Ogni giorno persone e aziende inviano dati personali e sensibili tramite e-mail. E se è il vostro caso, la sicurezza dovrebbe essere una priorità assoluta per la vostra azienda.
Tuttavia, la gestione dell’email marketing in base al GDPR può rappresentare una sfida per le aziende. Con questa normativa, il rispetto dei dati e della privacy dei clienti diventa obbligatorio.
Scopriamo come rendere il vostro email marketing non solo conforme, ma anche più efficace e guadagnare la fiducia dei vostri clienti.
💡 Sapevate che, in media, gli utenti di posta elettronica inviano oltre 170 email legate al lavoro ogni settimana? Il numero è in continua crescita. Queste e-mail contengono dati personali, allegati e altri dettagli come questi, che sono tutti protetti dal GDPR.
Cos’è il GDPR e cosa dice sulle campagne di email marketing?
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati ( GDPR ) è una legge dell’Unione europea (UE) che protegge i dati personali e la privacy.
Riguarda il modo in cui le aziende devono gestire i dati dei clienti, in particolare in attività come il marketing via e-mail.
Ai sensi del GDPR, le aziende hanno bisogno del consenso di una persona (soggetto interessato) per utilizzare i suoi dati personali per campagne di email marketing. Il consenso significa che le persone accettano di ricevere e-mail di marketing .
Tuttavia, il GDPR stabilisce che è possibile inviare e-mail ai clienti esistenti senza il consenso diretto se esiste un interesse legittimo. Per i clienti potenziali o i contatti “freddi”, la situazione è un po’ diversa: di solito le aziende hanno bisogno del consenso dei singoli prima di inviare e-mail di marketing.
Il regolamento protegge anche i diritti delle persone sui loro dati. . Le persone possono chiedere alle aziende di non utilizzare i loro dati personali per scopi di marketing diretto. Se qualcuno si oppone all’utilizzo dei propri dati in questo modo, l’azienda deve smettere di usarli per il marketing, ma può ancora utilizzarli per altri scopi, come l’adempimento di un contratto.
Le aziende devono prestare attenzione al trattamento dei dati personali per evitare violazioni della privacy. In caso di violazione dei dati, il GDPR prevede regole severe per la segnalazione e la protezione delle persone colpite nell’UE.
Le aziende che si occupano di email marketing devono anche essere trasparenti sulle loro pratiche di raccolta e utilizzo dei dati. Devono quindi informare le persone su come verranno utilizzati i loro dati e dare loro il controllo su di essi. Ad esempio, come raccolgono i dati per scopi di marketing, come gli indirizzi e-mail.
Principi del GDPR e best practice da seguire per un email marketing responsabile
Il rispetto delle regole mette la vostra azienda al riparo da problemi legali e crea fiducia nei vostri clienti. Rispettate la loro privacy per dimostrare che siete un’azienda affidabile.
Sono sette i principi che il GDPR richiede per essere pienamente conformi al GDPR:
01 Raccogliere i dati personali in modo legale e corretto. Siate aperti sul motivo per cui li raccogliete e su come verranno utilizzati.
02 Raccogliete i dati solo per motivi specifici e legittimi. Non utilizzateli per scopi diversi da quelli dichiarati inizialmente.
03 Chiedete solo i dati di cui avete realmente bisogno e niente di più.
04 Mantenere i dati aggiornati e correggere rapidamente eventuali errori.
05 Conservare i dati solo per il tempo necessario ai fini dichiarati.
06 Proteggete i dati da accessi non autorizzati o perdite accidentali. Utilizzate piattaforme di posta elettronica sicure e limitate l’accesso ai dati all’interno della vostra organizzazione.
07 Conservate i registri per dimostrare che state seguendo le regole del GDPR, come ottenere il consenso e spiegare come utilizzate i dati.
Quando gestite i dati dei clienti con cura e onestà, le persone si sentono più sicure nel condividere le loro informazioni con voi. È anche una buona mossa per fidelizzare i clienti.
Come inviare email conformi al GDPR?
Ora avete capito che il GDPR è una questione importante, ed è un must dell’email marketing. Ma come iniziare a inviare email conformi al GDPR?
Abbiamo pensato a voi.
#1 Ottenere sempre il consenso dell’utente prima di inviare le e-mail
Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, è necessario ottenere un chiaro consenso da parte delle persone per utilizzare i loro dati personali a fini di marketing diretto. Le persone devono acconsentire attivamente a ricevere le vostre e-mail di marketing. Non è sufficiente dare per scontato che le vogliano o utilizzare caselle pre-selezionate.
Perché vuoi farlo? Questo passo vi aiuterà a prevenire le violazioni dei dati e a mantenere la fiducia nelle vostre campagne di email marketing.
#2 Utilizzare il double opt-in
Non appena qualcuno si iscrive alle vostre e-mail di marketing, riceve un’e-mail di conferma per verificare il suo interesse. Solo dopo la conferma viene aggiunto alla vostra lista di e-mail. Grazie a questo processo, non dovrete preoccuparvi del chiaro consenso dell’interessato.
Il doppio consenso è ottimo per gestire i dati in modo responsabile e per garantire la sicurezza dei dati.
Perché dovreste farlo? Dimostrate che siete seriamente intenzionati a seguire i principi di protezione dei dati e a rispettare le leggi sulla privacy nei vostri sforzi di marketing digitale.
#3 Facilitare l’opt-out e l’annullamento dell’iscrizione (ad es. a una newsletter)
Ogni email dovrebbe avere un modo chiaro per dire “basta email, per favore”. Un semplice processo di annullamento dell’iscrizione è in linea con le leggi sulla protezione dei dati.
L’ideale sarebbe un link di cancellazione chiaro e visibile in ogni e-mail, possibilmente in fondo. Dopo aver annullato l’iscrizione, inviate un messaggio di conferma che confermi la richiesta dell’utente.
Si può anche includere un semplice modulo di feedback sul motivo della disiscrizione, ma non dovrebbe essere obbligatorio.
Perché dovreste farlo? Riduce il rischio di comunicazioni di marketing indesiderate, che potrebbero essere considerate una violazione della conformità al GDPR.
#4 Convalidare le email per pulire regolarmente le vostre liste
Il controllo della vostra lista vi permette di eliminare le e-mail vecchie o non valide. In questo modo le vostre e-mail di marketing arriveranno nelle caselle di posta giuste e i vostri dati saranno aggiornati e accurati. Sarete conformi alle norme del GDPR e non invierete e-mail indesiderate.
Perché dovreste farlo? È più facile inviare una campagna di email marketing a un pubblico interessato ai vostri contenuti. Inoltre, non si viene segnalati come spam .
Ed ecco un’altra domanda a cui rispondere: quale strumento utilizzare per la validazione delle e-mail?
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Bouncer gestisce tutte le sue operazioni in Europa, su server europei, in piena conformità con il GDPR. Si tratta quindi di una scelta solida per le aziende che cercano un email marketing efficace e conforme alla legge.
#5 Scegliere un ottimo provider di servizi di posta elettronica
Cercate un fornitore che comprenda e rispetti il Regolamento generale sulla protezione dei dati. Un buon fornitore semplifica la richiesta e la tracciabilità del consenso, protegge i vostri dati e vi aiuta a inviare e-mail che colpiscono nel segno rispettando le regole del GDPR.
Perché dovreste farlo? Solo per semplificarvi la vita e proteggere le vostre e-mail per essere in regola con la legge. Una buona piattaforma di email marketing e un buon provider di servizi di posta elettronica eliminano le congetture sul GDPR, in modo che possiate concentrarvi sulla creazione di ottimi contenuti senza preoccuparvi dei problemi di conformità.
#6 Essere trasparenti sul contenuto e sullo scopo delle e-mail
La trasparenza è alla base della fiducia. Prima di raccogliere dati personali, comunicate chiaramente lo scopo e il contenuto delle vostre e-mail. In questo modo le persone capiscono perché e come verranno utilizzati i loro dati, in particolare i dati personali sensibili, quando li forniscono.
Dite chiaramente a cosa si riferiscono le vostre e-mail, sia che si tratti di vendite, di informazioni o di entrambe le cose. Sapranno che vi state prendendo cura delle loro informazioni riservate.
Perché dovreste farlo? Quando le persone sanno che cosa arriverà nelle vostre e-mail, sono più propense a interagire con i contenuti e a rispondere positivamente.
#7 Aggiornare regolarmente le vostre politiche sulla privacy
Gli aggiornamenti sono un segno di rispetto per le decisioni delle persone e di trattamento responsabile dei dati personali, spesso sensibili.
Quando la vostra strategia di posta elettronica cambia, assicuratevi che anche le vostre politiche sulla privacy lo facciano e che siano chiare su come utilizzate i dati personali.
Perché dovreste farlo? Mantenete aggiornate le vostre informative sulla privacy per dimostrare che vi occupate seriamente dei dati. Questo vi aiuta a rispettare le regole del GDPR per l’email marketing e fa sì che il vostro pubblico si affidi maggiormente a voi. Vedranno che vi impegnate a utilizzare correttamente i loro dati e a mantenerli protetti.
#8 Rafforzare le pratiche di sicurezza dei dati
In qualità di responsabili del trattamento dei dati, è necessario migliorare la sicurezza dei dati utilizzati per l’email marketing.
Assicuratevi che la vostra strategia di email marketing sia ben definita, in particolare quando si tratta di ottenere il consenso. Utilizzate modalità sicure per l’iscrizione e mantenete sempre alta la protezione dei dati.
Perché dovreste farlo? Una buona sicurezza dei dati nelle vostre e-mail dimostra la vostra serietà nel proteggere le informazioni personali. In questo modo si costruisce la vostra reputazione di controllori dei dati sicuri e responsabili.
Multe per non conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati
Le organizzazioni devono prendere sul serio il GDPR, soprattutto per quanto riguarda l’email marketing, altrimenti potrebbero incorrere in pesanti sanzioni. Le multe possono raggiungere i 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo globale dell’azienda.
Ad esempio, un’azienda ha un fatturato annuo globale di 100 milioni di euro. In base al GDPR, l’ammenda massima che può incorrere in caso di non conformità è pari a 20 milioni di euro o al 4% del suo fatturato annuo globale, a seconda di quale sia il valore più alto. In questo caso, il 4% di 100 milioni di euro è pari a 4 milioni di euro. Poiché 20 milioni di euro sono superiori a 4 milioni di euro, l’ammenda massima che potrebbero dover affrontare sarebbe di 20 milioni di euro.
Come vengono determinate le multe del GDPR?
👉 La gravità della violazione determina l’entità della multa. Le autorità esaminano la natura della violazione, ossia quali regole sono state infrante e quanto grave è stata la violazione.
👉 Valutano se sono stati coinvolti dati personali sensibili e se l’azienda non ha ottenuto il consenso adeguato dagli interessati.
Anche la durata della violazione è importante, così come il numero di persone colpite e l’entità dei danni subiti.
Molto dipende da come l’azienda ha affrontato la situazione: se ha cercato di risolvere il problema e come ha gestito l’elaborazione dei dati.
Tutti questi fattori concorrono a determinare l’importo della multa.
Conclusioni sull’email marketing GDPR
Le strategie di email marketing che rispettano le regole del GDPR sono a portata di mano! 🎉
Si tratta di un passo importante, non solo per mantenere la legalità, ma anche per fidelizzare i clienti. Il punto è garantire che ogni comunicazione di marketing rispetti la privacy e le scelte dei dati di ciascuno.
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