Over hele verden sendes og mottas det hundrevis av e-poster hver dag. Bedrifter sender ofte flere e-poster hver dag, og hver eneste av dem er en mulighet til å markedsføre deg selv og bedriften din.
Når det gjelder e-postsignaturen din, kan den spille en stor rolle for inntrykket du gjør på kundene dine. Mange behandler imidlertid e-postsignaturen som en ettertanke, noe som kan føre til at de går glipp av mange muligheter. Signaturen er din mulighet til å tydeliggjøre hvem du er, hva du gjør, hvordan du kan nås og hvor mottakerne kan gå for å finne ut mer om deg, bedriften din eller et prosjekt du jobber med.
Sett at e-postsignaturen din bare består av navnet ditt og grunnleggende kontaktinformasjon. I så fall utnytter du kanskje ikke muligheten til å komme i dialog med mottakerne fullt ut. Les videre for å lære mer om hvordan du lager en profesjonell e-postsignatur som etterlater et godt og varig inntrykk.
Hva du bør inkludere i en profesjonell e-postsignatur
Når du skal sette sammen e-postsignaturen din, er det lurt å ha en liste over hva som bør inngå i den. Noen av de viktigste tingene du bør vurdere å inkludere i e-postsignaturen din, er
1 – Ditt fulle navn
Akkurat som når du sender vanlig e-post, bør navnet ditt alltid være med i signaturen, slik at mottakeren er sikker på hvem han eller hun har mottatt e-posten fra. Navnet ditt bør stå i e-postsignaturens første tekstlinje.
2 – Jobbinformasjon
Når du har skrevet navnet ditt, er den neste informasjonen du bør ta med, informasjon om tilknytning, som kan omfatte stillingstittelen din, selskapet eller organisasjonen du er en del av, og kanskje avdelingen du jobber for. Ved å oppgi denne informasjonen får du mer kontekst og din rolle i samtalen. Avhengig av hvem du sender e-post til, kan det å være knyttet til en større organisasjon eller et større selskap i e-postsignaturen gi deg mer troverdighet og fange mottakernes oppmerksomhet.
3 – Ytterligere kontaktinformasjon
Selv om mottakeren av e-posten din har e-postadressen din, er e-postsignaturen et utmerket sted å inkludere ytterligere kontaktinformasjon, slik at mottakeren har flere alternativer når han eller hun skal kontakte deg. Dette kan for eksempel være telefonnummeret ditt eller forretningsadressen din. Avhengig av hvilken rolle du har og hva slags e-post du sender, kan signaturen også være en god anledning til å promotere din personlige nettside eller LinkedIn-profil.
4 – Oppfordring til handling
Et smart trekk når du lager e-postsignaturen din, er å inkludere en oppfordring til handling i den. De beste CTA-ene i e-postsignaturer er oppdaterte, i tråd med e-poststilen din, slik at de ser naturlige ut og ikke er påtrengende. Når du skriver en CTA, bør du velge noe som er i tråd med et aktuelt mål, og holde den oppdatert når målene dine endres.
5 – Sosiale ikoner
Tilstedeværelsen i sosiale medier er en viktig del av merkevaren din, og gjør det mulig å få en større følgerskare i bransjen og vise folk hvem du er og hva du bryr deg om. Du kan si mye om en merkevare eller en person ved å se på hva de legger ut på sosiale medier. Derfor er det en god idé å inkludere lenker til sosiale medier i e-postsignaturen. Dette forsterker merkevaren din, gir sosial bekreftelse og gir mottakerne ulike måter å komme i kontakt med deg på. Det kan også bidra til å øke trafikken til innholdet ditt på nettet hvis du legger ut lenker til blogginnlegg, produktsider eller destinasjonssider på profilene dine i sosiale medier.
6 – Bestillingslenker
Hvis du ofte sender e-poster frem og tilbake med kunder eller andre for å booke møter, kan det være smart å legge til en bookinglenke i e-postsignaturen din. Dette vil gjøre det enklere for kundene dine, ettersom de kan klikke på lenken og legge inn opplysningene sine for å bestille møtet, samtidig som du slipper å sende e-poster frem og tilbake for å få dem booket inn. Det finnes mange kalenderverktøy der ute som du kan bruke for å gjøre det enklere å booke avtaler, med mulighet for å kopiere og lime inn en lenke hvor som helst som folk kan klikke på, inkludert i e-postsignaturen din.
7 – Logo eller bilde
Hvis du vil gjøre e-postsignaturen mer interessant eller gi den et personlig preg, slik at mottakere du ikke har møtt ansikt til ansikt, kan det lønne seg å legge til et profesjonelt fotografi. Eller hvis du ønsker å øke merkevarebevisstheten i e-postene dine, kan du vurdere å legge til selskapets logo.
8 – Juridiske krav eller bransjeansvarsfraskrivelse
Noen bransjer har spesifikke retningslinjer for etikette og bruk av e-post for å forhindre overføring av privat informasjon. Derfor kan det være verdt å undersøke om det finnes bransjeregler som kan legges til i e-postsignaturen din som en ansvarsfraskrivelse.
Eksempler på flott design i e-postsignaturer
Når du utformer e-postsignaturen din, er det noen gode råd du bør ha i bakhodet. Det er lurt å utforme signaturen slik at den fremhever navnet ditt, stillingstittelen din og annen kontaktinformasjon. I tillegg bør du sørge for at signaturen er mobilvennlig, av høy kvalitet og har et godt designhierarki. Bruk enkle, konsistente farger, slik at designet ikke blir for rotete og er lett å lese på et øyeblikk. For å gjøre dette kan du vurdere å bruke en e-postsignaturgenerator for å holde beste praksis på plass for å utforme en ideell signatur for deg og samtidig sikre høy kvalitet.
Hvorfor er det viktig med gode e-postsignaturer?
Enten du eier en bedrift, er en ansatt som ofte bruker e-post som hovedkommunikasjonsverktøy eller søker jobb og ønsker å gjøre et profesjonelt inntrykk på folk, er det mange grunner til at en god e-postsignatur er viktig. Ikke bare gjør e-postsignaturen inntrykk på mottakeren, men den kan også gi ytterligere informasjon om hvem du er og hvorfor du sender meldingen, noe som kan være nyttig hvis du sender e-post til personer du aldri har snakket med før.
Hva har de beste e-postsignaturene til felles?
Når du skal lage den beste e-postsignaturen, er det noen hovedpunkter som alle gode signaturer har til felles. Hovedformålet med e-postsignaturen din bør være å gjøre det klart for mottakeren hvem de får en melding fra. Den bør inneholde ditt fulle navn, stillingstittel og alt annet som er relevant for identiteten din. Sett at du sender e-post fra en bedrift. I så fall er det lurt å oppgi ytterligere kontaktinformasjon for selskapet i signaturen, for eksempel nettadresse, forretningsadresse og telefonnummer. Hvis du sender e-post som privatperson, kan du vurdere å legge til mer informasjon om deg selv, for eksempel en lenke til LinkedIn-profilen din eller andre profiler i sosiale medier.
Hva er fordelen med gode e-postsignaturer?
En e-postsignatur kan utgjøre en stor forskjell når det gjelder inntrykket du etterlater hos andre, enten det er som privatperson eller som representant for en bedrift. En korrekt e-postsignatur kan sørge for at e-postene du sender, fremstår som profesjonelle og polerte, og at det ikke oppstår forvirring om hvem som har sendt meldingen og hva som er formålet med den. Enten du søker på jobber, henvender deg til potensielle kunder som bedriftseier eller kommuniserer med kolleger, byråer og andre fagpersoner i bransjen på vegne av bedriften din, vil en veldesignet, gjennomtenkt e-postsignatur som inneholder all nødvendig informasjon, utgjøre hele forskjellen når det gjelder å etterlate et godt inntrykk og oppnå det ønskede resultatet av kommunikasjonen din.
Slik oppretter du signaturer for e-post
De fleste e-postleverandører gjør det enkelt for deg å opprette en signatur som kan legges til i alle fremtidige e-poster. Når du har funnet vinduet for å opprette en e-postsignatur, kan du vanligvis bruke et brukervennlig redigeringsprogram der du kan legge til tekst, endre skrifttyper og farger, sette inn logoer og bilder og legge til lenker. Alternativt kan du bruke et verktøy for å lage en e-postsignatur og kopiere og lime den inn i signaturalternativet i e-postklienten din før du lagrer den. Når signaturen er lagret, vises den på slutten av alle e-poster du sender i fremtiden.
En e-postsignatur er en enkel del av enhver e-post du sender, men når den inneholder riktig informasjon og er godt utformet, kan den ha stor innvirkning på inntrykket du gjør med e-postmeldingene dine.
9 beste fremgangsmåter for å skrive flotte e-postsignaturer
E-postsignaturer er mer enn bare en formalitet; de er en mulighet til merkevarebygging, markedsføring og til å gjøre et varig inntrykk. En godt utformet e-postsignatur kan fungere som et kraftfullt verktøy for en rekke ulike forretningsmål. Nedenfor finner du ni gode råd som hjelper deg med å skape en profesjonell e-postsignatur som skiller seg ut.
1. Inkluder viktige kontaktopplysninger og avsenderens kontaktinformasjon
Kjernen i enhver profesjonell e-postsignatur er kontaktinformasjonen. Navn, stilling, firma, kontaktnummer og mobilnummer er et absolutt minimum. Dette sikrer at e-postmottakerne enkelt kan nå deg gjennom flere kanaler. Å inkludere avsenderens kontaktinformasjon er ikke bare en høflighet, det er en nødvendighet.
2. Legg til lenker og ikoner til sosiale medier
I dagens digitale tidsalder er lenker til sosiale medier og ikoner for sosiale medier et must i e-postsignaturen din. Dette er en subtil form for markedsføring i e-postsignaturen som kan øke din tilstedeværelse på nettet og personlig merkevare .
3. Inkluder en oppfordring til handling (CTA) og CTA-er i e-postsignaturen
En oppfordring til handling (CTA) og CTA-er i e-postsignaturen kan forvandle e-postsignaturen din fra en enkel avmelding til et kraftig markedsføringsverktøy. Enten det er å lede mottakerne til en landingsside for salg eller be dem om å abonnere på et nyhetsbrev, kan en velplassert CTA skape engasjement.
4. Sikre mobil respons for mobilbrukere
Med det økende antallet mobilbrukere er det avgjørende å utforme en e-postsignatur som ser bra ut på mobile enheter. Et mobilresponsivt design sikrer at signaturen din vises som tiltenkt på tvers av ulike e-postklienter.
5. Bruk profesjonelle e-postsignaturer som digitale visittkort
Tenk på dine profesjonelle e-postsignaturer som digitale visittkort . Ved å inkludere alt relevant innhold – for eksempel rollen din, bedriften din og kontaktinformasjon – blir det lettere for mottakerne å huske deg og ditt personlige varemerke.
6. Hold det enkelt, men iøynefallende med de beste eksemplene på e-postsignaturer
Selv om det er fristende å ta ut svingen, er de beste eksemplene på e-postsignaturer ofte enkle og rene. En iøynefallende e-postsignatur trenger ikke å være prangende; den trenger bare å inneholde alle de viktigste elementene i et ryddig og lesbart format.
7. Legg til et personlig bilde eller en firmalogo
Et bilde sier mer enn tusen ord. Hvis du legger til et personlig bilde eller en firmalogo i e-postsignaturen, kan det gjøre den mer minneverdig. Sørg imidlertid for at bildet har riktig størrelse og er formatert slik at det vises riktig på tvers av ulike e-postklienter.
8. Oppgi flere måter å kontakte deg på
Bedriftssignaturen din bør tilby mer enn én måte for mottakerne å komme i kontakt med deg på. Ved å inkludere flere kontaktopplysninger, for eksempel et mobilnummer og lenker til sosiale medier, i tillegg til Gmail-kontoen eller den profesjonelle e-posten din, gjør du det enklere og bidrar til bedre kommunikasjon.
9. Test på tvers av ulike e-postklienter og bruk en signaturmal
Før du ferdigstiller bedriftens e-postsignaturer, er det lurt å teste hvordan de vises i ulike e-postklienter. Dette sikrer at e-postsignaturene dine, med ikoner for sosiale medier og CTA-er, vises som tiltenkt for alle mottakere. Bruk av en signaturmal kan også bidra til å opprettholde konsistens på tvers av alle bedriftens e-postsignaturer.
Ved å følge disse tipsene er du på god vei til å lage din egen signatur som er profesjonell, effektiv og iøynefallende. Enten du bruker en gratis e-postsignaturgenerator, en signaturmal eller lager din egen signatur fra bunnen av, vil disse tipsene hjelpe deg med å få mest mulig ut av dette ofte oversette markedsføringsverktøyet.
