Een van de lastigste dingen bij het instellen van zakelijke e-mails is dat u uw bedrijf niet kunt beperken tot slechts één e-mailadres.
U hebt waarschijnlijk een apart e-mailadres nodig voor de CEO, de boekhouding, marketing en andere afdelingen, samen met e-mailadressen voor sleutelfiguren die binnen het bedrijf aanspreekpunt zijn voor klanten. Dat kan leiden tot een groot aantal verschillende inboxen die moeten worden beheerd. Gelukkig is een e-mailalias een eenvoudige en vaak gratis oplossing die het allemaal een stuk eenvoudiger kan maken om mee om te gaan.
Er zijn tal van goede redenen om een e-mailalias in te stellen die verschilt van uw hoofdadres maar toch in uw inbox terechtkomt. Het kan nuttig zijn voor zowel uw professionele als persoonlijke leven om uw e-mail inbox beter te organiseren en extra veiligheid en privacy te verkrijgen. Aliassen kunnen worden gebruikt om inkomende berichten van verschillende bronnen snel te identificeren, en ze kunnen ook worden gebruikt om u aan te melden voor dingen online. Bij de meeste grote e-maildiensten, waaronder Gmail en Microsoft, kunt u een of meer e-mailaliassen instellen.
Wat is een alias e-mail?
Bij het opstarten van een bedrijf kunnen de kosten voor het opstarten een bron van stress zijn. Het is belangrijk om na te denken over de basiszaken die u nodig hebt, zoals een professioneel e-mailadres.
Uw zakelijke e-mailadres zal fungeren als de markering van uw digitale aanwezigheid en zal vaak de belangrijkste manier zijn waarop klanten met uw bedrijf communiceren. Wanneer je je primaire e-mailadres instelt, wordt dit het belangrijkste adres van waaruit je bedrijf e-mails verstuurt en ontvangt. Bovendien is dit het adres dat uw hele lijst met contactpersonen ziet wanneer u contact opneemt.
Een e-mailalias is echter een functie waarmee u andere e-mailadressen kunt aanmaken die inkomende berichten automatisch doorsturen naar uw primaire zakelijke e-mailadres. Hierdoor hoeft u geen extra e-mailboxen in te stellen of extra kosten te betalen aan uw e-mailprovider.
Uw belangrijkste e-mailadres kan bijvoorbeeld johnsmith@company.com zijn en u kunt een aliasadres instellen op js@company.com met hetzelfde e-maildomein.
Ook bekend als alternatieve e-mail, verwijst een e-mailalias naar een doorstuuradres. Het kan ook worden gedefinieerd als een bijnaam die u kunt gebruiken om uw echte naam op het internet te beschermen. Voor bedrijven kan het de naam van een afdeling of een marketingcampagne zijn.
Een alias heeft een aparte inbox, maar hoeft niet geopend te worden om alle e-mails te beheren die erdoor ontvangen worden. Alle inkomende berichten worden doorgestuurd naar uw primaire e-mailaccount. Het gebruikt ook dezelfde contacten en accountinstellingen als uw primaire account.
De belangrijkste voordelen van het gebruik van een e-mailalias
Er zijn verschillende redenen waarom u een e-mail-alias zou willen gebruiken. Enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een e-mail-alias zijn:
- Effectiever inbox-beheer: Alles wordt in dezelfde inbox afgeleverd, wat het bijhouden van communicatie gemakkelijker kan maken, en u kunt e-mailautomatisering en -filters instellen om het proces nog verder te vereenvoudigen.
- Bedrijven kunnen kostbare tijd besparen door niet van de ene rekening naar de andere te hoeven springen.
- Een e-mail alias kan worden gebruikt om een primaire werk e-mail privé te houden, terwijl u nog steeds e-mails in de primaire inbox ontvangt. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u uw concurrenten wilt volgen door u in te schrijven voor hun e-mailmarketingcampagnes.
- Aliassen kunnen het voor nieuwe kleine bedrijven gemakkelijker maken om te sorteren, aangezien deze bedrijven misschien nog geen klantendienst of boekhoudafdeling hebben.
E-mailaliassen zijn een geweldige oplossing voor elk bedrijf dat e-mails voor verschillende werknemers of afdelingen op dezelfde plaats moet ontvangen.
Wanneer zijn Aliassen e-mailaccounts nuttig?
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een e-mail alias is de mogelijkheid om een professionele, digitale aanwezigheid voor uw bedrijf te creëren. Bijvoorbeeld, wanneer u uw bedrijf voor het eerst start, bent u misschien de enige die het runt, waardoor u slechts één e-mail nodig hebt, die uw primaire e-mail is voor eventuele vragen.
Misschien wilt u echter een ander e-mailadres toevoegen voor verkoopleads en vragen over facturering. Met een e-mailalias kunt u beide adressen aanmaken, maar ontvangt u alle e-mails die naar een van beide worden gestuurd in uw primaire inbox.
E-mailaliassen worden doorgaans beschouwd als een tijdelijke maatregel die wordt gebruikt tot een bedrijf verder groeit en meer werknemers aanneemt die verschillende inboxen kunnen beheren. Ze kunnen echter ook worden gebruikt als permanente oplossing voor het sorteren van problemen of problemen met verkeerd gespelde e-mails.
Als u bijvoorbeeld weet dat uw e-mailadres vaak verkeerd wordt gespeld, kunt u deze als alias toevoegen om te voorkomen dat e-mails niet worden afgeleverd.
Alternatieven voor e-mail aliassen
Een gedeelde mailbox is een alternatieve oplossing voor een e-mailalias die het overwegen waard kan zijn. Ze maken het mogelijk om e-mails te versturen en te ontvangen met gedeelde adressen, en meerdere gebruikers kunnen inloggen op de gedeelde mailboxen om deze te beheren. Net als e-mailaliassen brengen ze geen extra kosten in rekening, waardoor ze een ideale optie zijn voor bedrijven waar een e-mailalias niet aan alle behoeften voldoet.
U kunt ook een tijdelijk adres overwegen, maar dan loopt u wel het risico dat u uw e-mails kwijtraakt zodra het vervalt.
Wanneer een alias e-mailadres gebruiken?
Er zijn verschillende situaties waarin een e-mailalias nuttig kan zijn. Deze omvatten:
Iemand in het bedrijf vervult meerdere rollen
Als u of iemand die voor uw bedrijf werkt meerdere rollen vervult, kan het aanmaken van een e-mail alias een nuttige manier zijn om de communicatie te organiseren. U hoeft dan niet meer te switchen tussen meerdere inboxen en u kunt gemakkelijker alle ontvangen e-mails bijhouden.
Bewaar de contacten van voormalige werknemers
Een andere reden om alias e-mailadressen te gebruiken voor uw werknemers is om u in staat te stellen in contact te blijven met mensen die contact opnemen met voormalige werknemers. Op die manier blijft het oorspronkelijke adres van een werknemer (johnsmith@company.com) actief, zelfs wanneer John Smith het bedrijf verlaat, zodat u nieuwe e-mails voor deze persoon in een aparte mailbox kunt lezen.
Tijdelijke e-mailadressen
Een tijdelijk e-mailadres kan handig zijn wanneer u zich bij een dienst moet aanmelden, maar zich afvraagt of die dienst wel betrouwbaar is. Als u het idee van een tijdelijke e-maildienst niet ziet zitten, kunt u in plaats daarvan een e-mailalias gebruiken. Zodra u de alias niet langer nodig hebt, kunt u deze gewoon verwijderen om geen e-mails meer naar dat adres te ontvangen.
Uw persoonlijke e-mail privé houden
Het is altijd een goed idee om uw persoonlijke en professionele leven gescheiden te houden. Daarom kunt u beter geen persoonlijk e-mailadres voor uw bedrijf gebruiken. U kunt een alias gebruiken om e-mails te blijven ontvangen die u in uw primaire inbox krijgt, zonder persoonlijke informatie vrij te geven of onprofessioneel over te komen.
Hoe maak je een e-mail alias aan met verschillende diensten?
Nu u weet hoe nuttig een alias e-mail kan zijn voor uw bedrijf, is het de moeite waard te weten hoe u een e-mail alias instelt bij enkele van de populairste diensten. Hier zijn de stap voor stap instructies voor alle noemenswaardige diensten.
Alias toevoegen aan Gmail
Met Gmail kan elke gebruiker gratis tot dertig aliassen aanmaken. Om dit te doen, meldt u zich eerst aan bij uw Google Admin console met een beheerdersaccount. Ga naar het gedeelte Gebruikers via de Startpagina, zoek vervolgens de gewenste gebruiker en open die accountpagina in de Gebruikerslijst.
Zoek en klik op Alternatieve e-mailadressen onder de sectie Gebruikersinformatie. Vervolgens kunt u een alternatieve gebruikersnaam invoeren. Denk eraan dat u geen alias kunt aanmaken die al aan iemand is toegewezen. Zodra u klaar bent, slaat u uw wijzigingen op. Voeg de nieuwe alias toe aan uw primaire e-mailaccount, zodat u e-mails kunt gaan versturen vanaf het alternatieve adres.
Alias toevoegen aan Outlook
Outlook is een andere e-maildienst waar gebruikers gratis meerdere aliassen kunnen aanmaken. Om een e-mailalias aan te maken in Outlook, gaat u naar de pagina Een alias toevoegen en meldt u zich zo nodig aan bij uw account.
Kies uit “Een bestaand e-mailadres als alias toevoegen” of “een nieuw Outlook e-mailadres aanmaken en als alias toevoegen”, afhankelijk van welke u wilt. Klik vervolgens op Alias toevoegen. Denk eraan dat u geen bestaande @live.com-, @hotmail.com- of @msn.com-adressen als alias kunt toevoegen, en dat u geen alias kunt toevoegen die al aan een Microsoft-account is gekoppeld.
Alias toevoegen aan iCloud
Als u iCloud mail (ook bekend als Apple mail) gebruikt, kunt u een alias aanmaken door uw iCloud mail te openen en op het tandwielpictogram in de zijbalk te klikken. Klik vervolgens op ‘Voorkeuren’, voordat u ‘Accounts’ kiest en vervolgens ‘Een alias toevoegen’. U kunt dan alle benodigde informatie invoeren, zoals de volledige naam, de alias, het label en de labelkleur. Klik op Ok, en u bent klaar.
Wat is het verschil tussen een Alias en een Gebruiker?
U vraagt zich misschien af wat het verschil is tussen e-mail gebruikers en e-mail aliassen? Een e-mail alias is een account dat kan worden gebruikt om e-mails door te sturen naar een bestaand e-mailadres. Het heeft geen eigen inbox, of opslag, wat betekent dat berichten worden doorgestuurd naar het primaire e-mailaccount en worden opgeslagen op de hoofdaccountserver.
Met andere woorden, u kunt uw echte e-mailadres volledig gebruiken, terwijl de alias slechts een gekoppeld e-mailadres is dat wordt gebruikt voor het doorsturen van e-mails.
Wat is het verschil tussen domein-aliassen en e-mail-aliassen?
Naast aliassen voor e-mails kunt u ook aliassen instellen voor uw domeinen . In dit geval komt de alias na in plaats van voor het @ teken. Als u bijvoorbeeld twee bedrijven hebt, kan een domeinalias zeer nuttig zijn om e-mails van beide bedrijven in dezelfde inbox te ontvangen, zodat u uw communicatie beter kunt beheren.
Inpakken
Waarschijnlijk hebt u in het verleden zonder het te weten e-mails gestuurd naar talrijke alias-adressen. Nu u weet hoe nuttig ze kunnen zijn voor elk soort bedrijf, kunt u ze beschouwen als een nuttige aanvulling op uw e-mailmarketingtool.
Nu we het er toch over hebben, er is nog een tool die je absoluut nodig hebt als je veel e-mails verstuurt. Bouncer helpt u bij het opschonen en valideren van uw e-maillijsten, zodat u weet dat u elke keer e-mails verstuurt naar echte mensen. Betere e-mailmarketingprestaties, geen harde bounces. Wat is er niet leuk aan? Meld u aan en probeer Bouncer vandaag nog uit!
Veelgestelde vragen
Wat is de betere oplossing, een alias e-mail of een nieuw e-mailadres?
Dat hangt ervan af. Als u alleen e-mails wilt doorsturen en geen adres wilt gebruiken voor uitgaande e-mails, dan is een alias e-mail de betere keuze. Wilt u echter nieuwe e-mails versturen, dan is een nieuw e-mailadres het betere alternatief.
Kan iemand een alias e-mail maken?
Ja, zoals u hierboven kunt zien, bieden de meeste aanbieders van e-maildiensten deze optie. U zult er echter wel voor moeten betalen.
Wat kan ik gebruiken als mijn alias e-mail?
Elke e-mail die u wilt op uw eigen domein. Uw hoofd- en alias-e-mails hoeven op geen enkele manier op elkaar te lijken. U kunt bijvoorbeeld een alias instellen raccoon@domain.com naar uw hoofd e-mail janesmith@domain.com.
