Første gang du ser at en e-post har blitt avvist eller ikke har blitt levert, blir du kanskje helt rådvill.
Sannheten er at det ikke alltid er avsenderens feil når en e-post kommer i retur. Hvorvidt en e-post er en hard eller en myk avvisning, hjelper deg med å finne ut hva som har gått galt. Og det første trinnet i å redusere antallet e-poster du sender som ikke blir levert, er å forstå hva en e-postavvisning er og noen vanlige årsaker til at de oppstår.
Hva er en e-postavvisning?
En e-post som returneres, oppstår når en markedsførings- eller reklame-e-post ikke blir levert som tiltenkt. Det er flere ulike grunner til at det kan skje.
Det viktigste å huske på er at ikke bare sløser du bort tid, penger og krefter på å få e-poster tilbake, men de kan også ha en negativ innvirkning på leveringsraten for e-post. Dette skyldes at hvis bedriften din har en høy avvisningsfrekvens, kan serverne stemple e-postene dine som upålitelige og begynne å blokkere dem automatisk eller sende dem til søppelpost.
Derfor er det svært viktig å sørge for at du overvåker e-poster som blir avvist, og at du rengjør e-postlisten din regelmessig.
Hard og myk avvisning av e-post
Det finnes to hovedtyper av e-postreaksjoner – myke eller harde. Den ene er midlertidig, mens den andre er permanent.
myk sprett En myk avvisning betyr at e-postadressen er gyldig, og at meldingen ble levert til innboksen. Avvisningen skjedde imidlertid fordi postkassen var full, meldingen var for stor for innboksen eller serveren var nede.
Det anses vanligvis som et midlertidig problem, ettersom det kan rettes opp hvis serveren fikses, mottakeren rydder i innboksen sin eller hvis du reduserer størrelsen på meldingen.
hard sprett En hard bounce oppstår når en e-post blir fullstendig avvist på grunn av at e-postadressen ikke eksisterer eller på annen måte er ugyldig.
Dette er en permanent situasjon, og alle e-postadresser som kommer tilbake med en hard bounce, bør fjernes fra adresselisten din for å unngå at dette skjer igjen.
Vanlige årsaker til at e-poster ikke blir levert
Det kan være ulike grunner til at en e-post kan bli avvist. Noen av de vanligste inkluderer:
1 – E-postadressen eksisterer ikke
En returmelding som er merket som en ikke-eksisterende e-postadresse, kan ha oppstått når personen som hadde e-postadressen, forlot organisasjonen og kontakten ble slettet, eller hvis du har sendt en melding til en e-postadresse som ikke er stavet riktig.
Det er også en mulighet for at mottakeren har oppgitt en falsk e-postadresse, noe som kan være tilfelle hvis du samler inn kontaktinformasjon gjennom et påmeldingsskjema på nettet.
2 – E-post som ikke kan leveres
Denne kategorien vil vanligvis være en myk avvisning. Når en e-post som blir avvist, er i kategorien «kan ikke leveres», indikerer dette vanligvis at mottakende e-postserver er overbelastet, ikke kunne bli funnet eller er midlertidig utilgjengelig.
I mange tilfeller kan det at serveren ikke kan finnes, ganske enkelt bety at den har krasjet eller er nede for vedlikehold. I slike tilfeller vil det vanligvis bare bety at du må vente en stund før du kan prøve å sende e-posten på nytt. Hvis du imidlertid merker at en e-postadresse gjentatte ganger spretter av denne grunnen, kan det bety at serveren er nede for godt.
3 – Automatisk svar
Hvis noen har dratt på ferie og har satt opp en autosvar-funksjon, vil alle e-poster du sender til vedkommende bli avvist. Det er imidlertid viktig å merke seg at i motsetning til andre avvisningskategorier, vil e-posten din fortsatt bli levert til innboksen ved denne anledningen.
Det kan imidlertid være verdt å følge med på hvor ofte denne e-postadressen får autosvar; hvis det har gått flere måneder og personen ikke ser ut til å komme tilbake med det første, bør du kanskje vurdere å fjerne kontakten fra listen din.
4 – Full postkasse
Hvis du sender en e-post til en kontakt som har så mange e-poster i innboksen at de ikke kan motta flere, vil alle meldinger du sender til dem, bli avvist. Dette er imidlertid vanligvis midlertidig, og du vil kunne levere en e-post til mottakeren når innboksen deres har nok plass til den.
Det er viktig å holde øye med dette, da det kan bety at kontakten ikke lenger sjekker adressen.
5 – Blokkert e-post
Når e-postadresser plasseres i kategorien «blokkert», betyr det at den innkommende e-posten har blitt blokkert av serveren. Dette er ofte en vanlig forekomst blant skoler eller offentlige etater, der serverne ofte er strengere når det gjelder e-postene de mottar, og det er grunnen til at implementering av en pålitelig programvare for helpdesk i skolen kan forbedre kommunikasjonen og effektivisere de tekniske støtteprosessene.
6 – Søppelpostfilter
I noen tilfeller kan spamfiltre være årsaken til en økning i antall e-poster som ikke blir levert. Hvis du bruker en svarteliste e-postadresse eller IP-adresse, er det ikke sannsynlig at noen av meldingene du sender i bulk, blir levert til og mottatt av mottakerne.
7 – Feil filvedlegg
De fleste leverandører av e-posthotell har begrensninger når det gjelder type og størrelse på filvedlegg. Disse kan gjelde både for klienten du sender meldingen fra, og for mottakeren. Som oftest skyldes dette feil filstørrelse, og de fleste avvisningene av denne typen skyldes for store vedlegg.
8 – Greylisting
Greylist er en bestemt type spamfilter som ikke tillater at e-posten leveres i løpet av en kort periode. Dette kan være 900 sekunder eller mindre. Når dette skjer, vil du vanligvis motta en avvisningskode for å informere deg om situasjonen. Når tidsrammen har passert, sender serveren ut en ny forespørsel og fullfører leveringsprosessen.
9 – Dårlig avsenderomdømme
Til slutt, hvis det ikke er noen åpenbare grunner til at en e-post har blitt avvist, for eksempel et stort vedlegg eller at e-posten ikke lenger eksisterer, og du merker andre problemer med leveringsevnen, kan det være avsenderpoengsummen din som har skylden.
Avsenderpoengsummen eller omdømmescoren refererer til hvordan e-postadresser blir vurdert av Internett-leverandøren. Hvis du har en lav avsenderpoengsum, vil mange, om ikke alle, meldingene dine aldri nå frem til innboksen.
Slik reduserer du avvisningsraten på e-post
En høy avvisningsfrekvens er ikke bra for e-postlisten din, og har stor innvirkning på leveringsdyktigheten og den generelle suksessen til e-postmarkedsføringskampanjene dine. Det er viktig å overvåke fluktfrekvensen nøye og være klar til å ta neste skritt hvis du ser at noen e-postadresser stadig vekk blir avvist.
Bruk av en e-posttester
En av de beste måtene å holde avvisningsprosenten lav på før du begynner å sende markedsførings-e-post, er å bruke et verktøy for testing av e-post før du begynner å sende meldinger til mottakerne. Ved å teste e-postlisten din kan du finne ut om du har problemer som sannsynligvis vil føre til en hard avvisning, for eksempel falske e-postadresser, ugyldige e-postadresser, stavefeil og skrivefeil eller e-postadresser som ikke eksisterer.
Hvordan en leveringsevne-tester kan hjelpe deg med å unngå bounces
En leveringstester kan hjelpe deg med å få en klarere idé om hvilke e-postadresser som sannsynligvis vil motta meldingene dine, og hvilke som har større sannsynlighet for å bli avvist. Når en e-postadresse kommer tilbake som ugyldig eller ikke-eksisterende, kan du enkelt fjerne den fra listen din uten å måtte sende en e-post og risikere å øke avvisningsraten.
Et verktøy for leveringstesting hjelper deg med å finne ut hvilke e-postadresser som er suspendert, ikke-eksisterende eller ikke kan leveres, slik at du umiddelbart kan avregistrere dem fra listen din.
Når du har fjernet e-postadressen, kan det være lurt å vurdere å ta kontakt med den tiltenkte mottakeren på en annen måte for å se om e-postadressen deres har endret seg, og sende dem en lenke til en landingsside for leadgenerering der de kan registrere seg med den nye, korrekte e-postadressen.
Valideringstester – hva er den beste metoden?
I tillegg til verktøy som du kan bruke til å kjøre en test på alle e-postadressene du har samlet inn til listen din for å sjekke om noen er unøyaktige eller ikke lenger eksisterer, er dobbel opt-in en annen måte du kan sørge for at du bare sender ut e-post til mottakere som er validert og ønsker å motta meldinger fra deg.
Den enkleste måten å gjøre dette på er å sette opp en automatisk bekreftelses-e-post som sendes til alle e-postadresser som er lagt inn i opt-in-skjemaet ditt, med en lenke som mottakeren kan klikke på for å bekrefte at de faktisk registrerer seg på listen din og ønsker å motta ytterligere kommunikasjon fra deg.
Når du har gjort dette, bør du bare legge til en e-postadresse i listen din når du har fått bekreftelse på at mottakeren har fulgt lenken i e-posten.
Det kan være mange grunner til at e-poster spretter. Som oftest er det et midlertidig problem, for eksempel en full innboks eller en stor fil, som kan løses. Men harde avvisninger på grunn av for eksempel feil e-postadresser kan gjøre alvorlig skade på avsenderpoengene dine og føre til flere avvisninger i fremtiden.
i Wroclaw, 🇵🇱. Hosting i 🇪🇺.
