Hvordan du avslutter en e-post er viktig, spesielt hvis du sender en forretnings- eller markedsførings-e-post. Ordene du velger når du skriver avslutningen på e-posten din, kan være avgjørende for om du gjør et godt eller dårlig inntrykk.
En profesjonell avslutning bidrar til at leseren sitter igjen med et godt inntrykk av deg og virksomheten din, mens ingen avslutning eller en uprofesjonell avslutning kan ha motsatt effekt.
Når det gjelder avslutningen på en e-post, kan det du skriver være viktigere enn du kanskje er klar over. Noen måter å avslutte en e-post på kan være bedre enn andre, avhengig av hvem du sender e-post til og hva som er hovedmålet ditt. Din e-postsignatur kan utgjøre en enorm forskjell for avslutningen av e-posten din og inntrykket den gjør på mottakerne.
Slik gjør du sign-off i profesjonelle e-poster, hvis du vil sikre bedre svarprosent og samlede beregninger, samt forbedre inntrykket av merkevaren din.
Hvorfor er det viktig å signere e-post i profesjonelle e-poster?
De fleste lukker en e-post uten å tenke så mye over det. Du kan skrive noe sånt som «Takk», «Vennlig hilsen» eller til og med «Ha en fin dag». Men hvis du tenker mer over hvordan du avslutter e-postene dine, kan det utgjøre en stor forskjell for resultatet.
En god avslutning på en e-post kan bidra til å identifisere deg som avsender for fremtidig bruk, motivere mottakeren til å foreta seg noe, gi mottakeren ytterligere kontaktinformasjon, eller rett og slett gi leseren et godt førsteinntrykk av deg og virksomheten din, noe som er spesielt viktig hvis du har med en ny kunde å gjøre.
Avslutningsfrasen du velger i e-posten din, er det siste mottakerne leser etter at de har lest meldingen din. Enten du sender formelle e-poster for bedriften din eller personlige e-poster til individuelle kontakter, er måten du avslutter en e-post på, viktig.
Det kan være en av de mest motiverende faktorene når det gjelder hvilke handlinger de foretar seg som følge av at de mottar e-posten din, eller om de foretar seg noe i det hele tatt. E-post er tross alt bare en annen type samtale, og hvordan en samtale avsluttes, har en tendens til å være ganske viktig, enten det dreier seg om forretnings- eller uformelle e-poster.
Hvis du hadde møtt en ny person, ville du ikke bare snudd deg og gått din vei uten å avslutte samtalen – du ville sannsynligvis sagt at det var hyggelig å treffe vedkommende og at du håper å snakke med vedkommende igjen snart. Avslutningen på e-posten din bør være vennlig, profesjonell og høflig, samtidig som du er tydelig når det gjelder å gi instruksjoner om hva du skal gjøre videre.
Slik lukker du en e-post
Når det gjelder å sette sammen de beste avslutningene for e-postene dine, er det noen forskjellige ting du må huske på.
Den første er å avgjøre om det er hensiktsmessig å lukke e-posten eller ikke. Hvis du utveksler e-poster frem og tilbake med noen, kan det virke som et godt alternativ å hoppe over avslutningen på dette tidspunktet.
Men hvis dette er tilfelle, bør du ta deg tid til å tenke over om det vil ha en god effekt om du inkluderer avslutningen. Selv om du har sendt e-post til noen en god stund og samtalen har blitt litt mer uformell enn den var i begynnelsen, kan du vise at du er profesjonell og fortsette å gjøre et godt inntrykk ved å velge en god avslutning hver gang.
Husk også at personen du sender en e-post til, kan videresende den til andre som ikke har kommunisert med deg før.En sterk, profesjonell e-postsignatur i disse e-posttrådene vil gi et mer profesjonelt inntrykk sammenlignet med mer uformelle, personlige e-poster.
Bruk ditt fulle navn
Det er lurt å alltid oppgi fullt navn når du signerer e-postene dine, spesielt i de første e-postene du sender.
På denne måten kan du sikre at mottakeren av e-posten er klar over identiteten til den personen de kommuniserer med, og du kan unngå forvirring med andre kontakter som kanskje har samme fornavn som deg.
Selv om du ønsker en mer uformell e-postsignatur og en vennlig e-postkorrespondanse, bør du alltid oppgi ditt fulle navn.
Vær profesjonell
Uansett hva du velger å skrive i avslutningen på e-posten din, er profesjonalitet nøkkelen. Tenk på konteksten for samtalen og personen du sender e-post til, før du bestemmer deg for hvilken type avslutning som passer best.
Du bør unngå en uformell tone hvis du sender e-post til en ny kunde som du ikke har kontaktet før. Selv om en vennlig tone kan tolkes som en hyggelig gest, bør du ha en mer formell avslutning første gang du tar kontakt med noen.
Hvis du derimot kommuniserer med noen du har møtt personlig eller har snakket mye med på e-post og blitt godt kjent med, er det ikke noe i veien for å være mer uformell, spesielt ikke i oppfølgings-e-poster.
Hvis du ikke er sikker på hvilken tone som er best, er det alltid bedre å være for profesjonell enn ikke profesjonell nok. Derfor bør standard e-postsignatur alltid være en mer formell signatur.
Hva du bør inkludere i en e-postsignatur
En god avslutning på en e-post inneholder flere ulike elementer som gir den et komplett, profesjonelt utseende og gjør et godt inntrykk på mottakeren. Noen av de viktigste aspektene når du avslutter en e-post, er blant annet
Ditt fulle navn
Å bruke hele navnet ditt når du signerer en e-post kan føles for profesjonelt for noen samtaler, men det er vanligvis best å gjøre det. På den måten unngår du situasjoner der du kan bli forvekslet med noen som har samme fornavn som deg.
Hvis du vil ha en mer uformell tilnærming og bare bruke fornavnet ditt, kan du vurdere å legge til det fulle navnet ditt i signaturen, slik at det fortsatt er tydelig hvem du er.
Avslutningsreplikken
Når du avslutter e-posten din, kan en sterk avslutningslinje utgjøre en stor forskjell for inntrykket den gjør på mottakeren.
Avslutningslinjen i e-posten din er en ideell mulighet til å takke mottakeren for at han eller hun har lest meldingen. I tillegg kan du også inkludere en oppfordring til handling eller noe som motiverer mottakeren til å ta det ønskede skrittet, for eksempel å klikke på en lenke i e-posten, svare deg eller noe annet.
Husk at selv om du sender ut en uformell forretnings-e-post, er det endelige målet med all e-postkommunikasjon å fremkalle et svar eller en eller annen form for handling.
Stillingstittelen din
Selv om du ikke alltid trenger å bruke den fulle tittelen på jobben din, kan det være nyttig å ta med noe som forteller mottakeren hva yrkestittelen din er.
Dette er spesielt viktig hvis du kommuniserer med noen for første gang, ettersom det gjør det klart hvem de snakker med, og hva slags saker du kan hjelpe dem med. Forretningskontakter setter pris på denne detaljen, da de vet om de skal fortsette forretningskommunikasjonen med deg eller ikke.
Kontaktinformasjon
Til slutt er det alltid en god idé å inkludere kontaktinformasjonen din. Selv om mottakeren du sender e-post til, allerede har e-postadressen din Når du avslutter e-postmeldingen, er det et godt sted å oppgi flere måter å komme i kontakt med deg på, for eksempel telefonnummeret ditt eller en lenke til LinkedIn-profilen din.
De fleste formelle e-postavslutninger inkluderer andre måter å komme i kontakt på. Selv om det ikke tilfører mye til forretningskorrespondansen, er det en tommelfingerregel å bruke denne plassen til å promotere LinkedIn, nettstedet, tilbudet ditt eller noe annet.
Avslutninger i retningslinjer for e-post – de beste reglene for e-postetikette
Når du kommer til slutten av e-postmeldingen din, vil du ikke ødelegge det gode inntrykket du har gjort så langt med en dårlig avslutning.
For å unngå dette og sørge for at avslutningsfrasen i e-posten etterlater det beste inntrykket hos kunden, bør du ha følgende retningslinjer i bakhodet.
Ta hensyn til publikum
Det er lurt å skreddersy avslutningen til målgruppen som skal lese den.
Ordet «kjærlighet» kan for eksempel være ideelt i en e-post til kjæresten eller moren din, men du bør ikke bruke det når du kommuniserer med den nye sjefen eller en ny kunde, som kanskje ikke setter pris på uformelle e-postavslutninger.
Tenk på din forhold med personen du sender e-post til. De mest irriterende e-postavslutningene er de som ikke er tilpasset målgruppen de går ut til.
Korrekturles standard e-postsignatur
På samme måte som resten av e-posten bør avslutningen sjekkes for eventuelle stave- og grammatikkfeil før du trykker på send-knappen. En avslutning som er full av grammatikkfeil eller stavefeil, kan gi mottakeren et uprofesjonelt og slurvete inntrykk.
Det tar bare noen minutter å dobbeltsjekke avslutningen din for eventuelle feil i de fleste e-postapper. Du kan bruke plugins for grammatikk- og stavekontroll som Grammarly for å gjøre det enklere å finne eventuelle feil.
Vær oppriktig
Å være realistisk og ekte når du avslutter e-posten din, har stor betydning for hvilket inntrykk den gir. Ikke bare skriv ord som du synes høres bra ut, uten å ta deg tid til å tenke over hvor ekte du er.
Når du velger en avslutningsreplikk for e-posten din, bør du velge noe som er ekte fra din side, enten det gjelder interne e-poster eller e-postsamtaler med nye kontakter.
Inkluder neste steg eller oppfordring til handling
Til slutt må du ikke gå glipp av muligheten til å bruke avslutningslinjen i e-posten som en anledning til å få mottakeren til å foreta den ønskede handlingen. Det kan for eksempel være noe så enkelt som «håper å høre fra deg snart», eller «la meg få vite hva du synes» hvis du vil at mottakeren skal sende deg en e-post tilbake. Hvis du sender en markedsførings-e-post, kan du også inkludere en lenke til tjenesten eller produktet i avslutningen, samtidig som du ber mottakeren om å sjekke det ut.
Hvordan du avslutter en e-post kan ha større innvirkning på mottakeren og det inntrykket du gjør på dem enn du er klar over.
Avslutning
Enten du skriver uformelle e-poster eller kommuniserer i profesjonelle sammenhenger, er det viktig hvordan du avslutter e-posten din. E-post er en av de vanligste kommunikasjonsmetodene i dag, og hvis du vil gjøre det riktig, bør du ha profesjonelle e-postavslutninger som oppfordrer mottakeren til å svare.
Og hvis du sender ut mange e-poster og er bekymret for om de når frem til riktig person, trenger du Bouncer. Med Bouncer kan du verifisere e-postlistene dine, slik at du er sikker på at du ikke sender til falske, utdaterte eller feilstavede adresser.
Kom i gang i dag og Verifiser dine første 100 e-poster gratis!
