Anda tidak akan pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk membuat kesan pertama.
Katakanlah Anda benar-benar ingin membuat yang bagus. Lalu, apakah Anda akan mengenakan kemeja Hawaii dan sandal Crocs ke pesta jika pesta tersebut memiliki kode berpakaian formal? Mungkin tidak. Ini adalah kasus yang sama seperti ketika Anda menulis email pengantar tanpa mengetahui bagaimana melakukannya.
Jangan khawatir! Hari ini, Anda akan belajar cara menulis email perkenalan yang efektif selangkah demi selangkah. Kabar baiknya: ada template yang disertakan. ✅
Apa yang dimaksud dengan email perkenalan?
Email perkenalan adalah pesan yang Anda kirimkan kepada seseorang yang tidak Anda kenal, dan Anda ingin memperkenalkan diri atau perusahaan Anda. Pada dasarnya, email ini berfungsi sebagai pencair suasana saat bertemu dengan seseorang di dunia digital.
Tergantung kepada siapa Anda mengirimkannya, ini bisa menjadi email dingin – jika penerima belum pernah menerima pesan dari Anda sebelumnya.
Anggaplah jenis email ini sebagai undangan ramah untuk memulai percakapan. Selain itu, email perkenalan adalah kesempatan Anda untuk membangun hubungan profesional hubungan dengan orang (atau sekelompok orang) yang Anda hubungi.
Namun, masalahnya adalah ketika mengirim email ke alamat email yang tidak dikenal, Anda tidak pernah yakin apakah email tersebut tidak dibalas. Hal ini terjadi ketika Anda mengirim pesan ke alamat yang tidak ada. Pesan tersebut kemudian kembali dan menyebabkan masalah bagi Anda.
Dan Anda tidak ingin mengirimkan karya Anda yang dibuat dengan sempurna (email perkenalan) ke luar angkasa, bukan? 🚀
Untuk memastikan upaya Anda terbayarkan dengan baik dan email Anda sampai ke orang yang tepat, gunakan Tukang pukul . Kami akan memastikan Anda mengirimkan email perkenalan ke alamat yang tepat, sehingga Anda tidak memerlukan email tindak lanjut untuk mendapatkan perhatian.
Jadi, singsingkan lengan baju Anda, dan mari kita mulai dengan menulis email perkenalan terbaik yang pernah ada.
Sebelum Anda mulai menulis email perkenalan Anda
Tetapi, sebelum mengetik kata-kata pertama, luangkan waktu sejenak untuk merenungkan beberapa hal penting. Tanpa memikirkannya, menulis akan terasa sulit, dan Anda akan merasa tersesat.
Berikut ini beberapa hal yang perlu diingat. 👇
🎯 Cantumkan tujuan email perkenalan
Apa pun email atau tulisan yang akan Anda susun, mengetahui tujuannya adalah langkah pertama (dan sangat penting). Ini mungkin terlihat jelas dan perlu untuk diulangi lagi.
Buatlah tujuan yang jelas dan ringkas untuk email Anda. Apa tujuan Anda selain memperkenalkan diri dan bisnis Anda? Mungkin prioritas Anda adalah untuk:
- tunjukkan nilai-nilai Anda kepada penerima,
- memperkenalkan karyawan baru,
- terhubung untuk demo produk,
- mendiskusikan kolaborasi pemasaran,
atau apa pun tujuan Anda, pastikan tujuan tersebut terpancar melalui email Anda.
🧍🏻 Identifikasi penerima
Siapa orang atau kelompok yang Anda kirimi email? Mengidentifikasi penerima diperlukan jika Anda ingin pesan Anda dibaca dan tidak hanya diabaikan atau, skenario terburuknya, dihapus.
Yang terpenting, teliti orang yang akan Anda ajak bicara.
Pertimbangkan posisi lawan bicara Anda di perusahaan. Apakah mereka orang yang serius yang tujuannya adalah berbisnis? Mungkin Anda menulis kepada seseorang yang ingin Anda jadikan mentor, dan mereka tidak formal sama sekali.
Mengetahui siapa yang akan menerima email Anda menentukan banyak aspek lain dari email, seperti nada suara dan bahasa. Anda akan berbicara secara berbeda dengan seorang kepala pemasaran dibandingkan dengan seorang pekerja magang pemasaran, bukan?
Selain itu, dengan mengetahui kepada siapa Anda menulis, Anda dapat menciptakan gaya komunikasi yang sesuai dengan gaya bahasa dan personal. Sesuaikan informasi yang Anda minta (dan kirimkan) sesuai dengan siapa penerima Anda.
👔 Tentukan nada dan gaya email perkenalan Anda
Pilihan suara dan gaya dapat membuat atau menghancurkan email perkenalan. Memahami preferensi, kepribadian, dan prioritas penerima email akan memudahkan Anda dalam menentukan gaya komunikasi yang akan digunakan.
Selain itu, ketika menerapkan nada, Anda dapat menyesuaikan pesan Anda untuk beresonansi dengan mereka pada tingkat yang lebih dalam.
Mari kita cermati berbagai nada suara yang bisa Anda gunakan.
Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda. ➡️ Waktu dan pemikiran Anda sangat kami hargai.
Saya akan merasa terhormat jika Anda mau menjadi mentor saya. ➡️ Beritahu saya jika Anda setuju dengan kolaborasi kita. Saya akan sangat senang!
Ingatlah bahwa menyesuaikan pesan dengan nilai-nilai orang lain dapat membantu Anda meyakinkan mereka. Namun, tetaplah menjadi diri Anda sendiri. Secara umum, pertukaran pesan pertama bukanlah tempat yang tepat untuk bercanda atau menggunakan sarkasme, tetapi jangan membuat versi palsu dari diri Anda.
Setelah Anda bertemu langsung dengan penerima atau berkolaborasi, segala kesan yang salah akan terungkap.
🤔 Pikirkan apa yang orang lain pikirkan tentang pesan Anda
Tempatkan diri Anda pada posisi orang lain. Bayangkan Anda sebagai penerima email – email apa yang berpotensi menarik bagi Anda? Pesan apa yang ingin Anda buka dengan rasa ingin tahu jika Anda adalah seorang pengusaha (atau siapa pun itu)? Apa yang akan membuat Anda terus membaca?
Pertimbangkan apakah produk atau layanan Anda akan mengisi celah pasar. Jika ya, sertakan informasi ini dalam pesan Anda untuk menarik perhatian pembaca.
Kadang-kadang mengubah perspektif dapat memunculkan ide-ide baru yang lebih baik. Jadi, mengapa tidak mencobanya?
BAIKLAH! Sekarang saatnya untuk latihan.
Cara menulis email perkenalan dalam 6 langkah
Siap? Kita berangkat.
LANGKAH 1. Buat baris subjek yang menarik untuk email perkenalan Anda
Ini adalah baris teks di bagian atas email yang menjelaskan tentang apa email tersebut. Baris subjek email adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima. Dan berdasarkan judulnya, mereka dapat memutuskan apakah akan membuka email tersebut atau tidak.
Buatlah yang menarik! Tetapi tidak dengan cara yang menarik.
Jika tidak, ada kemungkinan calon penerima Anda akan mengabaikan pesan tersebut. Pesan yang disampaikan haruslah sesuatu yang memikat, relevan, dan tidak umum. Frasa seperti “Halo” atau “Perkenalkan diri saya” bisa saja berhasil, tetapi Anda bisa melakukan yang lebih baik! Gulir ke bawah untuk melihat contohnya.
Cobalah untuk membuat sesuatu yang akan menonjol dari ribuan pesan lain di kotak masuk mereka dan menarik perhatian penerima.
Lihatlah ide baris subjek tersebut.
➡️ Nada profesional: #1 “Memperkenalkan [Nama Perusahaan] dan Menjajaki Kemungkinan Kolaborasi”
#2 “Peluang Kolaborasi Unik untuk [Nama Perusahaan] dan [Nama Perusahaan Penerima]”
➡️ Nada santai: “Mari Minum Kopi dan Mengobrol tentang [minat yang sama]”
➡️ Nada yang menyenangkan: “[Nama Perusahaan] Memiliki Proposal yang Tidak Ingin Anda Lewatkan”
➡️ Nada kreatif: “Ide untuk [Nama Perusahaan]: [Proposisi yang unik dan menarik]”
➡️ Nada yang dipersonalisasi: “Semangat Bersama untuk [Hobi/minat yang sama] – Mari Terhubung!”
Rasakan Gratis untuk menyesuaikannya sesuka Anda. Sekarang, mari kita lanjutkan ke bagian berikutnya.
LANGKAH 2. Sesuaikan salam Anda sesuai kebutuhan
Salam ini seperti perkenalan email di mana Anda cukup mengatakan Hai.. Namun, Anda juga bisa menunjukkan rasa hormat Anda kepada orang lain dan membangun hubungan timbal balik.
Ada banyak cara untuk melakukannya. Hal yang paling penting adalah menyesuaikannya sesuai dengan kepada siapa Anda menyampaikan pesan Anda.
Sebagai contoh, pilihlah nada yang profesional jika ini adalah email perkenalan formal. Oya, templat email perkenalan formal disediakan di bawah ini.
Tetapi Anda menetapkan aturan bagaimana Anda menginginkan baris pertama Anda.
Lihat contoh pengantar email.
➡️ Nada profesional dengan sapaan formal: “Kepada [Nama Penerima] yang terhormat, saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik.”
➡️ Nada santai: “Hai [Nama Penerima], Apa kabar?”
➡️ Nada hormat: “Selamat Pagi/Siang/Sore/Malam [Nama Penerima],”
➡️ Nada yang bersahabat: “Hai [Nama Penerima], Bagaimana kabar Anda hari ini?”
➡️ Nada kolaboratif: “Hai [Nama Penerima], Mari bekerja sama untuk mencapai hal yang mustahil!”
Jika Anda merasa ingin sedikit santai dengan calon klien Anda (yang agak formal), mengapa tidak mengambil risiko?
LANGKAH 3. Jelaskan apa tujuan Anda dan mengapa Anda menjangkau
Baris subjek dan salam sudah siap. Sekarang saatnya untuk penjelasan spesifik tentang maksud Anda. Sertakan dalam intro email untuk memastikan bahwa Anda dan penerima email memiliki pemahaman yang sama.
Dan seperti halnya pada sapaan dan baris subjek, pilihlah nada yang menurut Anda sesuai.
Selain itu, ini adalah tempat yang baik untuk sedikit memperkenalkan diri – tulis nama depan Anda (ini belum waktunya untuk rincian kontak) dan mengapa Anda ingin menghubungi seseorang atau perusahaan.
Jangan menulis terlalu banyak, cukup yang penting-penting saja. Jika Anda menghubungi kontak profesional untuk tujuan membangun jaringan, Anda dapat menyebutkan bahwa Anda ingin tahu tentang apa yang mereka lakukan dan apa yang Anda ketahui tentang sebuah perusahaan atau seseorang.
Singkatnya: tulislah penjelasan yang singkat namun spesifik.
Lihatlah beberapa contoh cara menulis tentang niat dan alasan.
➡️ Saat menulis kepada calon mentor:
“Saya menghubungi Anda karena saya berharap dapat menemukan seorang mentor yang dapat memberikan bimbingan karier. Saya sangat tertarik dengan [Bidang atau Keterampilan Tertentu] dan saya akan sangat menghargai keahlian dan pengalaman Anda.”
➡️ Saat menulis kepada calon klien:
“Saya menemukan situs web Anda dan terkesan dengan pekerjaan Anda di [Industri]. Di [Perusahaan Anda], kami mengkhususkan diri pada [Layanan/Produk Spesifik], dan saya yakin hal ini dapat sangat menguntungkan bisnis Anda. Saya ingin sekali terhubung dan menjajaki peluang potensial untuk berkolaborasi.”
➡️ Saat menulis kepada calon mitra bisnis:
“Saya menulis untuk memperkenalkan diri dan menjajaki peluang potensial untuk kemitraan antara perusahaan kita.”
LANGKAH 4. Berikan nilai sebelum mengajukan pertanyaan
Persaingan itu besar. Menyebutkan nilai dari kolaborasi potensial Anda dapat mendorong pembaca untuk membaca lebih lanjut. Jadi, ketika menulis kepada seseorang, sebutkan manfaat potensial yang Anda tawarkan sebelum mencari peluang kolaborasi.
TIPS: tulislah tentang sesuatu yang tidak dapat diberikan oleh pesaing Anda. Jadilah kandidat kuda hitam.
Lihatlah ide-ide kami.
➡️ Saat menulis kepada klien potensial:
“Tim kami dapat membawa keahlian dan pengalaman kami dan berkolaborasi dengan Anda untuk memberikan layanan/produk berkualitas tinggi kepada klien kami.”
➡️ Saat menulis kepada calon investor:
“Kami telah berhasil memberikan [Layanan/Produk Perusahaan Anda] yang berkualitas tinggi kepada klien kami dan telah mengalami pertumbuhan yang signifikan dalam satu tahun terakhir. Oleh karena itu, kerja sama kami dapat menguntungkan Anda juga.”
➡️ Saat menulis kepada calon mentor:
“Saya ingin mendiskusikan bagaimana kita dapat bekerja sama dan bagaimana saya dapat memberikan nilai tambah bagi Anda.”
LANGKAH 5. Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian mereka
Mungkin orang yang Anda kirimi surat memiliki jadwal yang sibuk. Mungkin dia adalah seorang eksekutif yang berusaha untuk memberikan perhatian kepada Anda. Ucapkan terima kasih untuk itu! Satu atau dua kalimat tidak masalah.
Hal ini juga menetapkan nada positif untuk interaksi Anda selanjutnya, sehingga lebih memungkinkan mereka untuk menerima pesan Anda.
Memperhatikan detail seperti ucapan terima kasih menunjukkan bahwa Anda penuh perhatian dan perhatian. Dan hal ini sangat membantu dalam membangun hubungan profesional.
Dapatkan inspirasi dengan beberapa saran.
➡️ “Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda.”
➡️ “Waktu dan pertimbangan Anda sangat kami hargai. Saya menantikan kabar dari Anda.”
➡️ “Terima kasih atas perhatian Anda!”
LANGKAH 6. Akhiri dengan permintaan yang sopan
Akhiri email Anda dengan catatan positif. Bagaimana cara membuat penutup yang sopan dan profesional yang tidak akan membuat orang lain merasa terbebani? Lihat tips kami:
- pastikan Anda memberikan nilai sebelum membuat permintaan Anda
- menjelaskan permintaan Anda dengan jelas – hindari bahasa yang tidak jelas
- menunjukkan penghargaan atas waktu dan pertimbangan mereka
- terbuka terhadap jawaban “tidak,” atau “tidak sekarang”
Dan cari tahu pilihan kami.
➡️ “Apakah Anda bersedia untuk melakukan panggilan telepon minggu depan untuk mendiskusikan hal ini lebih lanjut?”
➡️ “Tolong beritahu saya jika ini adalah sesuatu yang menarik bagi Anda, dan mungkin kita bisa mengatur pertemuan untuk mendiskusikannya secara lebih rinci.”
➡️ “Saya akan merasa terhormat jika Anda mau mempertimbangkan kemungkinan untuk menjadi mentor saya.”
Dan terakhir, tanda tangani dan sertakan informasi kontak jika tanda tangan email Anda belum ada.
Dan sekarang, tekan kirim! ✉️
Email perkenalan: templat
Ingin memberikan kesan yang baik dengan email profesional Anda namun masih ragu-ragu? Jangan ragu untuk menggunakan templat email perkenalan. Kami telah menyediakan beberapa di antaranya dalam berbagai gaya.
Templat 1: Email perkenalan formal kepada calon klien
Baris Subjek: Peluang Kolaborasi Unik untuk [Nama Perusahaan] dan [Nama Perusahaan Penerima]
Kepada Yth. [Nama Penerima],
Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Nama saya [Nama Anda], dan saya adalah [Jabatan Anda] di [Perusahaan Anda]. Saya menemukan situs web Anda dan terkesan dengan pekerjaan Anda di [industri].
Di [Perusahaan Anda], kami mengkhususkan diri pada [layanan/produk tertentu] dan saya yakin ini dapat memberikan nilai tambah yang besar bagi bisnis Anda. [Jelaskan bagaimana perusahaan Anda dapat memberikan nilai tambah.] Saya ingin sekali terhubung dan menjajaki peluang potensial untuk berkolaborasi.
Apakah Anda bersedia untuk melakukan panggilan telepon minggu depan untuk mendiskusikan hal ini lebih lanjut? Saya menantikan kabar dari Anda segera. Terima kasih atas waktu Anda.
Salam hormat,
[nama Anda]
Templat 2: Email perkenalan kepada calon mitra bisnis
Perihal: Perkenalan dan Peluang Kemitraan Potensial
Kepada Yth. [Nama Penerima],
Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Nama saya adalah [Nama Anda], dan saya adalah [Posisi Anda] di [Nama Perusahaan Anda]. Saya menemukan bisnis Anda dan terkesan dengan pekerjaan yang Anda lakukan di [Industri/Bidang].
Saya menulis untuk memperkenalkan diri dan menjajaki peluang potensial untuk kemitraan antara perusahaan kita. Di [Nama Perusahaan Anda], kami mengkhususkan diri dalam [Layanan/Produk Perusahaan Anda] dan telah berhasil memberikan solusi inovatif kepada klien di [Industri/Bidang Anda] selama [Jumlah] tahun.
Saya percaya bahwa kemitraan antara perusahaan kami dapat saling menguntungkan. Kami tertarik untuk memperluas jangkauan kami dan saya pikir dengan bekerja sama dapat membantu kami mencapai tujuan kami. Tim kami dapat memberikan keahlian dan pengalaman kami dan berkolaborasi dengan Anda untuk memberikan layanan/produk berkualitas tinggi kepada klien kami.
Saya akan sangat senang jika berkesempatan untuk mendiskusikan hal ini lebih lanjut dan menjajaki bagaimana kita dapat berkolaborasi. Tolong beritahu saya jika ini adalah sesuatu yang menarik bagi Anda dan kita dapat mengatur pertemuan untuk membahasnya secara lebih rinci.
Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda.
Hormat kami,
[nama Anda]
[Judul Pekerjaan Anda]
[Nama Perusahaan Anda]
Templat 3: Email perkenalan kepada calon mentor
Perihal Mencari Bimbingan dan Tantangan Baru
Hai [Nama Mentor],
Saya harap email ini dapat membantu Anda dalam keadaan baik. Bagaimana jika kita minum kopi dan mengobrol tentang [Minat Bersama]?
Nama saya [Nama Anda] dan saya adalah [Posisi/Bidang Anda] yang telah mengikuti pekerjaan Anda selama beberapa waktu. Saya sangat terkesan dan terinspirasi oleh pencapaian dan kontribusi Anda pada [Industri/Bidang Anda].
Dalam pengembangan karier saya, saya mencari seorang mentor yang dapat memberikan bimbingan kepada saya. Saya sangat tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang [Bidang atau Keahlian Tertentu], dan saya percaya bahwa pengalaman dan keahlian Anda dapat menjadi sangat berharga dalam membantu saya mencapai tujuan saya.
Saya telah meneliti latar belakang Anda dan terpesona oleh [Prestasi atau Kontribusi Penting] Anda. Saya akan merasa terhormat jika Anda mau mempertimbangkan kemungkinan untuk menjadi mentor saya. Kesempatan untuk bekerja dengan Anda akan memberikan saya wawasan dan bimbingan yang berharga yang akan membantu saya berkembang baik secara pribadi maupun profesional.
Saya mengerti bahwa Anda memiliki banyak hal yang harus dikerjakan, tetapi saya akan veeeryberterima kasih atas waktu yang Anda luangkan untuk saya. Saya ingin mendiskusikan bagaimana kita dapat bekerja sama dan bagaimana saya juga dapat bermanfaat bagi Anda.
Waktu dan pertimbangan Anda sangat kami hargai. Saya menantikan kabar dari Anda.
Salam,
[nama Anda]
Kesalahan umum yang harus dihindari saat membuat email perkenalan
Lihatlah mereka!
01 Tidak memvalidasi alamat email
Mendaftar ke Bouncer untuk memvalidasi alamat email penerima.
Hal terakhir yang Anda inginkan adalah melewatkan kesempatan untuk bekerja dengan spesialis terbaik di industri Anda hanya karena Anda belum memeriksa alamatnya, bukan?
02 Gagal mengoreksi email
Sebelum mengirimkan apa pun kepada siapa pun, akan sangat membantu jika Anda memiliki kebiasaan untuk membaca ulang teks. Ketika menulis kepada calon mitra bisnis, Anda tidak ingin salah mengeja nama perusahaan mereka, bukan?
03 Mencantumkan baris subjek yang hambar dan tidak informatif
Judul yang menarik perhatian benar-benar berhasil! Menulis baris subjek email perkenalan yang hambar adalah kesempatan yang terlewatkan untuk membuat kesan pertama yang berkesan.
04 Menyimpan email terlalu lama atau mengirim email terpisah, bukan satu email
Tidak ada yang suka membaca pesan yang sangat panjang. Buatlah email perkenalan diri Anda langsung ke intinya. Selain itu, hindari mengirim email terpisah. Sebaliknya, buatlah email yang mencakup semua informasi yang diperlukan.
05 Terlalu umum dan bertele-tele
Para pebisnis suka langsung ke intinya. Jadi, menulis pesan umum tanpa menyertakan niat adalah tujuan Anda sendiri karena kemungkinan besar pesan Anda tidak akan dibaca.
06 Mengabaikan informasi yang relevan (misalnya, nama perusahaan atau jabatan, informasi kontak timbal balik)
Dengan panduan langkah demi langkah kami yang memikat, Anda akan memastikan bahwa Anda sudah mencakup semuanya. Namun, sebaiknya Anda memeriksa email sebelum mengirimkannya untuk memastikan semuanya sudah sesuai.
Tulis email perkenalan yang menarik hari ini!
Buatlah email perkenalan profesional yang sangat bagus sehingga mereka tidak bisa tidak mengklik tombol balasan. ✨
Menulis email yang efektif mungkin tampak menantang. Namun dengan mengikuti tips yang diuraikan dalam artikel ini, Anda bisa membuat email yang mudah diingat dan kesan pertama yang positif. Selamat mencoba!
Email pengantar: pertanyaan yang sering diajukan:
Berapa panjang email perkenalan sebaiknya?
Beberapa kalimat sangat ideal. Anda ingin menonjol dan keringkasan akan membantu dalam hal ini.
Kapan waktu terbaik untuk mengirim email perkenalan?
Tergantung, tetapi hari kerja pada jam kerja adalah yang terbaik. Pilihlah hari selain hari Jumat.
Apa kesalahan email perkenalan terburuk yang pernah dilakukan?
Ada beberapa, tetapi mungkin yang terburuk adalah membuat email terlalu panjang. Secara otomatis email tersebut tidak akan terbaca ketika penerima melihat dinding teks. Kedua adalah baris subjek yang tidak menarik dan terlalu panjang.
Apakah memvalidasi email benar-benar penting?
Ya, karena jika Anda mengirim email ke alamat yang tidak diverifikasi, Anda tidak tahu apakah ini adalah orang sungguhan atau bukan dan Anda mungkin akan mendapatkan banyak sekali bouncing dan merusak reputasi pengirim.
