Oppfølging er en viktig del av enhver kommunikasjonsstrategi. Enten du følger opp en jobbsøknad, en salgspitch, en nettverksmulighet eller en hvilken som helst annen type kommunikasjon, kan det å sende en effektiv oppfølgingsmail utgjøre en betydelig forskjell når det gjelder å oppnå det ønskede resultatet. I denne artikkelen tar vi for oss noen strategier for å skrive en effektiv oppfølgingsmail som vil hjelpe deg med å skille deg ut og få den responsen du er ute etter.
1. Vær ute i god tid: Timing er avgjørende når det gjelder oppfølgings-e-post. Du bør ikke vente for lenge etter den første kommunikasjonen, for da kan mottakeren allerede ha gått videre eller glemt meldingen din. Ideelt sett bør du sende oppfølgings-e-posten innen 24-48 timer etter den første kommunikasjonen. Dette viser at du er proaktiv og interessert i samtalen.
2. Tilpass budskapet ditt: Generiske oppfølgingsmailer er lette å få øye på og blir ofte ignorert. For å få oppfølgingsmailen til å skille seg ut, gjør den personlig ved å referere til spesifikke detaljer fra den forrige kommunikasjonen. Nevn noe spesifikt som ble diskutert eller delt i den første samtalen for å vise at du fulgte med og er genuint interessert i å fortsette samtalen.
3. Hold det kortfattet: I dagens hektiske verden bombarderes folk med e-poster hver dag. For å øke sjansene for at oppfølgings-e-posten din blir lest og besvart, bør du holde den kort og poengtert. Angi tydelig formålet med e-posten og hva du håper mottakeren vil gjøre. Unngå lange avsnitt og unødvendige detaljer som kan få e-posten til å virke overveldende.
4. Tilfør verdi: En av de beste måtene å få respons på oppfølgings-e-posten din på, er å gi mottakeren verdi. Dette kan være i form av tilleggsinformasjon, ressurser eller innsikt som kan hjelpe dem på en eller annen måte. Ved å tilby noe av verdi er det mer sannsynlig at du fanger oppmerksomheten deres og gjør dem mer tilbøyelige til å svare på e-posten din.
5. Inkluder en tydelig oppfordring til handling: Gjør det enkelt for mottakeren å svare på oppfølgings-e-posten din ved å inkludere en tydelig oppfordring til handling. Enten du ber om et møte, en telefonsamtale, et svar på et spørsmål eller en annen handling, bør du være tydelig på hva du ber om, og gi alle nødvendige detaljer eller instruksjoner. Dette vil gjøre det lettere for mottakeren å utføre den ønskede handlingen og svare på e-posten din.
6. Følg opp igjen om nødvendig: Hvis du ikke får svar på den første oppfølgings-e-posten, må du ikke være redd for å følge opp igjen. Noen ganger er folk opptatt eller har kanskje oversett e-posten din, så det kan være nyttig å sende en forsiktig påminnelse. Vær høflig og respektfull i oppfølgings-e-postene dine, og gi mottakeren en ny mulighet til å svare.
Konklusjonen er at det å skrive en effektiv oppfølgings-e-post er en viktig ferdighet som kan hjelpe deg med å nå målene dine og bygge meningsfulle relasjoner. Ved å følge strategiene som er skissert i denne artikkelen, kan du øke sjansene for å få respons på oppfølgingsmailene dine og fremme kommunikasjonsmålene dine. Husk å komme i rett tid, tilpasse budskapet ditt, holde det kortfattet, gi det verdi, inkludere en tydelig oppfordring til handling og følge opp igjen ved behov. Med disse tipsene i bakhodet kan du utforme overbevisende oppfølgings-e-poster som vil hjelpe deg med å skille deg ut og oppnå de resultatene du er ute etter.
