Å sørge for at kundene dine kan nå deg, er en av forutsetningene ikke bare for god kommunikasjon, men også for å øke inntektene dine. For å være sikker på at de kan finne deg til enhver tid, kan du bruke noe som kalles en catch-all-adresse.
En catch-all-adresse (eller catch-all-konto) er en type konto som videresender e-postmeldinger når de sendes til en ikke-eksisterende adresse. På den måten kan du fortsette kommunikasjonen selv om noen ikke vet hvilken adresse de sender til.
I dag skal vi forklare hvordan en catchall-adresse fungerer, hva en catchall-e-post er, og vise deg hvorfor du (ikke) bør bruke en catchall-adresse i bedriftskommunikasjonen din.
Slik fungerer en catchall-e-post
Catch-all-servere er utformet for å sikre at bedriftseiere ikke går glipp av kundeproblemer, spørsmål eller potensielle kunder. Hvis en kunde for eksempel prøver å sende en e-post og adressen ikke finnes, vil de få en feilmelding og e-posten blir avvist .
Med en catchall-adresse på domenet ditt bruker du en form for videresending av e-post. Selv e-poster som sendes til ugyldige e-postadresser, når innboksen din.
Hva er en catch-all-e-postkonto?
En catch-all-adresse er en samlebetegnelse for noe som inneholder litt av hvert. Catch-all-e-postadresser opprettes ofte for å sikre at e-poster fortsatt blir mottatt selv om avsenderen gjør en feil når han eller hun skriver inn e-postadressen.
Noen ganger kan de imidlertid skape problemer. For eksempel kan catch-all-servere noen ganger gjøre det lettere for en spammer å bombardere domenet med uoppfordrede meldinger . På grunn av dette vil en felles postkasse ofte bli overbelastet med søppelpost, og dermed bli funksjonelt ubrukelig.
Et eksempel på hvordan du setter opp en felles e-postadresse i Zoho. Kilde
En «catch-all»-e-postadresse vil ofte skape forvirring, og for å kunne håndtere en slik adresse på riktig måte må man forstå hva de er, hvordan de brukes og hvordan de fungerer. En catch-all-e-postkonto er en adresse som er satt til å motta meldinger som er adressert til feil e-postadresse for et domene.
Gode grunner til å ha en felles e-post
For mange bedrifter er det viktig å ha en felles postkasse konfigurert for virksomheten, til tross for risikoen for spam og phishing-angrep . En oppsamlingspostkasse kan fungere som en livbåt for e-postadresser som er skrevet eller stavet feil, og kan hindre at bedriften går glipp av potensielt viktige e-poster på grunn av mindre feil i en e-postadresse.
Ulemper med fellesdomener og e-postadresser
Hovedformålet med å opprette catch all-domener og e-postadresser var å sørge for at ingen e-post til det aktuelle domenet ville bli avvist og til slutt gå tapt. Et catch all-domene er satt opp til å godta alle e-poster uten å avvise noe, noe som gjør dem nyttige for alle som er bekymret for risikoen for å potensielt gå glipp av viktige meldinger.
De ble imidlertid raskt utnyttet av spammere. Alt spammerne trenger nå er domenenavnet for å begynne å sende spammy-meldinger, uten at de trenger å lete etter brukernavn eller skrape e-postadresser. På grunn av måten catch all-e-post fungerer på, trenger spammerne bare å sette noe de liker foran domenet og sende meldingen – så kommer den frem til catch all-postkassen.
Dette resulterer i tonnevis av uønskede e-poster som sendes til ikke-eksisterende brukere. Og disse søppelpostmeldingene er en av de vanligste grunnene til at mange bedrifter ikke tar seg bryet med å sette opp en oppsamlingsadresse.
Slik setter du opp en catch all-e-postadresse på to måter
Til tross for de potensielle problemene er det flere grunner til å vurdere å opprette en felles e-postadresse på e-postdomenet ditt. En catch-all-e-postadresse forhindrer at e-postmeldinger blir sendt tilbake til avsenderen som ikke-leverbar eller omdirigere e-poster som ved et uhell har blitt adressert til feil e-postadresse. De fleste domeneleverandører lar deg sette opp en felles e-postadresse. Noen tilbyr dette som en gratistjeneste, mens andre krever et gebyr.
Du kan sette opp en felles e-postadresse i Office365 ved å opprette en dynamisk distribusjonsgruppe. Denne viser alle selskapets Office365-e-postadresser som skal motta e-post fra eksterne domener. Du må også sette opp en delt postkasse der organisasjonens mange mottakere kan se e-poster som sendes inn via catch-all-postkassen.
Oppsett av skyhosting
Det er relativt enkelt å sette opp en catchall-postkasse for de som har nettskyhosting. De fleste e-posthåndteringsverktøy lar deg opprette en catchall-e-postadresse.
Semi-dedikert hosting-oppsett
Bedrifter som bruker semidedikert hosting vil vanligvis enkelt kunne sette opp en felles e-postadresse, spesielt i tilfeller der e-post håndteres av skyhostingplattformen.
Hva brukes en catchall-e-post til?
Til å begynne med brukte webmastere «catch-all»-e-poster og -servere for å forhindre at e-poster gikk tapt når de ble sendt til en ikke-eksisterende e-postadresse. Feilaktige e-postadresser ble omdirigert til en generisk «catch-all»-postkasse, som ble gjennomgått regelmessig for å sikre at ingen viktige meldinger gikk tapt.
Men selv om det kan høres ut som en god idé i teorien, er sannheten at de fleste postkasser i dag er overbelastet med søppelpost og uønsket e-post, noe som til syvende og sist kan gjøre det vanskelig å finne viktige meldinger uansett.
I tillegg til dette kan ikke e-postadresser som er «catch-all» verifiseres, noe som er en annen grunn til at noen synes de er så frustrerende. I motsetning til de fleste servere, SMTP kan ikke brukes til å finne ut hva som skjer .
Noen tjenester kan bekrefte at domenet er aktivt, og det finnes også avanserte tjenester som kan oppdage en «catch-all»-konfigurasjon. Den eneste måten å bekrefte at postkassen eksisterer på, er å sende en e-post til adressen, noe som kan utgjøre en risiko for omdømme som avsender.
Hva er et catchall-domene?
Når du verifiserer en liste over domener eller e-poster, vil du sannsynligvis støte på noen resultater som er merket som ukjente med statusen «server is catch all».
I utgangspunktet betyr dette at dette er domener som er satt opp til å ta imot e-post, men de vil alltid svare «OK» uansett hvilken postkasse de får.
På grunn av dette vil de fleste e-postsjekktjenester alltid flagge «catch-all»-domener som ukjente. På grunn av disse domenenes natur er den eneste måten å vite sikkert om e-postadressen er gyldig er å sende den en e-post.
Mange av e-postadressene i «catch all»-listene er imidlertid sannsynligvis gyldige, og i slike tilfeller vil resultatene bli ført tilbake til hovedlisten din når du har sendt en e-post for å bekrefte dette. Å gjøre dette gradvis er den beste måten å sørge for at den samlede Avvisningsfrekvens holdes på et lavt nivå.
Fang opp beste praksis for alle domener
Det anses som dårlig praksis for en e-postserver å godta e-postadresser som ikke finnes, for så å sende dem tilbake senere. Opprinnelig ble denne praksisen brukt fordi spammere utforsket e-postservere for å finne mottakere, og tanken var at spammere ikke ville være i stand til å finne mottakere på e-postserveren, noe som ville føre til at de gikk videre og reduserte mengden spam.
Spammere ble imidlertid kreative og lærte seg raskt å manipulere catchall-serverens atferd til sin fordel. Det er bedre å avvise ikke-eksisterende e-postmeldinger helt og holdent for å forhindre at meldinger blir mottatt, akseptert og deretter sendt tilbake.
Hvorfor spretter catch all e-post?
Hvis du sender ut markedsførings-e-post, er det sannsynlig at noen av e-postene på listen din er en slags «catch-all». Mens noen e-poster vil finne veien til det aktuelle domenet, vil andre aldri nå innboksen, ofte på grunn av mengden søppelpost som disse postkassene mottar. Bedrifter kan konfigurere servere til å motta all e-post i en viss periode, men det er alltid mulig for dem å deaktivere denne funksjonen i fremtiden, noe som kan føre til at e-postene dine spretter.
E-poster som spretter kan skade avsenderens omdømme, spesielt hvis avvisningsfrekvensen er høyere enn bransjestandarden på 2%, noe som er et rødt flagg for internett- og e-postleverandører.
En høy avvisningsprosent viser e-postleverandørene at du ikke holder deg oppdatert god e-posthygiene og det er en risiko for at du kanskje ikke er en legitim avsender.
Derfor er det risikabelt å sende e-post til catchall-domener, siden det kan ende med at du blir sendt til andre mottakeres søppelpostmapper, selv om du har de beste intensjoner og følger beste praksis for e-post.
Den beste måten å unngå at dette skjer, er å rydde opp e-postlisten din regelmessig. Når du kjører listen din gjennom et e-postverifiseringsverktøy, vil du vanligvis ende opp med en prosentandel av resultatene som er oppført som risikable, eller «catchall»-e-poster.
Noen selskaper velger å være på den sikre siden ved å slette alle disse e-postene fra listen sin, mens andre velger en forsiktig tilnærming for å finne ut hvilke som er trygge å sende til og hvilke som ikke er det.
Det finnes verktøy som du kan bruke til å kjøre resultatene gjennom for å få et bedre inntrykk av hvor risikable de er, slik at du får et bedre inntrykk av hvilke du bør beholde og hvilke du bør fjerne fra listen din.
En felles e-postadresse kan være en ideell måte å motta e-post på som ellers ville ha gått tapt. Før du oppretter en slik adresse, er det imidlertid viktig å være klar over ulempene og risikoen for søppelpost.
En e-post med alt du trenger
Å opprette en samleadresse kan være en god måte å sikre at du ikke går glipp av noen e-poster, og at du alltid er tilgjengelig for kundene dine. Du bør imidlertid også være klar over at det kan resultere i at du mottar mye søppelpost. Det er opp til deg å ta avgjørelsen, og forhåpentligvis har vi gjort det enklere i dag.
Og hvis du sender ut e-postkampanjer, bør du vite at mange av mottakerne dine også har «catch-all»-adresser. Bruk Bouncer til å verifisere e-postlistene dine og finne «catch-all»-adresser, slik at du vet at du ikke skal sende meldinger til dem.
Ofte stilte spørsmål
Hva er et eksempel på en catchall-e-postadresse?
Det kan se omtrent slik ut: [email protected] . Den nøyaktige adressen vil imidlertid variere fra domene til domene.
Kan jeg legge til en felles e-postkonto i Gmail?
Ja, det er mulig å legge til en oppsamlingsadresse selv i Gmail. Du trenger bare å legge til en ny konto i Google Workspace og konfigurere den til å fungere som catch-all.
Kan du bekrefte catch-all-e-poster?
De fleste verktøy for e-postverifisering kan ikke gjøre dette – men det kan Bouncer. Med Bouncer kan du identifisere e-poster som er «catch-all» ved å kjøre listene dine gjennom verifiseringstjenesten vår.
