9 motivi per cui le e-mail non vengono consegnate

La prima volta che vi accorgete che un’e-mail è stata respinta o non è stata consegnata, potreste essere completamente spiazzati.
La verità è che quando un’e-mail viene respinta, non sempre la colpa è del mittente. Il fatto che un’e-mail sia un hard bounce o un soft bounce vi aiuterà a determinare cosa è andato storto. Il primo passo per ridurre il numero di email inviate che non vengono recapitate è capire cosa sia un rimbalzo e-mail e alcuni motivi comuni per cui si verificano.

Che cos’è il rimbalzo di un’e-mail?

Il bounce di un’e-mail si verifica quando un’e-mail commerciale o di marketing non viene recapitata come previsto. Ci sono diverse ragioni per cui può accadere.

La cosa più importante da ricordare è che i bounce delle e-mail non solo fanno perdere tempo, denaro e fatica, ma possono anche avere un impatto negativo sui vostri tassi di recapito delle e-mail. Infatti, se la vostra azienda ha un’alta percentuale di rimbalzi, i server potrebbero considerare le vostre e-mail come inaffidabili e iniziare a bloccarle automaticamente o inviarle allo spam.

Per questo motivo, è molto importante assicurarsi di monitorare le e-mail rimbalzate e di pulire regolarmente la propria lista e-mail.

Rimbalzi e-mail “hard” e “soft

Esistono due tipi principali di bounce delle e-mail: soft o hard bounce. Uno è temporaneo, l’altro è permanente.

Rimbalzi morbidi: Nel caso di un soft bounce, significa che l’indirizzo e-mail è valido e che il messaggio è stato consegnato alla casella di posta. Tuttavia, il rimbalzo si è verificato perché la casella di posta elettronica era piena, il messaggio era troppo grande per la casella di posta o il server era inattivo.

In genere si tratta di un problema temporaneo, che può essere risolto se il server viene riparato, se il destinatario pulisce la propria casella di posta o se si riducono le dimensioni del messaggio.

rimbalzo duro Un hard bounce si verifica quando un’e-mail viene completamente rifiutata perché l’indirizzo e-mail non esiste o non è valido.

Si tratta di una situazione permanente e tutti gli indirizzi e-mail che risultano con un hard bounce devono essere rimossi dalla vostra mailing list per evitare che questa situazione si ripeta.

I motivi più comuni per cui le e-mail non vengono consegnate

Esistono diversi motivi per cui un’e-mail può essere respinta. Alcuni dei più comuni sono:

1 – L’indirizzo e-mail non esiste

Un bounce contrassegnato come indirizzo e-mail inesistente può essere avvenuto quando la persona che aveva l’indirizzo e-mail ha lasciato l’organizzazione e il contatto è stato cancellato, oppure se è stato inviato un messaggio a un indirizzo e-mail non scritto correttamente.

C’è anche la possibilità che il destinatario abbia fornito un indirizzo e-mail falso, come nel caso della raccolta di informazioni di contatto tramite un modulo di iscrizione online.

2 – Email non recapitabili

Questa categoria di rimbalzo è solitamente un rimbalzo morbido. Quando un’e-mail rimbalzata rientra nella categoria “non recapitabile”, di solito indica che il server di posta elettronica ricevente è sovraccarico, non è stato trovato o è temporaneamente non disponibile.

In molti casi, l’impossibilità di trovare il server può significare semplicemente che si è bloccato o che è attualmente fermo per manutenzione. In questo caso, di solito basta aspettare un po’ per provare a inviare di nuovo l’e-mail. Tuttavia, se si nota che un indirizzo e-mail rimbalza ripetutamente per questo motivo, potrebbe significare che il server è definitivamente fuori uso.

3 – Risposta automatica

Se una persona è andata in vacanza e ha impostato una funzione di risposta automatica, qualsiasi e-mail inviata a questa persona verrà respinta. Tuttavia, è importante notare che, a differenza di altre categorie di rimbalzo, in questa occasione la vostra e-mail sarà comunque consegnata con successo alla casella di posta.

Tuttavia, potrebbe valere la pena di monitorare la frequenza con cui questo indirizzo e-mail riceve una risposta automatica di rimbalzo; se sono passati mesi e la persona non sembra tornare presto, allora potreste considerare di rimuovere il contatto dalla vostra lista.

4 – Cassetta postale piena

Se state inviando un’e-mail a un contatto che ha così tante e-mail nella sua casella di posta che non è in grado di riceverne altre, tutti i messaggi che gli inviate rimbalzeranno. In genere, però, si tratta di una situazione temporanea e potrete consegnare con successo un’e-mail al destinatario quando la sua casella di posta avrà spazio sufficiente per riceverla.

È importante monitorarlo, perché potrebbe significare che il contatto non controlla più quell’indirizzo.

5 – Email bloccate

Quando gli indirizzi e-mail vengono inseriti nella categoria “bloccati”, significa che l’e-mail in arrivo è stata bloccata dal server. Questo accade spesso nelle scuole o negli enti governativi, dove i server sono spesso più severi per quanto riguarda le e-mail ricevute. software di help desk per la scuola può migliorare notevolmente la comunicazione e snellire i processi di assistenza tecnica.

6 – Filtro antispam

In alcuni casi, i filtri antispam possono essere la causa di un picco di e-mail non consegnate. Se si utilizza un nella lista nera indirizzo e-mail o IP, è probabile che nessuno dei messaggi inviati in massa venga consegnato e ricevuto dai destinatari.

7 – Allegato file non corretto

La maggior parte dei provider di hosting di posta elettronica prevede restrizioni sul tipo e sulle dimensioni degli allegati. Queste restrizioni possono riguardare sia il client da cui si invia il messaggio sia il destinatario. Nella maggior parte dei casi, il problema è dovuto a una dimensione errata del file e la maggior parte dei rimbalzi è dovuta ad allegati troppo grandi.

8 – Greylisting

Greylist è un certo tipo di filtro antispam che non consente di consegnare le e-mail per un breve periodo di tempo. Potrebbe trattarsi di 900 secondi o meno. Quando ciò accade, di solito si riceve un codice di rimbalzo per informare l’utente della situazione. Una volta trascorso questo lasso di tempo, il server emette una seconda richiesta e completa il processo di consegna.

9 – Scarsa reputazione del mittente

Infine, se non ci sono ragioni evidenti per cui un’e-mail è stata respinta, come ad esempio un allegato di grandi dimensioni o l’e-mail non esiste più, e si notano altri problemi di deliverability, la colpa potrebbe essere del punteggio del mittente.

Il punteggio del mittente o punteggio di reputazione si riferisce al modo in cui gli indirizzi e-mail vengono considerati dagli ISP. Se il vostro punteggio di mittente è basso, molti, se non tutti, i vostri messaggi non arriveranno mai nelle caselle di posta previste.

Come ridurre la frequenza di rimbalzo delle e-mail

Un’elevata frequenza di rimbalzo non è positiva per la vostra lista di e-mail, con un forte impatto sulla deliverability e sul successo complessivo delle vostre campagne di e-mail marketing. È importante monitorare attentamente il tasso di rimbalzo ed essere pronti a fare il passo successivo se vedete che alcuni indirizzi e-mail rimbalzano continuamente.

Utilizzo di un tester per e-mail

Uno dei modi migliori per mantenere basso il tasso di rimbalzo prima di iniziare a inviare e-mail di marketing è quello di utilizzare uno strumento di test delle e-mail prima di iniziare a inviare i messaggi ai destinatari. Il test della vostra lista di e-mail vi permette di capire se ci sono problemi che possono portare a un rimbalzo, come indirizzi e-mail falsi, indirizzi e-mail non validi, errori di ortografia e di battitura o indirizzi e-mail inesistenti.

In che modo un Deliverability Tester può aiutarvi a evitare i bounce

Un tester di deliverability può aiutarvi a farvi un’idea più chiara di quali indirizzi e-mail riceveranno probabilmente i vostri messaggi e quali invece saranno più soggetti a rimbalzo. Quando un indirizzo e-mail risulta non valido o inesistente, potete facilmente rimuoverlo dalla vostra lista senza dover inviare un’e-mail e rischiare di aumentare la vostra frequenza di rimbalzo.

Uno strumento di verifica della deliverability vi aiuterà a determinare quali indirizzi e-mail sono sospesi, inesistenti o non recapitabili, in modo da poterli immediatamente cancellare dalla vostra lista.

Una volta rimosso l’indirizzo e-mail, potreste prendere in considerazione la possibilità di contattare il destinatario in un altro modo per verificare se il suo indirizzo e-mail è cambiato e inviargli un link a una landing page di lead generation che gli consenta di iscriversi con il suo nuovo indirizzo e-mail corretto.

Tester di convalida: qual è il metodo migliore?

Oltre agli strumenti che potete utilizzare per eseguire un test su tutti gli indirizzi e-mail raccolti per la vostra lista, al fine di verificare se sono imprecisi o non più esistenti, il doppio opt-in è un altro modo per assicurarvi di inviare e-mail solo a destinatari convalidati e che desiderano ricevere messaggi da voi.

Il modo più semplice per farlo è impostare un’e-mail di conferma automatica da inviare a tutti gli indirizzi e-mail inseriti nel modulo di opt-in, con un link che il destinatario deve cliccare per confermare che si sta effettivamente iscrivendo alla vostra lista e che desidera ricevere ulteriori comunicazioni da parte vostra.

Una volta fatto questo, dovrete aggiungere un indirizzo e-mail alla vostra lista solo dopo aver ricevuto la conferma che il destinatario ha seguito il link nell’e-mail.

Le e-mail possono rimbalzare per molti motivi. Il più delle volte si tratta di un problema temporaneo, come una casella di posta piena o un file di grandi dimensioni, che può essere risolto. Tuttavia, i rimbalzi gravi dovuti a indirizzi e-mail non corretti, ad esempio, possono danneggiare seriamente il vostro punteggio del mittente e portare a ulteriori rimbalzi in futuro.