De eerste keer dat u ziet dat een e-mail is geweigerd of niet is afgeleverd, bent u misschien helemaal ten einde raad.
De waarheid is dat wanneer een e-mail bounced, het niet altijd de schuld is van de afzender. Of een e-mail een harde bounce of een zachte bounce is, helpt u te bepalen wat er mis is gegaan. En de eerste stap in het verminderen van het aantal e-mails dat u verstuurt die niet worden afgeleverd, is begrijpen wat een e-mailounce is en enkele veel voorkomende redenen waarom ze gebeuren.
Wat is een e-mail bounce?
Een e-mail bounce treedt op wanneer een marketing- of commerciële e-mail niet wordt afgeleverd zoals de bedoeling was. Er zijn verschillende redenen waarom dit kan gebeuren.
Het belangrijkste om te onthouden is dat bounces niet alleen tijd, geld en moeite verspillen, maar ook een negatieve invloed kunnen hebben op de deliverability van uw e-mail. Als uw bedrijf namelijk een hoog bouncepercentage heeft, kunnen servers uw e-mails als onbetrouwbaar aanmerken en ze automatisch gaan blokkeren of naar spam sturen.
Daarom is het heel belangrijk dat u regelmatig de bounced e-mails controleert en uw e-maillijst opschoont.
Harde en zachte e-mail bounces
Er zijn twee hoofdtypes van e-mail bounces – zachte of harde bounces. De ene is tijdelijk, de andere is permanent.
Zachte stoten: In het geval van een soft bounce betekent dit dat het e-mailadres geldig is, en dat het bericht in de inbox werd afgeleverd. De bounce is echter opgetreden omdat de mailbox vol was, het bericht te groot was voor de inbox, of de server down was.
Het wordt over het algemeen beschouwd als een tijdelijk probleem, dat kan worden verholpen als de server wordt hersteld, de ontvanger zijn inbox opschoont, of als u het bericht kleiner maakt.
harde stuitering Er is sprake van een hard bounce wanneer een e-mail volledig wordt geweigerd omdat het e-mail adres niet bestaat of anderszins ongeldig is.
Dit is een permanente situatie, en alle e-mailadressen die terugkomen met een harde bounce moeten van uw mailinglijst worden verwijderd om te voorkomen dat deze situatie zich nogmaals voordoet.
Veel voorkomende redenen waarom e-mails niet worden afgeleverd
Er zijn verschillende redenen waarom een e-mail kan worden geweigerd. Enkele van de meest voorkomende zijn:
1 – Het e-mailadres bestaat niet
Een bounce die is gemarkeerd als een niet-bestaand e-mailadres kan zijn gebeurd toen de persoon die het e-mailadres had de organisatie verliet en het contact werd verwijderd, of als u een bericht hebt gestuurd naar een e-mailadres dat niet correct is gespeld.
Er bestaat ook een kans dat de ontvanger een vals e-mailadres heeft opgegeven, wat het geval kan zijn als u contactinformatie verzamelt via een online inschrijfformulier.
2 – Onbestelbare e-mail
Deze bounce categorie zal meestal een zachte bounce zijn. Wanneer een gebouncede e-mail in de categorie ‘onbestelbaar’ valt, betekent dit meestal dat de ontvangende e-mailserver overbelast is, niet gevonden kon worden of tijdelijk niet beschikbaar is.
Wanneer de server niet kan worden gevonden, kan dit in veel gevallen gewoon betekenen dat de server is gecrasht of momenteel niet beschikbaar is voor onderhoud. In dit geval betekent het meestal gewoon even wachten om te proberen de e-mail opnieuw te verzenden. Als u echter merkt dat een e-mailadres om deze reden herhaaldelijk wordt geweigerd, kan dit betekenen dat de server voorgoed buiten werking is.
3 – Auto-antwoord
Als iemand op vakantie is gegaan en een auto-reply functie heeft ingesteld, zullen alle e-mails die u naar hem/haar stuurt, bouncen. Het is echter belangrijk op te merken dat, in tegenstelling tot andere bounce categorieën, uw e-mail in dit geval nog steeds succesvol in de inbox zal worden afgeleverd.
Het kan echter de moeite waard zijn om na te gaan hoe vaak dit e-mailadres een auto-reply bounce krijgt; als het al maanden geleden is en de persoon lijkt niet snel terug te komen, dan zou u kunnen overwegen om de contactpersoon uit uw lijst te verwijderen.
4 – Volle mailbox
Als u een e-mail stuurt naar een contactpersoon die zoveel e-mails in zijn inbox heeft dat hij er geen meer kan ontvangen, dan zullen alle berichten die u naar hem stuurt worden geweigerd. Dit is echter meestal tijdelijk, en je zult in staat zijn om met succes een e-mail af te leveren bij de ontvanger wanneer hun inbox er genoeg ruimte voor heeft.
Het is belangrijk dit te controleren, omdat het kan betekenen dat een contactpersoon dat adres niet meer controleert.
5 – Geblokkeerde e-mail
Wanneer e-mailadressen in de categorie “geblokkeerd” staan, betekent dit dat de inkomende e-mail door de server is geblokkeerd. Dit komt vaak voor bij scholen of overheidsinstellingen, waar servers vaak strenger zijn als het gaat om de e-mails die zij ontvangen, en daarom is het implementeren van een betrouwbare helpdesksoftware voor scholen kan de communicatie sterk verbeteren en de technische ondersteuningsprocessen stroomlijnen.
6 – Spamfilter
In sommige gevallen kunnen spamfilters de oorzaak zijn van een piek in niet-bezorgde e-mails. Als u een op de zwarte lijst geplaatst e-mailadres of IP-adres, dan zullen de berichten die u in bulk verstuurt waarschijnlijk niet worden afgeleverd bij en ontvangen door de ontvangers.
7 – Onjuiste bestandsbijlage
De meeste e-mailhostingproviders hebben beperkingen wat betreft het type en de grootte van bestandsbijlagen. Deze kunnen zowel van toepassing zijn op de client van waaruit u het bericht verstuurt als op de ontvanger. Meestal is dit te wijten aan een onjuiste bestandsgrootte, waarbij de meeste van dit soort bounces het gevolg zijn van te grote bijlagen.
8 – Greylisting
Greylist is een bepaald type spamfilter dat gedurende een korte tijd niet toestaat dat de e-mail wordt afgeleverd. Dit kan 900 seconden of minder zijn. Wanneer dit gebeurt, ontvangt u meestal een bounce back code om u op de hoogte te stellen van de situatie. Zodra de tijd verstreken is, dient de server een tweede verzoek in en wordt het afleveringsproces voltooid.
9 – Slechte reputatie van de afzender
Als er ten slotte geen duidelijke redenen zijn waarom een e-mail is geweigerd, zoals een grote bijlage of het feit dat de e-mail niet meer bestaat, en u andere problemen met de bezorgbaarheid opmerkt, kan het aan uw afzenderscore liggen.
De afzenderscore of reputatiescore verwijst naar de manier waarop e-mailadressen door ISP’s worden bekeken. Als je een lage afzenderscore hebt, dan zullen veel, zo niet al je berichten nooit in de beoogde inboxen terechtkomen.
Hoe kunt u uw e-mail bounce rate verlagen
Een hoog bouncepercentage is niet goed voor uw e-maillijst, met een grote impact op de deliverability en het algehele succes van uw e-mailmarketingcampagnes. Het is belangrijk om uw bouncepercentage nauwlettend in de gaten te houden en klaar te staan om de volgende stap te zetten als u ziet dat sommige e-mailadressen voortdurend bouncen.
Een e-mailtester gebruiken
Een van de beste manieren om je bounce rate laag te houden voordat je marketing e-mails gaat versturen is om een e-mail test tool te gebruiken voordat je berichten gaat versturen naar je ontvangers. Door uw e-maillijst te testen kunt u erachter komen of er problemen zijn die waarschijnlijk leiden tot een harde bounce, zoals valse e-mailadressen, ongeldige e-mailadressen, spelfouten en typefouten of e-mailadressen die niet bestaan.
Hoe een Deliverability Tester u kan helpen om Bounces te vermijden
Een deliverability tester kan u helpen een duidelijker beeld te krijgen van welke e-mailadressen uw berichten waarschijnlijk zullen ontvangen en welke eerder zullen bouncen. Als een e-mailadres ongeldig of niet-bestaand wordt bevonden, kunt u het eenvoudig van uw lijst verwijderen zonder dat u een e-mail hoeft te sturen en het risico loopt dat uw bouncepercentage toeneemt.
Met een deliverability testing tool kunt u bepalen welke e-mailadressen zijn opgeschort, onbestaand of onbestelbaar zijn, zodat u ze onmiddellijk van uw lijst kunt schrappen.
Zodra u het e-mailadres hebt verwijderd, kunt u overwegen op een andere manier contact op te nemen met de beoogde ontvanger om te zien of hun e-mailadres is gewijzigd en hen een link te sturen naar een landingspagina voor leadgeneratie waarop zij zich kunnen aanmelden met hun nieuwe, correcte e-mailadres.
Validatie tester – Wat is de beste methode?
Samen met de tools die u kunt gebruiken om een test uit te voeren op alle e-mailadressen die u voor uw lijst hebt verzameld om na te gaan of ze onjuist zijn of niet meer bestaan, is dubbele opt-in een andere manier om ervoor te zorgen dat u alleen e-mails verzendt naar ontvangers die gevalideerd zijn en die berichten van u willen ontvangen.
De eenvoudigste manier om dit te doen is het instellen van een automatische bevestigingse-mail die wordt verzonden naar alle e-mailadressen die in uw opt-informulier zijn ingevuld, met een link waarop de ontvanger moet klikken om te bevestigen dat hij zich daadwerkelijk voor uw lijst heeft ingeschreven en verdere communicatie van u wil ontvangen.
Zodra u dit hebt gedaan, moet u een e-mailadres pas aan uw lijst toevoegen wanneer u de bevestiging hebt gekregen dat de ontvanger de link in de e-mail heeft gevolgd.
E-mails kunnen om vele redenen bouncen. Meestal gaat het om een tijdelijk probleem, zoals een volle inbox of een groot bestand, dat kan worden opgelost. Maar harde bounces, bijvoorbeeld door verkeerde e-mailadressen, kunnen uw afzenderscore ernstig beschadigen en leiden tot verdere bounces in de toekomst.
