Jika Anda mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda datang ke tempat yang tepat. Panduan ini hadir untuk membantu Anda dalam hal kepatuhan email. Panduan ini menawarkan wawasan yang jelas dan praktis untuk memastikan upaya email Anda berhasil dan sepenuhnya legal.
Apa yang dimaksud dengan kepatuhan email, dan mengapa hal ini penting?
Kepatuhan terhadap email adalah tentang mengikuti hukum dan aturan yang menjamin pesan email Anda legal dan menghormati privasi penerima. Hal ini juga mencakup perlindungan informasi sensitif seperti data kesehatan pribadi.
Aspek-aspek utama dari kepatuhan email meliputi:
- mendapatkan persetujuan eksplisit dari penerima sebelum mengirim email komersial,
- menghormati permintaan pengecualian dengan segera,
- dan menghindari informasi yang salah atau menyesatkan.
Kepatuhan sangat penting untuk menjaga reputasi pengirim yang baik, tetapi ada hal lain yang lebih penting – kepatuhan adalah kunci untuk menghindari hukuman hukum.
Jika perusahaan tidak peduli dengan kepatuhan email mereka, mereka mungkin akan menghadapi denda yang besar, yang dapat berdampak pada stabilitas keuangan mereka. Dengan demikian, dalam beberapa kasus, masalah hukum dapat menyebabkan kerusakan jangka panjang pada reputasi perusahaan dan kepercayaan pelanggan.
Selain itu, ketidakpatuhan dapat memengaruhi hubungan perusahaan dengan penyedia layanan email dan badan pengatur, menyebabkan domain email perusahaan masuk ke dalam daftar hitam, dan memengaruhi semua komunikasi email di masa mendatang.
Penyedia layanan email sering kali membantu bisnis mengelola kepatuhan berkat fitur-fitur yang ditawarkan seperti metode opt-in ganda, autentikasi email, dan audit rutin – opsi-opsi tersebut dapat memastikan privasi dan perlindungan data.
Bagian terpenting dari undang-undang tentang kepatuhan email
Kepatuhan terhadap email merupakan aspek penting dalam pemasaran email dan komunikasi digital. Kami mematuhi berbagai undang-undang dan peraturan yang dirancang untuk melindungi hak-hak konsumen dan berkontribusi pada penggunaan email yang bertanggung jawab untuk tujuan komersial.
Undang-undang ini dapat berbeda di setiap wilayah dan memiliki persyaratan khusus.
Di antara undang-undang yang paling populer dan signifikan adalah:
- Undang-Undang CAN-SPAM di Amerika Serikat,
- Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR ) di Uni Eropa,
- dan Undang-undang Anti-Spam Kanada (CASL).
Mari kita periksa.
Undang-undang CAN-SPAM
Undang-undang CAN-SPAM adalah salah satu undang-undang kepatuhan email di Amerika Serikat yang mengatur komunikasi email.
Singkatan dari Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Diberlakukan pada tahun 2003, peraturan ini dirancang untuk memberikan hak kepada penerima untuk berhenti menerima email yang tidak diinginkan.
Tentang Undang-Undang CAN-SPAM:
- Hal ini berlaku untuk semua pesan elektronik komersial, yang didefinisikan sebagai setiap pesan surat elektronik yang terutama ditujukan untuk iklan komersial atau promosi produk atau layanan komersial.
- Ketentuan utama dalam Undang-Undang CAN-SPAM mencakup larangan membuat baris subjek yang menipu sehingga tidak menyesatkan dan secara akurat mencerminkan isi email.
- Ini melarang header yang membingungkan dan mengharuskan informasi header email – termasuk bidang “Dari,” “Kepada,” dan “Balas-Kepada” – agar tepat dan mengidentifikasi orang atau bisnis yang memulai pesan.
- Selain itu, ini memberi tahu bahwa penerima harus memiliki cara yang mudah untuk tidak menerima email di masa mendatang. Proses berhenti berlangganan ini harus segera dipenuhi oleh pengirim email.
- Setiap email harus berisi alamat pos fisik pengirim.
- Pelanggar Undang-Undang CAN-SPAM dapat dikenakan hukuman, termasuk denda karena menyalahgunakan email komersial.
GDPR
Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) adalah undang-undang perlindungan data yang komprehensif di Uni Eropa yang mulai berlaku pada bulan Mei 2018. Peraturan ini secara signifikan memengaruhi pemasaran dan komunikasi email dengan memprioritaskan privasi dan persetujuan data pelanggan.
Tentang GDPR:
- Ini berlaku untuk semua organisasi yang beroperasi di dalam UE dan organisasi di luar UE yang menawarkan barang atau jasa di area ini atau memantau perilaku penduduk UE.
- Diperlukan persetujuan eksplisit untuk memproses data pribadi. Dalam konteks pemasaran email, ini berarti pengguna harus secara aktif memilih untuk ikut serta. Pengirim harus mematuhi permintaan berhenti berlangganan.
- Individu memiliki hak untuk mengakses data pribadi mereka dan dapat meminta penghapusannya.
- Hal ini membutuhkan integrasi langkah-langkah perlindungan data dalam pengembangan proses bisnis.
- Hal ini menuntut organisasi untuk melaporkan jenis pelanggaran data tertentu kepada pihak berwenang yang relevan dan, dalam beberapa kasus, kepada individu yang terkena dampak.
- Organisasi dapat dikenakan denda yang signifikan atas ketidakpatuhannya, hingga €20 juta atau 4% dari omset global tahunan perusahaan. Namun, tidak semua pelanggaran GDPA menyebabkan hukuman finansial.
CASL
Legislasi Anti-Spam Kanada (CASL) adalah kerangka kerja peraturan yang mengatur pengiriman pesan elektronik komersial (CEM) di dalam, ke, atau dari Kanada. Peraturan ini diberlakukan pada tahun 2014, dan merupakan salah satu undang-undang kepatuhan anti-spam yang paling ketat di dunia.
Tentang CASL:
- CASL mensyaratkan persetujuan tersurat maupun tersirat untuk mengirim CEM, termasuk email, SMS, media sosial, atau pesan instan – ini adalah persyaratan ketat untuk semua bentuk komunikasi.
- Disebutkan bahwa pengirim harus mengidentifikasi diri mereka sendiri dan memberikan informasi kontak dalam pesan mereka. Selain nama resmi Anda, Anda juga harus menyertakan alamat jalan, kotak pos, dan detail kontak lain yang relevan.
- Setiap pesan harus menyertakan cara yang mudah dan dapat diakses dengan mudah bagi penerima untuk memilih tidak menerima pesan di masa mendatang. Sebagian besar platform email menawarkan fitur ini secara default, terutama pada email dingin.
- Organisasi harus menyimpan catatan persetujuan (baik tersirat maupun tersurat) sebagai bukti kepatuhan. Jadi, saat Anda mendapatkan persetujuan dari seseorang, simpanlah selama jumlah hari kerja yang ditentukan untuk mematuhi undang-undang privasi.
- Pelanggaran terhadap CASL dapat mengakibatkan hukuman berat, termasuk denda hingga $1 juta untuk perorangan dan $10 juta untuk bisnis.
- Peraturan ini berlaku jika pesan dikirim ke atau dari perangkat Kanada. Oleh karena itu, peraturan ini relevan untuk kampanye email global yang menargetkan penerima di Kanada. Hal ini penting ketika menjalankan komunikasi untuk bisnis yang menjangkau audiens global.
Cara meningkatkan kepatuhan email Anda
Meningkatkan kepatuhan email bukan hanya tentang mengikuti peraturan email atau tidak terkena denda.
Di sini, ini lebih kepada membangun hubungan jangka panjang dan kepercayaan di antara penerima email dan ISP Anda, serta mengurus operasi email bisnis Anda, sambil mengirimkan konten yang relevan dan melewati setiap filter spam di luar sana.
Karena itu, inilah saatnya untuk mempelajari beberapa cara praktis dan sederhana untuk meningkatkan kepatuhan email Anda, tidak terbatas pada persyaratan peraturan.
Dapatkan izin sebelum mengirim email
Yayasan ini mendapatkan izin untuk mengirim email untuk menghindari konsekuensi hukum dari milis yang marah. Anda perlu bertanya kepada audiens Anda apakah mereka setuju untuk menerima email Anda. Hal ini bisa sesederhana menyertakan formulir pendaftaran di situs web Anda atau selama proses pembelian. Ketika mereka menyatakan setuju, Anda bisa mulai menjangkau mereka.
Kunci dari aturan kepatuhan email adalah transparansi – beri tahu orang-orang untuk apa mereka mendaftar, apakah itu buletin, promosi, atau pembaruan. Jelaskan manfaat yang akan mereka terima dari email Anda, tetapi jujurlah di sini. Baris subjek email dan isi email harus dengan jelas menyatakan apa yang akan diperoleh pengguna.
Hal ini akan membangun fondasi kepercayaan dan memastikan audiens Anda tertarik dengan konten Anda.
Ingat, kualitas lebih penting daripada kuantitas dalam pemasaran email. Sebagian besar pemasar email lebih memilih keterlibatan email yang lebih tinggi daripada ribuan rantai email yang tidak dibaca oleh siapa pun.
Lebih baik memiliki daftar orang dan akun email yang lebih kecil daripada sekelompok besar kontak yang tidak terlibat. Bagaimanapun juga, tujuannya adalah untuk menciptakan komunitas orang-orang yang tertarik yang menunggu email Anda, bukan perlombaan untuk melihat perusahaan mana yang memiliki audiens terbesar.
Gunakan keikutsertaan ganda
Keikutsertaan ganda membawa izin selangkah lebih maju dan merupakan salah satu praktik pemasaran email yang paling penting di luar sana. Ini adalah contoh yang bagus untuk mengonfirmasi kesediaan untuk berhubungan dengan Anda dan menunjukkan bahwa seseorang ingin bergabung dengan daftar email Anda.
Jadi, ketika seseorang mendaftar ke daftar Anda, kirimkan email konfirmasi, dan tindak lanjut, dan minta mereka mengklik tautan untuk memverifikasi langganan mereka. Metode ini memastikan alamat email tersebut valid dan benar, serta pemiliknya benar-benar tertarik untuk menerima email Anda.
Hal ini juga mengurangi kemungkinan keluhan spam dan meningkatkan kualitas daftar email Anda.
👉 Baca selengkapnya: Mengapa email saya masuk ke dalam kategori SPAM?
Ini mungkin tampak seperti langkah tambahan, langkah yang diperlukan. Sebenarnya tidak juga, menurut banyak peraturan pemasaran email.
Keikutsertaan ganda adalah alat yang ampuh bagi mereka yang ingin membangun audiens yang berdedikasi. Jadi, alih-alih melihatnya sebagai langkah lain dalam perjalanan panjang menuju kesuksesan, anggap saja sebagai mendapatkan RSVP untuk pesta Anda yang mengonfirmasi bahwa tamu akan datang.
Validasi daftar Anda sebelum mengirim email
Demikian juga, Anda tidak bisa melupakan validasi email dan mengirim pesan ke alamat yang aktif.
Dalam hal validasi dan menjaga daftar email Anda tetap bersih, Anda bisa menggunakan alat seperti Bouncer yang tidak akan membiarkan alamat email berisiko masuk ke dalam daftar Anda.
Bouncer memeriksa dan memindai milis Anda dan memastikan setiap orang yang masuk memiliki alamat email yang valid. Ini membantu mengurangi tingkat pentalan dan melindungi reputasi pengirim. Layanan ini juga bekerja secara real-time dan menawarkan fitur-fitur seperti pemeriksaan sintaks, domain, dan SMTP.
Berkat Bouncer, Anda akan mengirim email hanya ke alamat yang aktif dan valid, meningkatkan keterkiriman, dan menghormati kotak masuk audiens Anda.
Namun yang lebih penting lagi, Bouncer akan membantu Anda menjalankan kepatuhan email dan menghindari folder spam. Ini adalah alat yang aman yang mengikuti kebijakan, bekerja dengan lancar di berbagai negara dan bahasa, mengonfirmasi keabsahan nama domain email, dan dengan semua itu, tetap meningkatkan metrik pemasaran email Anda.
Jadi, jika Anda mencari sistem komprehensif yang dapat meningkatkan email Anda di banyak area, inilah saatnya bagi Anda untuk mencoba Bouncer.
Berikan opsi eksplisit untuk memilih keluar
Langkah selanjutnya adalah menawarkan opsi untuk tidak ikut serta yang jelas. Opsi ini selaras dengan persyaratan hukum dan merupakan tanda penghormatan dan transparansi. Opsi-opsi ini juga menunjukkan bahwa Anda tidak akan memaksa klien untuk tetap bersama Anda dengan cara apa pun. Ini bukan hanya mematuhi standar industri, tetapi juga mengikuti standar anti-spam global.
Minat orang berubah, dan jika mereka memutuskan bahwa email Anda tidak relevan, mereka ingin mengucapkan selamat tinggal kepada Anda dengan mudah dan cepat. Jika Anda mengizinkan hal tersebut melalui opsi berhenti berlangganan, Anda akan tetap menjaga hubungan yang positif dan memberikan kendali kepada klien atas preferensi mereka.
Pada akhirnya, Anda ingin tamu Anda tetap tinggal bersama Anda karena mereka menghargai konten Anda, bukan karena mereka tidak dapat menemukan pintu keluar, bukan?
Dengan demikian, seharusnya tidak perlu berburu harta karun untuk berhenti berlangganan. Sebaliknya, berhenti berlangganan seharusnya semudah berlangganan. Itulah mengapa Anda harus memeriksa apakah tautan berhenti berlangganan Anda mudah ditemukan di setiap email. Ini mungkin berupa teks sederhana dengan tautan di bagian bawah email Anda.
Memantau daftar hitam
Anggaplah daftar hitam sebagai sinyal peringatan – jika email Anda masuk ke sana, itu berarti email tersebut telah ditandai sebagai spam oleh pengguna atau penyedia email. Jadi, jika sudah terlambat dan Anda sudah berada di tempat ini, inilah saatnya untuk membersihkan tindakan Anda.
Anda dapat membersihkan daftar email, mengubah konten email, atau menyesuaikan cara Anda mengumpulkan alamat email.
Pantau secara teratur apa yang terjadi dengan email Anda. Selain itu, tinjau juga praktik email Anda dan pastikan Anda mengikuti aturan kepatuhan. Dengan demikian, Anda akan mempertahankan reputasi pengirim yang baik, meningkatkan keterkiriman, dan menjamin email Anda diterima di kotak masuk penerima. Dengan mematuhi aturan email seperti ini, Anda memastikan kinerja yang lebih baik dari kampanye pemasaran email Anda.
Ini adalah langkah proaktif untuk menjaga kesehatan dan efektivitas komunikasi email Anda.
Gunakan autentikasi email
Autentikasi email membantu memverifikasi bahwa email tersebut berasal dari Anda, bukan peniru. Dengan kata lain, autentikasi ini memberi tahu penyedia layanan email bahwa email Anda sah dan bukan penyamaran spammer.
Siapkan catatan SPF (Kerangka Kerja Kebijakan Pengirim), DKIM (DomainKeys Identified Mail), dan DMARC (Otentikasi, Pelaporan & Kesesuaian Pesan berbasis Domain). Ini seperti pemeriksaan ID yang memberi tahu penyedia email dan penerima bahwa email Anda asli.
Hal ini lebih dari sebuah keharusan di dunia di mana phishing dan spam merajalela melalui kampanye email massal. Selain itu, hal ini juga dapat meningkatkan keterkiriman email dan melindungi reputasi merek Anda.
Segmentasi dan targetkan audiens Anda
Dan proposisi terakhir kami – segmentasi dan penargetan audiens Anda, yang membantu Anda mengirim email ke orang yang tepat. Ini melibatkan pembagian daftar email Anda ke dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil berdasarkan kriteria tertentu, seperti lokasi, minat, pembelian, atau perilaku di masa lalu.
Langkah ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan konten Anda agar sesuai dengan segmen orang yang berbeda dan membuat email Anda lebih relevan.
Di sini, yang paling penting adalah menunjukkan bahwa Anda memahami dan memenuhi kebutuhan dan minat audiens Anda yang beragam. Selain itu, email yang dipersonalisasi dan relevan lebih mungkin untuk diterima dan lebih kecil kemungkinannya untuk ditandai sebagai spam.
Misalnya, Anda tidak akan mengirim email yang sama kepada wanita yang tertarik dengan renang dan mereka yang tertarik dengan reparasi mobil.
Segmentasi yang efektif seperti itu mengarah pada metrik yang lebih tinggi dan hasil yang lebih baik karena audiens Anda menerima konten yang mereka butuhkan.
Tingkatkan komunikasi email Anda
Dan inilah kami – dengan semua langkah untuk meningkatkan kepatuhan email Anda yang melampaui undang-undang email.
Dengan tips kami, Anda akan mengirim email yang relevan, sesuai, aman, dan pesan yang menarik, serta meningkatkan upaya pemasaran email Anda.
Namun sebelum Anda mulai menjalankan kampanye pemasaran email, Anda perlu mempersiapkannya, yaitu – periksa hukum apa yang berlaku untuk Anda. Tanpa mematuhi peraturan kepatuhan pemasaran email, Anda mungkin akan menghadapi banyak masalah dengan bentuk komunikasi ini.
Namun, jika Anda mempersiapkan diri dengan cermat, Anda akan terhindar dari risiko dan menjaga kepercayaan pelanggan Anda.
Pertahankan hukum kepatuhan dan buat pesan Anda menjangkau penerima yang dituju. Gunakan alat bantu kami, Bouncer, dan ubah cara Anda bekerja dengan email pemasaran.
