世界中で、毎日何百通もの電子メールが送受信されています。ビジネスでは、毎日何通ものメールを送ることが多く、その一つひとつが、あなた自身やあなたのビジネスを売り込むチャンスとなります。
メールの署名は、お客様に与える印象に大きな影響を与えます。しかし、多くの人がEメールの署名を後回しにし、多くのチャンスを逃しています。署名は、あなたが誰なのか、何をしているのか、どうすれば連絡が取れるのか、受信者があなたやあなたのビジネス、取り組んでいるプロジェクトについてもっと知ることができるのはどこなのかを明確にするチャンスなのです。
あなたのメールの署名が、あなたの名前と基本的な連絡先だけで構成されているとします。その場合、受信者と関わる機会を十分に生かしきれていないかもしれません。このページでは、印象に残るプロフェッショナルなメールマガジンを作成する方法をご紹介します。
プロフェッショナルな電子メールの署名に含まれるもの
メールの署名をまとめるとき、そこに入れるべきもののリストを持っておくとよいでしょう。メール署名に含めることを検討すべき主なものは次のとおりです。
1 – フルネーム
通常のメールを送るときと同じように、メールの署名にも必ずあなたの名前を入れておくと、受信者は誰からのメールなのかを確認することができます。あなたの名前は、メールの署名の最初の行に記載する必要があります。
2 – 求人情報
自分の名前を入れたら、次に入れるべき情報は、役職、所属する会社や組織、あるいは所属する部署などの所属情報です。この情報を提供することで、会話の中でより多くの文脈とあなたの役割を知ることができます。また、メールの相手によっては、メールの署名でより大きな組織や企業にリンクされていることで、より信憑性が増し、受信者の注意を引くことができます。
3 – その他の連絡先
メールの受信者はあなたのメールアドレスを知っていますが、メールの署名は、受信者があなたに連絡する際に様々な選択肢を持てるように、さらなる連絡先情報を含めるのに最適な場所です。例えば、電話番号や会社の住所などです。あなたの役割や送信するメールの種類によっては、署名は個人のウェブサイトやLinkedInのプロフィールを宣伝する良い機会にもなり得ます。
4 – コール・トゥ・アクション
メールの署名を作成する際の賢い方法は、その中に行動喚起を盛り込むことです。メール署名のCTAは、あなたのメールスタイルに沿った最新のものであるため、自然に見え、押しつけがましくないのがベストです。CTAを書くときは、現在の目標に沿ったものを選び、目標が変わったら常に更新するようにしましょう。
5 – ソーシャルアイコン
ソーシャルメディアは、あなたのブランドの重要な一部であり、あなたの業界でより多くのファンを獲得し、あなたが誰で何に関心があるのかを人々に示すことができます。ソーシャルメディアへの投稿を見れば、ブランドや個人について多くのことを知ることができます。ですから、メールの署名にソーシャルメディアのページへのリンクを記載するのは良いアイデアです。これにより、あなたのブランドが強化され、社会的な証明となり、受信者はあなたと連絡を取るためのさまざまな方法を得ることができます。また、ソーシャルメディアのプロフィールに、ブログ記事、製品ページ、ランディングページへのリンクを掲載すれば、オンラインコンテンツへのさらなるトラフィックを促進することができます。
6 – 予約リンク
もしあなたがクライアントや他の人とミーティングを予約するためにメールをやり取りすることが多いなら、メールの署名に予約リンクを追加するのは賢い方法です。これにより、顧客はリンクをクリックし、詳細情報を入力して予約することができ、また、予約のために何度もメールを送る必要がなくなるので、あなたの時間を解放することができます。多くのカレンダーツールがありますが、リンクをコピーして貼り付ければ、メールの署名など好きな場所に貼ることができます。
7 – ロゴまたは写真
もし、メールの署名に興味を持たせたい、あるいは直接会ったことのない受信者に顔と名前を覚えてもらうために個人的なタッチを加えたいのであれば、プロの写真を加える価値があるかもしれません。また、ブランド認知度を高めたいのであれば、会社のロゴを入れるのもよいでしょう。
8 – 法的要件または業界の免責事項
業界によっては、個人情報の送信を防ぐために、電子メールのエチケットや使用に関する特定のガイドラインを定めている場合があります。このため、免責事項としてメールの署名に追加できる業界の規制を調べておくとよいかもしれません。
優れたデザインのメール署名例
Eメールの署名をデザインする際には、いくつかのベストプラクティスがあります。署名は、あなたの名前、役職、連絡先を強調するようにデザインするのがよいでしょう。それとともに、署名のデザインはモバイルフレンドリーで、高品質で、デザイン階層が整っていることを確認しましょう。シンプルで統一感のある色を使い、デザインがごちゃごちゃしすぎず、一目で読みやすいようにしましょう。そのためには 電子メール署名ジェネレータ のベストプラクティスを維持し、高品質を確保しながら、お客様の理想的なシグネチャーをデザインします。
なぜ、良いメール署名が重要なのか？
会社を経営している人、従業員でメインのコミュニケーションツールとしてメールをよく使う人、求人に応募していてプロフェッショナルな印象を与えたい人など、良いメール署名が不可欠である理由はたくさんあります。署名は受信者に印象を与えるだけでなく、あなたが誰で、なぜメッセージを送っているのかについての詳細な情報を提供することができます。
優れたメール署名の共通点とは？
最適なメール署名を作成する場合、優れたメール署名に共通するいくつかの主要な事柄があります。メールの署名の主な目的は、受信者が誰からのメッセージを受け取っているのかを明確にすることです。署名には、あなたのフルネーム、役職、その他あなたのアイデンティティに関連するものをすべて含める必要があります。例えば、あなたが会社からメールを送っているとします。その場合、署名の中に、ウェブサイトのアドレス、会社の住所、連絡先の電話番号など、その会社の連絡先をさらに記載するとよいでしょう。個人としてメールを送る場合は、LinkedInのプロフィールや他のソーシャルメディアのプロフィールへのリンクなど、自分についてのさらなる情報を追加することを検討してください。
良いメール署名のメリットとは？
電子メールの署名は、個人または会社の代表として、相手に与える印象を大きく変えることができます。正しい電子メール署名は、あなたが送る電子メールがプロフェッショナルで洗練されているように見え、メッセージが誰によって送信されたのか、その目的について混乱がないようにすることができます。求人に応募するとき、ビジネスオーナーとして潜在顧客に連絡を取るとき、会社の代表として同僚や代理店、その他の専門家と連絡を取るとき、必要な情報をすべて含んだ、デザイン性の高い、思いやりのあるメール署名があれば、良い印象を残し、コミュニケーションから望ましい結果を得るための大きな違いとなることでしょう。
メールの署名を作成する方法
ほとんどのメールサービスプロバイダーは、今後送信するすべてのメールに追加できる署名を簡単に作成できるようにしています。Eメールの署名を作成するためのウィンドウを見つけたら、通常は使いやすいエディターを使用して、テキストの追加、フォントや色の変更、ロゴや写真の挿入、リンクの追加を行うことができます。また、Eメールの署名作成ツールを使って理想的な署名を作成し、Eメールクライアントの署名オプションにコピー＆ペーストしてから保存することもできます。一度保存すれば、今後送信するすべてのメールの末尾にあなたの署名が表示されるようになります。
メール署名は、メールを送信する際のシンプルなパーツですが、正しい情報を含み、デザイン性に優れていれば、メールメッセージの印象を大きく左右することができます。
優れたEメール署名を書くための9つのベストプラクティス
メール署名は単なる形式的なものではありません。ブランディング、マーケティング、そして印象を残すための機会なのです。よく練られたEメール署名は、さまざまなビジネス目的のための強力なツールとして機能します。以下に、プロフェッショナルなメール署名を作成するための9つのベストプラクティスをご紹介します。
1.必要な連絡先と送り主の連絡先を記載する。
プロフェッショナルなEメール署名の核となるのは、連絡先の詳細です。氏名、役職、会社名、連絡先電話番号、携帯電話番号は最低限必要です。そうすることで、メールの受信者が複数のチャネルを通じて簡単にあなたに連絡できるようになります。送信者の連絡先を記載することは、単なる礼儀ではなく、必要なことなのです。
2.ソーシャルメディアへのリンクとアイコンを追加する
今日のデジタル時代において、ソーシャルメディアへのリンクやソーシャルメディアアイコンは、Eメール署名の必須アイテムです。これは、Eメール署名マーケティングの微妙な形であり、あなたのオンラインプレゼンスを高め パーソナルブランド .
3.行動喚起（CTA）とメール署名のCTAを組み込む
コールトゥアクション（CTA）とEメール署名のCTAは、Eメール署名を単なるサインオフから強力なマーケティングツールに変えることができます。受信者をセールスのランディングページに誘導したり、ニュースレターの購読を依頼したりと、CTAをうまく配置することでエンゲージメントを高めることができます。
4.モバイルユーザーのためのモバイル対応の確保
モバイルユーザーの増加に伴い、モバイルデバイスで見栄えの良いメール署名をデザインすることは非常に重要です。モバイル対応デザインは、様々なメールクライアントであなたの署名が意図した通りに表示されることを保証します。
5.プロの電子メール署名をデジタル名刺として使う
プロフェッショナルな電子メールの署名は、次のように考えてください。 デジタル名刺 .あなたの役割、会社、連絡先など、関連する内容をすべて盛り込むことで、受信者はあなたやあなたのパーソナルブランドを思い出しやすくなります。
6.シンプルだけど目を引く、最高のメール署名の例
しかし、ベストなメール署名の例は、シンプルでクリーンなものです。目を引くメール署名は、派手である必要はありません。必要な要素がすべて含まれていて、読みやすいメール署名形式であればいいのです。
7.個人画像または企業ロゴを追加する
百聞は一見にしかず。ビジネスメールの署名に個人的な画像や会社のロゴを加えることで、より印象的な署名にすることができます。ただし、様々なメールクライアントで正しく表示されるよう、画像のサイズやフォーマットが適切であることを確認してください。
8.連絡方法を複数用意する
あなたのビジネス署名は、受信者が連絡を取るための複数の方法を提供する必要があります。携帯電話番号やソーシャルメディアへのリンクなど、複数の連絡先をGmailアカウントやプロフェッショナルEメールと一緒に記載することで、利便性を提供し、より良いコミュニケーションを育むことができます。
9.異なるメールクライアントでテストし、署名テンプレートを使用する
会社のメール署名を最終決定する前に、異なるメールクライアントでどのように表示されるかをテストすることをお勧めします。これにより、ソーシャルメディアアイコンやCTAを含む署名が、すべてのメール受信者に意図した通りに表示されるようになります。また、署名のテンプレートを使用することで、すべてのメール署名の一貫性を保つことができます。
これらのベストプラクティスに従うことで、プロフェッショナルで効果的な、人目を引く署名が作成できるようになります。無料のEメール署名ジェネレーター、署名テンプレート、または一から自分の署名を作成する場合でも、これらのヒントは、見過ごされがちなこのマーケティングツールを最大限に活用するのに役立ちます。
