Hvis du leter etter svar på noen av disse spørsmålene, har du kommet til det perfekte stedet. Denne veiledningen er her for å hjelpe deg med å overholde regelverket for e-post. Den gir deg klar og praktisk innsikt som sikrer at e-postarbeidet ditt blir vellykket og fullt lovlig.
Hva er samsvar med e-post, og hvorfor er det viktig?
Etterlevelse av e-post handler om å følge lover og regler som garanterer at e-postmeldingene dine er lovlige og respekterer mottakerens personvern. Det innebærer også å beskytte sensitiv informasjon som personlige helseopplysninger.
Viktige aspekter ved etterlevelse av e-post er blant annet
- innhente eksplisitt samtykke fra mottakerne før du sender kommersiell e-post,
- respektere forespørsler om utmelding umiddelbart,
- og unngå falsk eller villedende informasjon.
Etterlevelse er avgjørende for å opprettholde et godt avsenderrykte, men det er mer enn det – det er nøkkelen til å unngå juridiske sanksjoner.
Hvis bedrifter ikke bryr seg om å overholde regelverket for e-post, kan de bli ilagt store bøter, som kan være betydelige nok til å påvirke deres finansielle stabilitet. I noen tilfeller kan juridiske problemer føre til langsiktig skade på bedriftens omdømme og kundenes tillit.
Videre kan manglende overholdelse påvirke bedriftens forhold til e-postleverandører og tilsynsorganer, føre til svartelisting av bedriftens e-postdomene og påvirke all fremtidig e-postkommunikasjon.
Leverandører av e-posttjenester hjelper ofte bedrifter med å håndtere samsvar ved å tilby funksjoner som dobbelt opt-in, e-postautentisering og regelmessige revisjoner – slike alternativer kan sikre personvern og databeskyttelse.
De viktigste lovene om etterlevelse av e-postregelverket
Overholdelse av e-postregler er et avgjørende aspekt ved e-postmarkedsføring og digital kommunikasjon. Det er i samsvar med ulike lover og forskrifter som er utformet for å beskytte forbrukernes rettigheter og bidra til ansvarlig bruk av e-post til kommersielle formål.
Disse lovene kan variere fra region til region og har spesifikke krav.
Blant de mest populære og betydningsfulle lovene er
- CAN-SPAM-loven i USA,
- den generelle personvernforordningen (GDPR) i EU,
- og Canadas lovgivning mot spam (CASL).
La oss sjekke dem ut.
CAN-SPAM-loven
CAN-SPAM Act er en av lovene i USA som regulerer e-postkommunikasjon.
Det står for Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Loven ble vedtatt i 2003 og er utformet for å gi mottakerne rett til å slutte å motta uønsket e-post.
Om CAN-SPAM-loven:
- Den gjelder for alle kommersielle elektroniske meldinger, som defineres som enhver elektronisk postmelding som primært er ment for kommersiell reklame eller markedsføring av et kommersielt produkt eller en kommersiell tjeneste.
- CAN-SPAM-loven inneholder blant annet et forbud mot å lage villedende emnelinjer, slik at de ikke er villedende og gjenspeiler innholdet i e-posten på en korrekt måte.
- Den forbyr forvirrende overskrifter og krever at e-postens topptekstinformasjon – inkludert feltene «Fra», «Til» og «Svar til» – skal være presise og identifisere personen eller virksomheten som har sendt meldingen.
- Videre sier den at mottakerne må ha en enkel måte å reservere seg mot å motta fremtidige e-poster på. Denne avmeldingsprosessen må respekteres umiddelbart av e-postavsenderen.
- Alle e-poster må inneholde avsenderens fysiske postadresse.
- Brudd på CAN-SPAM-loven kan medføre straff, inkludert bøter for misbruk av kommersiell e-post.
GDPR
Personvernforordningen (GDPR) er en omfattende personvernlovgivning i EU som trådte i kraft i mai 2018. Den har hatt en betydelig innvirkning på e-postmarkedsføring og -kommunikasjon ved å prioritere personvern og samtykke.
Om GDPR:
- Den gjelder for alle organisasjoner som driver virksomhet i EU, og for organisasjoner utenfor EU som tilbyr varer eller tjenester på dette området eller overvåker atferden til EU-borgere.
- Det kreves eksplisitt samtykke for behandling av personopplysninger. I forbindelse med e-postmarkedsføring betyr dette at brukerne aktivt må melde seg på. Avsenderen må imøtekomme forespørsler om avmelding.
- Den enkelte har rett til innsyn i personopplysningene sine og kan be om at de slettes.
- Den krever at databeskyttelsestiltak integreres i utviklingen av forretningsprosesser.
- Den krever at organisasjoner rapporterer visse typer brudd på datasikkerheten til relevante myndigheter og, i noen tilfeller, til de berørte personene.
- Organisasjoner kan bli ilagt betydelige bøter for manglende overholdelse, opptil 20 millioner euro eller 4 % av selskapets årlige globale omsetning. Det er imidlertid ikke alle brudd på personvernforordningen som fører til bøter.
CASL
Canadas antispamlovgivning (CASL) er et regelverk som regulerer sending av kommersielle elektroniske meldinger (CEM) i, til eller fra Canada. Loven ble vedtatt i 2014, og den er en av de strengeste antispamlovene i verden.
Om CASL:
- CASL krever eksplisitt eller implisitt samtykke for å sende CEM, inkludert e-post, SMS, sosiale medier eller direktemeldinger – dette er strenge krav for alle kommunikasjonsformer.
- Den sier at avsendere må identifisere seg og oppgi kontaktinformasjon i meldingene sine. I tillegg til det juridiske navnet ditt, bør du oppgi gateadresse, postboks og annen relevant kontaktinformasjon.
- Alle meldinger må inneholde en enkel og lett tilgjengelig måte for mottakerne å melde seg av fremtidige meldinger på. De fleste e-postplattformer tilbyr denne funksjonen som standard, spesielt i kalde e-poster.
- Organisasjoner må oppbevare samtykke (enten underforstått eller eksplisitt) som bevis på samsvar. Så når du har fått et uttrykkelig samtykke fra noen, må du lagre dette i det angitte antallet virkedager for å overholde personvernlovene.
- Brudd på CASL kan føre til strenge straffer, inkludert bøter på opptil 1 million dollar for enkeltpersoner og 10 millioner dollar for bedrifter.
- Denne forskriften gjelder hvis en melding sendes til eller fra kanadiske enheter. Den er derfor relevant for globale e-postkampanjer rettet mot kanadiske mottakere. Dette er viktig når du driver kommunikasjon for virksomheter som når ut til globale målgrupper.
Slik kan du forbedre etterlevelsen av e-postregelverket
Å forbedre etterlevelsen av e-postregelverket handler ikke bare om å følge regelverket eller å unngå bøter.
Her handler det mer om å bygge langvarige relasjoner og tillit blant e-postmottakerne og Internett-leverandørene, og om å ta vare på bedriftens e-postoperasjoner, samtidig som du sender relevant innhold og omgår alle spamfiltre der ute.
Derfor er det på tide å lære seg noen praktiske og enkle måter å forbedre samsvaret med e-post på, som ikke er begrenset til lovpålagte krav.
Få tillatelse før du sender e-post
Grunnlaget er å få tillatelse til å sende e-post for å unngå de juridiske konsekvensene av en sint e-postliste. Du må spørre målgruppen din om de synes det er greit å motta e-postene dine. Dette kan være så enkelt som å inkludere et påmeldingsskjema på nettstedet ditt eller under en kjøpsprosess. Når de har gitt sitt samtykke, kan du begynne å sende ut e-post.
Nøkkelen til å overholde reglene for e-post er åpenhet – la folk få vite hva de registrerer seg for, enten det er et nyhetsbrev, kampanjer eller oppdateringer. Forklar hvilke fordeler de vil få fra e-postene dine, men vær ærlig her. Emnelinjen og brødteksten i e-posten bør tydelig angi hva brukeren får.
På den måten bygger du et grunnlag av tillit og sikrer at publikum er interessert i innholdet ditt.
Husk at kvalitet alltid vinner over kvantitet i e-postmarkedsføring. De fleste e-postmarkedsførere foretrekker høyere e-postengasjement enn tusenvis av e-postkjeder som ingen leser.
Det er bedre å ha en mindre liste med interesserte personer og e-postkontoer enn en stor gruppe uengasjerte kontakter. Målet er tross alt å skape et fellesskap av interesserte mennesker som venter på e-postene dine, ikke et kappløp for å se hvilket selskap som har det største publikummet.
Bruk dobbel opt-in
Double opt-in tar tillatelsen et skritt videre, og det er en av de viktigste metodene for e-postmarkedsføring som finnes. Det er et godt eksempel på en bekreftelse på at en person er villig til å være i kontakt med deg, og det viser at vedkommende ønsker å bli med på e-postlisten din.
Så når noen melder seg på listen din, kan du sende dem en bekreftelses-e-post og en oppfølgings-e-post, og be dem klikke på en lenke for å bekrefte abonnementet. På denne måten sikrer du at e-postadressen er gyldig og korrekt, og at eieren er genuint interessert i å motta e-postene dine.
Det reduserer også sannsynligheten for spam-klager og forbedrer kvaliteten på e-postlisten din.
👉 Les mer: Hvorfor går e-postene mine til SPAM?
Det kan virke som et ekstra steg, et nødvendig steg. Men det er det ikke helt, ifølge mange regler for e-postmarkedsføring.
Double opt-in er et kraftig verktøy for de som ønsker å bygge et dedikert publikum. Så i stedet for å se på det som bare enda et skritt på den lange veien til suksess, kan du tenke på det som å få et svar på festen din som bekrefter at gjesten vil komme til den.
Valider listene dine før du sender ut e-post
Du må heller ikke glemme e-postvalidering og sending av meldinger til aktive adresser.
Når det gjelder validering og renhold av e-postlisten, kan du bruke et verktøy som Bouncer, som ikke slipper inn noen risikable e-postadresser i listene dine .
Bouncer sjekker og skanner adresselisten din og sørger for at alle som kommer inn, har en gyldig e-postadresse. Det bidrar til å redusere avvisningsraten og beskytter avsenderens omdømme. Den fungerer også i sanntid og tilbyr funksjoner som syntaks-, domene- og SMTP-kontroller.
Takket være Bouncer sender du e-post kun til aktive, gyldige adresser, forbedrer leveringsevnen og respekterer målgruppens innboks.
Men enda viktigere er det at Bouncer hjelper deg med å overholde e-postregler og holde deg unna søppelpostmapper. Det er et sikkert verktøy som følger retningslinjene, fungerer sømløst i flere land og på flere språk, bekrefter legitimiteten til e-postens domenenavn, og med alt dette øker du likevel markedsføringsstatistikken for e-post.
Så hvis du er på utkikk etter et omfattende system som kan forbedre e-posten din på mange områder, er det på tide å prøve Bouncer.
Gi eksplisitte muligheter til å reservere seg
Det neste trinnet handler om å tilby tydelige opt-out-alternativer. De er i tråd med lovkravene og er et tegn på respekt og åpenhet. De viser også at du ikke vil tvinge kundene til å bli hos deg for enhver pris. Det handler ikke bare om å overholde bransjestandarder, men også om å følge globale antispam-standarder.
Folks interesser endrer seg, og hvis de finner e-postene dine irrelevante, vil de gjerne si farvel til deg på en enkel og rask måte. Hvis du tar høyde for dette ved å tilby muligheten til å avslutte abonnementet, opprettholder du en positiv relasjon og gir kundene kontroll over preferansene sine.
Til syvende og sist vil du jo at gjestene dine skal bli hos deg fordi de setter pris på innholdet ditt, ikke fordi de ikke finner utgangsdøren, ikke sant?
Det bør derfor ikke være en skattejakt å avslutte abonnementet. I stedet bør det være like enkelt å avslutte abonnementet som det er å abonnere. Derfor må du sjekke om lenken til avmelding er lett å finne i hver e-post. Dette kan være en enkel tekst med en lenke nederst i e-postene dine.
Overvåk svartelister
Tenk på svartelister som varselsignaler – hvis e-posten din havner der, betyr det at den har blitt merket som søppelpost av brukere eller e-postleverandører. Så hvis det er for sent, og du allerede har havnet på denne listen, er det på tide å rydde opp.
Du kan rydde opp i e-postlisten din, endre innholdet i e-posten eller justere hvordan du samler inn e-postadresser.
Overvåk jevnlig hva som skjer med e-postene dine. Gå også gjennom e-postrutinene dine og sørg for at du følger reglene. På denne måten opprettholder du et godt avsenderrykte, forbedrer leveringsdyktigheten og sikrer at e-postene dine blir tatt godt imot i mottakernes innbokser. Ved å respektere denne typen e-postregler sikrer du bedre resultater for e-postmarkedsføringskampanjene dine.
Det er et proaktivt tiltak for å opprettholde e-postkommunikasjonens helse og effektivitet.
Bruk e-postautentisering
E-postautentisering bidrar til å verifisere at e-posten kommer fra deg, og ikke fra en etterligner. Med andre ord forteller det e-posttjenesteleverandørene at e-posten din er ekte og ikke en forkledd spammer.
Sett opp SPF- (Sender Policy Framework), DKIM- (DomainKeys Identified Mail) og DMARC-poster (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Dette er en slags ID-sjekk som forteller e-postleverandører og mottakere at e-postene dine er autentiske.
Dette er mer enn et must i en verden der phishing og spam florerer gjennom masseutsendelser av e-post. I tillegg kan det forbedre leveringsevnen for e-post og beskytte omdømmet til merkevaren din.
Segmenter og målrett målgruppen din
Og vårt siste forslag – segmentering og målretting av målgruppen din, som hjelper deg med å sende e-post til de rette personene. Det innebærer å dele e-postlisten din inn i mindre grupper basert på spesifikke kriterier, som for eksempel sted, interesser, kjøp eller tidligere atferd.
På denne måten kan du skreddersy innholdet ditt slik at det passer til ulike segmenter av befolkningen, og e-postene dine blir mer relevante.
Her er det viktigste å vise at du forstår og imøtekommer målgruppens ulike behov og interesser. Det er også mer sannsynlig at personlig tilpassede og relevante e-poster blir tatt godt imot, og mindre sannsynlig at de blir merket som spam.
Du ville for eksempel ikke sendt den samme e-posten til kvinner som er interessert i svømming og de som er interessert i bilreparasjoner.
En slik effektiv segmentering fører til bedre målinger og bedre resultater, ettersom publikum får det innholdet de trenger.
Forbedre e-postkommunikasjonen din
Og her er vi – med alle trinnene for å forbedre samsvaret med e-postregelverket som går lenger enn e-postlovene.
Med våre tips kan du sende relevante, kompatible e-poster, sikre og engasjerende meldinger og forbedre e-postmarkedsføringen din.
Men før du begynner å kjøre markedsføringskampanjer via e-post, må du forberede deg på det, det vil si sjekke hvilke lover som gjelder for deg. Hvis du ikke overholder regelverket for e-postmarkedsføring, kan du møte mange problemer med denne formen for kommunikasjon.
Men hvis du forbereder deg nøye, unngår du risikoen og beholder kundenes tillit.
Overhold lover og regler, og sørg for at meldingene dine når frem til de tiltenkte mottakerne. Bruk verktøyet vårt, Bouncer, og endre måten du jobber med e-postmarkedsføring på .
