Assicurarsi che i clienti possano raggiungervi è uno dei presupposti non solo per un’ottima comunicazione, ma anche per aumentare le entrate. Per essere sicuri che possano trovarvi in ogni momento, potete utilizzare un indirizzo chiamato “catch-all”.
Un indirizzo catch-all (o account catch-all) è un tipo di account che inoltra i messaggi e-mail quando vengono inviati a un indirizzo inesistente. In questo modo, è possibile continuare la comunicazione anche quando qualcuno non conosce l’indirizzo a cui sta inviando.
Oggi vi spiegheremo come funziona un indirizzo catchall, cos’è un’e-mail catchall e vi mostreremo perché (non) usarne uno per le vostre comunicazioni aziendali.
Come funziona un’e-mail di richiamo
I server catch-all sono progettati per garantire che i proprietari delle aziende non perdano alcun problema, domanda o segnalazione da parte dei clienti. Ad esempio, se un cliente sta cercando di inviare un’e-mail e l’indirizzo non esiste, riceverà un messaggio di errore e l’e-mail viene respinta .
Con un indirizzo catchall sul vostro dominio, utilizzate un tipo di inoltro delle e-mail. Anche le e-mail inviate a indirizzi non validi raggiungono la vostra casella di posta.
Che cos’è un account di posta elettronica di tipo “catch-all”?
Il termine “catch-all” si riferisce a qualcosa che comprende una grande varietà di cose. Gli indirizzi e-mail “catch-all” sono spesso creati per assicurarsi che le e-mail vengano comunque ricevute anche se il mittente sbaglia a inserire l’indirizzo e-mail.
Tuttavia, a volte possono causare problemi. Ad esempio, i server catch-all possono a volte rendere più facile per uno spammer bombardare il dominio con messaggi non richiesti . Per questo motivo, una casella di posta elettronica di tipo catch-all sarà spesso sovraccaricata di spam, diventando funzionalmente inutile.
Un esempio di impostazione di un indirizzo e-mail di riferimento in Zoho. Fonte
Un indirizzo e-mail “catch-all” spesso causa un po’ di confusione e la sua gestione corretta richiede una comprensione di cosa sono, come vengono utilizzati e come funzionano. Un account e-mail catch-all si riferisce a un indirizzo che è impostato per ricevere messaggi indirizzati all’indirizzo e-mail sbagliato per un dominio.
Motivi per avere un’e-mail di recupero
Per molte aziende, è importante avere una casella di posta elettronica universale configurata per l’azienda, nonostante i rischi di attacchi di spam e phishing . Le caselle di posta elettronica di riserva possono fungere da scialuppa di salvataggio per gli indirizzi e-mail digitati o scritti in modo errato e possono evitare alla vostra azienda di perdere e-mail potenzialmente importanti a causa di piccoli errori commessi in un indirizzo e-mail.
Aspetti negativi dei domini e degli indirizzi e-mail Catchall
Lo scopo principale della creazione di domini e indirizzi e-mail “catch all” era quello di assicurarsi che nessuna e-mail a quel dominio venisse rifiutata e, in ultima analisi, persa. Un dominio catch all è impostato in modo da accettare tutte le e-mail senza rifiutare nulla, il che lo rende utile per chiunque sia preoccupato del rischio di perdere messaggi importanti.
Tuttavia, sono stati rapidamente sfruttati dagli spammer. Tutto ciò di cui gli spammer hanno bisogno è il nome del dominio per iniziare a inviare messaggi di spam, senza bisogno di cercare nomi di utenti o di scrapare indirizzi e-mail. Grazie al modo in cui funzionano le e-mail catch all, gli spammer non devono fare altro che mettere qualsiasi cosa di loro gradimento davanti al dominio e inviare il messaggio, che arriverà nella casella di posta catch all.
Ciò si traduce in tonnellate di e-mail non richieste inviate a utenti inesistenti. Questi messaggi di spam sono uno dei motivi più comuni per cui molte aziende non si preoccupano di creare un indirizzo di posta elettronica.
Come impostare un indirizzo e-mail di catch all in due modi
Nonostante i potenziali problemi, ci sono diverse ragioni per prendere in considerazione l’impostazione di un indirizzo e-mail di recupero sul vostro dominio e-mail. Un indirizzo e-mail di recupero impedisce che le e-mail vengano rimbalzate al mittente. come non consegnabile o reindirizzare le e-mail che sono state accidentalmente indirizzate a un indirizzo e-mail non corretto. La maggior parte dei fornitori di nomi di dominio consente di impostare un indirizzo e-mail di riferimento. Alcuni offrono questo servizio gratuitamente, mentre altri lo fanno a pagamento.
È possibile impostare un indirizzo e-mail catch-all in Office365 creando un gruppo di distribuzione dinamico. Questo elenca tutti gli indirizzi e-mail Office365 dell’azienda per ricevere e-mail da domini esterni. Avrai anche bisogno di impostare una casella di posta condivisa dove i molti destinatari dell’organizzazione possono visualizzare le e-mail che vengono inviate attraverso la casella di posta catch-all.
Impostazione del cloud hosting
Impostare una casella di posta catchall è relativamente facile per chi ha un hosting cloud. La maggior parte degli strumenti di gestione della posta elettronica ti permetterà di creare un indirizzo e-mail di recupero.
Configurazione dell’hosting semi-dedicato
Le aziende che utilizzano l’hosting semi-dedicato di solito sono in grado di impostare un indirizzo e-mail catch all facilmente, in particolare nel caso in cui le e-mail sono gestite dalla piattaforma di cloud hosting.
A cosa serve un’e-mail catchall?
Inizialmente, le e-mail e i server catch-all erano utilizzati dai webmaster per evitare che le e-mail andassero perse quando venivano inviate a un indirizzo e-mail inesistente. Gli indirizzi e-mail errati venivano reindirizzati a una casella di posta generica “catch-all”, che veniva controllata regolarmente per assicurarsi che non andassero persi messaggi importanti.
Tuttavia, anche se in teoria potrebbe sembrare una buona idea, la verità è che oggi la maggior parte delle caselle di posta elettronica sono sovraccariche di spam e di e-mail indesiderate, il che può rendere difficile trovare messaggi importanti.
Inoltre, gli indirizzi e-mail “catch-all” non possono essere verificati, e questo è un altro motivo per cui alcuni li trovano così frustranti. A differenza della maggior parte dei server, SMTP non può essere utilizzato per scoprire cosa sta accadendo .
Alcuni servizi possono confermare che il dominio è attivo e ci sono anche servizi avanzati in grado di rilevare una configurazione di tipo catch-all. L’unico modo per verificare l’esistenza della casella di posta elettronica è inviare un’e-mail all’indirizzo, il che può comportare un rischio per la vostra azienda. reputazione di mittente.
Cos’è un dominio Catchall?
Quando si verifica un elenco di domini o di e-mail, è molto probabile che si incontrino alcuni risultati contrassegnati come sconosciuti con uno stato di “server is catch all”.
In pratica, ciò significa che si tratta di domini impostati per accettare le e-mail, ma che risponderanno sempre “OK” indipendentemente dalla casella di posta elettronica che viene loro assegnata.
Per questo motivo, la maggior parte dei servizi di controllo della posta elettronica segnalerà sempre i domini catch-all come sconosciuti. A causa della natura di questi domini, l’unico modo per sapere con certezza se l’indirizzo email è valido è quello di inviare un’e-mail.
Tuttavia, è probabile che molti degli indirizzi e-mail di catch all siano validi; in tal caso, i risultati saranno reintrodotti nella vostra lista principale una volta inviata l’e-mail di verifica. Il modo migliore per assicurarsi che il vostro elenco complessivo sia valido è quello di procedere gradualmente. Tasso di rimbalzo è mantenuto basso.
Cattura tutte le migliori pratiche di dominio
È considerata una cattiva pratica per un server di posta accettare indirizzi e-mail inesistenti per poi respingerli in un secondo momento. Inizialmente, questa pratica è stata adottata a causa degli spammer che cercavano di individuare i destinatari delle e-mail sui server di posta, con l’idea che gli spammer non fossero in grado di individuare con precisione i destinatari sul server di posta, in modo da passare oltre e ridurre lo spam.
Tuttavia, gli spammer sono diventati creativi e hanno imparato rapidamente a manipolare il comportamento dei server catchall a loro vantaggio. È meglio rifiutare completamente le e-mail inesistenti per evitare che i messaggi vengano ricevuti, accettati e poi respinti.
Perché tutte le e-mail rimbalzano?
Se stai inviando email di marketing, è probabile che ci siano alcune email catch-all incluse nella tua lista. Mentre alcune email troveranno la loro strada verso il dominio in questione, altre non raggiungeranno mai la casella di posta, spesso a causa della quantità di spam che queste caselle di posta ricevono. Le aziende possono impostare i server per ricevere tutte le e-mail per un certo periodo di tempo, tuttavia, c’è sempre l’opzione per loro di disabilitare questa funzione in futuro, il che potrebbe causare il rimbalzo delle vostre e-mail.
Le e-mail che rimbalzano possono causare molti danni alla reputazione del vostro mittente, soprattutto se il vostro tasso di rimbalzo è superiore allo standard del settore di 2%, che è un segnale di allarme per i fornitori di servizi Internet e di posta elettronica.
Un’alta frequenza di rimbalzo dimostra ai provider di posta elettronica che non siete in grado di mantenere il massimo livello di attenzione. buona igiene delle e-mail e c’è il rischio che il mittente non sia legittimo.
Di conseguenza, l’invio di e-mail a domini “catchall” è un’attività rischiosa, poiché potrebbe finire con l’essere inviato nelle cartelle spam di altri destinatari, anche se si hanno le migliori intenzioni e si seguono tutte le best practice per le e-mail.
Il modo migliore per evitare che ciò accada è pulire la vostra lista di e-mail regolarmente. Quando si sottopone la propria lista a uno strumento di verifica delle e-mail, di solito si finisce per avere una percentuale di risultati che sono elencati come rischiosi, o e-mail di richiamo.
Alcune aziende possono scegliere di andare sul sicuro cancellando tutte queste e-mail dalla loro lista, mentre altre possono adottare un approccio prudente per determinare quali sono sicure da inviare e quali no.
È possibile trovare degli strumenti che consentono di analizzare i risultati di catchall per avere un’idea più precisa di quanto siano rischiosi, in modo da poter decidere quali tenere e quali eliminare dall’elenco.
Un indirizzo email universale può essere un modo ideale per ricevere email che altrimenti sarebbero andate perse. Tuttavia, prima di impostarne uno, è importante capire i lati negativi e il rischio di spam.
Un’e-mail di raccolta impacchettata
La creazione di un indirizzo di posta elettronica può essere un buon modo per assicurarsi di non perdere nessuna e-mail e di essere sempre a disposizione dei propri clienti. Tuttavia, dovete anche essere consapevoli del fatto che può comportare la ricezione di molto spam. La decisione spetta a voi e speriamo di averla resa più semplice oggi.
E se state inviando campagne e-mail, dovreste sapere che molti dei vostri destinatari hanno anche indirizzi “catch-all”. Utilizzate Bouncer per verificare i vostri elenchi di e-mail e trovare gli indirizzi “catch-all”, in modo da non inviare loro messaggi.
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Domande frequenti
Qual è l’esempio di un indirizzo e-mail di riferimento?
Potrebbe avere un aspetto simile a questo: [email protected] . Tuttavia, l’indirizzo esatto varia da un dominio all’altro.
È possibile aggiungere un account di posta elettronica di riserva in Gmail?
Sì, è possibile aggiungere un indirizzo di recupero anche in Gmail. È sufficiente aggiungere un nuovo account nell’area di lavoro di Google e impostarlo come indirizzo di riferimento.
È possibile verificare le e-mail di recupero?
La maggior parte degli strumenti di verifica delle e-mail non è in grado di farlo, ma Bouncer sì. Con Bouncer, è possibile identificare le e-mail “catch-all” facendo passare le liste attraverso il nostro servizio di verifica.
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