Vraagt u zich af hoe u uw e-mailcampagnes in overeenstemming kunt brengen met de huidige wetgeving in uw land of regio?
Vraagt u zich af hoe u een balans kunt vinden tussen effectieve e-mailmarketingstrategieën en het naleven van wettelijke vereisten?
Als je op zoek bent naar antwoorden op een van deze vragen, ben je hier op de perfecte plek. Deze gids is er om u te helpen met e-mailcompliance. Hij biedt duidelijke en praktische inzichten om ervoor te zorgen dat uw e-mailinspanningen succesvol en volledig legaal zijn.
Wat is e-mailcompliance en waarom is het belangrijk?
Compliance van e-mail gaat over het volgen van wetten en regels die garanderen dat je e-mailberichten legaal zijn en de privacy van ontvangers respecteren. Het gaat ook om het beschermen van gevoelige informatie zoals persoonlijke gezondheidsgegevens.
Belangrijke aspecten van e-mailcompliance zijn onder andere:
- het verkrijgen van expliciete toestemming van ontvangers voordat commerciële e-mails worden verzonden,
- opt-out verzoeken onmiddellijk te respecteren,
- en het vermijden van valse of misleidende informatie.
Compliance is cruciaal voor het behouden van een goede afzenderreputatie, maar er zit meer achter het verhaal – het is de sleutel tot het vermijden van juridische sancties.
Als bedrijven zich niet bekommeren om hun e-mailcompliance, kunnen ze worden geconfronteerd met hoge boetes, die aanzienlijk genoeg kunnen zijn om hun financiële stabiliteit te beïnvloeden. In sommige gevallen kunnen juridische problemen leiden tot langdurige schade aan de reputatie van het bedrijf en het vertrouwen van de klant.
Bovendien kan niet-naleving de relatie van het bedrijf met e-mailserviceproviders en regelgevende instanties beïnvloeden, leiden tot het op een zwarte lijst plaatsen van het e-maildomein van het bedrijf en alle toekomstige e-mailcommunicatie beïnvloeden.
Aanbieders van e-mailservices helpen bedrijven vaak bij het naleven van de regels door functies aan te bieden zoals dubbele opt-in, e-mailverificatie en regelmatige audits – dergelijke opties kunnen de privacy en bescherming van gegevens garanderen.
De belangrijkste stukken wetgeving over e-mailcompliance
Compliance van e-mails is een cruciaal aspect van e-mailmarketing en digitale communicatie. Het houdt zich aan verschillende wetten en regels die zijn ontworpen om de rechten van consumenten te beschermen en bij te dragen aan een verantwoord gebruik van e-mail voor commerciële doeleinden.
Deze wetten kunnen per regio verschillen en hebben specifieke vereisten.
Tot de populairste en belangrijkste stukken wetgeving behoren:
- T CAN-SPAM wet in de Verenigde Staten,
- T Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) in de Europese Unie,
- en Canadese antispamwetgeving (CASL) .
Laten we ze eens bekijken.
CAN-SPAM wet
De CAN-SPAM Act is een van de wetten in de Verenigde Staten die e-mailcommunicatie regelt.
Het staat voor Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Ingevoerd in 2003 en ontworpen om ontvangers het recht te geven om te stoppen met het ontvangen van ongewenste e-mails.
Over de CAN-SPAM-wet:
- Het is van toepassing op alle commerciële elektronische berichten, die worden gedefinieerd als elk elektronisch e-mailbericht dat primair is bedoeld voor commerciële reclame voor of promotie van een commercieel product of een commerciële dienst.
- De belangrijkste bepalingen van de CAN-SPAM Act omvatten het verbod op het maken van misleidende onderwerpregels, zodat ze niet misleidend zijn en de inhoud van de e-mail correct weergeven.
- Het verbiedt verwarrende headers en vereist dat de header-informatie van de e-mail – inclusief de velden “Van”, “Aan” en “Reply-To” – nauwkeurig zijn en de persoon of het bedrijf identificeren die het bericht heeft geïnitieerd.
- Bovendien moeten ontvangers een gemakkelijke manier hebben om af te zien van het ontvangen van toekomstige e-mails. Deze afmeldprocedure moet onmiddellijk worden gehonoreerd door de e-mailverzender.
- Elke e-mail moet het fysieke postadres van de afzender bevatten.
- Overtreders van de CAN-SPAM Act kunnen worden onderworpen aan sancties, waaronder boetes voor misbruik van commerciële e-mails.
BBPR
De General Data Protection Regulation (GDPR) is een uitgebreide gegevensbeschermingswet in de Europese Unie die in mei 2018 van kracht werd. Deze wet heeft een grote impact gehad op e-mailmarketing en -communicatie door de privacy van klantgegevens en toestemming prioriteit te geven.
Over GDPR:
- Het is van toepassing op alle organisaties die actief zijn binnen de EU en op organisaties buiten de EU die goederen of diensten op dit gebied aanbieden of het gedrag van inwoners van de EU monitoren.
- Het vereist expliciete toestemming voor het verwerken van persoonlijke gegevens. In de context van e-mailmarketing betekent dit dat gebruikers zich actief moeten aanmelden. De verzender moet gehoor geven aan afmeldingsverzoeken.
- Personen hebben het recht op toegang tot hun persoonlijke gegevens en kunnen verzoeken om verwijdering ervan.
- Het vraagt om de integratie van gegevensbeschermingsmaatregelen in de ontwikkeling van bedrijfsprocessen.
- Het verplicht organisaties om bepaalde soorten datalekken te melden aan de relevante autoriteiten en, in sommige gevallen, aan de getroffen personen.
- Organisaties kunnen hoge boetes krijgen voor niet-naleving, tot €20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet van het bedrijf. Niet alle overtredingen van de GDPA leiden echter tot financiële sancties.
CASL
Canada’s Anti-Spam Legislation (CASL) is een regelgevend kader dat de verzending van commerciële elektronische berichten (CEM’s) binnen, naar of vanuit Canada regelt. Het werd in 2014 ingevoerd en is een van de strengste antispamwetten ter wereld.
Over CASL:
- CASL vereist expliciete of impliciete toestemming voor het verzenden van CEM’s, inclusief e-mails, SMS, sociale media of instant messaging – dit zijn strenge vereisten voor alle communicatievormen.
- Hierin staat dat afzenders zichzelf moeten identificeren en contactinformatie moeten geven in hun berichten. Naast je wettelijke naam moet je het adres, je postbus en andere relevante contactgegevens vermelden.
- Elk bericht moet een duidelijke en gemakkelijk toegankelijke manier bevatten voor ontvangers om zich af te melden voor toekomstige berichten. De meeste e-mailplatforms bieden deze functie standaard, vooral in koude e-mails.
- Organisaties moeten gegevens over (impliciete of expliciete) toestemming bewaren als bewijs van naleving. Dus als je iemand expliciet toestemming laat geven, bewaar dit dan gedurende het aangegeven aantal werkdagen om te voldoen aan de privacywetgeving.
- Het overtreden van CASL kan leiden tot zware straffen, waaronder boetes tot $1 miljoen voor individuele personen en $10 miljoen voor bedrijven.
- Deze regeling is van toepassing als een bericht wordt verzonden naar of vanaf Canadese apparaten. Het is dus relevant voor wereldwijde e-mailcampagnes die gericht zijn op Canadese ontvangers. Dit is belangrijk bij communicatie voor bedrijven die een wereldwijd publiek bereiken.
Hoe u uw e-mailcompliance kunt verbeteren
Het verbeteren van e-mailcompliance gaat niet alleen over het volgen van de e-mailregels of het niet krijgen van een boete.
Hier gaat het meer om het opbouwen van langdurige relaties en vertrouwen tussen uw e-mailontvangers en ISP’s, en het verzorgen van uw zakelijke e-mailactiviteiten, terwijl u relevante inhoud verzendt en alle spamfilters omzeilt.
Daarom is het tijd om een aantal praktische en eenvoudige manieren te leren om je e-mailcompliance te verbeteren, die niet beperkt zijn tot wettelijke vereisten.
Toestemming vragen voordat je e-mails verstuurt
De basis is toestemming krijgen om e-mails te versturen om de juridische gevolgen van een boze mailinglijst te vermijden. Je moet je publiek vragen of ze je e-mails willen ontvangen. Dit kan zo eenvoudig zijn als het opnemen van een inschrijfformulier op je website of tijdens een aankoopproces. Als ze toestemming geven, kun je beginnen met mailen.
De sleutel tot het naleven van de e-mailregels is transparantie – laat mensen weten waarvoor ze zich aanmelden, of het nu gaat om een nieuwsbrief, promoties of updates. Leg uit wat de voordelen zijn van je e-mails, maar wees eerlijk. De onderwerpregel en de hoofdtekst van de e-mail moeten duidelijk aangeven wat de gebruiker krijgt.
Dit bouwt een vertrouwensbasis op en zorgt ervoor dat je publiek geïnteresseerd is in je inhoud.
Onthoud dat kwaliteit boven kwantiteit altijd wint bij e-mailmarketing. De meeste e-mailmarketeers hebben liever een hogere e-mailbetrokkenheid dan duizenden e-mailkettingen die niemand leest.
Het is beter om een kleinere lijst met geïnteresseerde mensen en e-mailaccounts te hebben dan een enorme groep onbetrokken contacten. Het doel is immers om een gemeenschap van geïnteresseerde mensen te creëren die wachten op je e-mails, niet een race om te zien welk bedrijf het grootste publiek heeft.
Gebruik een dubbele opt-in
Dubbele opt-in gaat nog een stap verder en is een van de belangrijkste e-mailmarketingpraktijken. Het is een goed voorbeeld van het bevestigen van de bereidheid om met je in contact te komen en laat zien dat iemand lid wil worden van je e-maillijst.
Dus wanneer iemand zich inschrijft voor je lijst, stuur hem dan een bevestigingsmail en een vervolgmail en vraag hem op een link te klikken om zijn inschrijving te verifiëren. Deze methode zorgt ervoor dat het e-mailadres geldig en correct is en dat de eigenaar echt geïnteresseerd is in het ontvangen van je e-mails.
Het vermindert ook de kans op spamklachten en verbetert de kwaliteit van je e-maillijst.
Het lijkt misschien een extra stap, een noodzakelijke. Nou, niet precies, volgens veel e-mailmarketingregels.
Dubbele opt-in is een krachtig hulpmiddel voor degenen die een toegewijd publiek willen opbouwen. Dus, in plaats van het te zien als slechts een volgende stap op de lange weg naar succes, kun je het zien als een RSVP voor je feestje die bevestigt dat de gast zal komen.
Valideer je lijsten voordat je e-mails verstuurt
Ook mag je e-mailvalidatie en het verzenden van berichten naar actieve adressen niet vergeten.
Als het gaat om validatie en het schoonhouden van je e-maillijst, kun je een tool als Uitsmijter die geen enkel riskant e-mailadres in je lijsten toelaat.
Bouncer controleert en scant je mailinglijst en zorgt ervoor dat iedereen die binnenkomt een geldig e-mailadres . Het helpt bouncepercentages te verlagen en beschermt de reputatie van de afzender. Het werkt ook in realtime en biedt functies zoals syntaxis-, domein- en SMTP-controles.
Dankzij Bouncer verstuurt u alleen e-mails naar actieve, geldige adressen, verbetert u de deliverability en respecteert u de inbox van uw publiek.
Maar nog belangrijker is dat Bouncer u helpt om te voldoen aan de e-mailrichtlijnen en uit de spammappen te blijven. Het is een veilige tool die beleidsregels volgt, naadloos werkt in meerdere landen en talen, de legitimiteit van de domeinnaam van de e-mail bevestigt en met dit alles uw e-mailmarketingresultaten een boost geeft.
Dus als je op zoek bent naar een uitgebreid systeem dat je e-mails op veel gebieden kan verbeteren, is het tijd om Bouncer te proberen.
Geef expliciete opties voor opt-out
De volgende stap is het aanbieden van duidelijke opt-out opties. Ze voldoen aan de wettelijke vereisten en zijn een teken van respect en transparantie. Ze laten ook zien dat je klanten niet ten koste van alles dwingt om bij je te blijven. Het is niet alleen het naleven van de industrienormen, het betekent ook het volgen van de wereldwijde anti-spam normen.
De interesses van mensen veranderen en als ze besluiten dat je e-mails niet relevant zijn, willen ze graag gemakkelijk en snel afscheid van je nemen. Als je dat toestaat via een afmeldoptie, behoud je toch een positieve relatie en geef je klanten controle over hun voorkeuren.
Uiteindelijk wil je dat je gasten bij je blijven omdat ze je inhoud waarderen, niet omdat ze de uitgang niet kunnen vinden, toch?
Het zou dus geen speurtocht moeten zijn om je uit te schrijven. In plaats daarvan moet het net zo gemakkelijk zijn om je uit te schrijven als om je in te schrijven. Daarom moet je controleren of je afmeldlink gemakkelijk te vinden is in elke e-mail. Dit kan een eenvoudige tekst zijn met een link onderaan je e-mails.
Zwarte lijsten controleren
Zie zwarte lijsten als waarschuwingssignalen – als je e-mail daar terechtkomt, betekent dit dat het als spam is gemarkeerd door gebruikers of e-mailproviders. Dus als het te laat is en u al op deze plek bent beland, is het tijd om schoon schip te maken.
U mag je e-maillijst opschonen Wijzig de inhoud van je e-mail of pas de manier waarop je e-mailadressen verzamelt aan.
Controleer regelmatig wat er met je e-mails gebeurt. Controleer ook uw e-mailpraktijken en zorg ervoor dat u zich aan de regels houdt. Hierdoor behoudt u een goede afzenderreputatie, verbetert u de deliverability en garandeert u dat uw e-mails worden verwelkomd in de inbox van uw ontvangers. Door dit soort e-mailregels na te leven, zorgt u voor betere prestaties van uw e-mailmarketingcampagnes.
Het is een proactieve maatregel om de gezondheid en effectiviteit van je e-mailcommunicatie te behouden.
E-mailverificatie gebruiken
E-mailverificatie helpt verifiëren dat de e-mail van jou afkomstig is en niet van een imitator. Met andere woorden, het vertelt e-mailserviceproviders dat je e-mail legitiem is en geen vermomde spammer.
Stel SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) en DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) records in. Dit zijn een soort ID-controles die e-mailproviders en ontvangers vertellen dat je e-mails authentiek zijn.
Dit is meer dan een must in een wereld waar phishing en spam welig tieren via bulk e-mailcampagnes. Bovendien kan het de deliverability van e-mails verbeteren en de reputatie van je merk beschermen.
Segmenteer en richt je publiek
En ons laatste voorstel – het segmenteren en targeten van je publiek, wat je helpt om e-mails naar de juiste mensen te sturen. Dit houdt in dat je je e-maillijst verdeelt in kleinere groepen op basis van specifieke criteria, zoals locatie, interesses, aankopen of gedrag in het verleden.
Hierdoor kun je je inhoud afstemmen op verschillende segmenten en worden je e-mails relevanter.
Hier is het belangrijkste dat je laat zien dat je de verschillende behoeften en interesses van je publiek begrijpt en erop inspeelt. Bovendien worden gepersonaliseerde en relevante e-mails eerder verwelkomd en minder snel als spam gemarkeerd.
Je zou bijvoorbeeld niet dezelfde e-mail sturen naar vrouwen die geïnteresseerd zijn in zwemmen en vrouwen die geïnteresseerd zijn in autoreparatie.
Een dergelijke effectieve segmentatie leidt tot hogere statistieken en betere resultaten omdat je publiek de inhoud ontvangt die het nodig heeft.
Verbeter uw e-mailcommunicatie
En hier zijn we dan – met alle stappen om je e-mailcompliance te verbeteren die verder gaan dan de e-mailwetten.
Met onze tips verstuurt u relevante e-mails die aan de regels voldoen, veilige en aantrekkelijke berichten en verbetert u uw e-mailmarketinginspanningen.
Maar voordat je begint met e-mailmarketingcampagnes, moet je je erop voorbereiden, namelijk – controleren welke wetten op jou van toepassing zijn. Als u zich niet houdt aan de regelgeving voor e-mailmarketing, kunt u veel problemen krijgen met deze vorm van communicatie.
Als je je echter goed voorbereidt, vermijd je de risico’s en behoud je het vertrouwen van je klanten.
Voldoe aan de wetgeving en zorg dat je berichten de beoogde ontvangers bereiken. Gebruik onze tool, Bouncer en verander de manier waarop je met je marketinge-mails werkt.
