Å skrive en e-post med kaldt oppsøkende budskap innebærer å skrive en personlig og overbevisende melding med det formål å innlede kommunikasjon med noen som ikke har noen tidligere relasjon eller forbindelse med avsenderen. Kald e-post brukes ofte i ulike sammenhenger, for eksempel salg, nettverksbygging, jobbsøking og samarbeid, for å etablere nye forbindelser, utforske muligheter eller generere leads.
1.
Forstå formålet
Det første trinnet når du skal skrive en e-post med kald kontakt, er å definere formålet med budskapet ditt. Ønsker du å presentere deg selv, selge inn et produkt eller en tjeneste, be om et møte eller be om råd? Når du vet hva formålet er, blir det lettere å strukturere e-posten og formidle et overbevisende budskap.
2.
Gjør undersøkelser om mottakeren
Før du utformer e-posten din, er det viktig å gjøre grundig research om mottakeren. Sett deg inn i mottakerens bakgrunn, interesser og annen relevant informasjon som kan hjelpe deg med å etablere en ekte kontakt. Med denne kunnskapen kan du skreddersy e-posten din til mottakerens behov, noe som øker sjansene for en positiv respons.
3.
Skape en sterk emnelinje
Emnelinjen er det første mottakeren ser, så den må være oppsiktsvekkende og kortfattet. Lag en emnelinje som tydelig formidler formålet med e-posten din og lokker mottakeren til å åpne den. Unngå generiske eller spammy emnelinjer, da de kan føre til at e-posten din blir ignorert eller merket som spam.
4.
Tilpasse e-posten
Personlig tilpasning er nøkkelen til å skrive en effektiv e-post med kald kontakt. Begynn med å tiltale mottakeren ved navn, i stedet for å bruke generiske hilsener. Referer til eventuelle felles forbindelser, felles interesser eller nylige prestasjoner for å vise at du har gjort hjemmeleksen din og er genuint interessert i å komme i kontakt med dem.
5.
Engasjerende introduksjon
Innledningen av e-posten din bør være fengende og kortfattet. Fortell tydelig hvem du er, forklar kort hvorfor du tar kontakt, og fremhev eventuelle relevante referanser eller prestasjoner som styrker troverdigheten din. Fang mottakerens oppmerksomhet og gjør dem nysgjerrige på å lese videre.
6.
Leverer verdi
For å øke sjansene for positiv respons er det viktig å tilby verdi til mottakeren. Forklar hvordan tilbudet eller samarbeidet ditt kan være til nytte for dem, løse et problem de måtte ha eller bidra til å nå målene deres. Vis at du har tatt deg tid til å sette deg inn i deres behov, og gi dem en overbevisende grunn til å engasjere seg med deg.
7.
Oppfordring til handling
Avslutt e-posten med en klar og tydelig oppfordring til handling. Enten det dreier seg om å be om et møte, be om en henvisning eller be om mer informasjon, må du gjøre det enkelt for mottakeren å svare. Gi klare instruksjoner om hvordan de kan komme i kontakt med deg, og takk på forhånd for deres tid og omtanke.
8.
Polering og korrekturlesing
Før du sender ut e-posten din, bør du ta deg tid til å korrekturlese og finpusse den. Sørg for at grammatikk, rettskriving og tegnsetting er korrekt. En velskrevet og feilfri e-post viser at du er profesjonell og oppmerksom på detaljer, noe som øker sannsynligheten for positiv respons.
9.
Oppfølging og utholdenhet
I mange tilfeller kan det hende at en enkelt e-post ikke gir umiddelbare resultater. Det er viktig å følge opp høflig og iherdig hvis du ikke får svar. Unngå imidlertid å være påtrengende eller aggressiv. En veltimet og omtenksom oppfølging kan minne mottakeren om den første e-posten din og øke sjansene for et positivt resultat.
