Se state cercando una risposta a una di queste domande, siete nel posto giusto. Questa guida è qui per aiutarvi a garantire la conformità delle e-mail. Offre spunti chiari e pratici per garantire che i vostri sforzi via e-mail abbiano successo e siano pienamente legali.
Che cos’è la compliance delle e-mail e perché è importante?
La conformità delle e-mail consiste nel seguire le leggi e le regole che garantiscono che i vostri messaggi di posta elettronica siano legali e rispettosi della privacy dei destinatari. Si tratta anche di proteggere informazioni sensibili come i dati sanitari personali.
Gli aspetti principali della conformità delle e-mail includono:
- ottenere il consenso esplicito dei destinatari prima di inviare e-mail commerciali,
- rispettare tempestivamente le richieste di opt-out,
- ed evitare informazioni false o fuorvianti.
La conformità è fondamentale per mantenere una buona reputazione del mittente, ma c’è di più: è la chiave per evitare sanzioni legali.
Se le aziende non si preoccupano della conformità delle loro e-mail, possono incorrere in multe salate, che possono essere abbastanza consistenti da incidere sulla loro stabilità finanziaria. In alcuni casi, inoltre, i problemi legali potrebbero danneggiare a lungo termine la reputazione dell’azienda e la fiducia dei clienti.
Inoltre, la mancata conformità può compromettere i rapporti dell’azienda con i fornitori di servizi di posta elettronica e gli enti normativi, portare all’inserimento nella lista nera del dominio di posta elettronica dell’azienda e influenzare tutte le future comunicazioni via e-mail.
I fornitori di servizi di posta elettronica spesso aiutano le aziende a gestire la conformità grazie all’offerta di funzioni come i metodi di doppio opt-in, l’autenticazione delle e-mail e le verifiche periodiche: tali opzioni possono garantire la privacy e la protezione dei dati.
I più importanti atti legislativi sulla conformità delle e-mail
La conformità delle e-mail è un aspetto cruciale dell’e-mail marketing e della comunicazione digitale. Aderisce a varie leggi e regolamenti progettati per proteggere i diritti dei consumatori e contribuire all’uso responsabile delle e-mail per scopi commerciali.
Queste leggi possono variare a seconda della regione e hanno requisiti specifici.
Tra gli atti legislativi più noti e significativi vi sono:
- la legge CAN-SPAM negli Stati Uniti,
- il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) nell’Unione europea,
- e la legislazione antispam del Canada (CASL).
Controlliamoli.
Legge CAN-SPAM
Il CAN-SPAM Act è una delle leggi sulla conformità delle e-mail negli Stati Uniti che regola la comunicazione via e-mail.
È l’acronimo di Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Emanato nel 2003, è stato concepito per dare ai destinatari il diritto di non ricevere più e-mail indesiderate.
Informazioni sulla legge CAN-SPAM:
- Si applica a tutti i messaggi elettronici commerciali, definiti come qualsiasi messaggio di posta elettronica destinato principalmente alla pubblicità commerciale o alla promozione di un prodotto o servizio commerciale.
- Le disposizioni chiave del CAN-SPAM Act includono il divieto di creare righe di oggetto ingannevoli, in modo che non traggano in inganno e riflettano accuratamente il contenuto dell’e-mail.
- La direttiva vieta di confondere le intestazioni e richiede che le informazioni dell’intestazione dell’e-mail, compresi i campi “Da”, “A” e “Rispondi a”, siano precise e identifichino la persona o l’azienda che ha inviato il messaggio.
- Inoltre, il documento stabilisce che i destinatari devono avere a disposizione un modo semplice per rinunciare alla ricezione di e-mail future. Questo processo di opt-out deve essere rispettato tempestivamente dal mittente dell’e-mail.
- Ogni e-mail deve contenere l’indirizzo postale fisico del mittente.
- I trasgressori del CAN-SPAM Act possono essere soggetti a sanzioni, tra cui multe, per l’abuso di e-mail commerciali.
GDPR
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è una legge completa sulla protezione dei dati nell’Unione europea, entrata in vigore nel maggio 2018. Ha avuto un impatto significativo sul marketing e sulla comunicazione via e-mail, dando priorità alla privacy e al consenso dei clienti.
Informazioni sul GDPR:
- Si applica a tutte le organizzazioni che operano all’interno dell’UE e a quelle al di fuori dell’UE che offrono beni o servizi in quest’area o monitorano il comportamento dei residenti nell’UE.
- Richiede il consenso esplicito per il trattamento dei dati personali. Nel contesto del marketing via e-mail, ciò significa che gli utenti devono dare il proprio consenso attivo. Il mittente deve rispondere alle richieste di cancellazione.
- Le persone hanno il diritto di accedere ai propri dati personali e possono richiederne la cancellazione.
- Richiede l’integrazione delle misure di protezione dei dati nello sviluppo dei processi aziendali.
- Il regolamento richiede alle organizzazioni di segnalare alcuni tipi di violazione dei dati alle autorità competenti e, in alcuni casi, alle persone interessate.
- Le organizzazioni possono incorrere in multe significative in caso di non conformità, fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo dell’azienda. Tuttavia, non tutte le violazioni del GDPA comportano sanzioni pecuniarie.
CASL
La legislazione canadese antispam (CASL) è un quadro normativo che regola l’invio di messaggi elettronici commerciali (CEM) all’interno, verso o dal Canada. È stata promulgata nel 2014 ed è una delle leggi antispam più severe al mondo.
Informazioni su CASL:
- Il CASL richiede il consenso esplicito o implicito per l’invio di CEM, compresi e-mail, SMS, social media o messaggistica istantanea: si tratta di requisiti rigorosi per tutte le forme di comunicazione.
- La direttiva prevede che i mittenti debbano identificarsi e fornire informazioni di contatto nei loro messaggi. Oltre al nome legale, è necessario includere l’indirizzo stradale, la casella postale e altri dettagli di contatto rilevanti.
- Ogni messaggio deve includere un modo diretto e facilmente accessibile per i destinatari di rinunciare ai messaggi futuri. La maggior parte delle piattaforme di posta elettronica offre questa funzione per impostazione predefinita, soprattutto nelle e-mail fredde.
- Le organizzazioni devono conservare le registrazioni del consenso (implicito o esplicito) come prova di conformità. Quindi, quando si ottiene il consenso esplicito di qualcuno, conservarlo per il numero di giorni lavorativi stabilito per conformarsi alle leggi sulla privacy.
- La violazione del CASL può comportare gravi sanzioni, tra cui multe fino a 1 milione di dollari per i singoli e 10 milioni di dollari per le aziende.
- Questa normativa si applica se un messaggio viene inviato a o da dispositivi canadesi. Di conseguenza, è rilevante per le campagne e-mail globali rivolte a destinatari canadesi. Questo è importante quando si gestiscono le comunicazioni per le aziende che si rivolgono a un pubblico globale.
Come migliorare la conformità delle e-mail
Migliorare la conformità delle e-mail non significa solo rispettare le norme in materia o non ricevere una multa.
In questo caso, si tratta di costruire relazioni durature e di fiducia tra i destinatari delle e-mail e gli ISP, e di prendersi cura delle operazioni di posta elettronica aziendale, inviando al contempo contenuti pertinenti e aggirando tutti i filtri antispam.
Ecco perché è arrivato il momento di imparare alcuni modi pratici e semplici per migliorare la conformità delle vostre e-mail, non limitandosi ai requisiti normativi.
Ottenere l’autorizzazione prima di inviare le e-mail
La base è ottenere il permesso di inviare e-mail per evitare le conseguenze legali di una mailing list arrabbiata. Dovete chiedere al vostro pubblico se è d’accordo a ricevere le vostre e-mail. Questo può essere semplice come includere un modulo di iscrizione sul vostro sito web o durante un processo di acquisto. Quando esprimono il loro consenso, potete iniziare a contattarli.
La chiave delle regole di conformità delle e-mail è la trasparenza: lasciate che le persone sappiano a cosa si stanno iscrivendo, sia che si tratti di una newsletter, di promozioni o di aggiornamenti. Spiegate i vantaggi che riceveranno dalle vostre e-mail, ma siate onesti. L’oggetto e il corpo dell’e-mail devono indicare chiaramente ciò che l’utente riceverà.
In questo modo si crea una base di fiducia e si garantisce che il pubblico sia interessato ai contenuti.
Ricordate che nell’email marketing vince sempre la qualità sulla quantità. La maggior parte degli email marketer preferisce un maggiore coinvolgimento delle email rispetto a migliaia di catene di email che non vengono lette da nessuno.
È meglio avere un elenco più piccolo di persone e account e-mail interessati che un gruppo enorme di contatti non coinvolti. Dopo tutto, l’obiettivo è creare una comunità di persone interessate che aspettano le vostre e-mail, non una gara per vedere quale azienda ha il pubblico più numeroso.
Utilizzare il doppio opt-in
Il doppio opt-in porta il consenso a un ulteriore passo avanti ed è una delle pratiche di email marketing più importanti. È un ottimo esempio di conferma della volontà di essere in contatto con voi e dimostra che una persona vuole entrare a far parte della vostra lista e-mail.
Quindi, quando qualcuno si iscrive alla vostra lista, inviategli un’e-mail di conferma e una di follow-up e chiedetegli di cliccare su un link per verificare la sua iscrizione. Questo metodo garantisce che l’indirizzo e-mail sia valido e corretto e che il proprietario sia realmente interessato a ricevere le vostre e-mail.
Inoltre, riduce la probabilità di reclami per spam e migliora la qualità della vostra lista di e-mail.
👉 Per saperne di più: Perché le mie e-mail finiscono nello SPAM?
Può sembrare un passo in più, un passo necessario. Beh, non è esattamente così, secondo molte norme sull’email marketing.
Il double opt-in è uno strumento potente per chi vuole costruire un pubblico dedicato. Invece di vederlo come un altro passo sulla lunga strada del successo, consideratelo come un RSVP per la vostra festa che conferma che l’ospite verrà.
Convalidare le liste prima di inviare le email
Allo stesso modo, non si può dimenticare la convalida delle e-mail e l’invio di messaggi a indirizzi attivi.
Quando si tratta di convalidare e mantenere pulita la vostra lista di e-mail, potete utilizzare uno strumento come Bouncer che non permetterà a nessun indirizzo e-mail rischioso di entrare nelle vostre liste.
Bouncer controlla e analizza la vostra mailing list e si assicura che tutti i destinatari abbiano un indirizzo e-mail valido. Aiuta a ridurre le percentuali di rimbalzo e protegge la reputazione del mittente. Funziona anche in tempo reale e offre funzioni come il controllo della sintassi, del dominio e dell’SMTP.
Grazie a Bouncer, potrete inviare e-mail solo a indirizzi attivi e validi, migliorare la deliverability e rispettare la casella di posta del vostro pubblico.
Ma soprattutto, Bouncer vi aiuterà a rispettare le norme sulle e-mail e a non finire nelle cartelle di spam. È uno strumento sicuro che segue le politiche, funziona senza problemi in più Paesi e lingue, conferma la legittimità del nome di dominio dell’e-mail e, con tutto ciò, aumenta le metriche del vostro email marketing.
Quindi, se siete alla ricerca di un sistema completo che possa migliorare le vostre e-mail in molte aree, è il momento di provare Bouncer.
Fornire opzioni esplicite di opt-out
Il passo successivo consiste nell’offrire chiare opzioni di opt-out. Queste opzioni sono in linea con i requisiti legali e sono un segno di rispetto e trasparenza. Inoltre, dimostrano che non costringerete i clienti a rimanere con voi a tutti i costi. Non si tratta solo di rispettare gli standard del settore, ma anche di seguire gli standard globali anti-spam.
Gli interessi delle persone cambiano e se decidono che le vostre e-mail sono irrilevanti, vorrebbero salutarvi in modo semplice e veloce. Se si prevede un’opzione di annullamento dell’iscrizione, si manterrà comunque un rapporto positivo e si darà ai clienti il controllo sulle loro preferenze.
Alla fine, volete che i vostri ospiti rimangano con voi perché apprezzano i vostri contenuti, non perché non riescono a trovare la porta d’uscita, giusto?
Pertanto, non dovrebbe essere una caccia al tesoro annullare l’iscrizione. Al contrario, cancellarsi deve essere facile come iscriversi. Per questo motivo, dovete verificare che il vostro link di cancellazione sia facile da trovare in ogni e-mail. Potrebbe trattarsi di un semplice testo con un link in fondo alle vostre e-mail.
Monitoraggio delle liste nere
Considerate le blacklist come segnali di avvertimento: se la vostra e-mail vi compare, significa che è stata contrassegnata come spam dagli utenti o dai provider di e-mail. Quindi, se è troppo tardi e vi siete già trovati in questo posto, è ora di ripulire il vostro comportamento.
Potete ripulire la vostra lista di e-mail, cambiare il contenuto delle vostre e-mail o modificare il modo in cui raccogliete gli indirizzi e-mail.
Monitorate regolarmente ciò che accade con le vostre e-mail. Inoltre, rivedete le vostre pratiche di posta elettronica e assicuratevi di rispettare le regole di conformità. In questo modo manterrete una buona reputazione di mittente, migliorerete la deliverability e garantirete che le vostre email siano ben accolte nelle caselle di posta dei vostri destinatari. Rispettando questo tipo di regole di posta elettronica, si garantisce una migliore performance delle campagne di email marketing.
È una misura proattiva per mantenere la salute e l’efficacia delle vostre comunicazioni e-mail.
Utilizzare l’autenticazione via e-mail
L’autenticazione delle e-mail aiuta a verificare che l’e-mail provenga da voi e non da un impostore. In altre parole, indica ai provider di servizi di posta elettronica che la vostra e-mail è legittima e non uno spammer sotto mentite spoglie.
Impostare i record SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Si tratta di controlli di identità che indicano ai provider e ai destinatari che le vostre e-mail sono autentiche.
Questo è più che necessario in un mondo in cui il phishing e lo spam dilagano attraverso le campagne di posta elettronica massiva. Inoltre, può migliorare la deliverability delle e-mail e proteggere la reputazione del vostro marchio.
Segmentare e indirizzare il pubblico
E l’ultima proposta: la segmentazione e il targeting del pubblico, che vi aiuta a inviare le e-mail alle persone giuste. Si tratta di dividere la vostra lista di e-mail in gruppi più piccoli in base a criteri specifici, come la posizione, gli interessi, gli acquisti o il comportamento passato.
Ciò consente di adattare i contenuti a diversi segmenti di persone e di rendere le e-mail più pertinenti.
In questo caso, la cosa più importante è dimostrare di comprendere e soddisfare le diverse esigenze e interessi del pubblico. Inoltre, le e-mail personalizzate e pertinenti hanno maggiori probabilità di essere accolte e meno di essere contrassegnate come spam.
Ad esempio, non inviereste la stessa e-mail alle donne interessate al nuoto e a quelle interessate alla riparazione di automobili.
Una segmentazione così efficace porta a metriche più elevate e a risultati migliori, poiché il pubblico riceve i contenuti di cui ha bisogno.
Migliorare le comunicazioni via e-mail
Ed eccoci qui, con tutti i passi da compiere per migliorare la conformità delle vostre email che vanno oltre le leggi sulle email.
Grazie ai nostri suggerimenti, potrete inviare e-mail pertinenti e conformi, messaggi sicuri e coinvolgenti e migliorare le vostre attività di email marketing.
Ma prima di iniziare a gestire campagne di email marketing, è necessario prepararsi, ovvero verificare quali sono le leggi applicabili. Senza rispettare le norme di conformità dell’email marketing, potreste avere molti problemi con questa forma di comunicazione.
Tuttavia, se vi preparate con cura, eviterete i rischi e manterrete la fiducia dei vostri clienti.
Mantenete la conformità alle leggi e fate in modo che i vostri messaggi raggiungano i destinatari. Utilizzate il nostro strumento, Bouncer, e cambiate il modo di lavorare con le vostre e-mail di marketing.
a Breslavia, 🇵🇱. Ospitato in 🇪🇺.
