Fargekoding av e-post i Outlook kan forbedre produktiviteten og organiseringen ved at du kan kategorisere og prioritere meldingene dine visuelt. Med muligheten til å tildele forskjellige farger til bestemte avsendere, emner eller kategorier, kan du raskt identifisere og sortere gjennom e-postene dine basert på dine preferanser. Her får du en trinnvis veiledning i hvordan du fargekoder e-post i Outlook:
Trinn 1: Aktiver betinget formatering
1. Åpne Microsoft Outlook og gå til fanen «Vis» øverst i vinduet.
2. Klikk på knappen «Visningsinnstillinger» i gruppen «Gjeldende visning».
3. I dialogboksen «Avanserte visningsinnstillinger» klikker du på knappen «Betinget formatering».
Trinn 2: Opprett en ny regel
1. I dialogboksen «Betinget formatering» klikker du på knappen «Legg til» for å opprette en ny regel.
2. Gi regelen et beskrivende navn, slik at du lettere kan identifisere den senere.
3. Klikk på knappen «Font» for å velge hvilken farge du vil tilordne e-postene som oppfyller de angitte kriteriene.
4. Du kan også endre andre formateringsalternativer, for eksempel skriftstil, størrelse og effekter, hvis du ønsker det.
5. Klikk på knappen «Betingelse» for å definere kriteriene for e-postene du ønsker å fargekode.
6. I dialogboksen «Filter» angir du hvilke betingelser som må være oppfylt for at en e-post skal få fargekoder.
– Du kan velge å fargekode e-postmeldinger basert på avsenderens navn, emne, viktighet eller andre kriterier.
– Hvis du for eksempel vil fargekode alle e-poster fra en bestemt avsender, velger du «Fra»-feltet og skriver inn avsenderens e-postadresse.
7. Når du har angitt de ønskede kriteriene, klikker du på «OK» for å gå tilbake til dialogboksen «Betinget formatering».
Trinn 3: Bruk regelen
1. I dialogboksen «Betinget formatering» kan du se en liste over alle reglene du har opprettet.
2. Bruk knappene «Flytt opp» eller «Flytt ned» for å prioritere reglene hvis du har flere regler.
3. Klikk på «OK» for å bruke regelen og gå tilbake til dialogboksen «Avanserte visningsinnstillinger».
4. I dialogboksen «Avanserte visningsinnstillinger» klikker du på «OK» for å lagre endringene og gå tilbake til innboksen i Outlook.
Trinn 4: Se de fargekodede e-postene
Nå som du har satt opp fargekodingsreglene, vil du legge merke til at e-postene som oppfyller de angitte kriteriene, vises i den valgte fargen i innboksen i Outlook.
Ytterligere tips:
– Du kan opprette flere regler for å fargekode e-post basert på ulike kriterier. Det kan for eksempel være lurt å tildele en annen farge til e-poster fra sjefen din eller e-poster med et bestemt nøkkelord i emnet.
– Hvis du vil endre eller slette eksisterende regler, følger du samme fremgangsmåte som nevnt ovenfor og gjør de nødvendige endringene.
– Du kan også bruke fargekoding på bestemte mapper eller undermapper ved å åpne dialogboksen «Betinget formatering» fra mappens «Vis»-innstillinger.
Ved å fargekode e-postene dine kan du enkelt identifisere og prioritere viktige meldinger, sortere innboksen på en effektiv måte og holde orden. Denne funksjonen kan være spesielt nyttig for personer som mottar mange e-poster eller som må håndtere flere prosjekter samtidig.
