9 powodów, dla których e-maile nie są dostarczane

Gdy po raz pierwszy zobaczysz, że wiadomość e-mail została odrzucona lub nie została dostarczona, możesz być całkowicie zdezorientowany.
Prawda jest taka, że kiedy email odbija się, nie zawsze może to być wina nadawcy. To czy email jest hard bounce czy soft bounce pomoże Ci określić co poszło nie tak. Pierwszym krokiem do zredukowania liczby wysyłanych przez Ciebie emaili, które nie zostają dostarczone jest zrozumienie, co to jest „hard bounce”. odbijać się od siebie jest i kilka wspólnych powodów, dla których się zdarzają.

Co to jest wiadomość e-mail, która została odrzucona?

Odrzucenie wiadomości e-mail ma miejsce, gdy wiadomość marketingowa lub handlowa nie zostaje dostarczona zgodnie z przeznaczeniem. Istnieje kilka różnych powodów, dla których może się to zdarzyć.

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że odbicia wiadomości e-mail nie tylko marnują czas, pieniądze i wysiłek, ale także mogą mieć negatywny wpływ na wskaźnik dostarczalności wiadomości. Jeśli bowiem Twoja firma ma wysoki współczynnik odrzuceń, serwery mogą uznać Twoje e-maile za niegodne zaufania i zacząć je automatycznie blokować lub wysyłać do spamu.

Z tego powodu bardzo ważne jest monitorowanie odbitych wiadomości e-mail i regularne czyszczenie listy adresów e-mail.

Twarde i miękkie odbiory wiadomości e-mail

Istnieją dwa główne rodzaje odrzuceń wiadomości e-mail – miękkie i twarde. Jedne z nich są tymczasowe, a drugie trwałe.

Miękkie odbicia: W przypadku miękkiego odbicia oznacza to, że adres e-mail jest poprawny, a wiadomość została dostarczona do skrzynki odbiorczej. Odbicie nastąpiło jednak, ponieważ skrzynka pocztowa była pełna, wiadomość była zbyt duża, aby zmieścić się w skrzynce odbiorczej, lub serwer nie działał.

Zwykle uważa się, że jest to problem tymczasowy, ponieważ można go usunąć, jeśli serwer zostanie naprawiony, odbiorca wyczyści swoją skrzynkę odbiorczą lub zmniejszy rozmiar wiadomości.

Hard bounce Twarde odbicie będzie miało miejsce, gdy wiadomość e-mail zostanie całkowicie odrzucona z powodu nieistniejącego adresu e-mail lub z innych powodów jest nieprawidłowa.

Jest to sytuacja trwała, a wszystkie adresy e-mail, które powróciły z twardym odbiciem, powinny zostać usunięte z Twojej listy mailingowej, aby uniknąć powtórzenia się takiej sytuacji.

Najczęstsze powody, dla których e-maile nie są dostarczane

Istnieje wiele różnych powodów, dla których wiadomość e-mail może zostać odrzucona. Do najczęstszych z nich należą:

1 – Adres e-mail nie istnieje

Odbicie oznaczone jako nieistniejący adres e-mail mogło nastąpić, gdy osoba, która miała ten adres e-mail, odeszła z organizacji i kontakt został usunięty, lub gdy wysłano wiadomość na adres e-mail o niepoprawnej pisowni.

Istnieje również możliwość, że odbiorca podał fałszywy adres e-mail, co może mieć miejsce w przypadku zbierania danych kontaktowych za pomocą formularza online.

2 – Wiadomość e-mail, która nie została dostarczona

Ta kategoria odrzuceń jest zazwyczaj miękkim odrzutem. Jeśli odesłana wiadomość e-mail należy do kategorii „niedostarczalna”, oznacza to zwykle, że serwer odbiorczy jest przeciążony, nie można go znaleźć lub jest tymczasowo niedostępny.

W wielu przypadkach, gdy nie można znaleźć serwera, może to po prostu oznaczać, że uległ on awarii lub jest wyłączony z powodu konserwacji. W takim przypadku zazwyczaj wystarczy poczekać chwilę, aby spróbować ponownie wysłać wiadomość e-mail. Jeśli jednak zauważysz, że z tego powodu adres e-mail jest ciągle odbijany, może to oznaczać, że serwer przestał działać na dobre.

3 – Auto-Reply

Jeśli ktoś wyjechał na wakacje i ma ustawioną funkcję automatycznej odpowiedzi, wszystkie wiadomości e-mail wysłane do niego będą się odbijały. Należy jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do innych kategorii odrzuceń, w tym przypadku wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do skrzynki odbiorczej.

Warto jednak monitorować, jak często ten adres e-mail otrzymuje automatyczną odpowiedź; jeśli minęło już kilka miesięcy, a dana osoba nie wydaje się wracać w najbliższym czasie, możesz rozważyć usunięcie tego kontaktu ze swojej listy.

4 – pełna skrzynka pocztowa

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do kontaktu, który ma tak dużo wiadomości w skrzynce odbiorczej, że nie jest w stanie odebrać więcej, to każda wysłana do niego wiadomość będzie się odbijała. Jest to jednak zwykle sytuacja tymczasowa i będziesz mógł z powodzeniem dostarczyć wiadomość do odbiorcy, gdy w jego skrzynce odbiorczej znajdzie się wystarczająco dużo miejsca.

Należy to monitorować, ponieważ może to oznaczać, że osoba kontaktowa nie sprawdza już tego adresu.

5 – Zablokowana poczta e-mail

Gdy adresy e-mail są umieszczone w kategorii „zablokowane”, oznacza to, że przychodząca wiadomość została zablokowana przez serwer. Jest to często spotykane wśród szkół lub agencji rządowych, gdzie serwery są często bardziej rygorystyczne, jeśli chodzi o otrzymywane e-maile, dlatego wdrożenie niezawodnego oprogramowanie do pomocy w szkole może znacznie poprawić komunikację i usprawnić procesy wsparcia technicznego.

6 – Filtr spamu

W niektórych przypadkach filtry antyspamowe mogą być przyczyną wzrostu liczby niedostarczonych wiadomości. Jeśli używasz umieszczona na czarnej liście adres e-mail lub adres IP, to żadna z wysyłanych masowo wiadomości nie ma szans na dostarczenie i odebranie przez odbiorców.

7 – Nieprawidłowe dołączenie pliku

Większość dostawców usług hostingowych ma ograniczenia dotyczące typu i rozmiaru załączników do plików. Ograniczenia te mogą dotyczyć zarówno klienta, z którego wysyłasz wiadomość, jak i odbiorcy. W większości przypadków jest to spowodowane nieprawidłowym rozmiarem pliku, przy czym większość tego typu odrzuceń jest spowodowana zbyt dużymi załącznikami.

8 – Greylisting

Greylist to pewien rodzaj filtru antyspamowego, który nie pozwala na dostarczenie wiadomości e-mail przez krótki czas. Może to być 900 sekund lub mniej. W takim przypadku zazwyczaj otrzymujesz kod odrzucający, informujący o zaistniałej sytuacji. Po upłynięciu tego czasu serwer wysyła drugie żądanie i kończy proces dostarczania.

9 – Słaba reputacja nadawcy

Wreszcie, jeśli nie ma oczywistych powodów odrzucenia wiadomości, takich jak duży załącznik lub nieistniejący już e-mail, a zauważasz inne problemy z dostarczalnością, winny może być Twój wynik nadawcy.

Wynik nadawcy lub wynik reputacji odnosi się do sposobu, w jaki adresy e-mail są postrzegane przez dostawców usług internetowych. Jeśli masz niski wynik nadawcy, to wiele, jeśli nie wszystkie, Twoje wiadomości nigdy nie trafią do skrzynek odbiorczych.

Jak obniżyć współczynnik odrzuceń wiadomości e-mail

Wysoki współczynnik odrzuceń nie jest korzystny dla Twojej listy adresów email, ma duży wpływ na dostarczalność i ogólny sukces Twoich kampanii email marketingowych. Ważne jest, aby dokładnie monitorować swój współczynnik odrzuceń i być gotowym do podjęcia kolejnych kroków, jeśli zaobserwujesz, że niektóre adresy email ciągle się odrzucają.

Korzystanie z narzędzia do testowania poczty e-mail

Jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie niskiego współczynnika odrzuceń przed rozpoczęciem wysyłania wiadomości marketingowych jest skorzystanie z narzędzia do testowania emaili przed rozpoczęciem wysyłania wiadomości do odbiorców. Testowanie listy adresów email pozwoli Ci zorientować się, czy masz jakieś problemy, które mogą prowadzić do odrzucenia wiadomości, takie jak fałszywe adresy email, nieważne adresy email, błędy ortograficzne i literówki lub nieistniejące adresy email.

Jak tester dostarczalności może pomóc Ci uniknąć odrzutów?

Tester dostarczalności może pomóc Ci lepiej określić, które adresy e-mail prawdopodobnie otrzymają Twoje wiadomości, a które będą częściej odrzucane. Jeśli adres e-mail zostanie zakwalifikowany jako nieważny lub nieistniejący, możesz łatwo usunąć go ze swojej listy bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail i bez ryzyka zwiększenia współczynnika odrzuceń.

Narzędzie do testowania dostarczalności pomoże Ci ustalić, które adresy e-mail są zawieszone, nieistniejące lub niedostarczalne, dzięki czemu będziesz mógł natychmiast wypisać je ze swojej listy.

Po usunięciu adresu e-mail, możesz rozważyć nawiązanie kontaktu z odbiorcą w inny sposób, aby sprawdzić, czy jego adres e-mail uległ zmianie i wysłać mu link do strony docelowej generowania leadów, która umożliwi mu zapisanie się na nowy, poprawny adres e-mail.

Tester walidacji – jaka jest najlepsza metoda?

Oprócz narzędzi, które możesz wykorzystać do przeprowadzenia testu wszystkich adresów e-mail, które zebrałeś dla swojej listy, aby sprawdzić te, które są niedokładne lub już nie istnieją, double opt-in to kolejny sposób, aby upewnić się, że wysyłasz wiadomości e-mail tylko do tych odbiorców, którzy są zweryfikowani i chcą otrzymywać wiadomości od Ciebie.

Najłatwiejszym sposobem jest skonfigurowanie automatycznej wiadomości potwierdzającej, która jest wysyłana na wszystkie adresy e-mail wprowadzone do formularza opt-in, z linkiem, który odbiorca musi kliknąć, aby potwierdzić, że rzeczywiście zapisuje się na Twoją listę i chce otrzymywać od Ciebie dalsze wiadomości.

Po wykonaniu tych czynności należy dodać adres e-mail do listy dopiero po otrzymaniu potwierdzenia, że odbiorca skorzystał z linku w wiadomości e-mail.

Wiadomości e-mail mogą się odbijać z wielu powodów. Najczęściej jest to problem tymczasowy, taki jak zapełniona skrzynka odbiorcza lub duży plik, który można naprawić. Jednak twarde odbicia spowodowane na przykład niepoprawnym adresem e-mail mogą poważnie zaszkodzić Twojemu punktowi nadawcy i prowadzić do kolejnych odbić w przyszłości.