Se estiver procurando respostas para qualquer uma dessas perguntas, você veio ao lugar perfeito. Este guia está aqui para ajudá-lo com a conformidade de e-mail. Ele oferece insights claros e práticos para garantir que suas iniciativas de e-mail sejam bem-sucedidas e totalmente legais.
O que é conformidade de e-mail e por que ela é importante?
A conformidade de e-mail consiste em seguir leis e regras que garantem que suas mensagens de e-mail sejam legais e respeitem a privacidade dos destinatários. Isso também envolve a proteção de informações confidenciais, como dados pessoais de saúde.
Os principais aspectos da conformidade de e-mail incluem:
- obter o consentimento explícito dos destinatários antes de enviar e-mails comerciais,
- respeitar prontamente as solicitações de cancelamento,
- e evitar informações falsas ou enganosas.
A conformidade é fundamental para manter uma boa reputação de remetente, mas há mais do que isso: ela é essencial para evitar penalidades legais.
Se as empresas não se preocuparem com a conformidade de seus e-mails, elas poderão enfrentar multas pesadas, que podem ser substanciais o suficiente para afetar sua estabilidade financeira. Assim, em alguns casos, os problemas legais podem causar danos de longo prazo à reputação da empresa e à confiança do cliente.
Além disso, a não conformidade pode afetar o relacionamento da empresa com provedores de serviços de e-mail e órgãos reguladores, levar à inclusão do domínio de e-mail da empresa na lista negra e afetar todas as futuras comunicações por e-mail.
Os provedores de serviços de e-mail geralmente ajudam as empresas a gerenciar a conformidade graças à oferta de recursos como métodos de opt-in duplo, autenticação de e-mail e auditorias regulares – essas opções podem garantir a privacidade e a proteção dos dados.
As legislações mais importantes sobre conformidade de e-mail
A conformidade de e-mail é um aspecto crucial do marketing por e-mail e da comunicação digital. Ela adere a várias leis e regulamentações criadas para proteger os direitos do consumidor e contribuir para o uso responsável do e-mail para fins comerciais.
Essas leis podem variar de acordo com a região e têm requisitos específicos.
Entre as peças de legislação mais populares e significativas estão:
- a Lei CAN-SPAM nos Estados Unidos,
- o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia,
- e a Legislação Anti-Spam do Canadá (CASL).
Vamos dar uma olhada neles.
Lei CAN-SPAM
A Lei CAN-SPAM é uma das leis de conformidade de e-mail nos Estados Unidos que rege a comunicação por e-mail.
A sigla significa Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (Controle da agressão à pornografia e ao marketing não solicitados). Promulgada em 2003, ela foi criada para dar aos destinatários o direito de parar de receber e-mails indesejados.
Sobre a Lei CAN-SPAM:
- Ela se aplica a todas as mensagens eletrônicas comerciais, que são definidas como qualquer mensagem de correio eletrônico destinada principalmente à propaganda comercial ou à promoção de um produto ou serviço comercial.
- As principais disposições da Lei CAN-SPAM incluem a proibição de criar linhas de assunto enganosas para que elas não induzam ao erro e reflitam com precisão o conteúdo do e-mail.
- Ela proíbe cabeçalhos confusos e exige que as informações do cabeçalho do e-mail, incluindo os campos “De”, “Para” e “Responder a”, sejam precisas e identifiquem a pessoa ou empresa que iniciou a mensagem.
- Além disso, ela diz que os destinatários devem ter uma maneira fácil de optar por não receber futuros e-mails. Esse processo de cancelamento deve ser honrado prontamente pelo remetente do e-mail.
- Todo e-mail deve conter o endereço postal físico do remetente.
- Os infratores da Lei CAN-SPAM podem estar sujeitos a penalidades, incluindo multas por abuso de e-mails comerciais.
GDPR
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é uma lei abrangente de proteção de dados na União Europeia que entrou em vigor em maio de 2018. Ela afetou significativamente o marketing e a comunicação por e-mail ao priorizar a privacidade e o consentimento dos dados do cliente.
Sobre o GDPR:
- Aplica-se a todas as organizações que operam na UE e a organizações fora da UE que oferecem bens ou serviços nessa área ou monitoram o comportamento dos residentes da UE.
- Exige consentimento explícito para o processamento de dados pessoais. No contexto do marketing por e-mail, isso significa que os usuários devem optar ativamente por participar. O remetente deve atender às solicitações de cancelamento de assinatura.
- Os indivíduos têm o direito de acessar seus dados pessoais e podem solicitar sua exclusão.
- Ele exige a integração de medidas de proteção de dados no desenvolvimento de processos comerciais.
- Ela exige que as organizações informem determinados tipos de violações de dados às autoridades competentes e, em alguns casos, aos indivíduos afetados.
- As organizações podem enfrentar multas significativas por não conformidade, de até 20 milhões de euros ou 4% do faturamento global anual da empresa. Entretanto, nem todas as violações da GDPA resultam em penalidades financeiras.
CASL
A Legislação Anti-Spam do Canadá (CASL) é uma estrutura normativa que rege o envio de mensagens eletrônicas comerciais (CEMs) dentro, para ou do Canadá. Ela foi promulgada em 2014 e é uma das leis de conformidade antispam mais rigorosas do mundo.
Sobre a CASL:
- A CASL exige consentimento explícito ou implícito para o envio de CEMs, incluindo e-mails, SMS, mídia social ou mensagens instantâneas – esses são requisitos rigorosos para todas as formas de comunicação.
- Ela diz que os remetentes devem se identificar e fornecer informações de contato em suas mensagens. Além do seu nome legal, você deve incluir o endereço da rua, a caixa postal e outros detalhes de contato relevantes.
- Toda mensagem deve incluir uma maneira direta e de fácil acesso para que os destinatários optem por não receber mensagens futuras. A maioria das plataformas de e-mail oferece esse recurso por padrão, especialmente em e-mails frios.
- As organizações devem manter registros de consentimento (implícito ou explícito) como prova de conformidade. Portanto, quando você tiver o consentimento expresso de alguém, armazene-o pelo número designado de dias úteis para cumprir as leis de privacidade.
- A violação da CASL pode levar a penalidades severas, incluindo multas de até US$ 1 milhão para pessoas físicas e US$ 10 milhões para empresas.
- Esse regulamento se aplica se uma mensagem for enviada para ou de dispositivos canadenses. Como resultado, ele é relevante para campanhas globais de e-mail direcionadas a destinatários canadenses. Isso é importante ao executar a comunicação para empresas que atingem públicos globais.
Como melhorar sua conformidade de e-mail
Melhorar a conformidade de e-mail não se trata apenas de seguir as normas de e-mail ou não receber uma multa.
Aqui, trata-se mais de criar relacionamentos duradouros e confiança entre seus destinatários de e-mail e ISPs, além de cuidar de suas operações de e-mail comercial, enviando conteúdo relevante e contornando todos os filtros de spam existentes.
Por isso, é hora de aprender algumas maneiras práticas e simples de melhorar a conformidade de seu e-mail, não se limitando aos requisitos regulamentares.
Obtenha permissão antes de enviar e-mails
A base é obter permissão para enviar e-mails a fim de evitar as consequências legais de uma lista de e-mails furiosa. Você precisa perguntar ao seu público se ele está disposto a receber seus e-mails. Isso pode ser tão simples quanto incluir um formulário de inscrição em seu site ou durante um processo de compra. Quando eles expressarem consentimento, você poderá começar a entrar em contato.
A chave para as regras de conformidade de e-mail é a transparência – deixe que as pessoas saibam o que estão recebendo, seja um boletim informativo, promoções ou atualizações. Explique os benefícios que elas receberão com seus e-mails, mas seja honesto. A linha de assunto do e-mail e o corpo do e-mail devem indicar claramente o que o usuário está recebendo.
Isso criará uma base de confiança e garantirá que seu público-alvo esteja interessado em seu conteúdo.
Lembre-se de que a qualidade em vez da quantidade sempre vence no marketing por e-mail. A maioria dos profissionais de marketing por e-mail prefere um maior engajamento do que milhares de cadeias de e-mail que ninguém lê.
É melhor ter uma lista menor de pessoas e contas de e-mail interessadas do que um grupo enorme de contatos não engajados. Afinal de contas, a meta é criar uma comunidade de pessoas interessadas que estejam aguardando seus e-mails, e não uma corrida para ver qual empresa tem o maior público.
Use o opt-in duplo
O opt-in duplo leva a permissão um passo adiante e é uma das práticas de marketing por e-mail mais importantes que existem. É um ótimo exemplo de confirmação da vontade de entrar em contato com você e mostra que a pessoa deseja participar da sua lista de e-mails.
Portanto, quando alguém se inscrever em sua lista, envie-lhe um e-mail de confirmação e um de acompanhamento e peça-lhe que clique em um link para verificar a inscrição. Esse método garante que o endereço de e-mail seja válido e correto e que o proprietário esteja genuinamente interessado em receber seus e-mails.
Isso também reduz a probabilidade de reclamações de spam e melhora a qualidade de sua lista de e-mails.
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Pode parecer uma etapa extra, uma etapa necessária. Bem, não exatamente, de acordo com muitas normas de marketing por e-mail.
O opt-in duplo é uma ferramenta poderosa para aqueles que desejam criar um público dedicado. Portanto, em vez de considerá-lo apenas mais uma etapa no longo caminho para o sucesso, pense nele como um RSVP para sua festa que confirma que o convidado comparecerá a ela.
Valide suas listas antes de enviar e-mails
Da mesma forma, você não pode se esquecer da validação de e-mail e do envio de mensagens para endereços ativos.
Quando se trata de validação e de manter sua lista de e-mails limpa, você pode usar uma ferramenta como Bouncer que não permitirá que nenhum endereço de e-mail arriscado entre em suas listas.
O Bouncer verifica e examina sua lista de e-mails e garante que todos os que estão chegando tenham um endereço de e-mail válido. Ele ajuda a reduzir as taxas de rejeição e protege a reputação do remetente. Ele também funciona em tempo real e oferece recursos como verificações de sintaxe, domínio e SMTP.
Graças a Bouncer, você enviará e-mails somente para endereços ativos e válidos, melhorará a capacidade de entrega e respeitará a caixa de entrada do seu público.
Porém, o mais importante é que Bouncer o ajudará a cumprir as normas de e-mail e a ficar fora das pastas de spam. É uma ferramenta segura que segue políticas, funciona perfeitamente em vários países e idiomas, confirma a legitimidade do nome de domínio do e-mail e, com tudo isso, ainda aumenta suas métricas de marketing por e-mail.
Portanto, se estiver procurando um sistema abrangente que possa melhorar seus e-mails em muitas áreas, é hora de experimentar o Bouncer.
Fornecer opções explícitas de exclusão
A próxima etapa consiste em oferecer opções claras de exclusão. Elas estão alinhadas com os requisitos legais e são um sinal de respeito e transparência. Elas também mostram que você não forçará os clientes a permanecerem com você a qualquer custo. Não se trata apenas de obedecer aos padrões do setor, mas também de seguir os padrões globais anti-spam.
Os interesses das pessoas mudam e, se elas decidirem que seus e-mails são irrelevantes, elas gostariam de se despedir de você com facilidade e rapidez. Se você permitir isso por meio de uma opção de cancelamento de assinatura, ainda manterá um relacionamento positivo e dará aos clientes controle sobre suas preferências.
No final das contas, você quer que seus convidados permaneçam com você porque valorizam seu conteúdo, não porque não conseguem encontrar a porta de saída, certo?
Portanto, não deve ser uma caça ao tesouro cancelar a assinatura. Em vez disso, deve ser tão fácil cancelar a assinatura quanto é para se inscrever. É por isso que você deve verificar se o link de cancelamento de assinatura é fácil de encontrar em todos os e-mails. Pode ser um texto simples com um link na parte inferior de seus e-mails.
Monitorar listas negras
Pense nas listas negras como sinais de alerta: se o seu e-mail chegar lá, significa que ele foi marcado como spam por usuários ou provedores de e-mail. Portanto, se já for tarde demais e você já estiver nessa situação, é hora de fazer uma limpeza.
Você pode limpar sua lista de e-mails, alterar o conteúdo de seus e-mails ou ajustar a forma como coleta endereços de e-mail.
Monitore regularmente o que acontece com seus e-mails. Além disso, revise suas práticas de e-mail e verifique se está seguindo as regras de conformidade. Graças a isso, você manterá uma boa reputação de remetente, aumentará a capacidade de entrega e garantirá que seus e-mails sejam bem-vindos nas caixas de entrada dos destinatários. Ao respeitar esse tipo de regras de e-mail, você garante um melhor desempenho de suas campanhas de marketing por e-mail.
É uma medida proativa para manter a saúde e a eficácia de suas comunicações por e-mail.
Usar autenticação de e-mail
A autenticação de e-mail ajuda a verificar se o e-mail vem de você e não de um impostor. Em outras palavras, ela informa aos provedores de serviços de e-mail que seu e-mail é legítimo e não um spammer disfarçado.
Configure os registros SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Esses registros são como verificações de identidade que informam aos provedores e destinatários de e-mail que seus e-mails são autênticos.
Isso é mais do que necessário em um mundo em que o phishing e o spam são desenfreados por meio de campanhas de e-mail em massa. Além disso, ele pode melhorar a capacidade de entrega de e-mails e proteger a reputação de sua marca.
Segmentar e direcionar seu público-alvo
E nossa última proposição – segmentar e direcionar seu público-alvo, o que ajuda você a enviar e-mails para as pessoas certas. Isso envolve a divisão de sua lista de e-mails em grupos menores com base em critérios específicos, como local, interesses, compras ou comportamento anterior.
Essa mudança permite que você adapte seu conteúdo para atender a diferentes segmentos de pessoas e torna seus e-mails mais relevantes.
Aqui, o mais importante é mostrar que você entende e atende às diversas necessidades e interesses do seu público. Além disso, e-mails personalizados e relevantes têm maior probabilidade de serem bem recebidos e menos probabilidade de serem marcados como spam.
Por exemplo, você não enviaria o mesmo e-mail para mulheres interessadas em natação e para aquelas interessadas em conserto de automóveis.
Essa segmentação eficaz leva a métricas mais altas e a melhores resultados, pois seu público recebe o conteúdo de que precisa.
Aprimore suas comunicações por e-mail
E aqui estamos nós – com todas as etapas para melhorar sua conformidade de e-mail que vão além das leis de e-mail.
Com nossas dicas, você enviará e-mails relevantes e em conformidade, mensagens seguras e envolventes e aprimorará seus esforços de marketing por e-mail.
Mas antes de começar a executar campanhas de marketing por e-mail, você precisa se preparar para isso, ou seja, verificar quais leis se aplicam a você. Sem aderir às normas de conformidade de marketing por e-mail, você poderá enfrentar muitos problemas com essa forma de comunicação.
No entanto, se você se preparar cuidadosamente, evitará os riscos e manterá a confiança de seus clientes.
Mantenha a conformidade com as leis e faça com que suas mensagens cheguem aos destinatários desejados. Use nossa ferramenta, Bouncer, e mude a maneira como você trabalha com seus e-mails de marketing.
