Działania następcze są istotną częścią każdej strategii komunikacji biznesowej. Niezależnie od tego, czy chodzi o podanie o pracę, ofertę sprzedaży, możliwość nawiązania kontaktów, czy inny rodzaj komunikacji, wysłanie skutecznej wiadomości e-mail może mieć znaczący wpływ na osiągnięcie pożądanego rezultatu. W tym artykule omówimy kilka strategii pisania skutecznych wiadomości e-mail, które pomogą ci się wyróżnić i uzyskać odpowiedź, której szukasz.
1. Bądź punktualny: Czas ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o kolejne wiadomości e-mail. Nie chcesz czekać zbyt długo po początkowej komunikacji, ponieważ odbiorca mógł już przejść dalej lub zapomnieć o Twojej wiadomości. Najlepiej byłoby wysłać wiadomość e-mail w ciągu 24-48 godzin od pierwszej komunikacji. Pokazuje to, że jesteś proaktywny i zainteresowany rozmową.
2. Spersonalizuj swoją wiadomość: Ogólne wiadomości e-mail są łatwe do zauważenia i często są ignorowane. Aby wyróżnić swoją wiadomość e-mail, spersonalizuj ją, odwołując się do konkretnych szczegółów z poprzedniej komunikacji. Wspomnij o czymś konkretnym, co zostało omówione lub udostępnione podczas pierwszej rozmowy, aby pokazać, że zwracałeś uwagę i jesteś naprawdę zainteresowany kontynuowaniem rozmowy.
3. Niech będą zwięzłe: W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie ludzie są codziennie bombardowani wiadomościami e-mail. Aby zwiększyć szanse na przeczytanie wiadomości i udzielenie na nią odpowiedzi, pisz krótko i na temat. Jasno określ cel swojej wiadomości e-mail i działanie, które masz nadzieję podjąć. Unikaj długich akapitów i niepotrzebnych szczegółów, które mogą sprawić, że wiadomość e-mail wyda się przytłaczająca.
4. Dostarczanie wartości: Jednym z najlepszych sposobów na uzyskanie odpowiedzi na wiadomość e-mail jest dostarczenie odbiorcy wartości. Może to mieć formę dodatkowych informacji, zasobów lub spostrzeżeń, które mogą im w jakiś sposób pomóc. Oferując coś wartościowego, z większym prawdopodobieństwem przyciągniesz ich uwagę i sprawisz, że będą bardziej skłonni odpowiedzieć na Twój e-mail.
5. Dołącz wyraźne wezwanie do działania: Ułatw odbiorcy odpowiedź na wiadomość e-mail zawierającą wyraźne wezwanie do działania. Niezależnie od tego, czy prosisz o spotkanie, rozmowę telefoniczną, odpowiedź na pytanie czy inne działanie, jasno określ, o co prosisz i podaj wszelkie niezbędne szczegóły lub instrukcje. Ułatwi to odbiorcy podjęcie pożądanego działania i udzielenie odpowiedzi na wiadomość e-mail.
6. W razie potrzeby skontaktuj się ponownie: Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na pierwszą wiadomość e-mail, nie bój się ponowić kontaktu. Czasami ludzie są zajęci lub mogli przeoczyć wiadomość e-mail, więc wysłanie delikatnego przypomnienia może być pomocne. Zachowaj uprzejmość i szacunek w kolejnych wiadomościach e-mail i daj odbiorcy kolejną szansę na odpowiedź.
Podsumowując, pisanie skutecznych e-maili follow-up jest ważną umiejętnością, która może pomóc w osiągnięciu celów i budowaniu znaczących relacji. Postępując zgodnie ze strategiami opisanymi w tym artykule, możesz zwiększyć szanse na uzyskanie odpowiedzi na swoje wiadomości e-mail i realizację celów komunikacyjnych. Pamiętaj, aby być na czasie, spersonalizować swoją wiadomość, zachować zwięzłość, zapewnić wartość, dołączyć wyraźne wezwanie do działania i w razie potrzeby kontynuować. Mając na uwadze te wskazówki, możesz tworzyć atrakcyjne wiadomości e-mail, które pomogą Ci się wyróżnić i uzyskać oczekiwane wyniki.
we Wrocławiu, 🇵🇱. Hosted in 🇪🇺.
