Transactie-e-mails zijn een belangrijk onderdeel van e-mailmarketing omdat ze bedrijven in staat stellen te communiceren met klanten en abonnees in verschillende stadia van hun klanttraject.
Ze helpen bedrijven ook bij het onderhouden van klantrelaties en het leveren van een compleet kooptraject. Een type transactie-e-mail is de bevestigings-e-mail.
Wat is een bevestigingsmail?
Een bevestigingsmail is een transactie-e-mail die naar een klant of abonnee wordt gestuurd, afhankelijk van hun acties. Een e-mailbevestiging kan worden verzonden voor een aantal acties van klanten, waaronder aanmelden, het bedrijf een e-mail sturen, het voltooien van een bestelling, registratie voor een evenement of het boeken van een ticket.
Klanten verwachten bevestigingse-mails voor noodzakelijke acties zoals inschrijvingen en het afronden van bestellingen. Ze kunnen helpen bij het creëren van een goede eerste indruk, de ontvanger onder druk zetten over de acties die ze hebben ondernomen en helpen bij het opbouwen van vertrouwen. Van een bedrijf wordt niet verwacht dat het alle soorten transactie- of bevestigingse-mails verstuurt, maar wel voor belangrijke acties.
De elementen van een bevestigingsmail
Bedrijven sturen bevestigingsmails voor verschillende soorten transacties, dus er is niet één sjabloon voor alle bevestigingsmails. Er zijn echter wel een aantal elementen die in alle bevestigingsmails moeten voorkomen:
- Een herkenbare “Van”-naam en een pakkende onderwerpregel.
- Een on-brand e-mail design met merkkleuren en een logo.
- Personalisatie – De klant bij naam begroeten en waar nodig zijn naam gebruiken.
- Relevante informatie – Dit kan het bestelnummer zijn en een samenvatting of verzendinformatie zoals de methode en het adres, afhankelijk van de e-mail.
- De volgende stap – De klant laten weten wat er nu gaat gebeuren, wat ze moeten doen of wat het bedrijf gaat doen.
- Een oproep tot actie – Idealiter één.
- Supportinformatie – Hiermee kunnen klanten contact opnemen met het bedrijf als dat nodig is.
- Extra informatie – Dit is een extra gedeelte voor zaken als beloningen, verwijzingsprogramma’s, aanbevelingen en andere informatie waarin de klant geïnteresseerd zou kunnen zijn.
Laten we nu eens kijken waarom het versturen van een e-mailbevestiging zo belangrijk is.
Een bevestiging per e-mail is geruststellend
Stel je voor dat je een geweldige deal hebt gevonden voor iets dat je al heel lang wilt hebben. Je bestelt het en controleert vervolgens je e-mail om te zien of je de deal hebt gekregen, maar vindt geen bevestigingsmail. Je vraagt je terecht af of de transactie is voltooid en of je het product opnieuw moet bestellen.
Het ontbreken van een bevestigingsmail kan ongelooflijk frustrerend en verwarrend zijn en ervoor zorgen dat een klant niet opnieuw bij je winkel wil bestellen. Het instellen van een geautomatiseerde bevestigingsmail is tegenwoordig zo eenvoudig omdat bedrijven gebruik kunnen maken van de verschillende tools en diensten die beschikbaar zijn. Daarom is er geen reden waarom een bedrijf geen geautomatiseerde bevestigingse-mails voor alle transacties zou kunnen implementeren.
Maak contact met abonnees wanneer u een bevestigingsmail verstuurt
Er zijn veel redenen waarom mensen zich abonneren op mailinglijsten. Ongeacht hun redenen, verwachten diegenen die zich inschrijven waarde, respect en opmerkelijke inhoud van u af en toe. Als je die niet levert, kan dat leiden tot negatieve conversaties, een hoger dan normaal bouncepercentage en een laag aantal geopende e-mails.
In plaats van je abonnees te spammen met e-mails die ze misschien niet nuttig vinden, kun je ze beter nuttige e-mails sturen waarmee je een relatie opbouwt met je klanten en abonnees. Dit maakt het veel gemakkelijker om ze te converteren naar betalende klanten omdat ze waarde zullen halen uit alle deals en promoties waar je ze over vertelt.
E-mailbevestigingen verplaatsen klanten in hun reis
Veel bedrijven sturen eenmalige bevestigingsmails, maar dat betekent niet dat jij dat ook moet doen. Je kunt automatische e-mailbevestigingen gebruiken om de dialoog met je klanten aan te gaan terwijl je hen door het klanttraject leidt.
De drie soorten bevestigingsmails die je hierbij helpen zijn:
- Bevestiging van betaling
- Bevestiging van verzending
- Bevestiging van levering
Dit soort e-mails bieden belangrijke aanknopingspunten waar het bedrijf in de toekomst van kan profiteren. Ze kunnen bijvoorbeeld helpen om de merkbekendheid bij klanten te vergroten als je merkelementen zoals kleuren, logo’s en lettertypen in de e-mails gebruikt.
Ze kunnen ook dienen als cruciaal medium om je merk in het geheugen van klanten te houden, zodat ze veel eerder aan je bedrijf zullen denken wanneer ze op zoek zijn naar aanvullende producten.
Een bevestiging van e-mail is geweldig voor zakelijke relaties
E-mailbevestigingen zijn niet alleen bedoeld voor marketinggerelateerde activiteiten en acties, ze kunnen ook cruciaal zijn voor zakelijke relaties. Een e-mailbevestiging is een bevestigingsmail die een bedrijf stuurt om aan te geven dat het een e-mail van een klant of andere zakenpartner heeft ontvangen.
Een e-mailbevestiging is vooral belangrijk als de bedrijfseigenaar of persoon aan wie de e-mail is gericht de e-mail niet onmiddellijk kan beantwoorden. Het stelt de afzender gerust dat zijn communicatie is ontvangen en bevestigd en dat iemand er snel iets aan zal doen.
Het versturen van zo’n e-mail laat ook zien dat je geeft om de e-mails die je ontvangt en dat je alle vormen van communicatie serieus neemt. Vergeet niet dat mensen zich erkend willen voelen als ze contact opnemen; het sturen van dit soort e-mails helpt daarbij.
Bevestigingsmails Bieden extra marketingkansen
Bevestigingse-mails hebben een zeer hoge open rate omdat mensen ze verwachten en willen weten wat erin staat, wat er verder gaat gebeuren en welke eventuele extra stappen ze moeten nemen. Daarom bieden ze extra marketingkansen voor bedrijven die er hun voordeel mee kunnen doen.
Profiteer van de nieuwsgierigheid van mensen en de hoge open rate om betrokkenheid te stimuleren door add-ons te upsellen, gerelateerde producten voor te stellen en cross-selling.
Als je dit doet, moet je ervoor zorgen dat je bevestigingsmails in de eerste plaats transactiemails zijn en in de tweede plaats marketingmails. Dit betekent dat het grootste deel van de e-mail de bevestigingsinformatie moet bevatten die klanten zoeken. Daaronder kun je engagement- en marketingberichten opnemen, zoals:
- Vragen om feedback of beoordelingen – Je kunt vragen naar het aankoop- en afrekenproces, zodat je deze informatie kunt gebruiken om dingen te verbeteren.
- Een korting aanbieden – Dit kan je helpen om de verkoop te verhogen, omdat mensen eerder geneigd zijn om terugkerende klanten te worden als ze weten dat ze een goede korting krijgen bij hun volgende aankoop.
- Links naar je sociale media, andere profielen of websites, zodat klanten weten hoe ze je kunnen bereiken en met je in contact kunnen komen als ze dat willen.
Soorten bevestigingsmails
Nu je weet wat bevestigingsmails zijn en wat het belang ervan is, welke soorten bevestigingsmails kun je dan sturen?
E-commerce bevestigingsmails
Dit is misschien wel het meest voorkomende type e-mailbevestiging. Deze categorie omvat andere soorten e-mailbevestigingen, zoals:
- E-mails ter bevestiging van bestelling – Verzonden nadat de klant het betalingsproces heeft voltooid.
- Verzendbevestiging – Verzonden zodra het product of pakket wordt verzonden.
- Leveringsbevestiging – Verzonden na de succesvolle levering van producten of pakketten.
- Downloadbevestiging – Soms moet de klant zijn aankoop downloaden, zoals een boek, ticket of cadeaubon.
Registratie Bevestiging
Zoals de naam al doet vermoeden, sturen bedrijven dit soort informatie nadat een klant zich heeft geregistreerd voor een dienst of zich heeft ingeschreven voor een e-mailnieuwsbrief.
E-mails ter bevestiging van opzegging vallen ook onder deze categorie. Net zoals bedrijven hun uiterste best doen om het mensen makkelijker te maken om zich in te schrijven op hun lijsten of zich te registreren voor een dienst, moeten ze het ook makkelijk maken om zich uit te schrijven of hun inschrijving te annuleren. Deze e-mail komt nadat ze een van de twee hebben gedaan.
De e-mail ter bevestiging van de annulering is meestal de laatste kans die het bedrijf heeft om de klant terug te winnen of om uit te zoeken wat er is gebeurd om ervoor te zorgen dat het niet nog een keer gebeurt met andere klanten.
Bevestigingen van evenementen en lokale services
Deze e-mails geven de nodige details over een afspraak. Ze kunnen de tijd, locatie en andere details bevatten die de klant moet weten. In het ideale geval kan de klant het evenement toevoegen aan zijn agenda.
Tickets en toegang tot webinars kunnen ook worden opgenomen in bevestigingsmails van evenementen als dat is wat de klant heeft gekocht of waarvoor hij zich heeft aangemeld.
Bevestigingsmails voor reizen
Net als bij bevestigingsmails voor e-commerce, bevat deze categorie verschillende soorten e-mails. Deze omvatten:
- Accommodatie boeken
- Vluchtbevestiging e-mails
Veel mensen zijn bang om op reis te gaan en willen weten of alle details rond zijn voordat ze van huis gaan. Het versturen van dit soort e-mails is geruststellend, geeft je klanten alle informatie die ze nodig hebben over hun vlucht of accommodatie en helpt hen bij het plannen.
Automatisering bevestigingsmail
Vanwege de verschillende soorten bevestigingsmails die je moet versturen, kun je dit proces het beste automatiseren. Het goede nieuws is dat de meeste e-mailservices en -tools je helpen om dit soort e-mails te automatiseren.
Zodra je je e-mails en sjablonen hebt gemaakt met de hierboven beschreven elementen, hoef je alleen nog maar alles in te laden en de service alles voor je te laten doen. Test verschillende scenario’s om te zien of je klanten de juiste e-mail ontvangen nadat ze actie hebben ondernomen.
Nu is het jouw beurt om na te denken over het maken van de juiste bevestigingsmails voor jouw bedrijf. Bekijk de acties van klanten op je website, kijk voor welke acties je een bevestiging nodig hebt en maak vervolgens de juiste e-mails voor elk scenario en elke actie.
