Tutto quello che c’è da sapere sull’utilizzo di un controllore di posta elettronica

Il software di verifica delle e-mail è uno strumento essenziale per ogni marketer. Esistono vari metodi per verificare che gli indirizzi e-mail raccolti siano validi e che le persone che ricevono i vostri messaggi e le vostre campagne siano reali. Tuttavia, le misure manuali non sono sempre le più affidabili e richiedono molto tempo.

L’utilizzo di un verificatore di email affidabile garantisce che le vostre campagne arrivino in una casella di posta valida, protegge i vostri messaggi da soft e hard bounce, massimizza il vostro punteggio di deliverability e impedisce che il vostro dominio venga inserito in una blacklist. Nel caso della deliverability delle email, investire tempo e sforzi nella pulizia e nella manutenzione del vostro database di contatti, così come nella segmentazione e nel coinvolgimento del vostro pubblico, è fondamentale per ottenere un ROI migliore.

Se questi motivi non sono sufficienti a convincervi, continuate a leggere e vi spiegheremo tutto quello che c’è da sapere sull’uso dei verificatori di email e su quanto siano preziosi per gli email marketer di ogni livello.

Che cos’è la verifica dell’e-mail?

Un controllore di e-mail, un validatore, un verificatore o qualsiasi altro nome possa avere è progettato per scansionare le vostre liste di e-mail di marketing per assicurare che tutti i dati siano validi e che gli indirizzi a cui sono dirette le vostre campagne esistano e siano in grado di accettare i vostri messaggi.

Un controllore di posta elettronica verifica gli indirizzi di posta elettronica per individuare spam, account di posta elettronica inesistenti, indirizzi di posta elettronica temporanei, e-mail false, indirizzi digitati in modo errato e altro ancora. Controlla la validità dell’indirizzo di posta elettronica collegandosi al server di posta e controllando i record MX.  Aiuta a identificare gli indirizzi non validi, come gli indirizzi e-mail usa e getta, che possono portare a elevati reclami per spam e danneggiare la reputazione del mittente e gli sforzi di email marketing. Analizzeremo in seguito tutti i tipi di indirizzi e-mail errati e perché, se non individuati, sono così dannosi per le campagne di email marketing.

La maggior parte dei sistemi di verifica delle e-mail funziona come servizio online, spesso con strumenti desktop che si integrano con il vostro stack di marketing per rendere il loro funzionamento più fluido e accessibile.

Utilizzando un servizio online con server di posta dedicati per eseguire i processi, si protegge l’indirizzo IP dell’azienda, un altro elemento cruciale per mantenere il dominio al sicuro e lontano da qualsiasi blacklist.

Perché è necessaria la verifica dell’e-mail?

La risposta a questa domanda è tutta incentrata sulladeliverability delle e-mail di .

Chi si occupa di marketing via e-mail sa bene che i messaggi delle campagne migliori del mondo non produrranno i ritorni e le vendite di cui hanno bisogno se non arrivano in modo sicuro nelle caselle di posta dei destinatari. Per garantire che le loro e-mail arrivino dove devono arrivare, ogni provider di servizi e-mail controlla alcuni fattori per proteggere i propri utenti e i server di posta da abusi e servizi di bassa qualità.

In genere, queste misure includono la creazione di messaggi con contenuti che abbiano un valore reale per i destinatari, che non siano di spam, di bassa qualità o illegali, che provengano da un dominio e da un indirizzo IP affidabili e che siano inviati a indirizzi e-mail validi e aggiornati. L’utilizzo di uno strumento di convalida delle e-mail migliora la qualità dei dati e aiuta a garantire che l’indirizzo e-mail sia valido e che il dominio sia accettato.

Un buon strumento di verifica delle e-mail controllerà l’indirizzo e-mail effettivo, oltre al dominio, per garantire che le informazioni sul cliente siano accurate. Questo processo è importante anche per i team di vendita e per l’arricchimento dei dati.
L’invio di campagne a elenchi che contengono indirizzi e-mail falsi, errati, non aggiornati o inesistenti danneggia la reputazione del dominio e la deliverability delle e-mail.

La deliverability delle e-mail è un aspetto critico dell’email marketing, in quanto ha un impatto diretto sul ROI delle vostre campagne. Un gran numero di e-mail inviate a caselle di posta elettronica che non vengono accettate può portare a bassi tassi di apertura e a un minore coinvolgimento del pubblico. Un modo per migliorare la deliverability è pulire e aggiornare regolarmente il vostro database di contatti, oltre a segmentare efficacemente il vostro pubblico.

La deliverability delle e-mail si basa molto sulla reputazione del mittente

La reputazione del mittente di posta elettronica di ogni azienda si basa sulle informazioni fornite dai provider di posta elettronica e sui loro giudizi relativi all’indirizzo IP o al nome del dominio di posta elettronica.

Esse monitorano attributi quali frequenza di rimbalzo, filtraggio dello spam, mancanza di coinvolgimento e altro ancora e, sulla base di tali risultati, vi viene assegnato un punteggio delmittente  specifico per il vostro dominio.

Se il vostro punteggio di mittente scende troppo in basso, gli stessi provider di servizi e-mail vi puniranno di conseguenza, con una maggiore probabilità che i messaggi vengano bloccati o consegnati direttamente nella cartella dello spam invece che nella casella di posta. È tragico vedere le e-mail di aziende legittime finire nella cartella spam o essere bloccate perché i loro marketer non hanno pulito le loro liste di e-mail.

Come funziona la verifica dell’e-mail?

Ogni strumento di verifica delle e-mail opera a modo suo, ma la maggior parte segue gli stessi tipi di processo eseguendo le seguenti scansioni.

Controllo della sintassi corretta

La sintassi di ogni indirizzo e-mail segue un formato che il vostro verificatore può confermare.

Ha una parte locale, il nome utente o titolo generico, il simbolo at (@) e un nome di dominio con la sua estensione, ciascuno separato da un punto (.):

• [email protected]
• [email protected]

Oltre a individuare eventuali errori nel formato standard, un indirizzo valido…

• Può contenere solo 64 caratteri nella parte locale (il nome utente).
• Utilizzare una selezione di caratteri speciali specifici, ma non all’inizio o alla fine del nome utente e non nel nome di dominio (a parte l’accento acuto e il trattino).

Controllo dei nomi di dominio validi

I controlli sui domini cercano aziende e siti web che non esistono più e che il dominio sia scritto correttamente. I siti web vengono regolarmente chiusi, le aziende falliscono e i domini scadono; se questi casi si verificano per qualsiasi motivo, il dominio scompare con loro e con gli indirizzi e-mail ad esso associati.

Verifica della presenza di indirizzi e-mail “catch-all

L’opzione catch-all email è progettata per consegnare qualsiasi email inviata al dominio in cui non esiste un nome utente specifico. Così, ad esempio, se si invia un’e-mail a [email protected] e non esiste un indirizzo di questo tipo, il messaggio viene recapitato a una casella di posta alternativa dove l’azienda può controllarlo per vedere se ha bisogno di qualcosa o desidera rispondere.

Qual è il problema? Tornando alla deliverability delle e-mail, i fornitori di servizi di posta elettronica individuano che l’e-mail non è indirizzata a una persona identificabile e viene contrassegnata come possibile spam o invio non richiesto. Per proteggere la reputazione e il punteggio del mittente, il controllore di posta elettronica evidenzia tutti gli indirizzi “catch-all” e li contrassegna come rischiosi.

Controllo dei record MX di ogni server di posta elettronica

Un altro controllo consiste nell’assicurarsi che l’indirizzo e-mail abbia una voce di scambio di posta elettronica appropriata (record MX) che indica che l’indirizzo è reale e registrato a un nome di dominio ospitato. I record MX dei server di posta sono disponibili online e la loro verifica comprende una serie di controlli tecnici e di convalide che assicurano la validità di ogni indirizzo.

Invio di un indirizzo e-mail ping

Il controllore di posta elettronica invia il cosiddetto ping a un indirizzo e-mail per confermare che è in grado di ricevere messaggi. Se il ping viene inviato e ottiene una risposta, significa che il destinatario ha un indirizzo e una casella di posta pronta e in attesa di messaggi, che è attivo e che è considerato sicuro da inviare.

Controllo della lista nera

Se un indirizzo di posta elettronica ottiene continuamente un punteggio negativo, viene inserito nella lista nera dei fornitori di servizi. Questi indirizzi sono tipicamente associati a indirizzi di spam, bot, lamentatori noti, e-mail fraudolente,trappole per lo spam di  e altro ancora. L’invio a indirizzi inseriti nella blacklist influisce sulla frequenza di rimbalzo e sul punteggio del mittente.

I motivi per cui la verifica delle e-mail è così importante

1. Mantiene le liste di e-mail pulite, sane e aggiornate.

La rimozione di indirizzi e-mail inattivi, falsi e non attivi mantiene la vostra lista piena di follower impegnati e la vostra reputazione di mittente alta. La verifica delle e-mail è un passo necessario per mantenere la qualità e l’efficacia delle vostre campagne e-mail. Più pulite sono le vostre liste e più alto è il vostro punteggio di mittente, maggiori sono le possibilità che tutte le vostre campagne vengano consegnate e convertite in vendite e coinvolgimento.

2. Ridurre i rimbalzi e abbassare il tasso di rimbalzo delle e-mail

Esistono due tipi di frequenza di rimbalzo: hard bounce e soft bounce.

Unhard bounce   è un’e-mail che non verrà mai consegnata, ad esempio a una casella di posta inesistente o a un indirizzo falso.

Soft bounce sono messaggi inviati a indirizzi consegnabili, ma che in quell’occasione non sono arrivati a destinazione. Ulteriori tentativi possono arrivare o meno nella casella di posta di destinazione, ma in ogni caso un numero eccessivo di soft bounce influisce sulla deliverability delle e-mail e sulla reputazione del mittente.

3. Migliora la deliverability delle e-mail

Una solida reputazione e-mail garantisce i massimi livelli di deliverability, assicurando che i messaggi raggiungano le caselle di posta in arrivo necessarie.

4. Eleva il profilo e la reputazione del marchio

Se i contenuti di valore raggiungono i destinatari, si creano relazioni più forti con i clienti. La fiducia e la sicurezza del marchio giocano un ruolo importante nelle conversioni, dimostrando quanto sia fondamentale la reputazione.

5. Aumentare le conversioni

L’email marketing è ancora uno dei principali metodi di marketing. Il ROI di questo metodo è uno dei principali metodi

6. Mantiene la reputazione di mittente

Ogni volta che verificate l’esistenza di un indirizzo e-mail, proteggete la reputazione del vostro mittente. I vari tassi di successo e di fallimento associati alla deliverability delle e-mail non sono qualcosa da prendere alla leggera. Se inviate e-mail senza verificare che i vostri dati siano il più possibile puliti, state andando incontro a problemi.

Proteggere la vostra reputazione di mittente è facile; la verifica degli indirizzi e-mail in tutte le vostre liste richiede un minimo sforzo, assicurandovi le migliori possibilità di consegna, vendita e ROI.

Quanti tipi di strumenti di verifica delle e-mail esistono?

A seconda del punto in cui vi trovate nel vostro processo, avrete bisogno di cose diverse dal vostro controllore di posta elettronica.

Verificatore di e-mail di massa

Controllare manualmente migliaia di indirizzi e-mail sarebbe impossibile e, se non impossibile, richiederebbe un tempo ridicolo. Nel momento in cui aveste controllato tutti gli indirizzi e-mail, la vostra campagna non sarebbe più aggiornata.

Il caricamento di un elenco di e-mail direttamente su uno strumento di verifica delle e-mail è progettato per risparmiare tempo e fatica. Dopo aver eseguito tutti i controlli, il software indica quali e-mail sono valide, non valide o a rischio, ripulendo le liste di e-mail e proteggendo i server di posta elettronica.

Un verificatore di e-mail di massa è ideale per controllare in modo rapido ed efficiente liste nuove e vecchie in cui lo stato di ciascun indirizzo e-mail è sconosciuto o probabilmente non aggiornato.

Verificatore di e-mail in tempo reale

Un verificatore di e-mail in tempo reale può qualificare gli indirizzi al momento della raccolta o singolarmente quando necessario. In alternativa, potreste aver bisogno di verificare rapidamente se un indirizzo e-mail esiste, se è stato appena ricevuto come possibile lead o se deve essere aggiunto alla vostra lista di indirizzi e-mail non validi.

Il controllo delle e-mail al momento della raccolta garantisce che i dati utilizzati siano di qualità sufficientemente elevata fin dall’inizio. L’aggiunta di un verificatore di e-mail ai moduli di raccolta dati qualifica le nuove e-mail quando vengono aggiunte alle vostre liste. È un ottimo modo per assicurarsi che chiunque compili i vostri moduli non commetta errori o refusi nel compilare il relativo campo.

Verifica automatica delle e-mail

Come già detto, le e-mail aziendali raramente durano per sempre, molte hanno una durata di conservazione eccezionalmente breve. L’utilizzo di uno strumento di verifica delle e-mail che automatizzi le scansioni regolari delle vostre liste vi aiuta a tenere sotto controllo gli indirizzi che sono stati cancellati e non esistono più. Il verificatore di e-mail può controllare i record MX, verificare i domini e convalidare le e-mail in arrivo per garantire che gli indirizzi e-mail siano validi.

Un marketer esperto controlla le proprie liste prima dell’invio di ogni campagna per garantire i migliori risultati possibili, ma un sistema di verifica automatica delle e-mail può ricordarvi di effettuare questi controlli o svolgere automaticamente l’azione per voi.

Quando è necessario che un’azienda verifichi gli indirizzi e-mail?

1. Quando sono alle prime armi con il marketing

A seconda delle dimensioni dell’azienda, un membro del team può essere responsabile di diversi ruoli e attività. C’è molto da imparare sul marketing e sulle vendite, e l’e-mail è ancora uno dei metodi migliori e più efficaci dal punto di vista dei costi. La verifica delle e-mail è importante per garantire che il ROI rimanga elevato e che gli indirizzi e-mail raggiungano il destinatario previsto.

2. Assicurarsi che le nuove liste a basso numero di abbonati siano pulite

Classificare le liste di marketing in stati e raggruppamenti appropriati è essenziale per garantire l’invio dei messaggi più efficaci a ciascuna di esse. La creazione di nuove liste richiede attenzione, anche se piccola, quindi è essenziale verificare gli indirizzi e-mail in tutte le fasi.

3. Eseguire l’igiene della lista essenziale

L’igiene delle liste dovrebbe essere fondamentale per chi si occupa di email marketing. Assicurarsi che la verifica delle e-mail avvenga prima di ogni invio e a intervalli regolari durante l’anno dovrebbe essere parte del vostro processo. Questo può aiutarvi a evitare l’invio di e-mail a indirizzi e-mail non validi o a indirizzi usa e getta, che possono portare a un tasso di rimbalzo più elevato e, in ultima analisi, danneggiare la vostra reputazione di mittenti. È sufficiente caricare le vostre liste e verificare la presenza di dati e-mail non validi per mantenere le prestazioni ottimali delle vostre liste.

4. Qualificare i contatti per il reparto vendite

I nuovi prospect, e i gruppi di essi, sono acquisizioni interessanti per il marketing, che deve consegnarli alle vendite. Tuttavia, a prescindere dal loro inserimento nell’imbuto di marketing o di vendita, è necessario verificare gli indirizzi e-mail prima di aggiungerli a una lista o di inviarli al team di vendita. Se un indirizzo non è impostato correttamente per ricevere e-mail, non serve a nessuno.

5. Verificare che le campagne in corso producano risultati

Non possiamo fare a meno di sottolineare come un numero eccessivo di e-mail sbagliate in un elenco trascini in basso la reputazione e il punteggio del vostro mittente. Qualsiasi macchia nera sui vostri server di posta elettronica, domini o record MX può ostacolare le prestazioni. Si può pensare che una leggera riduzione del punteggio del mittente non sia troppo significativa, ma può ridurre il successo di consegna di una campagna, incidendo sulle vendite, sul ROI e sui profitti. Quando ogni parte della spesa di marketing conta così tanto, è imperativo assicurarsi che ogni indirizzo e-mail sia valido.

Che tipo di indirizzi non validi rileva la verifica delle e-mail?

Tutti i tipi di indirizzi e-mail possono danneggiare la vostra reputazione di mittente e abbassare il vostro punteggio di mittente; i seguenti sono i più diffusi e vengono inclusi nelle scansioni di verifica delle e-mail.

Indirizzi e-mail falsi

Perché le persone dovrebbero creare indirizzi e-mail falsi? Supponiamo che l’utente voglia accedere a un download gratuito o a qualche altro metodo di contenuto riservato. In questi casi, è abbastanza normale che il fornitore scambi il suo contenuto con un indirizzo e-mail da aggiungere alle sue liste di marketing. Tuttavia, i clienti vogliono solo il contenuto, il white paper, l’omaggio, il codice sconto o qualsiasi altra cosa sia in palio senza aggiungere il loro indirizzo e-mail alla lista di marketing. Il modo più semplice è inventare un indirizzo e-mail falso e utilizzarlo nel campo del modulo pertinente.

Senza un appropriato processo di verifica delle e-mail che controlli la validità di ogni indirizzo di posta elettronica al punto di raccolta dei dati, l’utente ottiene l’accesso a ciò che desidera senza essere aggiunto ad altre liste.

L’indirizzo e-mail usa e getta

Un indirizzo e-mail temporaneo o usa e getta viene spesso utilizzato quando un indirizzo e-mail falso non consente l’accesso ai contenuti riservati di cui sopra. Questi indirizzi hanno una durata molto limitata, appena sufficiente per svolgere il lavoro richiesto. Una volta acquisito il contenuto, il codice dell’offerta o l’omaggio, l’indirizzo e-mail scompare, ingombrando ulteriormente la vostra mailing list con e-mail non valide. Assicurandovi di verificare le e-mail prima della consegna, eviterete di inviarle a indirizzi e-mail usa e getta o temporanei.

Trappole per lo spam

Gli indirizzi e-mail trappola per lo spam sono utilizzati per rintracciare i commercianti che hanno creato liste di marketing con mezzi impropri e anche per catturare gli spammer in azione. Gli ISP e le organizzazioni anti-spam tengono traccia di questi indirizzi per identificare le aziende che non controllano la validità dei loro lead e dei loro destinatari, compromettendo la loro reputazione di mittente. Evitate di inviare e-mail alle trappole dello spam e alle e-mail sbagliate verificando regolarmente gli indirizzi e-mail di tutta la vostra lista.

Indirizzi di raccolta

Come già detto, gli indirizzi e-mail “catch-all” non sono associati all’appartenenza a un utente specifico e sono considerati spam o non qualificati. Un controllore di e-mail rivelerà tutti questi indirizzi a cui evitare di inviare e-mail.

Indirizzi basati sui ruoli

Gli indirizzi e-mail basati sui ruoli, ancora una volta, non sono associati a un utente specifico, quindi sono considerati una cattiva pratica di marketing. Le e-mail inviate agli indirizzi sales@, info@, support@ e altri ancora vengono consegnate a caselle di posta condivise e non a destinatari specifici. Si tratta di un’altra pratica che incide sulla reputazione del mittente.

Lamentatori noti

Ogni volta che un destinatario preme il pulsante spam nel proprio client di posta elettronica, si attiva una risposta da parte del provider di servizi. Gli utenti che scaricano regolarmente campagne e-mail valide nello spam, invece di cancellarsi, vengono segnalati dai provider. Dato che un numero eccessivo di reclami influisce sulla reputazione del mittente, un controllore di posta elettronica di qualità scansiona gli indirizzi associati e li segnala come destinatari a rischio, in modo da proteggersi dal loro comportamento.

Indirizzi e-mail inattivi

Gli utenti cambiano continuamente indirizzo e-mail. Cambiano lavoro e fornitore, cambiano ruolo e altro ancora. Di conseguenza, quello che una volta era un lead di marketing sano e prezioso potrebbe scomparire nel giro di pochi mesi dall’inserimento in una lista.

Un altro tipo di inattività registrata si verifica quando gli utenti continuano a cancellare i vostri messaggi di marketing senza aprirli. I bassi tassi di coinvolgimento, ancora una volta, influiscono sul punteggio del mittente, quindi la pulizia di questo tipo di indirizzi e-mail inattivi dovrebbe essere un’altra parte essenziale dell’igiene della vostra lista.

In situazioni simili, gli utenti possono creare un account con un servizio di posta elettronica gratuito con l’unica intenzione di utilizzarlo per accedere a offerte speciali e articoli di siti web riservati. Nonostante l’indirizzo e-mail gratuito sia abbastanza valido, è improbabile che l’utente lo verifichi, dato l’uso previsto. Come vedete, non basta verificare un indirizzo e-mail, ma bisogna anche controllare quanto sia attivo.

Domande frequenti sulla verifica delle e-mail

Posso collegare il mio email checker alla mia piattaforma di marketing e al software di invio delle email?

Uno strumento di verifica delle e-mail di buona qualità si integra con il vostro stack di marketing. Che si tratti di un’API o di un’altra opzione, dovreste essere in grado di eseguire i vostri controlli in-app per verificare gli indirizzi e-mail.

L’uso di un controllore di posta elettronica gratuito è una buona idea?

Ottenere un valido servizio di posta elettronica gratuito sembra un’ottima idea. Tuttavia, i controllori di posta elettronica gratuiti tendono a essere limitati nelle loro prestazioni. Alcuni si limitano a controllare i principali provider di account gratuiti (Google, Yahoo, Hotmail, ecc.) con un semplice controllo SMTP. Purtroppo, questo tipo di controllo rifiuta alcuni indirizzi validi e ne approva altri che non lo sono.

Se non siete utenti assidui, alcuni provider affidabili offrono account di base o di prova, offrendo crediti per 100 controlli gratuiti degli indirizzi e-mail. Se avete bisogno di controllare un numero maggiore di e-mail, l’aggiornamento dal servizio gratuito a un account a pagamento è semplice.

Posso verificare se un indirizzo e-mail esiste in diverse liste?

Un verificatore di e-mail affidabile controllerà la presenza di duplicati nelle liste e, se gestite diverse liste, dovreste essere avvisati della presenza di indirizzi e-mail duplicati nel vostro account.

È necessario avere un’esperienza tecnica per utilizzare un verificatore di e-mail?

Per niente. Anche in questo caso, un verificatore di e-mail di buona qualità sarà facile da usare e, per le cose di cui non siete sicuri, ci saranno delle pratiche istruzioni e guide per l’utente. Il software si occupa di tutti i controlli tecnici, lasciandovi concentrare sul marketing delle vostre liste e sulla ricerca di altre e-mail dai vostri migliori clienti.

Cosa succede quando ricevo i risultati della scansione di verifica dell’e-mail?

A seconda di come funziona il vostro controllore di posta elettronica, sarete in grado di scaricare i risultati della scansione; inoltre, a seconda dello strumento di gestione delle liste, potrete eliminare, mettere in quarantena o filtrare gli indirizzi e-mail problematici dalle vostre liste di mittenti.

Quanto sono accurati gli strumenti di verifica delle e-mail?

Bouncer ha un’accuratezza superiore al 99,5%. Non faremmo il nostro lavoro se non fossimo il più precisi possibile.

Le vostre liste di e-mail sono più grandi di 25k e necessitano di più crediti? Scoprite i nostri prezzi qui sotto,
per calcolare i costi per mantenere il vostro intero database di e-mail libero da bounce-back!

Ecco perché gli utenti di 6 continenti
hanno scelto Bouncer: