Sono arrivate le nuove regole di Outlook: cosa significa per la vostra reputazione di mittente

A partire dal 5 maggio 2025, Microsoft Outlook impone nuovi requisiti di autenticazione e di igiene della posta elettronica per i mittenti ad alto volume. Se il vostro dominio invia più di 5.000 e-mail al giorno e la vostra infrastruttura di posta elettronica, o le vostre liste di e-mail, non sono all’altezza, le vostre campagne potrebbero tranquillamente scomparire nella cartella della posta indesiderata. O peggio: essere bloccate del tutto.

Mentre i titoli dei giornali si concentrano sui protocolli SPF, DKIM e DMARC, c’è un’altra parte di questo aggiornamento che merita attenzione: l’igiene delle liste.

È qui che entra in gioco Bouncer.

Cosa sta cambiando?

Secondo l’ annuncio di Microsoft, le nuove regole si applicano a chiunque invii oltre 5.000 messaggi al giorno agli indirizzi Outlook.com, Hotmail e Live.com. Questo fa parte di un più ampio cambiamento del settore per rendere la posta elettronica più sicura, più trasparente e meno soggetta ad abusi.

Per conformarsi, i mittenti di grandi volumi devono ora:

• Autenticare i domini di invio utilizzando SPF, DKIM e DMARC.
• Utilizzate un link di cancellazione funzionale e visibile in ogni e-mail.
• Assicurarsi che gli indirizzi “Da” e “Rispondi a” siano validi e monitorati.
• Mantenere elenchi di abbonati puliti e basati sul consenso, con bassi tassi di rimbalzo e di reclamo

Microsoft è chiara: i mittenti che non si adeguano non subiranno solo cali di engagement, ma vedranno le loro e-mail dirottate nello spam o rifiutate.

Perché questo è importante per chiunque gestisca una lista di e-mail

Potete avere record SPF impeccabili e una politica DMARC che farebbe piangere di gioia un responsabile della conformità, ma nulla di tutto ciò conta se continuate a inviare e-mail a indirizzi fantasma o a vecchi contatti che non hanno mai chiesto di sentirvi.

I fornitori di posta in arrivo come Microsoft non guardano più solo all’autenticazione. Osservano i segnali comportamentali: tassi di rimbalzo, rapporti di reclamo, modelli di coinvolgimento e segnali che indicano che potreste inviare messaggi a indirizzi che non verificate da anni.

In altre parole, non si può fingere di essere un mittente responsabile.

Ed è qui che le liste pulite diventano non negoziabili.

I costi nascosti di una lista disordinata

Vediamo di capire meglio. Probabilmente state perdendo denaro ogni volta che inviate a una lista che non è stata verificata o pulita da tempo. Ecco come:

• Un’elevata frequenza di rimbalzo danneggia la reputazione del vostro dominio, con conseguente riduzione del posizionamento nella casella di posta elettronica.
• Letrappole per lo spam e gli indirizzi basati sul ruolo possono farvi finire rapidamente nelle blocklist.
• Ilbasso impegno dei destinatari inattivi induce Outlook e Gmail a considerare i messaggi come irrilevanti o sospetti.
• Le e-mail false o usa e getta sprecano il vostro volume di invio (e le vostre tariffe ESP) con persone che non sono mai state dei veri lead.

Peggio ancora, se la vostra lista contiene un numero di indirizzi problematici sufficiente a superare le soglie interne di Microsoft (o di Gmail), potreste non ricevere nemmeno un avviso. Le vostre e-mail smettono di arrivare. Il tasso di apertura cala. E il vostro team non ha idea del perché.

Bouncer: la squadra di pulizia per i moderni email marketer

Bouncer esiste per risolvere proprio questo problema.

Quando inserisci la tua lista nella nostra piattaforma, noi scansioniamo tutto ciò che ostacola la deliverability:

• Indirizzi non validi e scritti male che rimbalzano al primo tentativo
• Email usa e getta o temporanee che gli utenti utilizzano per aggirare le registrazioni
• Domini “catch-all” e caselle di posta elettronica basate sui ruoli che segnalano i destinatari non umani
• Trappole per lo spam che avvisano silenziosamente i fornitori di posta in arrivo che non si sta verificando correttamente

Ma soprattutto, vi aiutiamo a capire quali segmenti della vostra lista sono puliti, quali sono rischiosi e quali dovrebbero essere eliminati prima di premere invio.

La politica di Outlook in parole povere: dimostrate la vostra legittimità o sarete filtrati

Microsoft non sta solo proteggendo i destinatari. Sta proteggendo la propria piattaforma. Le caselle di posta elettronica piene di spazzatura non sono solo fastidiose, ma erodono la fiducia nel canale. E quando miliardi di persone usano Outlook, anche un piccolo aumento del comportamento abusivo ha implicazioni enormi.

Ecco perché Outlook sta passando dal filtraggio passivo all’applicazione attiva. I protocolli di autenticazione come SPF e DKIM sono ora il pavimento, non il soffitto. E le migliori pratiche, come la pulizia regolare dell’elenco, stanno per diventare tattiche di sopravvivenza per tutti i mittenti che fanno affidamento sulla visibilità della posta in arrivo.

Se inviate migliaia di e-mail al giorno, la vostra attività dipende dall’arrivo dei messaggi. Ciò significa che avete bisogno di qualcosa di più di un record DNS configurato: avete bisogno di un sistema per assicurarvi che ogni indirizzo a cui inviate sia reale, recente e pronto a ricevere.

Cosa fare prima del 5 maggio (e continuare a fare anche dopo)

Se non siete ancora in regola con l’igiene degli elenchi, questo è il momento giusto. Ecco l’elenco delle cose da fare per non finire nel mirino di Outlook:

1. Verificare le impostazioni di autenticazione: SPF, DKIM e DMARC devono essere impostati correttamente e idealmente allineati tra loro.
2. Pulite regolarmente i vostri elenchi: Come minimo, trimestralmente. Idealmente, prima di ogni invio importante.
3. Monitorare i tassi di rimbalzo e di reclamo: Questi sono ormai segnali difficili che influenzano la deliverability.
4. Rendere facile l’annullamento dell’iscrizione: un link di annullamento dell’iscrizione sepolto o interrotto è un desiderio di morte per la deliverability.
5. Utilizzate un servizio di verifica come Bouncer: Individua i problemi prima che lo faccia il tuo ESP o Microsoft.

Riflessioni finali: la conformità è solo l’inizio

Le nuove regole di Outlook possono sembrare solo un altro strato di burocrazia, ma sono un segnale di qualcosa di più profondo: i provider di posta elettronica stanno osservando tutto. Non solo se i vostri record DNS sono corretti, ma anche se vi comportate come qualcuno che vale la pena di ascoltare.

L’email marketing non è solo raggiungere le persone. Si tratta di rispettare la loro casella di posta. E non c’è modo più veloce di mostrare questo rispetto che verificare la vostra lista, eliminare i pesi morti e mantenere la vostra deliverability immacolata.

Bouncer vi aiuta a farlo, in modo silenzioso, efficiente e senza congetture.

Perché quando Outlook traccia una linea nella sabbia, non volete che le vostre campagne si trovino dalla parte sbagliata.

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Avete bisogno di aiuto per ripulire le vostre liste prima della scadenza di Outlook?