Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken.
Laten we zeggen dat je echt een goede wilt maken. Zou je dan een Hawaï shirt en Crocs dragen naar het feest als het een formele dresscode had? Waarschijnlijk niet. Het is precies hetzelfde geval als wanneer je een inleidende e-mail schrijft zonder te weten hoe het moet.
Geen zorgen! Vandaag leer je hoe je stap voor stap een effectieve introductie-e-mail schrijft. Goed nieuws: sjablonen zijn inbegrepen. ✅
Wat is een introductie e-mail?
Een introductie e-mail is een bericht dat je stuurt naar een persoon die je niet kent, en waarmee je jezelf of je bedrijf wilt voorstellen. Het werkt eigenlijk als een ijsbreker wanneer je iemand ontmoet in een digitale wereld.
Afhankelijk van naar wie je de e-mail stuurt, kan dit een koude e-mail zijn – als de ontvanger nog niet eerder berichten van je heeft ontvangen.
Zie dit type e-mail als een vriendelijke uitnodiging voor een gesprek. Bovendien is de intro e-mail je kans om een professionele indruk op te bouwen. relatie met de persoon (of een groep mensen) die je bereikt.
Het ding is echter dat als je een onbekend e-mailadres mailt, je nooit helemaal zeker weet of het niet wordt teruggestuurd. Dat gebeurt als je een bericht stuurt naar een adres dat niet bestaat. Het komt dan terug en veroorzaakt problemen.
En je wilt je perfect gemaakte meesterwerk (introductie e-mail) niet naar de ruimte sturen, toch? 🚀
Om ervoor te zorgen dat uw inspanningen goed besteed worden en uw e-mail de juiste persoon bereikt, gebruikt u het volgende Uitsmijter . We zorgen ervoor dat je je introductiemails naar de juiste adressen stuurt, zodat je geen vervolgmail nodig hebt om op te vallen.
Dus, rol je mouwen op, en laten we beginnen met het schrijven van je beste introductie e-mail ooit.
Voordat u begint met het schrijven van uw introductie e-mail
Maar voordat je de eerste woorden typt, neem je even de tijd om over een paar cruciale dingen na te denken. Zonder ze te overdenken zou het schrijven moeilijk zijn, en zou je je verloren voelen.
Hier zijn enkele punten om in gedachten te houden. 👇
🎯 Kom met het doel van de introductie e-mail
Welke e-mail of welk geschrift je ook gaat opstellen, het doel kennen is de eerste (en cruciale) stap. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is de moeite waard om er nog eens op te wijzen.
Bedenk een duidelijk en beknopt doel voor uw e-mail. Wat is je doel naast het voorstellen van jezelf en je bedrijf? Misschien is je prioriteit:
- uw waarden tonen aan de ontvanger,
- een nieuwe werknemer voorstellen,
- maak verbinding voor een productdemonstratie,
- een marketing samenwerking bespreken,
of wat je doel ook is, zorg ervoor dat het doorschijnt in je e-mail.
🧍🏻 Identificeer de ontvanger
Wie is de persoon of groep aan wie u een e-mail stuurt? Het identificeren van de ontvanger is noodzakelijk als u wilt dat uw bericht wordt gelezen en niet alleen wordt genegeerd of, in het ergste geval, verwijderd.
Onderzoek vooral de persoon met wie je gaat praten.
Overweeg de positie van uw gesprekspartner in het bedrijf. Zijn het serieuze mensen die zaken willen doen? Misschien schrijft u naar iemand die u graag als mentor zou willen hebben, en zijn ze helemaal niet formeel.
Weten wie uw e-mail ontvangt, bepaalt veel andere aspecten van de e-mail, zoals de toon en het taalgebruik. Tegen een chief marketing officer zou u anders praten dan tegen een marketing stagiair, toch?
Bovendien kun je, als je weet naar wie je schrijft, een persoonlijke en taalkundig passende communicatiestijl creëren. Pas de informatie die je vraagt (en verstuurt) aan aan wie je ontvanger is.
👔 Bepaal de toon en stijl van uw introductie-e-mail
De keuze van stem en stijl kan de introductie-e-mail maken of breken. En inzicht in de voorkeuren, persoonlijkheden en prioriteiten van uw ontvangers maakt het gemakkelijker om te beslissen welke communicatiestijl u wilt gebruiken.
Bovendien kunt u, wanneer u de toon toepast, uw boodschap op maat maken om op een dieper niveau met hen te resoneren.
Laten we eens kijken naar de verschillende stemtonen die je kunt gebruiken.
Dank u voor uw tijd en overweging. ➡️ Uw tijd en gedachten worden zeer gewaardeerd.
Ik zou vereerd zijn als je me zou willen begeleiden. ➡️ Laat me weten of je akkoord gaat met onze collab. Ik zou er super blij mee zijn!
Vergeet niet dat het aanpassen van de boodschap aan de waarden van de ander je kan helpen om hem te overtuigen. Maar wees toch jezelf. In het algemeen is de eerste berichtenuitwisseling niet de juiste plaats om grappen te maken of sarcasme te gebruiken, maar creëer geen nepversie van jezelf.
Zodra u uw ontvanger persoonlijk ontmoet of samenwerkt, zullen eventuele valse indrukken aan het licht komen.
🤔 Denk aan wat anderen over uw boodschap zouden kunnen denken
Verplaats jezelf in iemands schoenen. Stel je voor dat jij de ontvanger bent – welke e-mails zijn mogelijk pakkend voor jou? Welk bericht zou je nieuwsgierig openen als je een zakenman was (of wie dat ook is)? Wat zou ervoor zorgen dat je blijft lezen?
Bedenk of uw product of dienst een gat in de markt vult. Zo ja, neem deze informatie op in uw bericht om de aandacht van de lezer te trekken.
Soms kan het veranderen van perspectief nieuwe, betere ideeën opleveren. Dus, waarom probeer je dit niet uit?
OK! Nu is het tijd voor wat oefening.
Een inleidende e-mail schrijven in 6 stappen
Klaar? Daar gaan we.
STAP 1. Maak een geweldige onderwerpregel voor uw introductie-e-mail
Het is de regel tekst bovenaan een e-mail die uitlegt waar de e-mail over gaat. De onderwerpregel van een e-mail is het eerste wat een ontvanger ziet. En op basis van de kop kunnen zij beslissen of zij de e-mail openen of niet.
Maak het pakkend! Maar niet op een clickbait manier.
Anders bestaat de kans dat uw potentiële ontvanger het bericht gewoon negeert. Het moet iets boeiends zijn, relevant en niet algemeen. Zinnen als “Hallo” of “Even voorstellen” kunnen werken, maar het kan beter! Scroll naar beneden voor de voorbeelden.
Probeer iets te verzinnen dat opvalt tussen de duizenden andere berichten in hun inbox en dat de aandacht van de ontvanger trekt.
Kijk naar die onderwerpregel ideeën.
➡️ Professionele toon: #1 “Kennismaking met [bedrijfsnaam] en verkenning van mogelijke samenwerking”.
#2 “Unieke samenwerkingsmogelijkheid voor [bedrijfsnaam] en [bedrijfsnaam ontvanger]”.
➡️ Casual toon: “Laten we koffie drinken en kletsen over [gedeelde interesse]”.
➡️ Speelse toon: “[Bedrijfsnaam] heeft een voorstel dat u niet wilt missen”.
➡️ Creatieve toon: “Idee voor [Bedrijfsnaam]: [Unieke en intrigerende propositie]”
➡️ Gepersonaliseerde toon: “Wederzijdse passie voor [gedeelde hobby/interesse] – Laten we contact maken!”
Voel gratis om ze naar wens aan te passen. Nu gaan we naar het volgende deel.
STAP 2. Pas uw begroeting aan indien nodig
De begroeting is als een e-mailintroductie waarin u eenvoudigweg zegt Hoi. Maar je kunt ook je respect tonen aan de ander en een wederzijdse band opbouwen.
Er zijn vele manieren waarop u dat kunt doen. Het belangrijkste is dat je het aanpast aan wie je je boodschap richt.
Kies bijvoorbeeld voor een professionele toon als het om een formele introductie e-mail gaat. Btw, het sjabloon voor een formele introductie e-mail staat hieronder.
Maar jij bepaalt de regels voor hoe je je eerste regel wilt hebben.
Bekijk e-mail introductie voorbeelden.
➡️ Professionele toon met een formele begroeting: “Beste [naam ontvanger], ik hoop dat deze e-mail u goed doet.”
➡️ Casual toon: “Hallo [naam ontvanger], hoe gaat het?”
➡️ Respectvolle toon: “Goedemorgen/middag/avond [naam ontvanger],”.
➡️ Vriendelijke toon: “Hé [naam ontvanger], hoe gaat het vandaag?”
➡️ Samenwerkingstoon: “Hallo [naam ontvanger], Laten we samenwerken om het onmogelijke te bereiken!”
Als je zin hebt om een beetje casual te gaan met je potentiële klant (die nogal formeel is), waarom zou je het dan niet wagen?
STAP 3. Leg uit wat uw bedoelingen zijn en waarom u een handreiking doet.
De onderwerpregel en de begroeting zijn klaar. Nu is het tijd voor een specifieke uitleg van je bedoelingen. Neem deze op in de intro van de e-mail om ervoor te zorgen dat zowel jij als de ontvangers op één lijn zitten.
En net als bij een begroeting en een onderwerpregel, kiest u de toon die u passend vindt.
Het is ook een goede plek voor een kleine zelfintroductie – schrijf je voornaam (het is nog geen tijd voor contactgegevens) en waarom je in contact wilt komen met een persoon of bedrijf.
Schrijf niet te veel, alleen het essentiële. Als je een professioneel contact benadert om te netwerken, kun je vermelden dat je nieuwsgierig bent naar wat ze doen en hoe je een bedrijf of persoon kent.
In een notendop: schrijf een korte maar specifieke uitleg.
Bekijk enkele voorbeelden van hoe je kunt schrijven over intenties en redenen.
➡️ Als je naar een potentiële mentor schrijft:
“Ik neem contact met u op omdat ik een mentor hoop te vinden die mij loopbaanbegeleiding kan geven. Ik ben zeer geïnteresseerd in [specifieke gebieden of vaardigheden] en zou uw expertise en ervaring op prijs stellen.”
➡️ Als je naar een potentiële klant schrijft:
“Ik kwam uw website tegen en was onder de indruk van uw werk in [bedrijfstak]. Bij [uw bedrijf] zijn we gespecialiseerd in [specifieke dienst/product], en ik denk dat uw bedrijf daar veel baat bij kan hebben. Ik zou graag in contact komen en mogelijke samenwerkingsmogelijkheden onderzoeken.”
➡️ Als je schrijft naar een toekomstige zakenpartner:
“Ik schrijf om mezelf voor te stellen en de mogelijkheden voor een partnerschap tussen onze bedrijven te onderzoeken.”
STAP 4. Lever waarde voordat u een vraag stelt
Concurrentie is groot. Een zin over de waarde van uw potentiële samenwerking kan de lezer aanmoedigen om verder te lezen. Dus als u iemand schrijft, vermeld dan eerst de potentiële voordelen die u biedt voordat u op zoek gaat naar samenwerkingsmogelijkheden.
TIP: schrijf over iets dat uw concurrenten niet kunnen bieden. Wees de dark horse kandidaat.
Kijk eens naar onze ideeën.
➡️ Als je naar een potentiële klant schrijft:
“Ons team kan onze expertise en ervaring inbrengen en met u samenwerken om hoogwaardige diensten/producten aan onze klanten te leveren.”
➡️ Als je schrijft naar een potentiële investeerder:
“We hebben met succes [de diensten/producten van uw bedrijf] van hoge kwaliteit geleverd aan onze klanten en hebben het afgelopen jaar een aanzienlijke groei doorgemaakt. Daarom kan onze samenwerking ook u ten goede komen.”
➡️ Als je schrijft naar een potentiële mentor:
“Ik wil graag bespreken hoe we kunnen samenwerken en hoe ik ook voor jou van waarde kan zijn.”
STAP 5. Bedank hen voor hun tijd en aandacht
Iemand die je schrijft heeft waarschijnlijk een drukke agenda. Misschien is het een leidinggevende die moeite doet om je aandacht te geven. Zeg daar dank voor! Eén of twee zinnen zijn prima.
Het zet ook een positieve toon voor de rest van je interactie, waardoor de kans groter is dat ze ontvankelijk zijn voor je boodschap.
Het verzorgen van details zoals een bedankbriefje laat zien dat u attent en attent bent. En het gaat een lange weg in het opbouwen van professionele relaties.
Laat je inspireren door enkele suggesties.
➡️ “Dank u voor uw tijd en overweging.”
➡️ “Uw tijd en aandacht worden zeer gewaardeerd. Ik kijk ernaar uit van u te horen.”
➡️ “Bedankt voor uw aandacht!”
STAP 6. Eindig met een beleefd verzoek
Eindig je e-mail met een positieve noot. Hoe maak je een beleefd en professioneel einde dat de ander niet overweldigd achterlaat? Bekijk onze tips:
- zorg ervoor dat je waarde levert voordat je je verzoek indient
- leg je verzoek duidelijk uit – vermijd vaag taalgebruik
- waardering tonen voor hun tijd en aandacht
- openstaan voor een “nee” of “nu even niet”.
En ontdek onze keuzes.
➡️ “Bent u beschikbaar voor een snel gesprek volgende week om dit verder te bespreken?”
➡️ “Laat me weten of dit u interesseert, en misschien kunnen we een afspraak maken om het nader te bespreken.”
➡️ “Ik zou vereerd zijn als je de mogelijkheid zou overwegen om mijn mentor te worden.”
En tot slot, teken af en vermeld contactinformatie als uw e-mailhandtekening die nog niet heeft.
En nu, druk op verzenden! ✉️
Inleiding e-mails: sjablonen
Wilt u een goede indruk maken met uw professionele e-mail, maar twijfelt u nog? Gebruik dan gerust een sjabloon voor een introductie-e-mail. We hebben er een paar in verschillende stijlen.
Sjabloon 1: Formele introductie e-mail aan een potentiële klant
Onderwerpregel: Een unieke samenwerkingsmogelijkheid voor [bedrijfsnaam] en [bedrijfsnaam ontvanger].
Geachte [Naam ontvanger],
Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Mijn naam is [Uw naam], en ik ben [Uw functietitel] bij [Uw bedrijf]. Ik kwam uw website tegen en was onder de indruk van uw werk in [branche].
Bij [uw bedrijf] zijn we gespecialiseerd in [specifieke dienst/product] en ik denk dat het van grote waarde kan zijn voor uw bedrijf. [Leg uit hoe uw bedrijf waarde kan toevoegen]. Ik zou graag in contact komen en mogelijke samenwerkingsmogelijkheden onderzoeken.
Bent u volgende week beschikbaar voor een kort gesprek om dit verder te bespreken? Ik kijk ernaar uit om snel van u te horen. Dank u voor uw tijd.
Vriendelijke groeten,
[uw naam]
Sjabloon 2: Introductie-e-mail naar een potentiële zakenpartner
Betreft: Inleiding en potentiële partnerschapskans
Geachte [Naam ontvanger],
Ik hoop dat deze e-mail u goed bevalt. Mijn naam is [Uw naam], en ik ben de [Uw functie] bij [Uw bedrijfsnaam]. Ik kwam uw bedrijf tegen en was onder de indruk van het werk dat u doet in [hun branche/veld].
Ik schrijf u om mezelf voor te stellen en de mogelijkheden voor een partnerschap tussen onze bedrijven te onderzoeken. Bij [uw bedrijfsnaam] zijn we gespecialiseerd in [de diensten/producten van uw bedrijf] en leveren we al [aantal] jaar met succes innovatieve oplossingen aan klanten in [uw branche/veld].
Ik denk dat een partnerschap tussen onze bedrijven voor beide partijen voordelig kan zijn. We zijn geïnteresseerd in het uitbreiden van ons bereik en ik denk dat samenwerking ons kan helpen onze doelen te bereiken. Ons team kan onze expertise en ervaring inbrengen en met u samenwerken om diensten/producten van hoge kwaliteit aan onze klanten te leveren.
Ik zou dit graag verder bespreken en onderzoeken hoe we kunnen samenwerken. Laat me weten of dit iets voor u is en we kunnen een afspraak maken om dit in detail te bespreken.
Bedankt voor uw tijd en aandacht.
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[Uw functieomschrijving].
[Uw bedrijfsnaam].
Sjabloon 3: Introductie-e-mail naar een potentiële mentor
Onderwerp: Op zoek naar mentorschap en nieuwe uitdagingen
Hoi [naam van de mentor],
Ik hoop dat deze e-mail je goed doet. Wat dacht je van een kop koffie en praten over [gedeelde interesse]?
Mijn naam is [Uw naam] en ik ben een [Uw functie/veld] die uw werk al enige tijd volgt. Ik ben ongelooflijk onder de indruk en geïnspireerd door uw prestaties en bijdragen aan [hun sector/veld of uw vakgebied].
In mijn loopbaanontwikkeling ben ik op zoek naar een mentor die mij kan begeleiden. Ik ben vooral geïnteresseerd in meer informatie over [specifieke gebieden of vaardigheden] en ik denk dat uw ervaring en expertise waardevol kunnen zijn om mij te helpen mijn doelen te bereiken.
Ik heb uw achtergrond onderzocht en ben onder de indruk van uw [opmerkelijke prestaties of bijdragen]. Ik zou vereerd zijn als u de mogelijkheid zou overwegen om mijn mentor te worden. De mogelijkheid om met u samen te werken zou me waardevolle inzichten en begeleiding geven die me zouden helpen om zowel persoonlijk als professioneel te groeien.
Ik begrijp dat je veel aan je hoofd hebt, maar ik zou… veeerydankbaar voor alle tijd die u voor mij zou kunnen vrijmaken. Ik wil graag bespreken hoe we kunnen samenwerken en hoe ik ook voor u van waarde kan zijn.
Uw tijd en aandacht worden zeer op prijs gesteld. Ik kijk ernaar uit om van u te horen.
Groeten,
[uw naam]
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een introductie-e-mail
Bekijk ze!
01 Het e-mailadres wordt niet gevalideerd
Aanmelden bij Bouncer om het e-mailadres van uw geadresseerde te valideren.
Het laatste wat u wilt is de kans missen om te werken met de beste specialisten in uw branche, alleen omdat u het adres niet heeft gecontroleerd, toch?
02 Het niet nalezen van de e-mail
Voordat je iets naar iemand verstuurt, is het handig om de tekst te herlezen. Als je een potentiële zakenpartner schrijft, wil je de bedrijfsnaam toch niet verkeerd spellen?
03 Een nietszeggende en nietszeggende onderwerpregel opnemen
Een aandachttrekkende kopregel doet het echt! Het schrijven van een flauwe introductie-e-mailonderwerpregel is een gemiste kans om een gedenkwaardige eerste indruk te maken.
04 De e-mail te lang houden of afzonderlijke e-mails sturen in plaats van één
Niemand leest graag superlange berichten. Houd uw zelfintroductie e-mail direct to the point. Stuur bovendien geen aparte e-mails. Maak in plaats daarvan één die alle noodzakelijke informatie bevat.
05 Te algemeen zijn en er omheen draaien
Zakenmensen komen graag direct ter zake. Het schrijven van generieke berichten zonder intenties is dus uw eigen doel, want de kans is groot dat uw bericht ongelezen blijft.
06 Het negeren van relevante informatie (bv. naam of functie van het bedrijf, wederzijdse contactgegevens)
Met onze overtuigende stap-voor-stap gids zorgt u ervoor dat u alles afdekt. Het is echter een goede gewoonte om de e-mail vlak voor het verzenden door te nemen om er zeker van te zijn dat alles op zijn plaats zit.
Schrijf vandaag nog een geweldige introductie e-mail!
Maak een professionele introductie e-mail zo goed dat ze niet anders kunnen dan op die reply knop klikken. ✨
Het schrijven van een effectieve e-mail kan een uitdaging lijken. Maar door de tips in het artikel te volgen, kunt u een memorabele e-mail en een positieve eerste indruk maken. Veel succes!
Introductie e-mail: veelgestelde vragen:
Hoe lang moet een introductie e-mail zijn?
Een paar zinnen is ideaal. Je wilt opvallen en kortheid helpt daarbij.
Wanneer is het beste moment om een introductie-e-mail te sturen?
Het hangt ervan af, maar werkdagen op werktijden zijn het beste. Streef naar een andere dag dan vrijdag.
Wat is de ergste introductie e-mail fout om te maken?
Er zijn er een paar, maar de ergste is waarschijnlijk om de e-mail te lang te maken. Hij zal automatisch niet gelezen worden als de ontvanger een muur van tekst ziet. De tweede is een oninteressante en te lange onderwerpregel.
Is het valideren van e-mails echt zo belangrijk?
Ja, want als u e-mails stuurt naar niet-geverifieerde adressen, weet u niet of dit echte mensen zijn of niet en zou u veel harde bounces kunnen krijgen en uw afzenderreputatie kunnen schaden.
