Pessoas e empresas enviam dados pessoais e confidenciais por e-mail todos os dias. E se esse for o seu caso, a segurança deve ser uma das principais prioridades de sua empresa.
No entanto, navegar pelo marketing por e-mail sob o GDPR pode ser um desafio para as empresas. Com essas regulamentações, o respeito aos dados e à privacidade do cliente se torna obrigatório.
Vamos descobrir como tornar seu marketing por e-mail não apenas compatível, mas também mais eficaz e ganhar a confiança de seus clientes.
Você sabia que, em média, os usuários de e-mail enviam mais de 170 e-mails relacionados ao trabalho por semana? Esse número ainda está crescendo. Esses e-mails contêm dados pessoais, anexos e outros detalhes como esses, que são todos protegidos pelo GDPR.
O que é o GDPR e o que ele diz sobre as campanhas de marketing por e-mail?
O Regulamento Geral de Proteção de Dados ( GDPR ) é uma lei da União Europeia (UE) que protege os dados pessoais e a privacidade.
Ele aborda como as empresas devem lidar com os dados dos clientes, especialmente em atividades como marketing por e-mail.
De acordo com o GDPR, as empresas precisam do consentimento de uma pessoa (titular dos dados) para usar seus dados pessoais em campanhas de marketing por e-mail. O consentimento significa que os indivíduos concordam em receber e-mails de marketing .
No entanto, o GDPR diz que você pode enviar e-mails aos clientes existentes sem consentimento direto se houver um interesse legítimo. Para clientes potenciais ou contatos “frios”, a situação é um pouco diferente – as empresas geralmente precisam do consentimento do indivíduo antes de enviar e-mails de marketing.
O regulamento também protege os direitos dos indivíduos sobre seus dados . As pessoas podem pedir às empresas que não usem seus dados pessoais para fins de marketing direto. Se alguém se opuser ao uso de seus dados dessa forma, a empresa deverá parar de usá-los para marketing, mas ainda poderá usá-los para outros fins, como o cumprimento de um contrato.
As empresas devem ter cuidado ao lidar com dados pessoais para evitar violações de privacidade. Se ocorrer uma violação de dados, o GDPR tem regras rígidas sobre a comunicação e a proteção dos indivíduos afetados na UE.
As empresas envolvidas em marketing por e-mail também devem ser transparentes sobre suas práticas de coleta e uso de dados. Portanto, elas precisam informar as pessoas sobre como seus dados serão usados e dar-lhes controle sobre eles. Por exemplo, como eles coletam dados para fins de marketing, como endereços de e-mail.
Princípios e práticas recomendadas do GDPR a serem seguidos para um marketing por e-mail responsável
Seguir as regras mantém sua empresa protegida de problemas legais e gera confiança entre seus clientes. Respeite a privacidade deles para mostrar que você é uma empresa confiável.
Há sete desses princípios que o GDPR exige para estar totalmente em conformidade com o GDPR:
01 Colete dados pessoais de forma legal e justa. Seja aberto sobre o motivo pelo qual está coletando os dados e como eles serão usados.
02 Colete dados somente por motivos específicos e legítimos. Não os utilize para nada além do que você alega inicialmente.
03 Solicite apenas os dados de que você realmente precisa e nada mais do que isso.
04 Mantenha os dados atualizados e corrija rapidamente quaisquer erros.
05 Armazene os dados somente pelo tempo necessário para os fins declarados.
06 Proteja os dados contra acesso não autorizado ou perda acidental. Use plataformas de e-mail seguras e limite o acesso aos dados em sua organização.
07 Mantenha registros para mostrar que está seguindo as regras do GDPR, como obter consentimento e explicar como usa os dados.
Quando você trata os dados dos clientes com cuidado e honestidade, as pessoas se sentem mais seguras ao compartilhar suas informações com você. Essa também é uma boa medida para criar a fidelidade do cliente.
Como enviar e-mails em conformidade com o GDPR?
Agora você vê que o GDPR é um grande negócio e é obrigatório no marketing por e-mail. Mas como começar a enviar e-mails em conformidade com o GDPR?
Temos tudo o que você precisa.
#1 Sempre obtenha o consentimento do usuário antes de enviar e-mails
De acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, você precisa da permissão clara das pessoas para usar seus dados pessoais para marketing direto. Elas devem concordar ativamente em receber seus e-mails de marketing. Não basta presumir que elas querem recebê-los ou usar caixas pré-marcadas.
Por que você quer fazer isso? Essa etapa o ajudará a evitar violações de dados e a manter a confiança em suas campanhas de marketing por e-mail.
#2 Usar opt-in duplo
Assim que uma pessoa se inscreve para receber seus e-mails de marketing, ela recebe um e-mail de confirmação para verificar seu interesse. Somente após a confirmação, a pessoa é adicionada à sua lista de e-mails. Graças a esse processo, você não precisa se preocupar com o consentimento claro do titular dos dados.
O consentimento duplo de opt-in é ótimo para gerenciar dados de forma responsável e fornecer segurança de dados.
Por que você deve fazer isso? Você demonstra que leva a sério o cumprimento dos princípios de proteção de dados e o respeito às leis de privacidade de dados em seus esforços de marketing digital.
#3 Facilite para as pessoas optarem por não participar e cancelar a assinatura (por exemplo, de um boletim informativo)
Todo e-mail deve ter uma maneira clara de as pessoas dizerem “não quero mais e-mails, por favor”. Um processo simples de cancelamento de assinatura está em conformidade com as leis de proteção de dados.
O melhor seria um link de cancelamento de assinatura claro e visível em todos os e-mails, de preferência na parte inferior. Depois de cancelar a assinatura, envie uma mensagem de confirmação reconhecendo a solicitação do usuário.
Você também pode incluir um formulário de feedback simples sobre o motivo pelo qual eles estão cancelando a assinatura, mas isso não deve ser obrigatório.
Por que você deve fazer isso? Isso reduz o risco de comunicações de marketing indesejadas, que podem ser vistas como uma violação da conformidade com o GDPR.
#4 Valide e-mails para limpar regularmente suas listas
A verificação da sua lista permite que você elimine e-mails antigos ou inválidos. Assim, seus e-mails de marketing chegarão às caixas de entrada certas e seus dados estarão atualizados e precisos. Você permanecerá em conformidade com as regras do GDPR e não enviará e-mails indesejados.
Por que você deve fazer isso? É mais fácil enviar uma campanha de marketing por e-mail para um público-alvo que está interessado em seu conteúdo. Além disso, você não é sinalizado como spam .
E aqui está mais uma pergunta a ser respondida: qual ferramenta usar para validação de e-mail?
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O Bouncer executa todas as suas operações na Europa, em servidores europeus, totalmente em conformidade com o GDPR. Portanto, é uma opção sólida para empresas que buscam um marketing por e-mail eficaz e em conformidade com a legislação.
#5 Escolha um ótimo provedor de serviços de e-mail
Procure um provedor que entenda e esteja em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados. Um bom provedor facilita a solicitação e o rastreamento do consentimento, protege seus dados e ajuda você a enviar e-mails que atingem o objetivo, respeitando as regras do GDPR.
Por que você deve fazer isso? Apenas para facilitar sua vida e proteger seus e-mails para estar do lado certo da lei. Uma boa plataforma de marketing por e-mail e um bom provedor de serviços de e-mail eliminam as suposições sobre o GDPR, para que você possa se concentrar na criação de conteúdo excelente sem se preocupar com problemas de conformidade.
#6 Seja transparente quanto ao conteúdo e à finalidade do e-mail
A transparência é a base da confiança. Antes de coletar dados pessoais, comunique claramente a finalidade e o conteúdo de seus e-mails. Isso faz com que as pessoas entendam por que e como os dados delas, especificamente os dados pessoais confidenciais, serão usados quando elas os fornecerem.
Diga diretamente às pessoas sobre o que são seus e-mails, sejam eles de vendas, informações ou ambos. Elas saberão que você está cuidando bem das informações confidenciais delas.
Por que você deve fazer isso? Quando as pessoas sabem o que está por vir em seus e-mails, é mais provável que elas interajam com o conteúdo e respondam positivamente a ele.
#7 Atualize regularmente suas políticas de privacidade
As atualizações são um sinal de respeito às decisões das pessoas e ao processamento responsável de dados pessoais, muitas vezes informações confidenciais.
À medida que sua estratégia de e-mail muda, certifique-se de que suas políticas de privacidade também mudem e sejam claras sobre como você usa os dados pessoais.
Por que você deve fazer isso? Mantenha suas políticas de privacidade atualizadas para mostrar que você leva a sério o cuidado com os dados. Isso ajuda você a cumprir as regras do GDPR do marketing por e-mail e faz com que seu público confie mais em você. Eles verão que você se dedica a usar os dados deles corretamente e a mantê-los protegidos.
#8 Fortaleça suas práticas de segurança de dados
Como controlador de dados, você precisa realmente aumentar a segurança dos dados que usa em seu marketing por e-mail.
Certifique-se de que sua estratégia de marketing por e-mail seja bem definida, especificamente quando se trata de obter consentimento. Use maneiras seguras para que as pessoas se inscrevam e mantenha a proteção de dados sempre forte.
Por que você deve fazer isso? Uma boa segurança de dados em seus e-mails prova que você leva a sério a proteção de informações pessoais. Isso constrói sua reputação como um controlador de dados seguro e responsável.
Multas por não conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados
As organizações precisam levar o GDPR a sério, especialmente no marketing por e-mail, ou poderão enfrentar grandes multas. As multas podem chegar a 20 milhões de euros ou 4% do faturamento anual global da empresa.
Por exemplo, uma empresa tem um faturamento anual global de 100 milhões de euros. De acordo com o GDPR, a multa máxima que ela pode sofrer por não conformidade é de € 20 milhões ou 4% de seu faturamento anual global, o que for maior. Nesse caso, 4% de 100 milhões de euros é 4 milhões de euros. Como 20 milhões de euros é maior do que 4 milhões de euros, a multa máxima que a empresa poderia sofrer seria de 20 milhões de euros.
Como as multas do GDPR são determinadas?
A gravidade da violação determina o valor da multa. As autoridades analisam a natureza da violação – quais regras foram violadas e a gravidade da violação.
Eles consideram se houve envolvimento de dados pessoais confidenciais e se a empresa não obteve o consentimento adequado dos titulares dos dados.
A duração da violação também é importante, assim como o número de pessoas afetadas e os danos sofridos.
Muito depende de como a empresa abordou a situação, se tentou corrigir o problema e como lidou com o processamento de dados.
Todos esses fatores se juntam para definir o valor da multa.
Conclusão sobre o marketing por e-mail do GDPR
Temos estratégias de marketing por e-mail que estão em conformidade com as regras do GDPR! 🎉
Essa é uma etapa importante, não apenas para manter a legalidade, mas também para manter a fidelidade do cliente. O objetivo é garantir que toda comunicação de marketing respeite a privacidade e as opções de dados de todos.
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