori să folosiți un alias de e-mail. Unele dintre principalele beneficii ale utilizării unui alias de e-mail includ:
- Gestionarea mai eficientă a căsuței de primire: Totul este livrat în aceeași căsuță poștală de primire, ceea ce poate facilita urmărirea comunicării, iar pentru a simplifica și mai mult procesul, puteți configura automatizarea e-mailurilor și filtrele.
- Întreprinderile pot economisi timp prețios, evitând necesitatea de a trece de la un cont la altul.
- Un pseudonim de e-mail poate fi folosit pentru a păstra confidențialitatea unui e-mail principal de lucru, dar în același timp pentru a primi e-mailuri în căsuța de primire principală. Acest lucru poate fi util, de exemplu, dacă doriți să vă urmăriți concurenții înscriindu-vă în campaniile lor de marketing prin e-mail.
- Aliasurile pot ușura munca de sortare pentru întreprinderile mici și noi, deoarece este posibil ca aceste companii să nu aibă încă un departament de servicii pentru clienți sau de contabilitate.
Aliasurile de e-mail sunt o soluție excelentă pentru orice afacere care trebuie să primească în același loc e-mailuri pentru diferiți angajați sau departamente.
Când sunt utile conturile de e-mail Alias?
Unul dintre principalele beneficii ale utilizării unui pseudonim de e-mail este capacitatea de a crea o prezență digitală profesională pentru compania dumneavoastră. De exemplu, atunci când vă începeți afacerea, este posibil să fiți singurul care o conduceți, ceea ce va necesita un singur e-mail, care va fi e-mailul dvs. principal pentru orice solicitări.
Cu toate acestea, este posibil să doriți să adăugați o altă adresă de e-mail pentru clienții potențiali și pentru solicitările de facturare. Utilizarea unui alias de e-mail vă permite să creați ambele adrese, dar să primiți toate e-mailurile trimise la oricare dintre ele în căsuța dvs. de primire principală.
Aliasurile de e-mail sunt în general considerate a fi o măsură temporară care este utilizată până când o companie crește și mai mult și ia mai mulți angajați capabili să gestioneze diferite căsuțe poștale. Cu toate acestea, ele pot fi folosite și ca soluție permanentă pentru probleme de sortare sau probleme cu e-mailurile scrise greșit.
De exemplu, dacă știți că adresa dvs. de e-mail este scrisă greșit în mod obișnuit, o puteți adăuga ca pseudonim pentru a evita ca e-mailurile să nu fie livrate.
Alternative la Aliasuri de e-mail
O căsuță poștală partajată este o soluție alternativă la un pseudonim de e-mail care ar putea merita luată în considerare. Acestea permit trimiterea și primirea de e-mailuri cu adrese partajate, iar mai mulți utilizatori se pot conecta la căsuțele poștale partajate pentru a le gestiona. La fel ca aliasurile de e-mail, acestea nu percep taxe suplimentare, ceea ce le face o opțiune ideală pentru companiile în care un alias de e-mail nu se potrivește tuturor nevoilor.
Puteți lua în considerare și o adresă temporară, dar riscați să vă pierdeți e-mailurile odată ce expiră.
Când să folosiți o adresă de e-mail Alias?
Există diverse situații în care un alias de e-mail poate fi util. Acestea includ:
Cineva din companie îndeplinește mai multe roluri în cadrul companiei
Dacă dvs. sau cineva care lucrează pentru compania dvs. își asumă mai multe roluri, crearea unui pseudonim de e-mail poate fi o modalitate utilă de organizare a comunicării. Vă va ajuta să evitați necesitatea de a trece de la o căsuță de primire la alta, facilitându-vă astfel urmărirea tuturor e-mailurilor primite.
Păstrați contactele foștilor angajați
Un alt motiv pentru a utiliza adrese de e-mail alias pentru angajații dumneavoastră este acela de a vă permite să rămâneți în contact cu persoanele care contactează foștii angajați. În acest fel, adresa originală a unui angajat (johnsmith@company.com) rămâne activă chiar și atunci când John Smith părăsește compania, permițându-vă să citiți noile e-mailuri pentru această persoană într-o căsuță poștală separată.
Adrese de e-mail temporare
O adresă de e-mail temporară poate fi o caracteristică utilă atunci când trebuie să vă înregistrați la un serviciu, dar aveți îndoieli cu privire la fiabilitatea acestuia. Dacă nu vă place ideea de a utiliza un serviciu de e-mail temporar, puteți folosi în schimb un alias de e-mail. Odată ce nu mai aveți nevoie de alias, îl puteți șterge pur și simplu pentru a nu mai primi niciun e-mail la adresa respectivă.
Păstrarea confidențialității e-mailului personal
Este întotdeauna o idee bună să vă păstrați viața personală și cea profesională separate. Din acest motiv, ar fi bine să evitați să folosiți o adresă de e-mail personală pentru afacerea dumneavoastră. Puteți folosi un alias pentru a continua să primiți orice e-mail pe care îl primiți în căsuța de e-mail principală, fără a dezvălui informații personale sau a părea neprofesionist.
Cum să creați Alias de e-mail utilizând diferite servicii?
Acum că știți cât de util poate fi un alias de e-mail pentru afacerea dvs., merită să știți cum să configurați un alias de e-mail cu unele dintre cele mai populare servicii. Iată instrucțiunile pas cu pas pentru toate cele care merită menționate.
Adăugați Alias pe Gmail
Gmail permite fiecărui utilizator să creeze gratuit până la treizeci de pseudonime. Pentru a face acest lucru, începeți prin a vă autentifica în consola Google Admin cu un cont de administrator. Accesați secțiunea Users (Utilizatori) prin intermediul paginii de pornire, apoi găsiți utilizatorul dorit și deschideți pagina contului respectiv în lista Users (Utilizatori).
Găsiți și faceți clic pe Alternate email addresses (Adrese de e-mail alternative) în secțiunea User Information (Informații despre utilizator). Apoi, puteți introduce un nume de utilizator alternativ. Țineți cont de faptul că nu veți putea crea un alias care a fost deja atribuit cuiva. După ce ați terminat, salvați modificările. Adăugați noul alias la contul de e-mail principal, astfel încât să puteți începe să trimiteți e-mailuri de la adresa alternativă.
Adăugați Alias pe Outlook
Outlook este un alt serviciu de e-mail în care utilizatorii au opțiunea de a crea gratuit mai multe alias-uri. Pentru a crea un alias de e-mail în Outlook, accesați pagina Add an Alias (Adăugați un alias) și conectați-vă la contul dvs. dacă este necesar.
Alegeți între „Adăugați o adresă de e-mail existentă ca alias” sau „Creați o nouă adresă de e-mail Outlook și adăugați-o ca alias”, în funcție de ceea ce doriți. Apoi, faceți clic pe Add Alias (Adăugare alias). Țineți cont de faptul că nu puteți adăuga nicio adresă @live.com, @hotmail.com sau @msn.com existentă ca alias și că nu veți putea adăuga un alias care este deja asociat cu un cont Microsoft.
Adăugați Alias pe iCloud
Dacă folosiți poșta iCloud (cunoscută și sub numele de poșta Apple), puteți crea un pseudonim deschizând poșta iCloud și făcând clic pe pictograma cu unelte din bara laterală. Apoi faceți clic pe „Preferences” (Preferințe), înainte de a alege „Accounts” (Conturi) și apoi „Add an Alias” (Adăugați un alias). Veți putea apoi să introduceți toate informațiile necesare, cum ar fi numele complet, aliasul, eticheta și culoarea etichetei. Faceți clic pe Ok și ați terminat.
Care este diferența dintre un Alias și un utilizator?
Poate vă întrebați, cum diferă utilizatorii de e-mail și aliasurile de e-mail? Un alias de e-mail este un cont care poate fi utilizat pentru a redirecționa e-mailurile către o adresă de e-mail existentă. Acesta nu are propria sa căsuță de primire sau stocare, ceea ce înseamnă că mesajele vor fi redirecționate către contul de e-mail principal și stocate pe serverul contului principal.
Cu alte cuvinte, vă puteți folosi pe deplin adresa de e-mail reală, în timp ce aliasul este doar o adresă de e-mail conectată care este utilizată pentru redirecționarea e-mailurilor.
Cum diferă aliasurile de domeniu și cele de e-mail?
Pe lângă aliasurile pentru mesajele de poștă electronică, puteți configura aliasuri și pentru mesajele dvs. domenii . În acest caz, aliasul vine după, și nu înainte de semnul @. De exemplu, dacă aveți două companii, un alias de domeniu poate fi foarte util pentru a primi e-mailuri de la ambele companii în aceeași căsuță de primire, ajutându-vă să vă gestionați mai eficient comunicațiile.
Încheiere
Probabil că în trecut ați trimis e-mailuri la numeroase adrese alias fără să știți. Acum, că știți cât de utile pot fi pentru orice tip de afacere, le puteți considera ca fiind o completare utilă la stiva de instrumente de marketing prin e-mail.
Apropo, mai există un instrument de care aveți neapărat nevoie dacă trimiteți multe e-mailuri. Bouncer vă ajută să vă curățați și să vă validați listele de e-mailuri, astfel încât să știți că trimiteți e-mailuri unor persoane reale de fiecare dată. O performanță mai bună a marketingului prin e-mail, fără bounces dificile. Ce nu este de apreciat? Înscrieți-vă și încercați Bouncer astăzi!
Întrebări frecvente
Care este cea mai bună soluție, un e-mail alias sau o nouă adresă de e-mail?
Depinde. Dacă tot ceea ce doriți să faceți este să redirecționați e-mailurile și să nu utilizați o adresă pentru e-mailurile de ieșire, atunci un e-mail alias este cea mai bună alegere. Cu toate acestea, dacă doriți să trimiteți e-mailuri noi, atunci un e-mail nou este o alternativă mai bună.
Poate cineva să creeze un e-mail alias?
Da, după cum puteți vedea mai sus, majoritatea furnizorilor de servicii de e-mail oferă această opțiune. Cu toate acestea, cel mai probabil va trebui să plătiți pentru ea.
Ce pot folosi ca e-mail alias?
Orice e-mail pe care îl doriți pe domeniul dvs. propriu. E-mailurile primare și alias nu trebuie să fie similare în niciun fel. De exemplu, puteți configura un alias raccoon@domain.com pentru adresa dvs. principală de e-mail janesmith@domain.com.
